档案统计年报课件

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1、全国档案事业统计年报工作 填报说明（2013年3月）一、档案统计年报工作的简要回顾o全国档案事业统计年报工作始于上世纪80年代。1982年， 国家档案局初步制定了全国档案工作基本情况统计年报 ，经国家统计局批准，于1983年试行一年，1984年修改后 正式实行。1984年2月召开的第一次全国档案统计工作会议 ，确立了全国统一的档案统计工作制度，并纳入了政府统计 序列，我国的档案统计工作开始走上正轨。o包括档案事业在内的经济社会各方面的不断发展，对档案统 计工作提出了制度化、规范化、科学化的新要求。为此，国 家档案局曾于1991年、1999年、2006年先后三次对统计 年报报表进行修改，并引入了

2、计算机管理系统，使其不论在 形式上，还是在指标设计上都有了很大改进，更符合统计工 作规范化、标准化的要求。二、我市2012年度填报工作安排o2012年6月，国家档案局制定新的全国档案事 业统计年报制度，并经国家统计局批准施行。 根据这一年报制度，各级档案行政管理部门 （档案局）、各级各类档案馆以及县直以上机关 、人民团体、民主党派档案室（处、科），企业 、事业单位档案室（处、科）均要通过填报相应 报表的方式，将上一年度本单位档案工作基本情 况真实、准确、完整加以填写，并及时上报。现 行年报制度与以往相比最大的变化是，档案室 基本情况年报的填报范围由以往的“省直以上 机关、人民团体、民主党派档案

3、室（处、科）， 企业、事业单位档案室（处、科）”调整为“县直 以上”，粗略估计约涉及上千家单位。我市2012年度填报工作安排o为按照国家档案局、省档案局部署，确保3月底以前全面完 成我市2012年度档案事业统计年报工作任务，市档案局决 定，各县（市）区档案局、高新区档案馆除完成本单位的填 报工作外，还要负责本行政区域内机关、企事业单位填报工 作的组织、汇总和向市档案局报送；市直机关档案工作协作 组组长单位要在填报本单位报表的同时，协调、组织好本协 作组成员单位的填写和向市档案局报送工作；市城建、房屋 档案馆和各企事业单位档案室负责填报本单位的报表并直接 向市档案局报送。o另外，鉴于本次统计年报

4、范围广、时间紧、任务重，原有基 层单位只填报纸质表格不负责数据录入的方式无法适应工作 要求，我们就国家档案局组织开发的全国档案事业统计年 报信息管理系统编写了这份填报说明，以便大家尽快 掌握软件的功能和使用方法。三、全国档案事业统计年报信息管理系 统的安装与操作o（一）软件安装o全国档案事业统计年报信息管理系统 由国家档案局组织开发并免费提供给统计 年报填报单位下载使用。软件安装o进入国家档案局网站 首页，“中华人民共 和国国家档案局”标 识下方的蓝色区域最 后一行是“公众参与” 栏，点击第二个图标 “下载专区”，出现如 图页面。软件安装o点击“软件下载”栏第 一条“全国档案事业 统计年报信息

5、管理系 统”，将软件安装程 序下载到计算机指定 位置。o打开软件下载到的文 件夹，双击刚刚下载 的压缩文件图标，出 现如图画面：软件安装o点击“CDFace.exe” 图标,出现安装窗口 ：软件安装o单击“系统安装”按钮，按照提示进行安装 。o安装完毕，桌面上出现“全国档案事业统计 年报信息管理系统”图标：（二）填报前的几个术语解释o1、基层单位（填报单位）：本年报制度 统计范围内的各级档案局、档案馆、档案 室（处、科）等。o2、主管单位（汇总单位）：各级档案局 。在我市，具体包括市档案局和10个县（ 市）区档案局。主管单位除作为基层单位 填报自身情况外，还要负责汇总本行政区 域内所有档案部门

6、填报的数据。填报前的几个术语解释o3、单位类别代码：为方便汇总，按照不同层次 、类型为填报单位设定的代码。我市涉及的代码 包括：003市档案局；004 县（市、区）档案局 ；013 市档案馆；014 县（市、区）档案馆及 高新区档案馆；023 市级国家专门档案馆；073 市直机关、人民团体、民主党派档案室（处、科 ）；074 县（市、区）直机关、人民团体、民主 党派档案室（处、科）；081 企业档案室（处、 科）；092 市级事业单位档案室（处、科）； 093 县级事业单位档案室（处、科）。填报前的几个术语解释o4、档基表和档综表：即基本情况表（共6 张报表，每个填报单位根据自身层次和类 别填

