会计电算化实践教学常见问题及对策

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1、会计电算化实践教学常见问题及对策会计电算化实践教学常见问题及对策【摘 要】随着科学技术的不断完善，会计领域也不断的融入了计算机、互联网 等先进的技术，向着智能化的趋势发展，逐渐形成了会计电算化。但是我国的会计电算化 在实践过程中，仍面临着安全性以及制度管理等方面的问题，这并不利于其稳定的发展。 对此本文就会计电算化存在问题与对策展开分析，希望对于我国会计领域的可持续发展， 起到积极促进的作用。 【关键词】对策分析会计电算化；教学 引言 目前，大部分院校选择用友 ERP-U8V10.1 版本开展本校的实践教学活动，主要原因 在于一方面用友 ERP-U8V10.1 版本功能非常齐全，细节设置个性化

2、，包括了系统管理、公 用基础档案设置、总账管理系统、薪资管理系统、固定资产管理系统、应收款管理系统、 应付款管理系统、UFO 报表系统和供应链管理系统等。另一方面，各个省的会计技能大赛 乃至国赛都是以该软件作为比赛平台，随着各个院校对技能大赛的重视，该软件也得以在 各个院校广泛使用。然而，由于该软件版本比较复杂及软件本身存在的问题，初学者在该 软件学习过程中会出现各种问题。因此，笔者主要总结了一部分用友 ERP-U8V10.1 财务软 件在总账管理系统、薪资管理系统以及固定资产管理系统在实践教学过程中遇到的问题， 并进行分析解继而提出相应的解决方案，希望能给该门课程的初学者及感兴趣者提供一些

3、力所能及帮助。 会计电算化在借着自身高效、准确等优势技术特征，被大众认可被广泛企业应用，但是其在实践的过程中，仍处于摸索性前进的阶段，还存在一系列急需要完善的问题，加 强此方面的研究是非常有必要的，继而为其会计电算化的成熟发展奠定良好的基础。 一、会计电算化的现状 会计电算化是指在计算机技术的基础上，由指定的技术人员、操作人员进行会计软 件的编制、操作人员，利用计算机代替人工的完成会计业务操作，主要操作工作包括填制 凭证、记账，以及会计信息预测、决策等工作内容。我国会计领域，融入会计电算化最初 从 1970 年开始，经过不断的尝试和调整继而发展到了如今的管理型会计软件发展阶段。目 前电子计算机

4、贯穿于会计领域会计工作的全过程，并且会计软件也实现了通用化。实际上 看似我国会计电算化已经非常的普及了，但是在一些偏远的山区还是比较落后的，发展的 远不如中心城市优化，受到的经济技术等方面的影响，造成了会计电算化发展的严重不平 衡现象。 二、会计电算化存在的问题 （一）会计软件安全性方面 第一，兼容性差。会计电算化软件在应用的过程中，问题也的暴露出来，尤其是软 件的安全性问题，当前大部分的企业，为了节约成本，或是对此方面的不理解，常在会计 电算化进程中，只注重软件的开发、软件购买等，而不注重软件的安全问题，最终导致信 息系统的不稳定。且大部分设计公司，都只注重会计软件开发模式、特点的突出，而导

5、致 大部分会计软件相互不能兼容。 第二，数据保密性差。财务数据是企业保护的重点对象，直接关系着企业的发展； 但是大部分的软件设计、开发公司，只注重软件中理财等功能的开发，忽略数据保护安全程度的加深，自身的安全漏洞，给病毒、黑客等行为制造了机会，且一旦被攻击侵入，直 接造成数据信息的丢失且无法恢复，给企业的经济利益造成不小的影响。 第三，软件集成化、通用化程度低。财务软件基本上都是一套软件，并没有充分的 考虑到了实行单位的核算特点，导致大部分的企业仍采取手工做账的方式。同时系统舒适 化工作量大、系统体积外观大、软件使用复杂、数据接口要求较多等常见的问题，导致信 息共享性差，会计信息作用得不到有效

