电子邮件礼仪专题教学课件PPT

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1、电子邮件礼仪Rev. 2013-10-102请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。3职场故事：女秘书职场故事：女秘书PKPK老板事件老板事件4职场故事：女秘书职场故事：女秘书PKPK老板事件老板事件5职场故事：女秘书职场故事：女秘书PKPK老板事件老板事件6职场故事：女秘书职场故事：女秘书PKPK老板事件老板事件本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了， 但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选 择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC( 上海

2、)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到 了这封邮件。瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职 业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人， 这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以 沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也 无人会接受。7大纲243 33 1电子邮件礼仪的目的电子邮件的收件人和主题电子邮件的内容、结尾、附件电子邮件的回复、转发8你会很惊讶地发现在当今这 个时代，一些管理者仍然没有意 识到电子邮件的交流是多么重要 ，许多管理者不及时地回复电子 邮件或根本不回复，或者回复邮 件的时候并不是回答那些问到的 问题。非常专业地处理电子邮件 会使你成为一个更好的管理者

3、， 会使你的公司很有竞争力。Phillip Hunsaker管理技能与方法附录C9为什么需要电子邮件礼仪？电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： 专业特性： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的 形象，“我很专业！” 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的 唯一方法。 效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务 规范性本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应 用，必使您获益良多10主送主送事件负责人，主要阅读该 邮件的人确定主送和抄送人员的方法：确定主送和抄送人员的方法：发给其他部门的同事的邮件，应

4、该抄送给本部门的 主管和对方部门的主管，如有必要应该抄送给主管的主 管。一般情况下，除非必要，不要抄送给主管的主管， 可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送 给某一个相关者，应该向主管咨询。抄送抄送事件相关人（如需求方、 产品经理、跟进助理、事 件负责人的直接主管等）密送密送不希望TO/CC看到的收件 名单，原则上不建议使用这件事你需要领导支持的 ，一定CC，一是出现偏差 时领导能及时指正你，二 是做了很多事情，也应该 让领导知道11事件发起人， 即该邮件的发 出者主送主送 原邮件的事件 相关人新增需知晓该 事件的人删除不该CC的 人抄送抄送不希望TO/CC 看到的收件名 单，原则上

5、不 建议使用密送密送注意：注意： 1、礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应 的位置，并且包含原文。只回复一个人是不礼貌的 ； 2、如果re：过多，请删除重复的，避免邮件标题 过长。12 主要阅读该邮件的人 一般转发邮件只有主送 人 如果FW：过多，请删除 重复的，避免邮件标题 过长。主主 送送需要转发的情况：需要转发的情况：1、邮件内容未到达应收 者 2、邮件内容值得共享注意：注意：无论主发或者转发，请慎用群发全体邮件避免成为“ 垃圾邮件”。131. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC) 收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”

6、抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管 都要了解你做的事 密送（BCC List) 发件人想把此邮件发送给他她但又不想被TO出公司邮件，必须抄 送给分管副总或总经理公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 思考：内部讨论定价问题被客户知道了?邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人 ，以节省大家的时间 非特殊情况下，不建议使用密送BCCBCC有可能看不到TO), question mark (?), exclamation mark (!): no space before, one space after (Except

7、ion: no space after if followed by the ending parenthesis.) Parentheses No space on either side of the text within the parentheses, one space on either side before and after. (Exception: no space after the ending parenthesis if followed by a punctuation.)3111. 特别注意不要使用感叹号 除了“您好！”、“谢谢！”之外，都不要使用 感叹号。

8、在书面沟通和电子邮件沟通中，使用感叹号就表 示拍桌子、大声吼叫、挥舞拳头、用中指指人 有的人甚至用一个感叹号还觉得不够，还用三个 ！，这是非常强烈的语气。感叹号：主要用在感叹句的句末，表示强烈的感情。感叹句 是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、 愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感叹号。 百度百科 3212. 结尾 Best Regards. 祝 工作顺利，身体健康！ 注意： 尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾，这显得不严 肃。如：3313. 落款签名 让别人知道您是谁或如何找到您 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室 电话、传真、手机(紧急时别人可以联系你)、电

9、子邮 件地址。对外联系的人员，也可以加上公司地址。 签名，要进行公司标准化，所有的人格式一致3413. 落款签名 发到国外的邮件 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公 室电话、传真、手机、电子邮件地址、公司地址。 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。Alice Liu Sales Engineer Marketing and Sales Department Shenzhen Deren Electronic Co., Ltd. Address: Deren Ind. Park, No.9, Road 33, Guangming Street, Guangming Distr

