《浅谈如何完善采购与付款的内部控制制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅谈如何完善采购与付款的内部控制制度（3页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、广 船 科 技 ! 年 第 期 !总 第 # 期 资 材 采 购 是 企 业 开 展 生 产 经 营 工 作 的 首要 环 节 #反 映 企 业 从 资 源 市 场 上 获 取 各 种 资源 的 过 程 #从 多 个 方 面 体 现 了 企 业 的 战 略 能力 $市 场 创 新 能 力 和 价 值 传 递 能 力 % 采 购 与付 款 的 内 部 控 制 是 为 规 范 采 购 与 付 款 行 为 #防 范 采 购 与 付 款 过 程 中 的 差 错 与 舞 弊 #保 证企 业 采 购 在 满 足 生 产 和 销 售 的 前 提 下 #最 大限 度 地 降 低 采 购 成 本 而 采 取 的
2、 控 制 措 施 % 从物 流 角 度 看 #采 购 流 程 运 行 成 功 与 否 将 直 接影 响 到 企 业 的 生 产 流 程 及 销 售 流 程 %采 购 与 付 款 的 业 务 流 程 包 括 制 定 采 购 预算 $请 购 $采 购 $验 收 $付 款 及 帐 务 处 理 #因 而内 部 控 制 制 度 的 设 计 必 须 贯 穿 于 整 个 业 务 流程 #在 每 个 环 节 发 挥 作 用 %企 业 在 设 计 及 完 善 采 购 与 付 款 的 内 部 控制 制 度 时 #应 结 合 自 身 的 特 点 #针 对 内 部 控 制制 度 中 所 存 在 的 缺 陷 #着 重
3、于 改 进 可 能 令 内部 控 制 制 度 失 控 的 关 键 点 % 企 业 可 考 虑 从 几个 层 面 去 完 善 内 部 控 制 制 度 %! 构 筑 严 密 的 企 业 内 部 控 制 体 系具 体 应 包 括 两 个 相 对 独 立 的 控 制 层 次 &第 一 个 层 次 是 在 企 业 采 购 及 付 款 的 全 过程 融 入 相 互 牵 制 $相 互 制 约 的 制 度 #建 立 以 防为 主 的 监 控 体 系 % 企 业 应 当 合 理 设 置 采 购 与付 款 业 务 的 机 构 和 岗 位 #并 建 立 岗 位 责 任 制 #明 确 相 关 部 门 和 岗 位 的
4、职 责 $权 限 #确 保 办 理采 购 与 付 款 业 务 不 相 容 岗 位 相 互 分 离 $制 约和 监 督 % 建 立 和 完 善 采 购 与 付 款 的 会 计 控 制程 序 #加 强 请 购 $审 批 $合 同 订 立 $采 购 $验 收 $付 款 等 环 节 的 会 计 控 制 # 堵 塞 采 购 环 节 的 漏洞 #减 少 采 购 风 险 %第 二 个 层 次 是 设 立 事 后 核 查 及 监 督 的 机制 #对 采 购 及 付 款 业 务 流 程 的 各 个 岗 位 $各 项业 务 进 行 定 期 或 不 定 期 的 检 查 # 建 立 以 查 堵为 主 的 监 控 防
5、线 % 监 督 检 查 机 构 或 人 员 应 实施 符 合 性 测 试 和 实 质 性 测 试 检 查 采 购 与 付 款的 内 部 控 制 制 度 是 否 健 全 # 各 项 规 定 是 否 得到 有 效 执 行 #评 价 内 部 控 制 制 度 的 运 行 结 果 #并 纳 入 程 序 化 $规 范 化 管 理 #将 监 督 的 过 程 和结 果 直 接 反 馈 给 企 业 负 责 人 %以 上 两 个 层 次 构 筑 的 内 部 控 制 体 系 对 采购 及 付 款 进 行 递 进 式 的 监 督 控 制 # 对 于 及 时发 现 问 题 #防 范 和 化 解 企 业 潜 在 的 风
