Access 数据库与程序设计[卢湘鸿主编][电子教案]

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1、作 者：陈 洁2006年8月1日2第4章 创建与使用表 4.1 创建表4.1.1 使用向导创建表4.1.2 使用设计器创建表4.1.3 利用输入数据创建表4.1.4 在表中输入记录 4.1.5 表的进一步设计 4.2 表的基本操作4.2.1 表的版面设置 4.2.2 打印记录 4.2.3 表的复制/删除/重命 名4.2.4 数据的导入与导出4.3 排序和筛选记录 4.3.1 排序记录4.3.2 筛选记录 4.4 建立索引和关系 4.4.1 建立索引4.4.2 建立关系 4.5 域聚合函数 34.1.1 使用向导创建表在Access中，利用表向导可以建立常用类型的数据表。 Access通过提供示

2、例表帮助用户快速完成表结构的定义。 用户只能从示例表所提供的示例字段中选择需要的字段 ，对于示例表没有提供的字段，用户可以在向导创建工作结 束后，用表设计器进行补充和修改。 44.1.2 使用设计器创建表使用表设计器可以创建和修改用户需要的各种表结构，包 括定义字段、选择字段的数据类型、设置字段的属性和定义 主键等。 1设计方法 （1）打开数据库窗口，选择“表”对象，然后双击“使用设计 器创建表”选项，打开表的设计视图。 （2）在设计视图中定义表的各个字段，包括字段名称、数 据类型和说明。 （3）根据需要，设置字段属性，如字段大小、标题、默认 值等。 （4）根据需要，定义一个主键。 （5）根据

3、需要，建立索引。 （6）选择“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，保存表对 象。 5使用设计器创建表（续1）2字段的命名规则 （1）字段名可以是164个西文或中文字符。 （2）字段名中可以包含字母、数字、空格和特殊字符（除 句号 (.)、感叹号 (!)、重音符号 () 和方括号 ( ) 之外）的 任意组合，但不能以先导空格开头。 （3）字段名中不能包含控制字符（从 031的ASCII 码） 。 6使用设计器创建表（续2）3字段的数据类型 （1）文本n 存储文本、数字或文本与数字的组合，最多为255个中 文或西文字符，默认为50。n 文本类型的数字不能用于计算，只能用于名称、电话号 码、邮政

4、编码等。 （2）备注n 存储较长的文本，最多为64,000个字符。 （3）数字n 存储数值数据，长度为1、2、4、8等字节。n 具体的数字类型可由“字段大小”属性进一步定义。 （4）货币 n 存储货币值，字段长度为8个字节。7使用设计器创建表（续3）3字段的数据类型 （5）日期/时间n 存储日期和时间数据，允许范围是100/1/1 9999/12/31。n 日期/时间数据可用于计算，长度为8个字节。 （6）自动编号n 内容为数字的流水号（初始值默认为1），长度为4个字 节。n 在数据表中每添加一条记录时，Access都会自动给该字 段设置一个惟一的连续数值（增量为1）或随机数值。 自动编号字段

5、的值由系统设定，不能更改。 （7）是/否n 存储布尔数据，只有两个取值：“是”或“否”(Yes/No)，“ 真” 或“假”(True/False)，“开”或“关”（On/Off），长度为1 位。8使用设计器创建表（续4）3字段的数据类型 （8）OLE对象n OLE对象是指在其他应用程序中创建的、可链接或嵌入 （插入）到 Access 数据库中的对象。字段长度最多为 1 G 字节。 （9）超链接n 保存超链接的地址，可以是某个文件的路径UNC或URL 。该字段最多存储 64,000 个字符。 （10）查阅向导n 选择该字段类型后，会启动一个“查阅向导”，允许用户 使用组合框选择来自其他表或来自值

6、列表的值，字段长度 为 4 个字节。n 严格说，查询向导不是字段类型，而是帮助用户设计查 阅列的辅助工具。 9使用设计器创建表（续5）4定义主键n 主键能够惟一地标识表中的一个记录。n 主键可以由一个或多个字段组成，分别称为单字段主键 或多字段主键。 （1）主键的作用 n 提高查询和排序的速度。n 在表中添加新记录时，Access会自动检查新记录的主键 值，不允许该值与其他记录的主键值重复。n Access自动按主键值的顺序显示表中的记录。如果没有 定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。 （2）主键的特点n 一个表中只能有一个主健。n 主键的值不可重复，也不可为空（Null）。10使用设

