制作技巧教程 創意無限的商務簡報製作

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1、創意無限的商務簡報製作 Microsoft Office PowerPoint 2003 王仲麒 台灣微軟資深技術顧問1議程u簡報溝通的工具 u簡報的準備與規劃 u題材的搜集與運用 u活用音樂特效 u善用動畫與影片分享 u互動簡報的影響力 u群組與團隊的協同作業 u商務簡報的各種安全管理與共享 期待學期待學習：習： 從簡報的企劃、從簡報的企劃、 設計、準備製作、設計、準備製作、 到有效實施簡報的展示到有效實施簡報的展示2 早期 站在講台上, 口沫橫飛振振有辭的直述 中期 拉下布簾(銀幕), 放台投影機或幻燈機, 每頁數行、每行十 數個文字的文字稿, 影印成一張張的投影片, 就算是坐在最 前排的

2、貴賓席, 也要撐大雙眼, 甚至費神的以雙手拉開眼皮 與眼袋, 還都看不太清楚寫了些什麼 現代 利用多媒體輔助工具, 影像、音效、再加上迷人的說服口 才、溝通技巧, 成為 PRO PRO 級的演講者簡報時代1. 簡報溝通的工具3什麼人需要做簡報u簡報絕對不是業務員、企劃人員的專利！u每一種職位的人員都有機會做簡報。u簡報不是演講，不需要長篇大論，只要精簡扼要 的重點說明，好的簡報也可以彌補口才的不足！1. 簡報溝通的工具4簡報的好處u簡報就是作秀，秀出你自己、秀出你的公司、你 的商品、你的專業.展現專業展現專業爭取支持爭取支持累積自信累積自信簡報對企業的好處呈現現狀形成共識爭取客戶對外宣傳1.

3、簡報溝通的工具5成功的簡報流程u確立簡報的目的與任務u確認簡報的對象u籌備簡報的內容u事前演練u發表簡報u現場回答問題u事後檢討1. 簡報溝通的工具6簡報工具u傳統投影片、投影機u電子簡報u幻燈片、幻燈機u書面簡報u電視影片u網頁簡報1. 簡報溝通的工具7規劃演講內容u要有清晰的目標, 內容必須精要確實, 重點去蕪存精u演講若有輔助資料, 也須力求清處簡潔u同時, 內容也必須具有專業性, 才能有說服力u內容儘量使用簡單易懂, 又順口易記的文字u畫龍點睛式的風趣, 可以讓聽眾有興趣並能幫助聽眾記 憶演講的重點, 享受聽講的樂趣u要能強調主題與重點, 並理出綱領摘要與演講秩序, 以協 助聽眾能組織

4、資料u每一張投影片若僅有文字, 則每頁不超過 6 行; 頁標題文 字不超過 2 行, 每行不超過 20 個字(建議)2. 簡報的準備與規劃8仔細分析聽眾的背景u聽眾的平均年齡層u聽眾的教育程度與知識水準u聽眾的性別比例u團體單位或機關的工作性質u考慮其它游離的聽眾u演講的主題與聽眾的關係2. 簡報的準備與規劃9好的簡報可以 .u節省會議進行時間u讓聽眾能夠吸收更多的知識, 獲取更多的資訊u專案或提案能夠更增幾分成功的機會2. 簡報的準備與規劃10簡報的開場u主題的介紹與說明u簡報的程序與步驟u論點, 主張與發展u重點整合2. 簡報的準備與規劃11使用投影機演講的技巧u即使講到一個段落, 已不需

5、要投應片時, 也不要站在投影 的前方, 遮住聽眾的視野u不用投影機時, 記得將開關關掉, 或是將銀幕投影弄暗u投影片位於投影機上時才開機u觀眾的視覺與聽覺要雙方面的相互配合, 不要所講的內容 與話題與投影片的播映秩序不協調u不要直接唸出投影片上的文字內容u投影機的燈光打開後, 演講的音量就應加高一些u已放映過或尚未放映的投影片, 要有分開放置, 再度使用 時才不會亂 2. 簡報的準備與規劃12簡報的演講瀏覽秘訣 2. 簡報的準備與規劃13製作簡報教材前的準備u規劃演講內容u仔細分析聽眾的背景u考量聽眾人數的多寡u演講場地大小u硬體設備的支援3. 題材的搜集與運用14根據聽眾與目標，要考慮到u具

