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1、海航集团公文格式细则集团办公室秘书室 二一一年三月1 总则 1.1 为了进一步规范海航集团公文格式，根据国家行 政机关公文格式（GB/T9704-1999）并结合我集团实际 情况，特制订本格式细则。 1.2 本细则以“文件式”公文为例，穿插讲解非“文件 式”公文。 1.3 本细则适用于集团总部和集团各成员企业。2 公文种类 2.1 公文分为：“文件式”公文和非“文件式”公文。 2.2 “文件式”公文是指公文文头中发文单位名称后加 “文件”两字的公文。主要包括：通知、通报、批复、 决定、决议、请示、报告。 2.3 非“文件式”公文是指公文文头中不加有“文件” 两字的公文。主要包括：函、命令（令）
2、、会议纪要、 工作简报、情况通报、学习与研究。3 公文中各要素标识规则 3.1 公文由眉首、主体和版记三部分组成。 3.2 眉首又称文头或版头，由份数序号、秘密等级、 紧急程度、发文单位、发文字号和签发人等组成。 3.3 主体又称行文部分，包括：标题、主送单位、正 文、附件、印章、成文时间、附注； 3.4 版记又称文尾，包括：主题词、抄送单位、印发 单位、印发日期和印发份数等。行文部分文尾001 机 密特 急海 航 集 团 文 件海航集团办200号此页全部 称为文头 或眉头序号、密级函公文基本要素关于的通知集团各单位： 。一、 1 (1) (2) 2 空一行正文三号仿宋体， 小标题三号黑体二号
3、华文中宋体此页全部 称为行文 或主体字体和字号2公文结构层次序数公文基本要素 。（结束语）附件：1. 2. 二年月日( ) （附注） 不加书名号空4个字此页全部称为 行文或主体以上均为三号仿宋体字体和字号2主题词： 通知抄送：、。海航集团办公室 200年月日印发拟稿： 核稿： （共印份）三号黑体三号华文中宋三号仿宋体左右各空 1个字左上角不标注（ 此页无正文）此部分 称为文尾字体和字号2公文各要素具体论述 3.2.1 份数序号 3.2.1.1 是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编 号。 3.2.1.2 如需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识 在首页左上角第一行，如“NO.01”、“0
4、1”、“001”等。 3.2.2 秘密等级和保密期限 3.2.2.1 秘密公文分为：绝密、机密和秘密。 3.2.2.2 公文的密级顶格标识在首页右上角，函的密级在 眉首横隔线左下方顶格标识，两字之间空1个字。 3.2.2.3 如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和 保密期限之间用“”隔开，秘密等级两字之间不空1个字，如 “绝密3个月”。 函对内文头1对内文头2 3.2.3 紧急程度 3.2.3.1 公文紧急程度分为：急件和特急。 3.2.3.2 紧急程度顶格标识在公文首页右上角，函的 紧急程度在眉首横隔线左下方顶格标识，两字之间空1 个字。 3.2.3.3 如需同时标识秘密等级和紧急程度，
5、秘密等 级在第1行标识，紧急程度在第2行标识。函对内文头23.2.4 发文单位 3.2.4.1 由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成。函 、命令（令）和会议纪要不加“文件”两字。联合行文，“文 件”两字居于发文单位名称右侧上下居中。如联合行文单位 过多，必须保证公文首页显示正文。 3.2.4.2 发文单位标识使用小标宋体字，无小标宋体字时用 华文中宋体字，对海航集团外发文用红色标识，对集团内发 文用绿色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，但 应小于22毫米15毫米（高宽）。 3.2.4.3 平行文或下行文，发文单位标识上边缘至纸张上边 缘垂直距离为6.2厘米，上行文发文单位标识上边
6、缘至纸张 上边缘垂直距离为11.7厘米，函的发文单位标识上边缘至纸 张上边缘垂直距离为1.7厘米。函纪要联合发文头对内文头2上行文3.2.5 发文字号(文号)3.2.5.1 是指由发文单位编排的公文代号，包括单位代字、 年份和序号。单位代字一般由两个层次组成，第一层次是 发文单位代字，第二层次是发文单位主办公文的部门代字 或公文类别的代字。如“海航集团办”、“海航集团函”等。3.2.5.2 年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称，用 六角括号“”括入，不能使用方括号“ ”或圆括号“（ ）”等其它括号。顺序号不加括号，也不编虚位，即1不编 为001等，不加“第”字。对内文头2联合发文头函3.2
7、.5.3 发文字号通常标识在发文单位版头之下、横隔 线中央上面，而上行文居左空1个字标识，右空1个字 标识签发人；函的发文字号则在横隔线之右顶格下方 、标题之上标识。发文字号标识的位置距横隔线的垂 直距离为4毫米。3.2.5.4 集团各单位以部门名义制发的公文，发文字号 中不加单位代字，只用年份和序号表示即可。如： 20062号。3.2.5.5 联合行文时，一般只标识主办单位的发文字号 。对内文头2联合发文头函部门文件头发文字号23.2.6 签发人 3.2.6.1 上行文应在首页注明签发人的姓名，是表示公文生 效并对该公文郑重负责的一个标志。3.2.6.2 发文字号居左空1个字，签发人姓名居右