7、计器创建表（续6）4定义主键 （3）定义主键的方法n在表的设计视图中，选择要定义为主键的一个或多个字 段，然后单击工具栏上的“主键”按钮。n定义主键后，在主键左侧会显示一个钥匙状的图标 ，表 示该字段已被设为主键。11使用设计器创建表（续7）5修改表结构 （1）插入新字段n 将光标置于要插入新字段的位置上，执行“插入|行”命令 。 （2）删除字段n 将光标置于要删除的字段行，执行“编辑|删除行”命令。n 如果被删除字段中已经存储了数据，则该项数据将全部 丢失。 （3）改变字段的位置n 拖动字段选定器将该字段移到新的位置。 （4）修改字段n 修改字段的名称和数据类型，文本和数字类型的字段还 可以

8、修改大小。 如果字段中已经存储了数据，则修改字段类型或将字段 的长度由大变小后，就可能会造成数据的丢失。124.1.3 利用输入数据创建表用户可以先输入一组数据，Access会根据输入数据的特 点自动确定表中的字段以及字段的数据类型，从而建立新表 。 （1）在 “新建表”对话框中，选择“数据表视图”选项，打开 一个空的数据表视图。 （2）在各列中输入具有相同语义和数据类型的一组数据， 每一列对应一个字段。使用这种方法创建的表，通常还需要在表设计视图中对 表的结构作进一步修改，如修改字段名称和数据类型、定义 主键、设置字段属性等。 134.1.4 在表中输入记录 1. 输入记录n 在数据库窗口中

9、双击要输入记录的表对象，打开数据表 视图。n 自动编号类型的字段n 其值由系统自动生成，用户不能更改。n OLE对象类型的字段n 选中要插入对象的单元格，执行“插入|对象”命令。 n 超链接类型的字段n 直接在单元格中输入地址或路径n 选择“插入|超链接”命令，打开“插入超链接”对话框， 输入地址或路径。n 其他类型的字段n 直接在单元格中输入数据。 14在表中输入记录（续1）2保存记录 n 在数据表视图中，记录选定器为“箭头状” ，表示所指记 录未更改或已保存。n 记录选定器为“笔状” ，表示所指记录正处于编辑状态， 尚未保存。n 自动保存：当光标从上一个记录移至下一个。n 手动保存：选择“

10、记录|保存记录”命令。15在表中输入记录（续2）3编辑记录 （1）切换记录：利用数据表视图的左下方的浏览按钮。 （2）修改记录n OLE对象类型的数据，重新执行“插入|对象”命令。n 其他类型的数据，直接在相应的单元格中修改。 （3）删除记录：选定要删除的记录，按【Del】键。 （4）添加记录：表格末端的空白记录。 （5）复制记录n 选择要复制的记录，执行“编辑|复制”命令。n 将插入点移到目标位置，再执行“编辑|追加粘贴”命令。 对表进行频繁地删除或修改记录后，数据库文件可能变 得很大，可以对数据库进行压缩，以减小其尺寸。164.1.5 表的进一步设计1常规属性 （1）字段大小n 决定一个字

11、段所占用的存储空间。n 该属性只对文本、数字和自动编号类型的字段有效。 （2）格式n 控制数据在数据表视图、窗体、报表等界面中显示或打 印的样式。n 可以选择系统预定义的格式，也可以自定义格式。 （3）输入掩码n 是输入数据时必须遵守的标点、空格或其它格式要求， 它可以限制数据输入的格式，以屏蔽非法输入。 格式与输入掩码的不同。 17表的进一步设计（续1）（4）标题n 字段的“标题”文本将作为数据表视图、窗体、报表等界 面中的栏目名称。n 如果没有为字段指定标题，Access默认用字段名作为各 列的标题。 （5）默认值n 为一个字段定义默认值后，在添加新记录时Access将自 动为该字段填入默

