现代人事档案的数字化

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1、L o g o现代人事档案的数字化 信息资源管理学院教授 王英玮Contents人事档案数字化、信息化的依据1数字化人事档案管理系统的建设情况2纸质人事档案数字化3一、人事档案数字化和信息化的主要依据v （一）中央组织部于1995年1月颁布了 全国组织人 事管理信息系统信息结构体系标准 v 信息结构体系分为信息群、信息集与信息项3个 层次。含有人员管理、单位管理、党员及申请入 党人员管理、中央组织管理4个信息群，64个信息集 ，698个信息项。 v 1、人员管理信息群含有43个信息集(其中两个信息集 待编)，共426个信息项。该信息群的各信息集，一部 分属于通用信息集，即在组织、干部、人事管理

2、工作 中描述每个人的情况时都可能使用的信息集；另一部 分是专用或选用信息集，即只有在描述少数特定人员 情况时使用的信息集。 v 2、单位管理信息群含有8个信息集，共113个信息项。该 情息群主要用于单位编制管理及各类统计信息的生成。 党员及申请入党人员管理信息群含有5个信息集，共 47个信息项。该信息群是在上述人员管理信息群的基础上 ，增设的专门用于描述党员及申请入党人员相对于其 他人员特有信息的信息群。 v 3、中共组织管理信息群含有8个信息集，共112个信息项 。该信息群是在上述单位管理信息群的基础上，增设的专 门用于描述中共组织机构相对于一般单位特有信息的信息 群。 4、该体系中给出了各

3、信息群、信息集、信息项的名 称、定义及解说，并且为了满足建立组织、干部、人事管 理信息系统的工作需要，列出了采用的26项国家标准代码 和63项中央组织部编制的部标代码。 （二）全国干部、人事管理信息系统数据结构v标准编号:GB/T 17538-1998 v标准名称:全国干部、人事管理信息系统数据结构 v标准状态:现行 v英文标题:Data structure of national cadre and personnel management information system 实施日期:1999-6-1 v颁布部门:国家质量技术监督局 v内容简介:本标准规定了全国干部、人事管理信息 系统数

4、据项类型、数据项长度及计量单位等结构 。 v本标准适用于全国各地区、各部门、各单位干部 、人事管理信息系统的信息交换。 （三）全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与代码标准v 标准编号:GB/T 14946-2002 v 标准名称:全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与 代码 v 标准状态:现行英文标题:Classification and code of indicators of national cadre and personnel management information system v 替代情况:GB/T 14946-1994 v 实施日期:2002-12-1 v 颁布部

5、门:中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局内 容简介:本标准规定了全国干部（含国家公务员）、人事 管理信息系统的指标体系、分类代码和指标项目说明。 v 本标准适用于全国各地区、各部门干部（含国家公务员） 、人事管理信息系统的建立，人员的各项管理及系统间的 信息交换。 二、数字化人事档案管理系统v1、概念：数字化干部人事档案管理系统， 是采用先进的计算机软硬件技术，能够实 现人事档案管理工作中对人事档案材料的 收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、 日常查阅等业务功能，是对纸质档案的数 字化管理，真正告别了以往只能到阅档室 翻阅纸质档案的传统方式的一种人事信息 管理平台。 主要模式架构和功能模块v

6、 2、主要模式架构： v 人事档案数字化管理系统一般采用B/S（浏览器/服务器） 模式架构。 v 3、系统功能模块： v （1）日常业务管理系统 v 日常业务管理模块主要实现档案的日常管理和信息维护； v （2）人事档案数字化采集系统 v 主要实现系统建库阶段档案信息的数字化采集； v （3）数字化档案查阅系统 v 档案查阅系统主要利用组织系统专网，实现对数字化档案 的查阅申请、审批、本地及远程查阅等功能。 二、确立观念突围意识v 人事档案数字化管理系统主要功能简介 v （1）日常业务管理功能 v 实现人事档案、人事材料的收集、鉴别、整理、保管、转 递、统计、查阅等业务功能。具体功能组成有：档

7、案案卷 管理、档案材料管理、档案审核以及系统维护。 v （2）数字化档案采集系统 v 数字化档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采 集处理功能。 v 系统提供了目录整理、信息采集、数据审核三大功能，并 可利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案 ，不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷档案数字化 采集系统。 v（3）数字化档案网上查阅系统 v数字化档案查阅系统，是以整个组织系统专用资 源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模 式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档 、阅档功能。 v系统在安全方面需要考虑问题包括： v第一，可按日期、时间或长期有效等多种方式， 完成阅档授

