第2章-数据库和表

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1、 2学习目标n掌握创建数据库的方法。n熟悉表的组成，掌握建立表结构的操作。n理解输入掩码、有效性规则、默认值、索引等概 念，能够为字段设置这些属性。n理解表间关系的概念，掌握建立表间关系的操 作。n理解查阅列表的概念，并掌握相关操作。n能够根据需要修改表结构、调整表外观。n能够根据需要对表进行排序，或筛选表中数据。3第2章 数据库和表2.1 创建数据库2.1.1 创建数据库2.1.2 打开和关闭数据库 2.2 建立表2.2.1 表的组成2.2.2 建立表结构2.2.3 设置字段属性2.2.4 建立表间关系2.2.5 向表中输入数据2.3 编辑表2.3.1 修改表结构2.3.2 编辑表内容2.3

2、.3 调整表外观 2.4 使用表2.4.1 排序记录2.4.2 筛选记录42.1 创建数据库n Access是一个基于关系数据模型的数据库管理系统，在中小型数据 库应用系统的开发中得到广泛应用。n Access使用户能够方便地组织和管理数据库信息，以及在Access环 境下开发数据库应用系统。 52.1.1 创建数据库n 创建数据库有两种方法，一是先建立一个空数据库，然后向其 中添加表、查询、窗体和报表等对象；二是使用Access提供的模 板，通过修改模板内容创建数据库。Access 2010创建的数据库 文件的扩展名是.accdb。6创建数据库n 创建空数据库n 打开“文件”选项卡，选择“新

3、建”命令，再选择“空数据库”类别。n 空白数据库中不包含任何其他数据库子对象，是一个空的数据库容器。 用户可以根据实际应用的需要，添加表、查询、窗体、报表、宏、模块等 数据库对象。 7n 使用模板创建数据库 n 模板是一种预先设计好的包含某个主题内容的数据库（模 板文件的扩展名为.accdt），在模板数据库中已建立了表、查 询、窗体、报表等与主题相关的数据库对象，可以使用Access 自带的样本模板，或者从O下载模板，也可以使用用 户自己设计的模板。n 打开“文件”选项卡，选择“新建”命令，双击“样本模 板”类别，打开“样本模板”列表，选择一个模板，如“学生 ”。n 利用模板创建的数据库中会包

4、含表、查询、窗体、报表、 宏和模块等子对象，但没有具体数据。n 用户可以根据实际应用的需要修改这些对象。 创建数据库8创建数据库92.1.2 打开和关闭数据库n打开数据库通常有两种方法：启动Access时打开已有文件 和启动Access后用“打开”菜单命令打开。n 关闭Access通常有4种方法：n 单击主窗口的“关闭”按钮。n 依次单击“文件”“退出”命令。n 单击标题栏的控制图标，在打开的窗口控制菜单中选择“关闭”菜单命 令，或双击标题栏的控制图标。n按【Alt+F4】组合键或【Alt+X】组合键。102.2 建立表n 表是Access数据库的基础，是存储和管理数据的对象， 也是数据库其它

5、对象的数据来源。在建好空数据库后，要建 立表对象和各表之间的关系，以提供数据的存储架构，然后 逐步创建其它Access对象，最终形成完整的数据库。112.2.1 表的组成n Access表由表结构（字段）和表内容（记录）两部分组 成。其字段描述了表的结构，主要包括字段名称、数据类型和 字段属性；记录描述了表中存储的数据。n 一个表中的同一列数据应具有相同的数据特征，称为字段 的数据类型。数据类型决定了数据存储方式和使用方式。 Access 2010提供了12种数据类型，分别是文本、备注、数 字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链 接、计算和查阅向导。n 字段属性即表的组织形式

6、，包括表中字段的个数，各字段 的大小、格式、输入掩码、有效性规则等。 12Access的数据类型132.2.2 建立表结构n 建立表结构包括定义字段名称、数据类型，设置字段的属 性等。建立表的方法有两种：使用数据表视图和使用设计视 图。n 使用数据表视图14建立表结构n 使用设计视图152.2.3 设置字段属性n 字段大小n 决定一个字段所占用的存储空间。n 该属性只对文本、数字和自动编号类型的字段有效。n 格式n 控制数据在数据表视图、窗体、报表等界面中显示或打印的样式。n 可以选择系统预定义的格式，也可以自定义格式。n 输入掩码 n 输入数据时必须遵守的标点、空格或其它格式要求，可限制数据

7、输 入的格式，以屏蔽非法输入。n 默认值 n 在添加新记录时为字段填入的预设值入。n 默认值的类型要与该字段的数据类型一致。16设置字段属性n 有效性规则n 用于指定对输入到本字段的数据的要求，以保证用户输入的数据是 正确有效的。n 有效性文本n 用于指定输入数据违反有效性规则时的提示信息。n 必需 n 取值为“是”，表示必须输入值；取值为“否”，表示可以不输入 值。n 允许空字符串 n 指定字段是否允许零长度字符串。17索引n 在Access中可以基于单个字段或多个字段建立索引n 通常对表中经常检索的字段、要排序的字段或在多表查询 中作为联接条件的字段建立索引。n 备注、超链接和OLE 对象