12、认值，从而简化输入操作。n 默认值的类型应该与该字段的数据类型一致。 （6）有效性规则和有效性文本n 有效性规则用于指定对输入到本字段的数据的要求，以 保证用户输入的数据是正确有效的。n 有效性文本用于指定输入数据违反有效性规则时的提示 信息。18表的进一步设计（续2）（7）必填字段n 只有“是”和“否”两个值，取值为“是”，表示本字 段必须输入值，不允许为空；取值为“否”，表示本字段 可以不输入值。 （8）允许空字符串n 有“是”和“否”两个取值，“是”表示字段中可以不 输入字符。 （9）Unicode压缩n 有“是”和“否”两个取值，“是”表示字段中可以存 储和显示多种语言的文本。 （10

13、）输入法模式n 该选项只对文本型字段有效，表示当焦点移至该字段时 ，输入法如何起作用。n 随意、开启、关闭19表的进一步设计（续3）2查阅属性n 为文本、数字和是/否类型的字段设置查阅属性。n 该属性主要是设置在数据表视图或窗体中显示或输入数 据时所用的控件。 204.2.1 表的版面设置利用“格式”菜单中的命令，可以更改数据表的工作版面。n 字体格式、表格的行高和列宽n 单元格的效果和背景色、边框和线条样式n 可以隐藏列或冻结列214.2.2 打印记录Access提供了直接打印记录的功能，无需生成报表，就可 以把表中的记录打印出来。 n 打开数据表视图，执行“文件|页面设置”命令。n 在“页

14、面设置”对话框中选择纸张、设置页边距等。n 选取要打印的记录，默认为全部打印。n 执行“文件|打印预览”命令，预览要输出的记录。n 执行“文件|打印”命令。 224.2.3 表的复制/删除/重命名1复制表 n 在同一个数据库中复制表n 在数据库窗口中选中准备复制的数据表，然后执行“编 辑|复制”命令，再执行“编辑|粘贴”命令。n 将表从一个数据库复制到另一个数据库n 在数据库窗口中选中复制的数据表，执行“编辑|复制” 命令。n 打开接收表的数据库，执行“编辑|粘贴”命令。2. 删除表 n 在数据库窗口中选中要删除的数据表，按【Del】键。3. 表的重命名n 在数据库窗口中右击要重命名的表，选择

15、“重命名”命令 。234.2.4 数据的导入与导出通过数据的导入和导出，可以实现与其他程序之间的数据共 享。 1. 数据的导入 n 将其他程序产生的表格形式的数据复制到Access数据库 中，成为一个Access数据表。n 在Access数据库窗口中执行“文件|获取外部数据|导入”命 令。 2数据的导出n 将Access数据表中的数据输出到其他格式的文件中。n 在Access中打开要导出数据的表，执行“文件|导出”命令 。 244.3.1 排序记录1. 表中记录的组织n 默认情况下，表中的记录是按输入的顺序排列。n 如果对表定义了主键，则表中的记录会自动按主键值排 列。n 如果要按非主键值排列

16、记录，可以使用Access的排序功 能。 2. 排序结果n 排序是以一个或多个字段为依据，将表中的记录按照一 定的逻辑顺序排列。n 排序的方式有升序和降序两种。n 通过排序可以使具有相同排序字段值的记录组织在一起 。25排序记录（续）1快速排序n 对基于一个或多个相邻字段的数据可以进行快速排序。n 排序字段从左到右依次为主要排序字段、次要排序字段 。 n 方法n 在数据表视图中，将光标定位在性别列的任一单元格 中。n 单击工具栏中的“升序排序”按钮。 2高级排序n 对表中的多个不相邻的字段按不同的方式排列。n 方法n 在数据表视图中执行“记录|筛选|高级筛选/排序”命令 。n 在“筛选”对话框中设置排序字段。n 执行“筛选|应用筛选/排序”命令。264.3.2 筛选记录筛选是根据用户指定的条件从一个表中找出所有满足该 条件的记录，而将不满足条件的记录暂时隐藏起来，在筛选 的同时还可以对表进行排序。 1按选定