《Access数据库实用教程》第四章

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1、第4章 查询的使用 4.1 查询概述 查询是指在数据库中，按照特定的要求，在指 定的数据源中查找、提取指定的字段，并返回 一个新的数据集合，即查询结果。查询是一个 动态的逻辑表，数据源中的数据发生变化时， 查询表中相应的数据也会随之改变。查询的数 据源既可以是一个表，也可以是多个相关的表 ，还可以是其他查询对象。 4.1.1 查询的视图 查询对象的视图形式有5种：数据表视图、设计视图、 SQL视图、数据透视表视图和数据透视图视图，其中 设计视图是经常使用到的。 查询的设计视图分为上下两部分，如图4-1所示。 （1）字段：查询结果中所显示的字段。 （2）表：查询的数据源。 （3）排序：确定查询结

2、果中的字段的排序方式，有升 序和降序两种方式可供选择。 （4）显示：选择是否在查询结果中显示字段，当对应 字段的复选框被选中时，表示该字段在查询结果中显 示，否则不显示。 （5）准则：即查询条件，同一行中的多个准则之间是 逻辑“与”的关系。 （6）或：也是查询条件，表示多个条件之间是逻辑“ 或”的关系。4.1.2 查询的类型 Access数据库的查询有很多种，根据对数据源 的操作方式以及查询结果，可以分为选择查询 、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查 询5种。 1选择查询 选择查询是最常见的查询类型，它根据指定 的查询准则，从一个或多个数据表中获取数据 并显示查询结果。使用选择查询还可以

3、对记录 进行分组，并对记录作总计、计数、求平均值 以及其他类型的计算。 2参数查询 参数查询在执行时显示一个已经设计好的对话框， 提示用户输入查询条件并根据此条件返回结果。在查 询条件经常变化时，使用参数查询非常方便。 3交叉表查询 交叉表查询将数据表或查询中的数据进行分组，一 组列在数据表的左侧，另一组列在数据表的上部，数 据表内行和列的交叉单元格处显示表中的某个查询结 果。交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构，更 加方便地分析数据。 4操作查询 操作查询需要用户指定查询条件，并在执行查询的 过程中对源数据表中的记录数据进行编辑。操作查询 是对数据修改的一种查询，使用这种查询只需进行一 次

4、操作就可以对许多记录进行更改和移动。操作查询 包括删除查询、更新查询、追加查询和生成表查询4种 。 5SQL查询 SQL查询时用户使用SQL语句创建的查询。可以用 结构化查询语言（SQL）来查询、更改和管理关系型 数据库。SQL查询主要包括联合查询、传递查询、数 据定义查询和子查询4种。4.2 创建和编辑查询 查询的创建主要有两种方法：利用查询向导创 建和使用设计视图创建。 查询的编辑包括对查询的编辑和对查询中字段 的编辑。 4.2.1 利用查询向导创建查询 （1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“ 学生管理”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询

5、” 选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建查询”对话框，右侧列表中显示了多个 选项，选择“简单查询向导”选项，此时对话框左侧显示 提示信息“该向导从选中的字段中创建选择查询”，如图 4-2所示，然后单击“确定”按钮。 （4）弹出确定表和查询字段的“简单查询向导” 对话框，在“表/查询”下拉列表中选择用于查询 的“学生档案”数据表，此时在“可用字段”列表框 中显示了“学生档案”数据表中所有字段。选择查 询需要的字段，然后单击向右按钮，则所选字 段被添加到“选定的字段”列表框中。重复上述操 作，依次将需要的字段添加到“选定的字段”列表 框中，然后单击“下一步”按钮。 （5）

