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1、辦公室自動化第5章 辦公室自動化的軟體設備1軟體的分類 n一般辦公室自動化所使用之軟體，依照其用 途可分為兩類：作業系統及應用軟體 n作業系統 n作業系統控制了電腦所有的硬體資源(輸入、輸出、 儲存、運算等)，並為其規範一套使用方式，以提 供應用程式執行環境 n例如在個人電腦上常見MS-DOS、MS-Windows、 或Windows NT、Linux、Unix n作業系統理論上，最常見的系統模式有下列三種： n單體模式(Monolithic Model) n分層模式(Layered Model)n主從模式(Client/Server Model) 2單體模式(Monolithic Model
2、)n最有名的就是MS-DOSn會將所有的功能整合成一 體，整個系統就像是一個 大雜鍋一樣，所有的東西 都塞在一起而沒有明顯的 模組區隔，系統完全開放 讓應用軟體直接呼叫及使 用，而極少管制機能n優點：是速度快、程式小n缺點：不穩定，系統很容 易因為應用軟體的不當呼 叫，而造成系統當機；另 難以維護及升級 3分層模式(Layered Model) n有名的是MS-Windows 3.X n將所有系統功能，依照特性 分割成多個層次，與應用程 式相關性較大的在放在較上 層，相關性較小，或有安全 性考量且不希望應用程式接 觸的，放在較下層n現今的Windows NT、 Windows XP等等則採用
3、UNIX為其系統核心 4主從模式(Client/Server Model) n將作業系統中所有的功能 分成數個獨立的子系統， 每個子系統成為一個提供 應用程式特定服務的伺服 系統 ，而所有的訊息之流 動及硬體資源之控制，則 由系統核心來管制5微軟公司所發展出來之各種作業系統 nwindows 1.0 (1985)nwindows 2.0 (1987)nwindows 3.0 (1990)nwindows 3.1 (1992)nwindows NT 3.1: 1993，進入32bitnwin95, NT4.0 : 1995nwin98, windows me: 1998nwin2000: 200
4、0nwindows xp:20026微軟公司所發展出來之各種作業系統nMS-DOS nIBM採用了MS-DOS 1.0版作為它的個人電腦的作業系統，並於 1981年8月12日將該種個人電腦出售nMS-DOS之後出到6.22版n隨著 Windows系列的作業系統作為主要的銷售產品，以MS- DOS為系統核心的Windows也慢慢地被取代了nMS-Windows 1.0-3.11 n微軟的第一套圖形作業系統 n早期個人電腦功能不足，使得1.02.0版的Windows幾乎不能做 什麼事，充其量是個好看的玩具而已 n直到1990年的3.0版，386的電腦已漸普遍，使得微軟得以在3.0 版中加入許多實用
5、的功能，而且執行速度又不至於太慢n之後更是推出了95、98、2000、ME等的版本nMicrosoft更是將UNIX作業系統的納入Windows系列的作業系 統中，如：Windows NT、Windows XP 7微軟公司所發展出來之各種作業系統nMS-Windows for workgroup n針對區域網路(LAN)需求所設計的 n內建網路通訊能力，以方便個人電腦成為區域網路的一 分子 nMS-Windows XP n其核心引擎建立在強大的Windows 2000基礎之上 n提供兩個版本：Windows XP Professional（商用） 和Windows XP Home Editio
6、n（家用） n也強調.NET的效益，擴展作業系統以網路應用模式為 主體 8辦公室使用之應用軟體 n辦公室套裝軟體n文書處理Microsoft Word n電子試算表Microsoft Excel n簡報軟體Microsoft Power Point n資料庫Microsoft Access n網際網路應用軟體 nE-Mail軟體 n瀏覽器(Browser) nInstant Message（IM）軟體n群組軟體9辦公室套裝軟體nMicrosoft Word n提供使用者於短時間內完成各種文件表格的編 輯 n人事資料表、開會通知單、傳真目錄等等 nMicrosoft Excel n表格的運用、運
