某OA系统设计项目项目建议书

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1、新疆移动OA系统设计项目项目建议书(讨论稿)毕博管理咨询二二年十月文件日期: *2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第2页q项目背景 2q中国新疆移动OA系统设计方案和思路.6q项目进度及双方配合方式19q项目组织与人员简历23q项目报价25q为什么选择毕博管理咨询29目录2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第3页项目背景2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第4页项目背景新疆移动公司为省市合一公司，组织结构如下图。五大中心均受网络部、市场部等各部的业务领导，中心下设有二级部，为三级管理模式，这样的业务流程、公文流转相对复杂总经理1人副总经理2人纪检组长、工会主席1人人中层管理 机构

2、12个15个地州市 分公司生产操作 中心5个新疆邮电设计 院、新疆通信 建设总公司2 个直属单位公司组织机构如下：2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第5页项目背景（续）公司机构名称如下：中层管 理机构综 合 办 公 室财务 部人 力 资 源 部发展计 划部网络部市 场 经 营 部审 计 室企业 信息 化建 设办 公室工 会辅 业 管 理 部机 关 党 委纪 检 监 察 室生产中心乌鲁木齐营销中心网络管理中心计费业务中心客户服 务中心数据中心直属单位新疆邮电设计院新疆通信建设总公司地、州市分 公司阿克苏 分公司阿 勒 泰 分 公 司克州 分公 司博 州 分 公 司昌吉州 分公司伊 犁 州

3、分 公 司和 田 分 公 司哈密分 公司克拉 玛依 分公 司喀什 分公 司奎屯 分公 司巴 州 分 公 司石 河 子 分 公 司塔 城 分 公 司吐鲁番 分公司2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第6页项目背景（续）新疆移动现有机构人员分布如下：2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第7页中国新疆移动OA系统设计方案和思路2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第8页中国新疆移动OA系统设计方案和思路7周4周5周周周现状访谈、调研 诊断性分析未来OA全面流程与架构设计第一阶段现状访谈、调研 诊断性分析第二阶段未来OA全面流程与架 构设计第三阶段未来OA系统软件选型与 开发周未来OA系统软

4、件选型与开发转变促成项目管理培训与知识转移项目周期约共 周2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第9页第一阶段 现状访谈、调研、诊断性分析q本阶段的主要风险：1)新疆移动规模大，分支机构多，对管理体系的理解有所差别；具体流程编制的方法 和步骤也不尽相同，建立统一的OA管理体系将会改变部分员工习惯的操作方法，因 此，会带来员工思想的抵触风险2)在较短时间内，较完整地收集新疆移动战略、组织架构、职责的关键流程、岗位、 信息系统方面的资料。由于涉及面较广，需要新疆移动作好事前的资料初步整理准 备工作。国有企业的大型项目经验告诉我们第一阶段的效果和进度直接取决于你们 的准备程度，包括管理层的想法是否

5、统一、支持力度大小、资料的集中归总3)访谈的进度取决于被访谈对象、时间安排的有效确定，调整事项的及时更新。集中 的访谈环境将有利于工作的紧密安排本阶段包括以下两个子阶段1) 项目启动2) 当前OA体系的分析 2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第10页第二阶段 未来OA全面流程与架构设计1.这一部分的工作中，我们将明晰新疆移动目前OA能力的状况，对新疆移动的 未来蓝图进行初步的设计，对管理现状与未来模式之间的联系进行分析，根据 新疆移动的战略目标确认差距所在，并考虑缩小差距的方法，为新疆移动将经 历的转变过程提供方向，并明晰未来实施的前提 2.本阶段的工作结论将直接影响软件系统的实施范围、

