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1、 管理文秘教程1课前语二、为什么要选这门课 （一）修满学分 （二）掌握本领 （三）考公务员 （四）市场的需求和同学们的现 状2课前语 三、课程介绍 （一）性质和任务本课程的教学目的在于通过教 与学，使学生正确理解与掌握管理文 秘的基本理论、基本知识与基本技能 ，初步具有科学研究的能力和实践操 作能力，既满足学生进一步深造学习 从事管理文秘理论研究的要求，又为 学生走出社会从事管理文秘工作打下 良好的基础。3具体任务n学会如何保持专业形象及商务礼 仪n掌握沟通、时间管理、缓解工作 压力等职业技巧n掌握公文写作、会议筹划与管理 的基本方法n学会如何高效处理办公室事务4课前语三、课程介绍 （二）教学
2、内容及特点根据培养“创业型”人才的“宽 口径”特点和学生将来的实际需要，管理文秘 课程的教学内容，是全日制高等院校文秘专业 的现代秘书学、公文写作与处理两门课程基本 知识和基本技能的综合。这样便于突出实用性 ，贯彻“少而精”的原则，使学生能够真正做 到学有所得，学以致用。同时，“公文写作与处理”知识 点又是国家公务员录用考试内容。学好这门课 ，也为同学们以后参加国家公务员录用考试打 下基础。5国家公务员录用暂行规定指出 : 对公务员的录用采取笔试和面试两 种方式，考查应试者的公共基础知识、 专业知识水平以及其他适应职位要求的 一般素质与能力。 笔试阶段进行的考试分为： 1.行政职业能力倾向测验
3、 (A、B) (1)数量关系 (2)判断推理 (3)常识 (4)言语理解与表达 (5)资料分析 62.申论 “申论”一词，语出孔子的“申而 论之”。“申”字有“说明”、“申述 ”之意，如“三令五申”、“重申前令 ”、“申明立场”等，都取此意。这是 “申”字的基本义项，也 是其常用义。 而“申论”一词，除了“说明”、 “申述”之外，还要进行“论说”、“ 论述”和“论证”，亦即对事件、材料 、问题、现象、事理等进行分析和说明 。 在“申论”试卷中，是要求考生就 所给定的背景材料，通过仔细阅读和系 统分析，形成自己的看法和观点，展开 有理有力有节的论述，从而论证自己的 见解和主张。7课前语 三、课程
4、介绍 （三）教学用书 管理秘书实务赵锁龙编著，中国人民大学 出版社2004出版8课前语三、课程介绍 （四）推荐参考书 1. 秘书工作案例及分析（孟庆荣主 编，清华大学出版社2007，定价23元）； 2.秘书学概论(常崇宜主编，线装书 局2000年出版) 3.现代公文写作与公文处理新编（修 订本）(裴传永、李晓波主编，中共中央党 校出版社2002年9月出版) 4.文秘写作（孙春旻、赵文彤编著 ，西北大学出版社2002年8月第1版） 5.公文处理新规范（傅西路主编， 中国城市出版社2001年4月第1版）9课前语 三、课程介绍 （五）课时安排本课程的课时总数为48个学 时，每周3个学时，分16周学完
5、（实际 是15次课，最后1次是随堂开卷考试） 。课程总学分3个。（六）授课形式讲授为主，讨论为辅。学 生以组为单位，每组请一位学生讲一个 专题。10课前语四、要求 （一）到课率一门课，16次，希望同学们 每次都到。如果同学确有不能来上课的 事，也请事先履行请假手续，最好要有 书面的请假条。如遇生病住院之类的突发事 件，至少也应该给我发一条手机信息。总之，强调到课率也是从这 门课的完整性、系统性来考虑的。也体 现老师对同学们是负责任的。11课前语 四、要求 （二）平时分平时分主要是和到课率、作 业情况、课堂表现挂钩。到课率高的、作业完成质量 优的、课堂表现好的，平时分将能获得 20分的满分。若总
6、缺课次数（包括病假、 事假）多于5次，将不能获得期末考试 资格(这是学校的规定)。12课程简介n第一讲 管理文 秘概论n第二讲 行政 文秘人员职业形像设 计n第三讲 现代 商务礼仪n第四讲 沟通 技巧训练n第五讲 文秘 的时间管理n第六讲 如何 缓解工作压力n第七讲 办公室事 务n第八讲 口才训练 与电话技巧n第九讲 会议的筹 划与管理n第十讲 公文写作 技巧n第十一讲 办公室 沟通n第十二讲 接待工 作技巧13第一讲 管理文秘概论14课程内容 一、基本概念q管理的含义q秘书的含义q文秘职能及文秘管理原则q管理与文秘的关系q管理文秘的特点；q管理文秘的作用；q管理文秘的分类。 二、实践思考q
7、什么样的人员适合做行政文秘人员q 行政文秘人员需要具备什么样的能力q 行政文秘人员需要掌握的专业技能q 行政文秘人员的主要工作15n管理的含义n泰勒：确切知道要别人去 干什么，并指导他们用最好最 经济的方法去做。n孔茨：管理就是设计和保 持一种良好环境，使人在群体 里高效率地完成既定目标。16n秘书的含义n美国的定义：具有熟练的办公室 工作能力，不需上级敦促即能主动负 责、积极进取、干练果断地在授权范 围内作正确决定的经理助手。n日本的定义：是帮助与处理各种 事务的工作人员。n中国：秘书是领导人的事务与信 息助手。17办公室人员是一群怎样的人让光明日报告诉你 办公室工作人员=牛+狗+兔子+ 王
8、八18让光明日报告诉你 n四种动物描画“办公室精神”：要像牛一样干活。要像狗一样看家。要像兔子一样奔跑。要像王八一样憋气。19所谓“行政文秘人员”n包括机关、企业、团体等 内部负责管理、服务工作的行 政人员、文秘人员等。n主要工作： 为领导服 务。 为各部门 服务。 为人民群 众服务20文秘职能古时君王视秘书为股肱之 臣。当今领导人用秘书如左膀右臂。 秘书是领导人的智囊和助手。他辅助 领导人从事各项管理工作，负有参政 设谋，协调综合，督促检查，拾遗补 缺等重大责任。就其总体职能而言，可简 单地概括为参与政务与处理事务两大 项。这两大职能具有相互联系的辩证 关系：办事是参谋的基础，参谋融汇 于办