6、弹出确定查询方式的“简单查询向导”对话框，如 图4-4所示，其中有“明细（显示每个记录的每个字段） ”和“汇总”单选按钮供选择，此处选中前者，然后单击“ 下一步”按钮。 （6）弹出指定查询 标题的“简单查询向 导”对话框，如图4-6 所示，在“请为查询 指定标题”文本框中 输入标题名，默认为 “学生档案查询”。在“ 请选择是打开还是修 改查询设计”栏中选 中“打开查询查看信 息”单选按钮，然后 单击“完成”按钮。4.2.2 使用查询设计视图创建查询 （1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“ 学生管理”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询” 选项，

7、单击窗口右侧的“在设计视图中创建查询”选项， 然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建查询”对话框，选择“设计视图”选项， 然后单击“确定”按钮。弹出“显示表”对话框和“查询1： 选择查询”窗口，如图4-9所示。 说明：在操作（2）中下列操作均能直接打开如图4-10 所示的“显示表”对话框和“查询1：选择查询”窗口。 单击“在设计视图中创建查询”选项，然后单击“打开” 按钮。 单击“在设计视图中创建查询”选项，然后单击“设计” 按钮。 直接双击“在设计视图中创建查询”选项。 右击“在设计视图中创建查询”选项，在弹出的快捷菜 单中单击“打开”选项。 右击“在设计视图中创建查询”选

8、项，在弹出的快捷菜 单中单击“设计视图”选项。 （4）在弹出的“显示表”对话框中“表”选项卡下单击要 创建查询的数据表“学生成绩”，然后单击“添加”按钮， 此时数据表“学生成绩”在“查询1：选择查询”窗口中显 示出来. 重复上述操作，依次将“学生选课”和“学生档案”数据 表添加到“查询1：选择查询”窗口中，然后单击“显示表 ”对话框的“关闭”按钮或右上角的“关闭”图标将对话关闭 。 （5）在“查询1：选择查询”窗口中显示了添加的3个表， 表之间的关系也显示出来，即表之间有连线连接，并且 在下面的设置属性栏中可以对属性进行设置。 将要进行查询的字段添加到属性栏中“字段”单元格中 ，此处拖动“学生

9、档案”表中的“学号”字段，或双击要进行 查询的字段，则字段将被添加到属性栏中“字段”单元格 中，此时“表”行相应的单元格中出现字段所在的表，重 复上述操作，依次将需要的字段添加到属性栏中“字段” 单元格中，然后对其他属性进行设置，如图4-11所示。 （6）设置完成后，单击工具栏上的“保存”按钮，或单 击菜单栏中的“文件”“保存”，弹出“另存为”对话框， 在“查询名称”文本框中输入要创建的查询的名称“学生 信息查询”，然后单击“确定”按钮。 （7）对创建的查询保存后，单击工具栏上的“运行”按 钮，查询结果如图4-13所示。4.2.3 编辑查询 1添加和删除表/查询 添加表的操作很简单，下面以在利

10、用向导创建的“学生 档案查询”中添加表/查询为例介绍添加表/查询的操作 步骤： （1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“ 学生管理”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询” 选项，单击窗口右侧列表框的“学生档案查询”，然后单 击数据库工具栏上的“设计”按钮，或右击在弹出的快捷 菜单中单击“设计视图”。 （3）此时“学生档案查询”以设计视图打开，单击“查询 ”“显示表”选项，或单击工具栏上的“显示表”按钮，也 可以在窗口空白处右击，在弹出的快捷菜单中单击“显 示表”选项，如图4-14所示。 （4）在弹出“显示表”对话框中单击“两者都有” ，在“两者都

11、有”选项卡下显示了所有的表和查询 。 选择需要的表/查询，然后单击“添加”按钮， 重复上述操作，依次添加需要的表/查询。 此处添加“学生信息查询”查询，然后关闭“显 示表”对话框，此时“学生信息查询”查询在“学生 档案查询”设计视图中显示。 删除表/查询的操作也 很简单，主要有4种方 法： （1）在查询的设计视 图中选中不需要的表/ 查询，此处删除“学生 信息查询”，单击“编辑 ”“删除”选项。 （2）在查询的设计视 图中选中“学生信息查 询”，单击“查询”“删 除表”选项，如图4-17 所示。 （3）在查询的设计 视图中选中“学生信息 查询”，按“Delete”键 。 （4）在查询的设计 视