6、的发挥。 （二）电算化管理制度方面 电算化管理制度是企业开展会计电算化工作的保障，但是实际上大部分的企业并不 注重电算化管理制度的完善以及落实，最终导致问题重重。电算化管理制度方面的问题， 主要体现在以下几方面： 第一，系统规定不明确。大部分企业的会计工作，都是能够随时上机操作的，一般 不需要密码，即使设置密码也是非常简单便于记忆和操作的；加上企业安全意识较差，都 不会设置操作记录，也没有及时的登记、储存打印材料，出现问题后都是互相推脱，并不 能及时的进行责任追究。 第二，数据文件方面。大部分的企业都会备份输出的数据文件，认为备份就不需要 进行保护了，导致文件资料丢失，造成数据文件恢复性不强的

7、现象。 第三，内部审计不到位。大部分的企业，各个部门各个审计人员自身对于电算化系 统并不是全面的了解，对此就对于内部审计、控制工作认识不全面，最终导致内审工作不 到位，继而增加了管理的难度。 （三）人员方面 我国大部分的企业都缺乏专业化的计算机应用人才，加上已有的员工基础知识、操 作理论等只适用于以往的做账方式，满足不了会计电算化应用要求，需要操作人员具备一 定的专业会计知识、计算机知识、财务软件应用技术等，对此还需要加强完善。 三、实践教学系统操作过程中的常见问题 （一）往来款项科目的期初余额发生变动，导致与真实余额不符 原因分析：在以下情况下，科目余额录入时，不能输入明细余额，而只能输入总

8、账 余额： 1.应收、预收科目未进行辅助核算中的“客户往来”设置； 2.应付、预付科目没有进行辅助核算中的“供应商往来”设置： 3.其他应收应付科目没有在辅助核算中进行“个人往来”设置。 在上述情况下导致试算不平衡的原因：在总账余额录入完成之后，会弹出相应的窗 口提示完善上述科目的辅助核算设置，由于之前已经录入总账余额，辅助核算的操作势必 在另外一种形式上增加了总账的最终余额，最终导致试算不能平衡。但是如果只进行辅助 核算更改，而不进行明细余额输入，虽然最终的试算平衡，但是在后续工作中，会导致凭 证输入或者账簿生成发生错误。 解决方法： 1.首先找到需要修改辅助核算设置的会计科目，双击，弹出入

9、 “修改”对话框，然后单击“修改”，进入相应的界面取消原本在辅助核算中进行的设置选项；2.返回会计科目期初余额录入的界面，将原本录入的科目余额修改为 0； 3.再次双击该会计科目进入“修改”对话框，重新设置所需要设定的属性； 4.按照提示，录入该科目的明细余额，从而生成正确的总账余额。 （二）出纳人员无法执行签字职能 原因一：在总账的选项设置中，没有对“出纳凭证必须经由出纳签字”选项进行设置。 解决方法：进入总账模块，单击“设置”，选中”选项”进入选项设置窗口，点击“权限”标签页，在权限控制中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”即可。 原因二：没有分清“出纳”和“出纳签字”的概念，导致在设置中出现

10、错误，并没有赋 予出纳“出纳签字”的权限。解决方法：分清两者区别，在“系统管理-权限-权限”窗口中选择 “总账-凭证-出纳签字”选项。 原因三：出纳找不到需要签字的凭证。解决方法：（1）确认凭证查询时所输入的时 间与所需要签字的凭证日期一致；（2）若现有的凭证中没有涉及“现金”或“银行存款”科目 的凭证，其他凭证不需要出纳进行签字。 原因四：未对现金科目和银行科目进行指定设置，出纳无法执行“签字”职能解决方 法：找到“基础设置”，选择“财务”选项中的“会计科目”选项，打开“会计科目”选项，单击菜 单栏中的“编辑”，在下拉菜单中选中“指定科目”选项，进入“指定科目”设置窗口，接着选 中现金科目，

11、然后在待选科目栏选中“1001 库存现金”，点击“”，同样完成银行科目的指 定，最后单击“确定”按钮。 （三） “应收账款”“应付账款”等债权债务类科目无法设置受控系统 原因分析：当一个企业涉及多个客户或者供应商的时候，就需要对如应收账款类的 债权科目以及应付账款类的债务科目录入明细，因而需要对两者的受控系统进行设置。而 如果未对上述会计科目进行相应的辅助核算设置时，就会造成上述会计科目无法设置受控 系统的情况。解决方法：首先将如应收账款类的债权科目以及应付账款类的债务科目在辅 助核算中分别设置为“客户往来”和“供应商往来”，其次，在设置页面下方，选择受控系统。 需要注意的是会计科目一旦被使用