9、事过程之中。21职能：n行政事务管理包括规章管理 、办公环境管理、会议管理、信息管 理、内部监察以及企业股份管理等内 容。n办公事务管理包括日常办公 事务管理、公关事务管理、办公物品 管理、文书资料管理、财产管理、生 活福利管理以及安全卫生管理等内容 。22文秘管理的基本原则n从实际出发，按客观规律办事的 原则n分工协作，统一指挥的原则n依法管理的原则n注重效率的原则n公私分离原则n技能转移原则n弹性例外原则n前提：符合党和国家的路线、方 针、政策，符合有关的法律、法规。23新形势下办公室工作的“四个转变”从偏重办文办事转变为既办文办事， 又出谋划策。从单纯收发传递信息转变为综合处理 信息。从
10、单凭老经验办事转变为科学化管理 。从被动服务转变为主动服务。24n管理与文秘的关系n在管理学的视野下考察秘书行为 活动，从计划、组织、监督、控制和 协调的角度去探讨秘书实务活动。25n管理文秘的特点和作用n一、特点：从属性、事务性、辅 助性、被动性、隐匿性n二、作用：枢纽作用、参谋作用 、助手作用、协调作用、耳目作用、 门面作用26游戏：心目中的你n请评出我们班里你认为最 适合做行政文秘人员的同学n至少列出五条原因27什么样的人适合做行政文秘人员n个人条件n个性要求n品质要求28（一）个人条件n学历n性别n年龄n外貌n体质n视力n听力29n比尔盖茨：第一任秘书：21岁 ，不多入就换了42岁。3
11、0男人适合做行政 文秘工作吗？讨论：31WH0规定了衡量一个人是否健康 的十大准则： 1.有充沛的精力，能从容不迫地 担负日常生活和繁重工作，而且不感 到过分紧张与疲劳。 2. 处事乐观，态度积极，乐于 承担责任，事无大小不挑剔。 3. 善于休息，睡眠好。 4. 应变能力强，能适应外界环 境的各种变化。 5. 能够抵抗一般性感冒和传染 病。326. 体重适当，身体匀称，站立 时，头、肩、臂位置协调。 7. 眼睛明亮，反应敏捷，眼睑 不易发炎。 8. 牙齿清洁，无龋齿，不疼痛 ；牙龈颜色正常，无出血现象。 9. 头发有光泽，无头屑。 10. 肌肉丰满，皮肤有弹性。33n形式：自由组合，两组辩论n
12、时间：3-5分钟n步骤：n自愿组合成“正方”与“反 方”n先请双方各派代表阐述论 点n然后，双方自由辩论n每人发言时间限制在2-3 分钟讨论34（二）个性要求n守时n谨慎n热情n合群n服从n自信n机智n勤快n整洁n自制n兴趣35（三）品质要求n忠 诚n负 责n正 派n廉 洁n诚 实n谦 逊n敏 感36行政文秘人员需要具备什么样的能力n办事能力n沟通能力37（一）办事能力n操作能 力n写作能 力n阅读概 括能力n编辑校 对能力n统计分 析能力38（二）沟通能力n交际能 力n口头表 达能力n协调能 力n组织能 力39行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一 ）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最
13、基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作 。打字速记写作编辑归档40行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二 ）序号专业技能名称具体解释6运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。 7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求 秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备。 9使用办公领域最先进、最
14、重要的设备的能力， 主要用于处理信息。 统计复制使用电信设备操作电脑41行政文秘人员的主要工作n辅助决策工作n信息工作n文书工作n会务工作n文书立卷和档案管理工作n查办工作n行政事务工作n上司交办的其他工作42行政文秘人员的主要工作（表一 ）工 作具 体 内 容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中 ，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广 泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和 储存。 文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰
15、拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办 。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常 成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。43工 作具 体 内 容档案工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 行政事务工 作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的 其他
16、工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）44小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序 号检测内容良一 般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。45小测试：你适合做文秘吗？（表二）序 号检测内容良一 般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地 表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。 11良好的职业道德和强烈的进取心。 12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排） 14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。 及时将企业内外部信息传递给经理。