6、软件选型、实施工作以及 系统实施顾问公司的评估与选择。也将直接影响到项目后期新疆移动能够有效 的进行软件选型和开发，达到项目预期目标 本阶段的主要风险：1.能否正确定义新疆移动现在和未来的OA管理要求，包括：流程要求、管理要求、控制要求、分析要求等2. 能否正确搭建未来的管理运作模式，包括：总部对子公司、中心如何做到有所管有所不管，管理监控收放自如等3.能否正确定义这些要求的优先级 2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第11页第二阶段 未来OA全面流程与架构设计(续)本阶段包括以下三个子阶段 1.确定OA系统中各部门定位及组织架构 2.优化业务流程及确定关键岗位职责 3.确定未来OA系统软

7、硬件结构框架2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第12页第三阶段 未来OA系统软件选型与开发本阶段的主要风险： 1.如何保证应证应 能及时时、准确的向软软件供应应商提交邀标标文件、招标标文件、业务业务 需求清 单单、演示数据和演示模型2.针对具体的OA管理需求向软件商作明确解释 3. 在软件演示过程中要特别注意判别软件系统实现的真伪，对各OA的系统功能作出真实评判 4.软件对硬件环境要求估计的正确性。在通常情况下，硬件供应商在不了解公司对硬 件预算的情况下，对硬件的要求一般会估计略大，当知道有预算限制的时候，往往估 计的硬件环境会偏小，影响未来的运行速度 5.软硬件供应商为达到中标目的而采

8、取的各种不正当手段，而导致公司不能选择到合 适的软件 6.在软件购买合同中如何控制软件成本 7.顾问公司可能不擅长业务流程的优化，而基本照搬软件系统本身的参考模型 8.顾问顾问 公司可能缺乏一套有效、切合实际实际 的总总体项项目实实施方法论论（包括风险风险 控制、 项项目管理等方面），并且仅仅站在软软件应应用的角度及方法进进行项项目实实施管理 2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第13页第三阶段 未来OA系统软件选型与开发(续)本阶段包括以下三个子阶段 1. OA软件选型2.实施顾问公司选择3.可行性分析及项目立项报告编制这一阶段部分工作主要由新疆移动作为主导 2002 毕博管理咨询版权所

9、有。资料保密第14页转变促成 虽然人力资源问题不是本项目的重点，但由于财务管理业务流程和工作方式的改变可能会冲击传统的组织架构，使员工面临转变与挑战，因此，毕博将会在项目中协助新疆移动促成员工观念和工作方式的转变。毕博公司将采用独特的转变促成方法和模式，快速而有效地消减因员工工作惯性而产生的阻力，确保新系统功效得以充分发挥。大多数企业业的业务实业务实 施方案都只考虑虑了组织组织 在转变过转变过 程中的问题问题 。而我们则们则 会将转变转变 促成整合到我们们的工作方案中，并解决一个更为为重要的问题问题 员员工的个人转转变变。以下是毕毕博的转变转变 促成架构，其中阐阐述了转变过转变过 程的成功因素

10、，以及组织组织 与个人在转变过转变过 程中所需经历经历 的各个阶阶段 2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第15页转变促成 实现实现 - 实现所期望的转变， 评估结 果并确定转变计 划的调整。设计设计 - 制定转变计 划来缩短差距。 确定在转变过 程中的主要任务和 活动。决定所需的架构和管理机 制。导导入 - 设计和推行明确 的，符合企业远景目标的 成果 。结结束 - 理解转变对 个人造成的影 响，总结过 去的经验，为潜在的损 失作好准备。探索 - 克服恐惧和抗拒心理，尝试转 变并确认新的角色。开始 - 建立新的价值观，态度 和识别标 志，并了解转变实 施 所带来的切实益处。组织转变组织转

11、变个人转变个人转变转变的转变的 愿境愿境机构可转机构可转 变的程度变的程度现现状导入设计结束结束探讨开始领导能力个人和团队能力改进的流程沟通与交流绩效管理文化能力实现期望2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第16页转变促成 时间时间时间时间业业业业 绩绩绩绩开始推行开始推行A AB BC CD D不了解情况不了解情况 盲目乐观盲目乐观漠视漠视 抵触抵触反感反感寻求退路寻求退路绝望绝望了解现状了解现状悲观悲观尝试尝试体会理解体会理解 产生希望产生希望了解现状了解现状乐观乐观主动完成主动完成持续发 展持续发 展企业文化企业文化和和领导承诺领导承诺 将贯穿整个变革的推行过程将贯穿整个变革的推行过

