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1、第4章 查询的使用 4.1 查询概述 查询是指在数据库中,按照特定的要求,在指 定的数据源中查找、提取指定的字段,并返回 一个新的数据集合,即查询结果。查询是一个 动态的逻辑表,数据源中的数据发生变化时, 查询表中相应的数据也会随之改变。查询的数 据源既可以是一个表,也可以是多个相关的表 ,还可以是其他查询对象。 4.1.1 查询的视图 查询对象的视图形式有5种:数据表视图、设计视图、 SQL视图、数据透视表视图和数据透视图视图,其中 设计视图是经常使用到的。 查询的设计视图分为上下两部分,如图4-1所示。 (1)字段:查询结果中所显示的字段。 (2)表:查询的数据源。 (3)排序:确定查询结
2、果中的字段的排序方式,有升 序和降序两种方式可供选择。 (4)显示:选择是否在查询结果中显示字段,当对应 字段的复选框被选中时,表示该字段在查询结果中显 示,否则不显示。 (5)准则:即查询条件,同一行中的多个准则之间是 逻辑“与”的关系。 (6)或:也是查询条件,表示多个条件之间是逻辑“ 或”的关系。4.1.2 查询的类型 Access数据库的查询有很多种,根据对数据源 的操作方式以及查询结果,可以分为选择查询 、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查 询5种。 1选择查询 选择查询是最常见的查询类型,它根据指定 的查询准则,从一个或多个数据表中获取数据 并显示查询结果。使用选择查询还可以
3、对记录 进行分组,并对记录作总计、计数、求平均值 以及其他类型的计算。 2参数查询 参数查询在执行时显示一个已经设计好的对话框, 提示用户输入查询条件并根据此条件返回结果。在查 询条件经常变化时,使用参数查询非常方便。 3交叉表查询 交叉表查询将数据表或查询中的数据进行分组,一 组列在数据表的左侧,另一组列在数据表的上部,数 据表内行和列的交叉单元格处显示表中的某个查询结 果。交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构,更 加方便地分析数据。 4操作查询 操作查询需要用户指定查询条件,并在执行查询的 过程中对源数据表中的记录数据进行编辑。操作查询 是对数据修改的一种查询,使用这种查询只需进行一 次
4、操作就可以对许多记录进行更改和移动。操作查询 包括删除查询、更新查询、追加查询和生成表查询4种 。 5SQL查询 SQL查询时用户使用SQL语句创建的查询。可以用 结构化查询语言(SQL)来查询、更改和管理关系型 数据库。SQL查询主要包括联合查询、传递查询、数 据定义查询和子查询4种。4.2 创建和编辑查询 查询的创建主要有两种方法:利用查询向导创 建和使用设计视图创建。 查询的编辑包括对查询的编辑和对查询中字段 的编辑。 4.2.1 利用查询向导创建查询 (1)启动Access 2003应用程序,打开要创建查询的“ 学生管理”数据库。 (2)在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询
5、” 选项,然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 (3)弹出“新建查询”对话框,右侧列表中显示了多个 选项,选择“简单查询向导”选项,此时对话框左侧显示 提示信息“该向导从选中的字段中创建选择查询”,如图 4-2所示,然后单击“确定”按钮。 (4)弹出确定表和查询字段的“简单查询向导” 对话框,在“表/查询”下拉列表中选择用于查询 的“学生档案”数据表,此时在“可用字段”列表框 中显示了“学生档案”数据表中所有字段。选择查 询需要的字段,然后单击向右按钮,则所选字 段被添加到“选定的字段”列表框中。重复上述操 作,依次将需要的字段添加到“选定的字段”列表 框中,然后单击“下一步”按钮。 (5)