12、图中选中“学生信息 查询”，右击在弹出的 快捷菜单中单击“删除 表”选项，如图4-18所 示。 2添加和删除查询中字段 1）鼠标拖曳 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）选中“学生档案”表，将鼠标放在表中要 添加的“政治面貌”字段处，按住鼠标左键，将其 拖动到下面“字段”行空单元格处释放鼠标。 （3）此时“政治面貌”字段已被添加到“字段” 行，且“表”行自动显示字段所在的表 2）鼠标双击 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）选中“学生档案”表，直接双击“政治面貌”字段 即可将“政治面貌”字段添加到“字段”行。 3）直接选择 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）单击

13、“字段”行空单元格处，再单击右侧显示的 下拉箭头，在下拉列表中单击“政治面貌”字段，如图4- 21所示，即可将“政治面貌”字段添加到“字段”行。 注意： 如果要一次性添加多个连续字段时，可以按 住“Shift”键单击第一个和最后一个字段，然后将 其拖动到“字段”行空单元格处释放鼠标。如果添 加多个不连续字段时，可以按住“Ctrl”键。 如果添加表/查询中全部字段时，则只需将表/ 查询顶端的“*”拖动到“字段”行空单元格处即可。 同样有3种方法删除查询中不需要的字段，下面以在“ 学生档案查询”中删除前面添加的“政治面貌”字段为例 介绍操作步骤。 1）使用键盘 （1）打开“学生档案查询”的设计视图

14、。 （2）将鼠标移至待删除的“政治面貌”字段上方，当 鼠标变为实心向下箭头时单击鼠标，如图4-22所示， 选中“政治面貌”字段列，按“Delete”键。 2）使用菜单命令 （1）和方法1中同样方法选中“政治面貌”字段列。 （2）单击“编辑”“删除”或“编辑”“删除列”选项， 均可删除选中的字段。 3）剪切 （1）和方法1中同样方法选中“政治面貌”字段列。 （2）右击选中的“政治面貌”字段列顶端，在弹出的 快捷菜单中单击“剪切”选项，同样可以删除选中的字段 。 3移动和排序查询中字段 移动字段的操作也比较简单，下面以移动“学生档案查 询”中的“班级”到“年龄”和“出生日期”之间为例介绍具体 操作

15、步骤。 （1）打开“学生档案查询”的设计视图，选中“政治面 貌”字段列。 （2）将鼠标移至“政治面貌”字段上方，按住鼠标将 其拖动到“年龄”和“出生日期”之间释放鼠标，此时“班级 ”字段显示在“年龄”和“出生日期”之间。 排序与表中字段的排序也很相似，下面以对“学生档案 查询”中的“年龄”的升序排序为例介绍具体操作步骤。 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）单击“年龄”字段下面的“排序”行的空单元格，然 后单击右侧的下拉箭头，在下拉列表中单击“升序”选项 ，如图4-25所示。 （3）此时记录按年龄的升序排列，效果如图4-26所示 。 4设置查询中字段的显示和条件属性 在查询的设计视图窗口下面的“显示”行，每一个字段 对应一个显示复选框，若选中该复选框，则查询结果 中显示该字段，否则该字段不在查询结果中显示。 “条件”属性用来设定该字段的筛选条件，例如“学生 档案查询”中将“年龄”字段的“条件”属性单元格中输入 “24”，则结果中只显示年龄大于23的学生档案情况。4.2.4 设置查询及字段的属性 1设置查询字段的属性 （1）打开“学生档案查询”的设 计视图。 （2）在查询的设计视图中选 中要设置属性的“出生日期”字 段列。 （3）单击“视图”“属性”选项 或单击工具栏上