6、险 #具 有重 要 的 作 用 % 完 善 内 部 控 制 的 组 织 架 构 设 计采 购 与 付 款 的 内 部 控 制 制 度 中 组 织 架 构的 设 计 不 应 只 局 限 于 采 购 的 范 畴 # 而 是 应 和企 业 管 理 的 其 他 方 面 的 改 革 结 合 起 来 % 对 于许 多 国 有 企 业 来 说 # 按 照 业 务 职 能 进 行 各 主管 经 理 的 分 工 是 一 种 十 分 常 见 的 模 式 # 这 种模 式 虽 可 便 于 企 业 进 行 生 产 $ 销 售 等 方 面 的协 调 #但 可 能 在 内 部 控 制 方 面 出 现 极 大 缺 陷 %对
7、 于 采 购 及 付 款 的 内 部 控 制 还 应 该 明 确 在 的不 同 环 节 应 由 不 同 部 门 执 行 # 这 些 部 门 向 不浅 谈 如 何 完 善 采 购 与 付 款 的 内 部 控 制 制 度李 峻!广 船 国 际 财 务 中 心 摘 要 &本 文 围 绕 采 购 与 付 款 的 业 务 流 程 !论 述 了 采 购 与 付 款 的 内 部 控 制 制 度 的 重要 性 ! 并 从 宏 观 到 具 体 的 层 面 提 出 了 如 何 完 善 企 业 的 采 购 与 付 款 内 部 控 制 制 度 的思 考 关 键 词 &如 何 完 善 采 购 与 付 款 内 部 控 制
8、 制 度!同 的 经 理 负 责 !以 形 成 不 同 部 门 和 经 理 之 间的 相 互 制 约 和 牵 制 因 此 !内 部 控 制 制 度 的设 计 关 键 点 在 于 通 过 职 责 分 离 来 促 进 内 部 控制 系 统 的 良 性 循 环 !对 于 主 管 职 能 部 门 及 其主 管 经 理 的 职 责 !应 根 据 不 相 容 职 能 不 能 混岗 的 原 则 作 出 调 整 !以 达 到 相 互 制 约 的 目 的 具 体 可 考 虑 如 下 管 理 思 路 #!$由 物 资 采 购 部 门 统 一 负 责 全 公 司 的 物资 采 购 !但 应 明 确 该 部 门 的
9、职 能 只 是 调 研 市场 与 实 施 物 资 采 购 决 策 %&成 立 单 独 的 仓 储 部 门 以 行 使 仓 库 保 管职 能 !仓 库 保 管 人 员 进 行 定 期 的 岗 位 轮 换 以减 少 串 通 舞 弊 行 为 %#&成 立 价 格 委 员 会 或 由 一 独 立 的 部 门 根据 采 购 部 门 的 市 场 调 研 报 告 及 相 应 的 核 实 情况 !由 生 产 部 门 采 购 部 门 销 售 部 门 财 务 部门 共 同 参 与 来 选 择 供 应 商 $&强 调 质 检 部 门 的 独 立 性 !并 赋 予 相 应明 确 的 权 责 !如 倡 导 无 质 检
10、报 告 仓 储 部 门 不能 办 理 收 货 入 库 !财 务 部 门 不 能 付 款 等 办 法 %&设 立 采 购 监 管 部 门 作 为 综 合 性 的 管 理部 门 !对 公 司 所 有 的 采 购 活 动 进 行 控 制 首先 企 业 应 在 组 织 架 构 上 对 监 管 部 门 在 采 购 管理 中 扮 演 的 角 色 进 行 合 适 的 定 位 !明 确 其 负责 有 关 采 购 政 策 的 制 订 和 采 购 实 务 的 监 控 工作 !管 理 当 局 也 应 明 确 授 权 其 有 权 对 公 司 任何 采 购 事 宜 进 行 质 疑 调 查 监 控 和 必 要 的 参予
11、!并 对 不 合 理 或 不 利 于 公 司 利 益 之 采 购 事项 否 决 或 终 止 ! 建 立 和 实 施 制 度 化 的 采 购 管 理 程 序建 立 和 实 施 制 度 化 的 采 购 管 理 程 序 !这是 采 购 管 理 工 作 有 效 进 行 的 根 本 保 证 有 法必 依 !违 法 必 究 !能 确 保 制 度 的 切 实 贯 彻 执行 ! 真 正 做 到 用 法 治 而 不 是 人 治 来 管 理 采购 采 购 管 理 程 序 必 须 明 确 岗 位 职 责 分 工 !明 确 采 购 及 付 款 环 节 各 相 关 连 动 部 门 的 权 利和 责 任 !使 采 购 活