8、类型的字段不能建立索引。n 索引的类型n 主索引：主键就是主索引，主索引也就是主键。n 唯一索引：索引字段的值必须是唯一的，不能有重复。n 主索引只能有一个，唯一索引可以有多个。n 普通索引：索引字段的值可以有重复。 18索引n 建立索引n 单字段的索引可以通过设置“索引”属性建立。n “无”表示不建立索引。n “有（有重复）”表示建立索引，且索引字段值允许重复。n “有（无重复）”表示建立索引，且索引字段值不允许重复。 n 多字段的索引可以在索引对话框中建立。n 打开表设计器，选择功能区中的“索引”命令。设置是否为主索引设置是否为惟一索引192.2.4 建立表间关系n 两个表之间可以通过公共

9、字段或语义相同的字段建立关系，以便 同时查询多个表中的相关数据。n 联接字段不一定要有相同的名称，但数据类型必须相同。n 联接字段在一个表中通常为主键或主索引，同时作为外键存在 于关联的表中。n 关系中处于“一方”的表称为主表或父表，另一方的表称为相 关表或子表。 n 操作方法n 在功能区中选择“数据库工具”“关系”“关系”按钮。n 在“显示表”对话框中将各表添加到“关系”窗口。n 在“关系”窗口中将主表的主键字段拖至子表的关联字段。n 在“编辑关系”对话框中进行相应的设置。20建立表间关系主表子表联接字段212.2.5 向表中输入数据n 使用“数据表视图”输入数据 n 使用查阅列表输入数据n

10、 可以为“文本”、“数字”和“是/否”类型的字段设置查阅列表，用 以设置在数据表视图或窗体中输入数据时所用的控件，默认为“文本框 ”，也可以设置为组合框或列表框。22向表中输入数据n 使用“计算”类型字段存储数据n “计算”型字段，存储一个表达式，其值为表达式的结果。23向表中输入数据n 使用“附件”类型字段存储数据n “附件”型字段类似将文件附加到电子邮件中，一个“附件”型字段 中可以附加多个文件。24向表中输入数据n 获取外部数据n 利用Access提供的导入和链接功能可以将外部数据直接添加到当前的 Access数据库中。在Access中可以导入的表类型数据包括Excel工作表、 Shar

11、ePoint列表、XML文件、其它Access数据库中的表等。将数据保存 到一个新表 中将数据追加 到现有的表 中 创建链接 表252.3 编辑表n 在创建数据表后，由于种种原因，可能表的结构设计不 合理，有些内容不能满足实际需要。在使用数据表时，由于 需要增加或删除一些内容，会使表结构和表内容发生变化。 为使数据表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维 护。262.3.1 修改表结构n 修改表结构主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置 主键等。n 在Access中添加和删除字段非常方便，可以在“设计视图”中操 作，也可以在“数据表视图”中操作。 n 如果已定义的主键不合适，可以在

12、“设计视图”中重新定义。272.3.2 编辑表内容n 编辑表内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际 需要。编辑表内容的操作包括记录定位、添加记录、修改数据、删 除记录以及复制字段中的数据等。282.3.3 调整表外观n 调整表外观是为了使表看上去更清楚、更美观。调整表外观的操 作包括：改变字段显示次序、调整行高和列宽、设置数据字体、调 整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列、冻结列等。292.4 使用表n 数据库表建好后，可以根据需求排序或筛选表中的数 据。302.4.1 排序记录n 简单排序n 对一个或多个相邻字段的数据按同一方式排序。n 排序字段从左到右依次为主要排序字段、次要排序

13、字段。 n 排序方法n 数据表视图: 将光标定位在要排序的列的任一单元格中。n 执行“开始排序和筛选升序”(降序)命令。n 高级排序n 对多个不相邻的字段按不同的方式排列。n 排序方法n 数据表视图: 执行“高级高级筛选/排序”命令。n 在“筛选”对话框中设置排序字段。n 执行“高级应用筛选/排序”命令。312.4.2 筛选记录n 筛选 n 根据指定的条件从一个表中找出所有满足条件的记录，而 将不满足条件的记录隐藏起来。n 执行筛选操作不会改变数据表中的数据。n 被隐藏的记录可以重新恢复。n 基于选定内容筛选n 以当前光标所在单元格的内容作为筛选条件。n “开始排序和筛选选择”，从列表中选择匹配方式。n 使用筛选器筛选n 文本筛选器、日期筛选器、数字筛选器。n 数据表视图：单击表格列标题按钮，选择筛选器。 32筛选记录n 按窗体筛选n 一次可以指定多个筛选条件，条件之间可以是相“与”的 关系，或相“或”的关系。n 操作方法n 执行“排序和筛选高级按窗体筛选”命令。n 在“筛选”窗口中设置筛选条件。n 执行“高级应用筛选/排序”命令。筛选条件33筛选记录n 高级筛选n 用于复杂筛选：表达式作为筛选条件，筛选结果可排序。n 操作方法n 执行“排序和筛选高级高级筛选/排序”命令。n 在“筛选”窗口中设置筛选条件。n 执行“高级应用筛选/排序”命令。