8、空1个字； 签发人后标全角冒号，冒号后标识签发人姓名。3.2.6.3 联合发文签发人的姓名竖式平排，主办单位签发人 的姓名在上，其他单位签发人在主办单位签发人之下按发 文单位标识的顺序排列，最后的签发人要与文号同处一行 排列并使横隔线与之的垂直距离为4毫米。3.2.6.4 平行文及下行文不必标识签发人。对内文头联合发文头函上行文头3.3.1 标题3.3.1.1 标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标 明方法一般由发文单位+事由+文种。对内行文，发文单 位可以省略。有些公文内容单一、正文部分文字较少时 也可省略事由。3.3.1.2 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不 用标点符号。行文1函
9、和请示的区别请示和申请的区别标题23.3.1.3 标题应在文头横隔线下空二行的地方居中标识 ，分一行或多行排列，分行时要做到词意完整，排列对 称，间距恰当。发文单位一般单列一行，第二行开始标 明公文事由和文种。3.3.1.4 除函外，工作简报、情况通报、学习与研究等 非“文件式”公文标题则不需标识文种，而此类公文还常 常带有副标题，如有副标题，应在正标题之下居中标识 ，副标题之前加上破折号。行文1情况通报头 公文标题一般占正文宽度的3/5为宜。如字数过多，超过 正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。 设计公文标题通常有以下9种方法： （1）直尺式XXXXXXXXXXXXXXXXX
10、 （2）短长式XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX （3）长短式 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （4）宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX （5）倒宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXX （6）梭子式XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （7）等距式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX （8）腰鼓式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX （9）正副标题式
11、 XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX3.3.2 主送单位(即抬头) 3.3.2.1 是指主要受理公文的单位，应当使用全称或规 范化简称，多个主送单位可统称。 3.3.2.2 上行文主送单位一般只写一个，如需同时送其 他单位，应当用抄送的形式。主送单位一般不标识个 人。 3.3.2.3 主送单位列在正文之前，与标题之间空一行， 顶格标识。 3.3.2.4 非“文件式”公文，如会议纪要、工作简报、情 况通报等，主送单位不标识在行文部分内，而标识在 文尾的抄送单位前面。如主送单位名称过多而使公文 首页不能显示正文时，也应将主送单位名称移至文尾 的抄送单位前面。行文1工作
12、简报3.3.3 正文 3.3.3.1 正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容 。一般每自然段左空2个字，回行顶格，而全部用阿拉 伯数字和小圆点表示结构层次的规章制度类公文，则 采用悬挂缩进方式排版，即每自然段序号一行顶格， 其它各行右缩进。正文中的数字、年份不能回行。如 ：1 1.1 行文1正文23.3.3.2 正文结束语通常根据文种的类型确定。结束语 中带有“特此”和“此”等的结束语，均不加句号， 如“特此通知”、“特此致函”、“此令”、“此复”等。 上行文中请示的结束语一般用“以上意见当否，请批示 。”、“妥(当)否，请批示(复)。”，报告的结束语一般 用“以上报告，请审阅。”或“特此报
13、告”； 平行文的结束语一般用“妥(当)否，请复。”、“敬希函 复”、“特此致函”、“特此函告”、“专此函达”等； 下行文的结束语一般为“特此通知”、“此令”、“此复”等 。正文3 3.3.3.3一般地说，在主送单位之下、落款之前的部 分都是正文，但如果是转发、下发或印发公文，被转发 、下发或印发的公文同转发性公文一样仍属正文，而不 能看成是附件。行文13.3.4 附件3.3.4.1 是指对公文具有补充、说明性的附加文字材料 。3.3.4.2 应当在正文之后空一行左空2个字、成文日期之 前标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加 标点符号。3.3.4.3 公文如有多个附件时，使用阿拉伯数
14、字标识序 号，每个附件标识1行，序号对齐。如“附件：1 ”。行文2附件2 3.3.4.4附件内容要另起一页标识，主件和附件要装 订在一起，并在附件内容左上角顶格标识“附件”，有序 号时标识序号。如附件和正文不能装订在一起的，应在 附件首页的左上角标识正文的发文字号。如：附件1海航集团公文格式样式3.3.5 成文日期 3.3.5.1 成文日期是公文生效的时间，一般用领导最后 的批准日期。联合行文，以最后签发单位领导人签发的 日期为准。 3.3.5.2 成文日期中年月日要写齐全，不得有任何省略 ，一般使用小写汉字，不使用阿拉伯数字，以示正式、 庄重。规定“零”要写成“”。 3.3.5.3 除函外，会议纪要、工作简报、情况通报、学 习与研究等非“文件式”公文正文后不署成文日期。与工 作简报、情况通报、学习与研究文头类似的公文，成文 日期标识在文头中发文单位名称的右侧、横隔线之上， 发文单位左空1个字，成文日期右空1个字，两者并列一 行。工作简报头行文23.3.6 公文生效标识3.3.6.1 公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包 括发文单位印章或签署人姓名。加盖印章要清楚、端 正。3.3.6.2 单一发文印章 (1)单一单位发