6、體概念u文字內容u設計u印刷體裁u顏色3. 題材的搜集與運用15決定教材整體個性u教材的形式與公司的特質、特性、文化是否相符？u教材是u起擬草圖u製作情境分析3. 題材的搜集與運用u友善u迎合潮流u可靠正式u具親和力u幽默詼諧u清爽u成熟u專業u高格調u建立自信16設計教材的幾個原則u要簡單易懂u不一定要填滿每一張投影片u要有系統邏輯u注意視線方向性u要有主題u適切的分割畫面(投影片版面)3. 題材的搜集與運用17確認主要聽眾的類型 以及注意事項u主管u決策的輔助資訊u簡單扼要、掌握重點u熟記關鍵數字u同事u經驗分享u凝聚共識u加強彼此工作默契u簡化內容有助於記憶 與溝通u客戶u宣傳目的u決定

7、簡報重心u瞭解客戶、瞭解競爭對手u協助客戶做出決定的輔助資訊u媒體u分享工作u產品成果u正面宣傳u開門見山破題而出u準備書面資料3. 題材的搜集與運用18簡報的內容 - 架構與邏輯u起(10%)u開場u承(40%)u主題u轉(30%)u解決方案u合(20%)uQ & A3. 題材的搜集與運用19內容大綱精靈uPowerPoint的內容大綱精靈是最佳的簡報樣板簡報的內容 擬定簡報大綱u決定簡報的張數u一張簡報的內容講解時間約3分鐘3. 題材的搜集與運用20起 - 開場u自我介紹簡潔有力u團隊成員介紹u留下聯絡方式3. 題材的搜集與運用21承 主題u化繁為簡，盡量以圖、表與動人的文字與簡要的數字來

8、 呈現u市場分析u蒐集資料的管道u圖表資料必須一目瞭然、凸顯專業u競爭分析u量化數據，具體比較u善用商品圖片圖表u公司現況u營運數據整理成有意義的結論u善用地圖圖表3. 題材的搜集與運用22轉 解決方案u流程圖表是最佳工具u預期效益u將效益轉成數字u將數字轉成圖表u活用各種行銷圖表、流程圖表、效益圖表3. 題材的搜集與運用23合 簡報結論與Q&Au提出風險評估u列出問題自問自答u感謝參與3. 題材的搜集與運用24聲音決定了簡報的魔力u簡報中播放音效，包括如何啟動音效，並讓音效 在您想要的時候播放。以及讓音效重複播放，並 取得在投影片上隱藏音效圖示的秘訣。 4. 活用音樂特效25多重聲音u如果您

9、將其他聲音插入相同的投影片中，聲音圖 示會重疊在一起。如果您要按一下每個圖示來開 始播放每個聲音，則您必須在插入之後將每個圖 示拖開。u依預設，聲音會以您插入的順序進行播放。4. 活用音樂特效26簡報中的聲音檔可以是 內嵌或連結u依預設，如果聲音是 .wav 檔且大小小於或等於 100 KB，它將會內嵌。其為您 PowerPoint .ppt 檔案的一部份，且會跟隨著簡報。 u大於 100 KB 的 .wav 檔及其他所有聲音檔類型 將會連結到簡報中。這些聲音將會從 .ppt 檔案 外部的位置播放，而不是其一部份。4. 活用音樂特效27.wav 檔的詳細資料u最大 100 KB 的內嵌 .wa

10、v 檔是 選項 對話方塊 (工具功能表) 中的預設設定。在 一般 索引標 籤上，您可以將大小增加為 50,000 KB，但請 記住增加的大小會使您投影片的檔案大小變大。uCD 中的音樂可以提供您要呈現的確切感覺。當 進行簡報時，讓我們在自動執行的簡報中選擇要 播放的曲目，或是在簡報開始或結束時營造氣氛 。u使用 CD 的好處是不會影響到您簡報檔案的大小 。您唯一要記得的是進行簡報時要帶 CD。4. 活用音樂特效28動畫效果u可以讓投影片上的文字、圖片和其他內容動起來 。除了增加動作外，動畫效果還有助於操控觀眾 的注意焦點、強調重點、切換投影片；並且，藉 由移出及移入物件的方式，將投影片空間最大

11、化 。如果使用得當的話，動畫效果可創造無數驚奇 。 5. 善用動畫與影片分享29預設動畫與幾種互補的 動畫效果緊密結合u點按左邊 播放 按鈕可以查看傳統的配置。 一般類型的效果在使用時的變化有：u切換：投影片使用如展開或棋盤方格圖像的效果 出現。 u進入：如文字淡入或飛入。 u強調或漸暗： 強調會突顯文字，使焦點集中 於項目符號；而淡出則是在繼續播放投影片時，模糊 化項目符號。 u結束：飛出、淡出或彈出，諸如此類的效果。 u動作路徑：會追蹤物件遵循的圖樣。橢圓形 和 集中 是兩種使用動作路徑時的配置。 5. 善用動畫與影片分享30動畫的套用與移除5. 善用動畫與影片分享31動態文字和圖片的自訂