12、程通过有效的交流 沟通使A最小化:通过深入的培训提高 个人及团队 能力使B 最小化设计 完善的转变项 目 管理，并构建新的绩 效考核体系使 C/D最 大化 接受接受2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第17页项目管理/质量管理 我们的项目管理服务核心是通过不同的项目小组与新疆移动的合作来平衡地管理控制项目范围、质量、工作量、风险和进度，从而成功地进行软件实施。我们将通过分阶段推进的方式来提供服务。以下是整个项目进程中，毕博公司主要的项目管理任务。该部分的工作包括：1.项目起始2.项目计划3.执行和控制4.项项目总结总结 2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第18页培训与知识转移 通过项

13、目的完整过程，使新疆移动掌握项目的主要工作方法及业务体系优化的主要技能，在项目的后阶段和结束之后，新疆移动能够拥有自己的一支团队持续地进行优化。同样，在未来的管理软件实施我们也遵循同样的承诺，希望通过我们的辅导和知识转移，在项目结束后，新疆移动能够拥有自己的系统维护队伍。因此，我们坚持新疆移动组建正式的项目小组和我们形成并肩作战的联合团队一起面临项目挑战和压力、学习发现、分析、解决问题，提供创造性的建议。培养作为未来管理层的后备队伍应具备的领导、协调、沟通、解决问题等方面的能力。项项目工作中的辅导辅导 培训训（On-the-job Training）将是我们们采用的主要形式，此外我们们会对对新

14、疆移动项动项 目小组组成员员提供如下的专题专题 培训训，其内容可能根据新疆移动动的具体情况作补补充或调调整 2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第19页中国新疆移动OA系统建议系统结构框架企业办公管理系统企业文化企 业 形 象信 息 发 布规 章 制 度电 子 期 刊技 术 交 流电 子 论 谈员 工 建 议办公管理业务管理项 目 管 理其它系 统(如： MIS等) 接口个人事务个 人 文 档今 日 工 作日 程 安 排电 子 邮 件个 人 设 置通 讯 录短 信 提 醒档 案 管 理收 文 管 理发 文 管 理呈 批 件公 告 与 通 知催 办 / 督 办业 务 联 系 单人 员 动 态

15、传 真 服 务会 议 审 批报 表 传 递电 子 报 销车 辆 管 理目 录 管 理档 案 管 理新疆移动公司OA系统采用全省集中式B/S体系结构，即服务器设在省公司，对地州分公司集中 管理、集中控制、统一维护； 在网络方面建议利用BOSS系统现已建成的MDCN物理传输网络，充分保证生产网和管理网的 安全。 2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第20页中国新疆移动OA系统软件架构整体架构Browser /Browser / Microsoft NetMeetingMicrosoft NetMeeting支撑数据库支撑数据库文档和文档和工作工作流管理流管理知识管理知识管理协同协同工作工作企业

16、培训企业培训开发开发工具工具实时支撑系统实时支撑系统无线接入无线接入BrowserBrowser IE/NetscapeIE/NetscapeOutlookOutlook 98/200098/2000Web AccessWeb AccessiNotes iNotes AccessAccess For OutlookFor OutlookMobile NotesMobile Notes客客 户户 端端服服 务务 器器 端端2002 毕博管理咨询版权所有。资料保密第21页中国新疆移动OA系统建网络框架互联网移动办公移动办公邮件服务器邮件服务器数据服务器数据服务器防火防火墙墙认证服务器认证服务器WebWeb 服务器服务器防火防火墙墙公司局域网外部外部访问者访问者总公司固定办总公司固