12、，原先受控系统设置为“应收系统”“应付系统”的科目将 不能再变更受控系统。当上述会计科目被设置了受控系统后，就只能在相应的模块中进行 使用，如“应收账款管理系统”或者“应付账款管理系统”，总账模块中无法使用相关科目进 行业务处理，如若系统中没有启用相应的模块或没有购买相应模块，则需要重新设置会计 科目受控系统为“无受控系统”，才能继续在总账模块中进行使用。 （四）人员档案不能增加 原因一：增加人员档案时，没有选中二级部门，只选择了一级部门，从而造成无法 添加人员档案。解决方法：添加人员档案时，选中最低一级的部门类别，再进行添加。 原因二：当薪资系统模块中进行业务处理需要添加人员档案时，本模块是

13、无法添加 的，需要进入基础设置中进行添加。解决方法：退出薪资系统模块，进入“基础设置”中的 “基础档案”，选择“人员档案”选项，进入到添加人员档案的窗口，选择部门类别，点击增 加即可。 （五）无法进行工资项目设置中的公式设置 原因分析：没有添加相应的人员档案。解决方法：系统操作有着严格的顺序要求， 在设置好部门类别的基础上，添加人员档案，之后才能进行工资项目设置中的公式设置。 顺序如有错误，将无法进行相关设置。 （六）工资分摊错误 原因一：工资变动页面上数据出现了错误解决方法：确认工资变动页面上的数额是 否正确，若不正确，会导致工资分摊错误。 原因二：在工资分摊设置中，工资项目、借贷方科目设置

14、错误。解决方法：确保工 资分摊设置里，相关设置是正确的。 原因三：部门的类别和人员类别不相符，使得工资分摊出现错误。解决方法：修改 相关的人员档案或者部门档案，使得两者相匹配。 原因四：M 行工资分摊时，没有选择“明细到工资项目”解决方法：重新进入“工资分摊”，选中“明细到工资项目”，重新计算。 （七）初始设置出现错误 原因分析：在进行固定资产初始设置时，信息设置错误。部分信息在初始设置过后 可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解决方法：（1）若是后期可修改的信息， 进入“固定资产-设置-选项”，点击“编辑”，对初始设置进行修改；（2）若是后期不可修改 的信息，可进入“固定资产-维护”

15、选择“重新初始化账套”，则重新进入初次启用固定资产管 理模块的状态，但是需要注意的是选择“重新初始化账套”，会使得原先在固定资产管理系 统中录入的信息丢失。 （八）录入完原始卡片，对账不平衡 原因分析：由于录入固定资产原始卡片时，金额输入错误。解决方法：点击“固定资 产”“卡片”“卡片管理”，如果是固定资产系统的原值与总账的原值不平衡，将每一张固 定资产原始卡片的原值与实验资料核对，查找原始卡片录错的原值，并改正即可。如果是 固定资产系统的累计折旧与总账的累计折旧不平衡，同理。 （九）进行日常业务处理后，对账不平衡 原因一：在固定资产管理系统未完成制单工作时：确保制单工作已经顺利完成。在 固定

16、资产模块中找到“处理”选项，单击，选择“批量制单”，先完成没有制单为业务。然后 在总账系统分别进行出纳签字、审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。 原因二：在固定资产管理系统完成所有制单工作后，未在总账模块中进行审核记账 解决方法：制单工作已经完成，但是还没有在总账模块中审核记账，则在总账系统分别进 行出纳签字、审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。 原因三：在固定资产系统已完成所有需制单的业务的制单，在总账系统记账完毕， 在固定资产管理系统对账仍然不平衡，这种情况一般是固定资产中业务减少所导致的，通 常制单中的“累计折旧”科目的金额是系统自动生成的，但是这个金额是本期计提折旧前的 累计金额，而非本期实际累计的金额。而正确的金额是计提折旧后该固定资产的卡片中“累 计折旧”金额（此时该固定资产的卡片已被删除，无法查看）或是折旧清单中该固定资产累 计折旧的金额，最终导致固定资产系统的累计折旧与总账的累计折旧不平衡。解决方法： 改正步骤：（1）账套主管取消记账，对该凭证取消审核；（2）制单员登录企业门户，点 击“业务工作”“财务会计”“固定资产”“处