6、弹出确定查询方式的“简单查询向导”对话框,如 图4-4所示,其中有“明细(显示每个记录的每个字段) ”和“汇总”单选按钮供选择,此处选中前者,然后单击“ 下一步”按钮。 (6)弹出指定查询 标题的“简单查询向 导”对话框,如图4-6 所示,在“请为查询 指定标题”文本框中 输入标题名,默认为 “学生档案查询”。在“ 请选择是打开还是修 改查询设计”栏中选 中“打开查询查看信 息”单选按钮,然后 单击“完成”按钮。4.2.2 使用查询设计视图创建查询 (1)启动Access 2003应用程序,打开要创建查询的“ 学生管理”数据库。 (2)在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询” 选项,
7、单击窗口右侧的“在设计视图中创建查询”选项, 然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 (3)弹出“新建查询”对话框,选择“设计视图”选项, 然后单击“确定”按钮。弹出“显示表”对话框和“查询1: 选择查询”窗口,如图4-9所示。 说明:在操作(2)中下列操作均能直接打开如图4-10 所示的“显示表”对话框和“查询1:选择查询”窗口。 单击“在设计视图中创建查询”选项,然后单击“打开” 按钮。 单击“在设计视图中创建查询”选项,然后单击“设计” 按钮。 直接双击“在设计视图中创建查询”选项。 右击“在设计视图中创建查询”选项,在弹出的快捷菜 单中单击“打开”选项。 右击“在设计视图中创建查询”选
8、项,在弹出的快捷菜 单中单击“设计视图”选项。 (4)在弹出的“显示表”对话框中“表”选项卡下单击要 创建查询的数据表“学生成绩”,然后单击“添加”按钮, 此时数据表“学生成绩”在“查询1:选择查询”窗口中显 示出来. 重复上述操作,依次将“学生选课”和“学生档案”数据 表添加到“查询1:选择查询”窗口中,然后单击“显示表 ”对话框的“关闭”按钮或右上角的“关闭”图标将对话关闭 。 (5)在“查询1:选择查询”窗口中显示了添加的3个表, 表之间的关系也显示出来,即表之间有连线连接,并且 在下面的设置属性栏中可以对属性进行设置。 将要进行查询的字段添加到属性栏中“字段”单元格中 ,此处拖动“学生
9、档案”表中的“学号”字段,或双击要进行 查询的字段,则字段将被添加到属性栏中“字段”单元格 中,此时“表”行相应的单元格中出现字段所在的表,重 复上述操作,依次将需要的字段添加到属性栏中“字段” 单元格中,然后对其他属性进行设置,如图4-11所示。 (6)设置完成后,单击工具栏上的“保存”按钮,或单 击菜单栏中的“文件”“保存”,弹出“另存为”对话框, 在“查询名称”文本框中输入要创建的查询的名称“学生 信息查询”,然后单击“确定”按钮。 (7)对创建的查询保存后,单击工具栏上的“运行”按 钮,查询结果如图4-13所示。4.2.3 编辑查询 1添加和删除表/查询 添加表的操作很简单,下面以在利
10、用向导创建的“学生 档案查询”中添加表/查询为例介绍添加表/查询的操作 步骤: (1)启动Access 2003应用程序,打开要创建查询的“ 学生管理”数据库。 (2)在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询” 选项,单击窗口右侧列表框的“学生档案查询”,然后单 击数据库工具栏上的“设计”按钮,或右击在弹出的快捷 菜单中单击“设计视图”。 (3)此时“学生档案查询”以设计视图打开,单击“查询 ”“显示表”选项,或单击工具栏上的“显示表”按钮,也 可以在窗口空白处右击,在弹出的快捷菜单中单击“显 示表”选项,如图4-14所示。 (4)在弹出“显示表”对话框中单击“两者都有” ,在“两者都