8、权； v第二，阅档过程应进行详细的日志记录； v第三，人事信息应采用加密信道传输等多种方式 ，使系统运行更加安全可靠。 三、纸质纸质 人事档案数字化v（一）纸质档案数字化的标准依据和基本 格式 v纸制档案的数字化工作可参照国家档案局 颁布的中华人民共和国行业标准纸质档 案数字化技术规范（DA/T312005）及 国际标准ISO 32000-1（PDF标准）的要求 进行。 v扫描文件的存储格式应优先选用 PDF 格式 ，文件名称必须以该档案文件的档号命名 ，以方便同后续的基础数据库相挂接。 v （二）术语和定 v 1 数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程

9、。 v 2 纸质档案数字化digitization of paper-based records v 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能 被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 v 3.3 数字图像digital image v 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量 化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他) 网络上采样连续函数，并在采样点上将值最小化后的 阵列。v4 黑白二值图像binary image v只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两 种状态的文字稿、线条图等。 v5 连续色调静态

10、图像continuous-tone still image v以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通 道组合成的静态数字图像。在纸质人事档案数字 化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种 模式。 v6 分辨率resolution v单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每 英寸点数(dpi)表示。v7 失真度distortion measure v对人事档案进行数字化转换后，数字图像与人事 档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 v8可懂度intelligibility v数字图像向人或机器提供信息的能力。 v9图像压缩image compression v消除图像冗余或对图像近似的任

11、一种过程，其目 的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字 化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩 格式。（三）纸质档案数字化基本要求 v1基本环节 v纸质档案数字化的基本环节主要包括：档 案整理、目录建库、档案扫描、图像处理 、图像存储、数据质检、数据挂接、数据 验收、数据备份、成果管理等。 v2 过程管理 v2.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管 理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全 。 v2.2 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的 登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化 工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 v3档案整理 v在扫描之前，根据档案管理情况

12、，按下述步骤对 档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档 案数字化质量。v3.1目录数据准备 v按照档案著录规则 (DA/T18-1999)以及人 事档案目录数据交换格式与著录项目细则等的 要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目 录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或 不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号 和页数等，应进行修改。 v3.2拆除装订 v在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档 案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档 案不受损害。v 3.3页面修整 v 破损严重、无法直接进行扫描的人事档案，应先进行技 术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处 理(压平

13、或烫平等)后再进行扫描。 v 3.4 人事档案整理登记 v 制作并填写纸质人事档案数字化加工过程交接登记表单 ，详细记录 档案整理后每份文件的起始页号和页数。 v 3.5装订 v 扫描工作完成后，拆除过装订物的人事档案应按人事档 案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持卷内 文件的顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。v4 档案扫描 v4.1 扫描方式 v4.1.1 根据档案幅面的大小(B5、A4等)选择 相应规 格的扫描仪进 行扫描。 v4.1.2 纸张 状况较差，以及过薄、过软 或 超厚的人事档案，应采用平板扫描方式； 纸张 状况好的人事档案可采用高速扫描方 式以提高工作效率；不适合拆卷的

14、档案可 采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式 。v4.2 扫描色彩模式 v4.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度 、彩色等。通常采用黑白二值。 v4.2.2页面为黑白两色，并且字迹清晰的人 事档案，采用黑白二值模式进行扫描。 v4.2.3页面为黑白两色，但字迹清晰度差的 人事档案，可采用灰度模式扫描。 v4.2.4页面中有红头 、印章或插有黑白照片 、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要 采用彩色模式进行扫描。v 4.3扫描分辨率 v 4.3.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图 像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 v 4.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫

15、描时，其分辨率应选择 200dpi。特殊情况下，如文字偏 小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 v 4.3.3数码相机拍摄精度应达到800万像素。 v 4.3.4扫描图像缩放比应为100%；用数码相机拍摄时要 注意被拍摄物的影像要充满取景框。 v 4.3.5人事档案中的照片档案数字化应采用相应的扫描方 式进行。彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白 照片扫描类型采用“灰度”模式。v5 图像处理 v5.1图像数据质量检验 v对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发 现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的 处理。 v由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无 法清晰识别时 ，应重新

16、扫描。 v发现文件漏扫时，应及时补扫 并正确插入图像 。 v发现扫 描图像的排列顺序与人事档案原件不一致 时，应及时进行调整。 v要认真填写相关表单，记录质检结 果和处理意 见。 v5.2 纠偏 v对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达 到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不 正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读 习惯。 v5.3去污 v对图像页面中出现的影响图像质量的杂质 如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污 处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度 的前提下展现人事档案原貌的原则。 v5.4图像拼接 v对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图 像，应进 行拼接处理，合并为一个完整的 图像，以保证档案数字化图像的整体性。 v5.5裁边处 理 v采用彩色模式扫描的图像应进 行裁边处 理 ，去除多余的白边，以有效缩小图像文件 的容量，节省存储空间。v6 图像存储 v6.1存储格式 v6.1.1扫描的图像应保存为TIF格式或JPG 格式，一般黑白二值图 像保存为TIFF(G4) 格式，灰度或彩色图像保