7、写）和综合年报表（共6张报表，市 和县市区档案局收集填报单位数据后软件 自动生成）。（三）按流程操作软件：基层单位o工作内容：各级各类档案部门利用统计软 件将本单位档案工作有关数据进行录入； 通过软件审核后，生成上报数据文件并报 送所属主管单位（汇总单位）。o基本流程：任务编辑（包括“新增单位-档 基表录入-全运算-全审”四个环节）报 表打印数据传出。按流程操作软件：基层单位o1、进入系统o双击桌面的快捷方式图 标，进入初始页面（本 软件为免费使用，无需 注册）。o从右图可见，软件页面 上方的任务栏分为两行 。第二行都是第一行对 应按钮中最常用的功能 ，下文提及某个按钮时 ，如无特殊说明，均指

8、 第二行。按流程操作软件：基层单位o2、任务管理o根据年报制度要求，单 位每年都要要填写一套 报表，每套报表的数据 是分开管理的，在系统 中一个任务对应一套报 表，所以在进行其他工 作之前要确认当前操作 的任务。o选择【任务/任务管理】 菜单，弹出任务管理窗 口：按流程操作软件：基层单位 o在左侧任务列表中双击要切换的任务，或 者在右侧列表中选择任务（蓝色高亮显示 ），然后单击“作为当前任务”按钮即可。 在任务管理窗口中，标有标志的任务为当 前任务。按流程操作软件：基层单位o3、新增单位o点击工具栏【编辑】 按钮进入编辑界面。按流程操作软件：基层单位o单击工具栏上【新增 】按钮，填写封面代 码

9、页签下的单位基本 信息，然后点击【保 存】。o注：封面代码中需填 写的组织机构代码为 9位，由国家技术监 督局统一下发给各企 事业单位，可咨询本 单位财务或人事部门 。按流程操作软件：基层单位o4、档基表录入o封面信息填录完成后 ，点击档基表页签 ，开始录入数据。不 同类型的单位所需填 报的报表有所不同， 填报完与本单位相关 的档基表数据后，点 击【保存】。按流程操作软件：基层单位o报表保存时系统会对 所填报的数据进行审 核，如果审核结果出 错将标示出具体指标 和提示，根据提示修 改后重新保存，详见 右图：按流程操作软件：基层单位o5、数据全运算o数据运算是生成档综 表数据的必要操作， 在单位

10、完成档基表数 据录入后，通过运 算生成档综表数据 （无需手工录入）， 点击工具栏上【全运 算】按钮，如右图：按流程操作软件：基层单位o6、数据审核o在数据录入和运算完成 后，为了保证数据的质 量要求，打印和上报前 还要进行数据审核，点 击工具栏【全审】按钮 ，如右图：o如果审核有错误，根据 提示进行数据修改，单 击 【保存】按钮，然后 再次进行数据审核，直 至完全通过。按流程操作软件：基层单位o7、数据传出o全部数据保存完毕， 即可使用本功能将报 表数据从系统中导出 为文件，是下级单位 数据的上报操作。具 体步骤：o退出编辑界面，在主 界面工具栏上点击“ 传出”按钮。按流程操作软件：基层单位o

11、选择 【传出全部报 表数据】，然后单击 【下一步】（其它选 项按系统默认即可） 。按流程操作软件：基层单位o检查输出文件的存储 路径（默认为C盘根 目录下，文件名是单 位名称加年度），单 击【开始】按钮（其 它选项按系统默认即 可）。按流程操作软件：基层单位o数据传出后会弹出提 示信息，单击【确定 】完成数据传出。按流程操作软件：基层单位o8、数据上报o将系统生成的数据文件（文件名默认为“填 报年度-填报单位-生成日期”，文件格式为 “.jio”）按照指定方式报送给汇总单位（市 或县市区档案局）。（四）按流程操作软件：汇总单位o工作内容：市和县（市）区档案局接收到 填报单位报送的数据文件后，利