12、 动 能 有 条 不 紊 按 规 定 的 程序 进 行 !并 将 责 任 落 实 到 责 任 部 门 及 责 任 人 !&强 化 采 购 的 预 算 职 能 !落 实 所 购 制 度及 采 购 不 批 制 度 为 实 现 合 理 的 采 购 !企 业 必须 制 定 采 购 预 算 ! 这 能 促 使 企 业 从 总 体 上 统筹 使 用 资 金 减 少 资 金 占 用 !提 高 资 金 的 使 用效 率 所 有 的 采 购 必 须 事 前 批 准 !并 严 格 按 采购 审 批 权 限 执 行 !未 经 计 划 并 报 审 核 和 批 准 !不 得 采 购 对 于 采 购 预 算 的 审 核
13、!必 须 按 权 限和 明 确 分 工 进 行 ! 超 过 一 定 金 额 的 大 宗 采 购必 须 经 企 业 管 理 层 集 体 决 策 采 购 预 算 是 企业 全 面 预 算 的 一 部 份 ! 经 单 位 预 算 管 理 委 员会 通 过 如 果 企 业 未 将 采 购 预 算 纳 入 全 面 预算 的 审 核 范 畴 !应 由 总 经 理 主 管 采 购 的 副 总经 理 和 相 关 部 门 负 责 人 集 体 决 策 &应 建 立 科 学 的 采 购 程 序 !采 购 必 须 以经 审 批 的 请 购 单 为 依 据 ! 严 格 按 其 内 容 进 行采 购 !并 确 定 供 应
14、 商 采 购 价 格 签 订 采 购 合同 企 业 确 定 采 购 价 格 必 须 通 过 询 价 比 价 议 价 和 定 价 的 程 序 询 价 应 由 采 购 人 员 或 组织 价 格 调 查 小 组 执 行 ! 为 后 续 的 定 价 程 序 提供 资 料 议 价 由 责 任 部 门 与 供 应 商 进 行 商 谈 !最 后 议 定 价 格 进 行 采 购 !并 签 订 合 同 对 达 到一 定 规 模 及 水 平 的 采 购 必 须 进 行 公 开 招 标 !招 标 结 果 必 须 经 过 审 核 批 准 招 标 会 议 必 须有 三 家 以 上 供 应 商 报 价 参 与 ! 通 过
15、 招 标 委 员会 来 选 择 供 应 商 ! 对 开 标 结 果 建 立 档 案 备 查并 向 财 务 部 门 提 供 有 关 依 据 #& 企 业 应 建 立 供 应 商 信 息 管 理 系 统 !对目 标 采 购 市 场 进 行 动 态 管 理 ! 为 采 购 决 策 提供 可 靠 信 息 对 于 供 应 商 的 选 择 !企 业 不 权 要从 价 格 质 量 的 因 素 做 权 衡 !还 应 从 战 略 的 角度 出 发 !考 虑 主 要 原 材 料 供 应 的 长 期 性 稳 定性 企 业 应 由 采 购 部 门 或 成 立 专 门 的 评 估 机构 !通 过 与 供 应 商 的 联
16、 系 建 立 供 应 商 档 案 !定期 对 供 应 商 的 信 誉 等 进 行 评 估 ! 并 考 虑 每 年应 引 入 一 定 的 新 供 应 商 ! 以 增 强 供 应 商 之 间的 竞 争 意 识 $&采 购 验 收 程 序 采 购 标 的 抵 达 后 !应 由独 立 于 采 购 部 门 之 外 的 验 收 部 门 或 人 员 对 货物 进 行 检 验 及 核 实 !并 出 具 验 收 证 明 企 业 应制 定 验 收 与 入 库 责 任 制 ! 验 收 者 必 须 核 实 进货 的 物 品 与 订 货 单 是 否 相 符 ! 只 有 完 全 合 格李 峻 #浅 谈 如 何 完 善 采 购 与 付 款 的 内 部 控 制 制 度&广 船 科 技 ! 年 第 期 !总 第 # 期 或 经 相 关 职 能 部 门 批 准 特 殊 放 行 的 物 品 才 准验 收 入 库 #!建 立 合 理 的 货 款 结 付 程 序