11、有”选项卡下显示了所有的表和查询 。 选择需要的表/查询,然后单击“添加”按钮, 重复上述操作,依次添加需要的表/查询。 此处添加“学生信息查询”查询,然后关闭“显 示表”对话框,此时“学生信息查询”查询在“学生 档案查询”设计视图中显示。 删除表/查询的操作也 很简单,主要有4种方 法: (1)在查询的设计视 图中选中不需要的表/ 查询,此处删除“学生 信息查询”,单击“编辑 ”“删除”选项。 (2)在查询的设计视 图中选中“学生信息查 询”,单击“查询”“删 除表”选项,如图4-17 所示。 (3)在查询的设计 视图中选中“学生信息 查询”,按“Delete”键 。 (4)在查询的设计 视
12、图中选中“学生信息 查询”,右击在弹出的 快捷菜单中单击“删除 表”选项,如图4-18所 示。 2添加和删除查询中字段 1)鼠标拖曳 (1)打开“学生档案查询”的设计视图。 (2)选中“学生档案”表,将鼠标放在表中要 添加的“政治面貌”字段处,按住鼠标左键,将其 拖动到下面“字段”行空单元格处释放鼠标。 (3)此时“政治面貌”字段已被添加到“字段” 行,且“表”行自动显示字段所在的表 2)鼠标双击 (1)打开“学生档案查询”的设计视图。 (2)选中“学生档案”表,直接双击“政治面貌”字段 即可将“政治面貌”字段添加到“字段”行。 3)直接选择 (1)打开“学生档案查询”的设计视图。 (2)单击
13、“字段”行空单元格处,再单击右侧显示的 下拉箭头,在下拉列表中单击“政治面貌”字段,如图4- 21所示,即可将“政治面貌”字段添加到“字段”行。 注意: 如果要一次性添加多个连续字段时,可以按 住“Shift”键单击第一个和最后一个字段,然后将 其拖动到“字段”行空单元格处释放鼠标。如果添 加多个不连续字段时,可以按住“Ctrl”键。 如果添加表/查询中全部字段时,则只需将表/ 查询顶端的“*”拖动到“字段”行空单元格处即可。 同样有3种方法删除查询中不需要的字段,下面以在“ 学生档案查询”中删除前面添加的“政治面貌”字段为例 介绍操作步骤。 1)使用键盘 (1)打开“学生档案查询”的设计视图
14、。 (2)将鼠标移至待删除的“政治面貌”字段上方,当 鼠标变为实心向下箭头时单击鼠标,如图4-22所示, 选中“政治面貌”字段列,按“Delete”键。 2)使用菜单命令 (1)和方法1中同样方法选中“政治面貌”字段列。 (2)单击“编辑”“删除”或“编辑”“删除列”选项, 均可删除选中的字段。 3)剪切 (1)和方法1中同样方法选中“政治面貌”字段列。 (2)右击选中的“政治面貌”字段列顶端,在弹出的 快捷菜单中单击“剪切”选项,同样可以删除选中的字段 。 3移动和排序查询中字段 移动字段的操作也比较简单,下面以移动“学生档案查 询”中的“班级”到“年龄”和“出生日期”之间为例介绍具体 操作
15、步骤。 (1)打开“学生档案查询”的设计视图,选中“政治面 貌”字段列。 (2)将鼠标移至“政治面貌”字段上方,按住鼠标将 其拖动到“年龄”和“出生日期”之间释放鼠标,此时“班级 ”字段显示在“年龄”和“出生日期”之间。 排序与表中字段的排序也很相似,下面以对“学生档案 查询”中的“年龄”的升序排序为例介绍具体操作步骤。 (1)打开“学生档案查询”的设计视图。 (2)单击“年龄”字段下面的“排序”行的空单元格,然 后单击右侧的下拉箭头,在下拉列表中单击“升序”选项 ,如图4-25所示。 (3)此时记录按年龄的升序排列,效果如图4-26所示 。 4设置查询中字段的显示和条件属性 在查询的设计视图窗口下面的“显示”行,每一个字段 对应一个显示复选框,若选中该复选框,则查询结果 中显示该字段,否则该字段不在查询结果中显示。 “条件”属性用来设定该字段的筛选条件,例如“学生 档案查询”中将“年龄”字段的“条件”属性单元格中输入 “24”,则结果中只显示年龄大于23的学生档案情况。4.2.4 设置查询及字段的属性 1设置查询字段的属性 (1)打开“学生档案查询”的设 计视图。 (2)在查询的设计视图中选 中要设置属性的“出生日期”字 段列。 (3)单击“视图”“属性”选项 或单击工具栏上