12、用软件对 数据进行审核，汇总后生成本行政区域的 档案事业统计综合年报数据，并及时向上 级主管单位报送。o基本流程：接收审核汇总传 出。按流程操作软件：汇总单位 o1、数据接收o汇总单位使用软件中 的“数据装入”功能， 将填报单位上报的数 据文件装入系统。具 体步骤如下：o在系统主界面工具栏 上点击【装入】按钮 。按流程操作软件：汇总单位o选择需要装入的文件 ，并点击【下一步】 。按流程操作软件：汇总单位o选择装入到当前任 务，点击【下一步 】。按流程操作软件：汇总单位o检查装入信息、点击 【开始】。按流程操作软件：汇总单位o如果提示单位重复， 根据实际情况配置 是否覆盖选项（此 处的覆盖是对该

13、单位 数据的整体覆盖）， 点击【继续】按钮， 根据提示完成单位数 据装入。按流程操作软件：汇总单位o如果要更新（覆盖） 该单位的部分数据报 表，在【是否覆盖】 下选择【装入】，通 过【报表装入方式】 配置不同报表的装入 方式，然后点击【确 定】【继续】，根 据提示完成单位数据 装入。 按流程操作软件：汇总单位o数据装入后，在编辑 界面下即可查看不同 单位的报表数据。按流程操作软件：汇总单位o2、数据审核o接收基层单位数据后， 为确保数据无误，还要 进行审核。点击工具栏 【全审】按钮，如右图 ：o如果审核有错误，根据 提示进行数据修改，单 击 【保存】按钮，然后 再次进行数据审核，直 至完全通过

14、。按流程操作软件：汇总单位o3、数据汇总o主管部门在收集了全部单户数据之后，可 通过汇总功能获得报表汇总数据，并产生 一户汇总单位。本系统提供两种汇总方式 ，分别是：完全汇总、节点汇总，分别适 用于不同情况下的汇总要求。按流程操作软件：汇总单位o（1）完全汇总o完全汇总能够建立树 形结构的根节点单位 ，并对全部的分户数 据进行汇总，其产生 的单位主代码最后一 位为“7”（系统自动 生成） 。操作如下 ：o在系统主界面点 击【汇总】按钮，打 开完全汇总界面。按流程操作软件：汇总单位o选择汇总单位封 面的产生方式，单击 “新建汇总封面”按钮 ，弹出完全汇总封面 代码录入窗口，填写 汇总单位信息，单

15、击 【确定】按钮即可。按流程操作软件：汇总单位o如果汇总单位封 面已经存在（下级单 位上报的或已经进行 过完全汇总），可单 击“选择汇总封面”按 钮，选择数据要汇总 到的单位，单击“汇 总”按钮，汇总后数 据将覆盖原来的数据 。按流程操作软件：汇总单位o（2）节点汇总o（节点是指下级单位数据的汇合点，即各级主管 单位）o节点汇总主要应用于已形成树形结构中的各节点 数据的汇总，通常在下级单位数据修改后，为使 下属单位数据之和与其父节点数据保持一致时进 行的再一次汇总。如：某单位的数据完成上报后 数据又进行了修改，为保证包含该单位数据的汇 总数据同步变化，通过节点汇总操作更新和该单 位相关的汇总数

16、据，同完全汇总方式比效率高的 同时不影响其他汇总数据。操作如下：按流程操作软件：汇总单位o在主界面菜单栏 【汇总】菜单下选择 【节点汇总】。按流程操作软件：汇总单位o在树形结构中选择 要汇总的单位，选择汇 总范围。o本级节点：将此节点的 下一级节点单位数据汇 总到该单位，即只汇总 该单位的直属户。o所有下级节点 ：从节点的最下级节点 开始，进行层层汇总， 汇总所有下级节点的数 据。按流程操作软件：汇总单位o单击【汇总】按钮，完成汇总操作， 单击“关闭”退出汇总窗口。按流程操作软件：汇总单位o【检查】功能是 检查汇总单位数据是 否与其单户合计数保 持一致。如果检查结 果出现错误，可通过 重新汇总修正数据。o数据汇总后即可 对汇总单位报表数据 查看和打印。按流程操作软件：汇总单位o4、数据传出o全部数据审核完毕， 即可使用本功能将报 表数据从系统中导出 为文件，是下级单位 数据上报操作。具体 步骤：o退出编辑界面，在主 界面工具栏上点击“ 传出”按钮。按流程操作软件：汇总单位o选择 【