10、ict, Shenzhen, GuangDong, China, 518107 Tel: +86-755-3326 0000 ext 8016, Fax: +86-755-3326 0333, Mobile: +86-13912345678 Email: A3513. 落款签名思考： 你发给对方一个邮件，但没有署名。对方收到时 ，不知道是谁发的邮件，还要去猜“这是谁啊” 对方收到你的邮件，你却没有留联系电话，对方 想打电话给你，还要去翻通讯录，多麻烦啊。甚 至还没有你的通讯录 落款位置 电子化邮件，落款签名直接居左对齐，不必靠右 特别注意，当你使用别人的邮箱时，要写上发 件人(你自己)的姓名，

11、避免收件人误会。3614. 日期和时间格式 避免：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日 呢) 美国、台湾：2011年9月5日 英国、香港：2011年5月9日 避免：5/611, 5/611, 5/62011 虽然表明是2011年，却不清楚是5月6日还是6月5日 避免：5/6, 6/5 您谁能说清这是哪一天？ 正确的写法：2011年4月7日，2011-03-25 或用英文：April 21st, 20112011、3、252011.3.2537日期和时间格式 时间格式 12小时格式: 上午9:00，下午 2:00；9:00am，2:00pm 24小时格式: 9:00，14:

12、00; 注意：12:00am指午夜；12:00pm指中午， 所以不要写：“会议时间：2/6, 11:00-12:00am” 2月6日 还是 6月2日？ 是半夜还是上午？(有时候与美国客户开会，中国是晚上，对方正好是白天)3815. 语气 使用“请求”的语气以示尊重，不要用“命令” 的语气。不好请各事业部将XX表于明天报上来，谢谢。 （你认为很客气？，其实存在着严重官僚）好请各事业部将XX表于明天发给我，谢谢。不好附件是XXX文件，请查收！ （除了“你好！”“谢谢！”再不要用感叹号）好附件是XXX文件，请查收，谢谢！3916. 字体、颜色、缩进 商务邮件具有其严肃性 不要采用不同的字体，除非很必

13、要 不要使用不同的颜色，除非你想用不同的颜色强调 某些东西 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”， 因为用另一软件打开它们可能导致文本不对齐 发给公司外部的邮件，避免使用上述不兼容的格式4017. 附件-1 在邮件的正文中要提及所加附件的名称 杀毒软件可能删除带病毒的附件 在邮件的正文中要强调附件中的重点 节省收件人时间 压缩文档，文档通常不要大于5MB 加快传输速度 附件大于5MB时要压缩 压缩格式使用ZIP格式，Win7可以直接打开 发送邮件前应打开附件进行检查 确保所加附

14、件是正确的文件和版本4117. 附件-2 文件名称 (Filename) 文件名要易于理解，并且有唯一性，例如 “2013wk40生产会议记录.doc” 不要把相同的文件名用在不同的版本中 遵循文件命名规则 文件内容 文件标题(Title)要清楚 总是显示作者姓名及日期(注:不要使用自动更新 日期). 如果超过1页，要设置“页码/总页数” 预览文档，尤其是Excel文档(有时所见非所得) 保存前，先将光标移到想让收件人阅读的位置。4217. 附件-3 如果附件是图形文件： 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间 长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片 图形文件

15、要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来 看。如果原图是横向或倒向，请先进行图像旋转后再加上 附件。 如果Office文档中包含图形： 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 不要直接贴上bmp文件 你知道吗？ 现在常见的数码相机的像素为800万，1000万，1200 万。用这样的相机拍的照片，每张照片文件的大小是多大 ？这样的照片，一个邮件能发几个？4318. 回复(Re)或转发(Fw) “收件人” 和 “抄送” 回复或转发时，检查 “收件人”、“抄送”内的名单，加上那 些必须包括的，删除那些不需要抄送的 礼节性回复 如果你是主要的信息接收者(即表明你的名字在“收件人”中) ，收到邮件时总是答复“谢谢”、“我明白”以确认你收到邮 件 对于礼节性回复，你可仅仅回复给发送者 (不要回复给所有人) 删除不必要的先前的邮件和/或附件4418. 回复(Re)或转发(Fw) 删除不必要的先前的邮件和/或附件 部门助理或联络窗口转发邮件 及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管 一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进 回复错发的邮件 由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到 别人错发的邮件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件 ？”当然，附上原邮件。4519. 如何更新邮件(update)