12、效果u動態化清單u更多效果選項u在清單中穿插圖片5. 善用動畫與影片分享32活用影片路徑效果u使用影片路徑效果可豐富您的 Microsoft PowerPoint 動畫體驗。發現各式各樣的路徑，從 預設的直線、曲線、圖案，到可讓您自由繪製的自訂 路徑，應有盡有。您將學習路徑的作用、如何編輯它 們，以及可用於路徑的選項及訣竅。u影片路徑會依直線、曲線、對角線、波形曲線、如星 形或 8 字形的圖案，或您繪製的任何獨特設計作品 ，在投影片上移動項目。路徑與進入或離開效果是不 一樣的。您可以使用路徑，只要將投影片中的某個物 件從一個位置移動到另一個位置。您可以任意延伸、 縮小、旋轉並重新定位到中心內容

13、的路徑。 5. 善用動畫與影片分享33預先繪製的直線、曲線或圖案 5. 善用動畫與影片分享34從頭開始繪製的直線、曲線、 圖案或手繪多邊形 u4 種自訂路徑類型。u直線路徑：按您希望的方向 繪製成想要的長度。u曲線路徑：繪製一條直線， 並在您要曲線的位置按一下 。u手繪多邊形 (Freeform)：將 直線與手繪多邊形線組合。u手繪多邊形 (Scribble)：完 全是手繪多邊形線，看起來 全部是手繪的。5. 善用動畫與影片分享35計時延遲u藉由學習計時延遲及其如何重疊效果，來增進您計時動畫 效果的技能。同時也成為使用進階時刻表的專家。u能夠設定時間延遲意味著效果可以彼此重疊，這大大加強 了順

14、序的多元化及趣味性。u讓效果重疊的方法是將效果同時啟動，也就是，將效果 與前動畫同時 啟動。然後，為它們指派各種時間延遲， 如此它們即可在時刻表上的不同時間點啟動。因為任何效 果都不必等待另一個效果完成時再啟動，所以各種效果可 以相繼、同時或重疊播放。 5. 善用動畫與影片分享36動態播放的時刻表u時刻表可讓您以其他方式設定效果的速度及 時間延遲，並且有一些優點。u時刻表可將投影片上效果的播放時間，或說期間 ，顯示在可拖曳來進行變更的方塊中。因此，如 果要建立時間延遲，您只要將期間方塊拖曳到時 刻表中稍後的時間點即可。u另一項新優點是，您也可以在檢視中查看其他期 間，以及按彼此間的關係調整期間

15、。5. 善用動畫與影片分享37動畫技巧 u動畫基礎：如何使用預設配置來新增動畫，以及如 何修改動畫效果以達成您的目的u如何使素材在您的投影片上四處移動或縮放，無論 您想要素材移到哪個地方 u延遲與驚奇：如何排程您的效果來發揮最大影響力 5. 善用動畫與影片分享38在 PowerPoint 中播放 影片或Flash 動畫 uMacromedia Flash 的動畫檔 (副檔名 .swf)，可以使用特定的 ActiveX 控制項和 Macromedia Flash Player 在 PowerPoint 簡報中播放。u若要執行 Flash 檔，必須將 ActiveX 控制 項新增到 PowerPo

16、int 投影片上，並建立 其與 Flash 檔的連結。或者，您也可以選 擇將檔案內嵌在簡報中。 5. 善用動畫與影片分享39互動式簡報的製作u了解整個簡報演說的流程u超連結的設定與活用u投影片的動作設定u互動是一種技巧，搭配演說的內容與聽眾的角色uDEMO：員工教育訓練簡報演說6. 互動簡報的影響力40PowerPoint 簡報上的團隊合作u傳送簡報以供檢閱 u主持線上會議 u選擇不同的共同作業選項u建立網站 u儲存簡報至網頁伺服器 u儲存簡報至 FTP 網站 7. 群組與團隊的協同作業您想要. . .解決方案 允許其他人修改簡報傳送簡報以供檢閱 與遠端小組一起準備 簡報主持線上會議 檢閱其他共同作業選 項選擇不同的共同作業 選項 41關於共用工作區u透過共用工作區網站，同事們可以在此區域共用 文件及資訊、維護相關資料清單，以及相互保持 某一給定專案的最新狀態。u共用工作區是 Microsoft Windows SharePoint Services 網站，您可以在網頁瀏覽器，或在 M