7、算的功能、函數庫的功能、管 理功能的財務報表、資料庫管理作業、圖表的 製作、帳務管理、統計分析、巨集的運用 10辦公室套裝軟體nMicrosoft Power Point n軟體提供各種文字、字型、影像及圖片、製作精靈及各 式各樣的簡報範本，製作者可以輕易的完成簡報的製作 ，配合聲音、影像動畫的技巧，及單槍或液晶投影板的 展示，可以完成具聲光效果的多媒體簡報展示 nMicrosoft Access n提供對資料存取程式語言界面、保證資料的整合性及保 密性、控制多使用者同步存取之環境、具備資料庫備份 及復原能力、對於系統資料字典的維護功能、確保資料 之獨立性、提供資料庫管理者管理工具的使用 11
8、網際網路應用軟體 nE-Mail軟體 n很多E-Mail軟體與個人資訊管理程式結合 n電子行事曆、行程安排、工作管理及工作群組等n例如：Outlook Express n瀏覽器(Browser) n透過Internet連線連上某個Web伺服器，並向之要求傳送HTML的頁面 資料，Web伺服器會依要求傳送資料n例如：IE、Netscape、Firefox、Opera、K Kman nIM (Instant Message) 軟體n發送者可隨時看到接受者是否在線上，並透過網路及時發送消息n例如：ICQ、Yahoo 及時通、MSN Messengern根據創市際ARO網路測量研究報告指出台灣上網人口
9、有8成是IM族 ，上網的上班族有75是IM族n群組軟體 n指透過區域網路或廣域網路，讓一群人可以合作共同完成一件工作或制定 決策的軟體系統。n基本上它包含三個主題：溝通(Communication)、協調 (Coordination)及合作(Collaboration) n目前最有名的群組軟體就是MicrosoftLotus Notes 12瀏覽器（Browers）n1999年前是Netscape的天下n之後windows免費搭載IE4.0，Netscape 的市場不斷被侵蝕nWindows XP SP2推出更新IE漏洞安全性 問題，並加入攔截廣告等功能n現階段會考慮使用其他瀏覽器人士，是以網
10、 路安全性考量為第一優先n一般民眾以方便為最大考量，所以IE仍是 最佳選擇13瀏覽器nWindows XP SP2nPop-up快顯廣告攔截及電腦下載保護功能nNetscape 7.2n分頁式瀏覽、整合AOL Instant Messenger、Flash player 7nFirefox 1.0 PRn外掛程式多，瀏覽器明日之星nAmazon、Dictionary、eBay、Google、Yahoo搜 尋引擎nKKman 3.0 beta版n國人開發，可免費撥接上網nOpera 7.54n支援約34種語言，跨6種以上的平台nwindows、linux、mac os/2、甚至手機上 14即時通
11、訊nIM 的影響n六年級的秘書n親子關係的改變n全球即時通訊軟體用戶今年達到7億4千萬 戶，三年後14億3仟9百萬戶n即時通訊系統 1996年以色列四個平均 25歲的年輕人開發ICQn1998 AOL用2億8仟7百萬收購15即時通訊 vs OAn手指溝通取代語言n茶水間文化移轉到MSN上nIM造成口語退化與侵蝕書寫能力nIM打擊辦公室生產力，分散使用者的注意 力16軟體的評估與選擇n分析目前和未來的需求 n決定所需之功能特性 n從各種銷售管道，找尋滿足需求的軟體 n評估滿足需求的軟體，並從中擇優17分析目前和未來的需求 n需求分析的範圍很廣，而重要的分析項目有 下列幾點：n辦公室中有那些業務適
12、合自動化？是否有些業 務，辦公室中沒有足夠的人力和時間來完成， 而這些業務又是電腦可幫忙處理的？n這些業務導入自動化後，會有那些成效？會節 省支出或是會提高效率？n這些業務是否屬於重複性高、資料量大的例行 工作？n競爭者那些業務已導入自動化？使用那些軟體 ？為什麼使用？用的效果好嗎？ 18決定所需之功能特性 n決定軟體的需求及功能特性，可參考以下數項：n相容性：即與原硬體及軟體的相容性如何？n易學及易用性：是否易學及易用，將嚴重的影響到新軟 體是否能順利導入及廣泛的受到使用者的接受。n容錯能力及資料安全：軟體是否有錯誤恢復功能，及對 資料安全及保密性，是否符合需求。n穩定性：軟體是否有足夠之穩
13、定性？不穩定的軟體永遠 不應列入考慮。n效能：軟體效能如何？舊軟體使用在此設備上時的效能 如何？是否需要擴充及是否有這擴充的預算。n技術及服務支援：供應商是否能提供適當的教育訓練及 技術支援？軟體是否服務需求性高？供應商是否能提供 ？n軟體的開發政策：目前評估的軟體是否為最新版本？最 近是否有更版計劃？是否有持續發展的前景。n價格：價格是購買所有東西時都必須評估的 19從各種銷售管道，找尋滿足需求的軟體 n可由以下管道找到所要之軟體：n電腦專業雜誌：軟體廠商所刊登之產品廣告、雜誌不定 期對特定軟體所作之專題報導或所發行之軟體選購目錄 等 n專業資訊展：可親赴各大電腦軟體展中，實地瞭解產品 功能，聆聽展示人員之說明。n軟體廠商或硬體廠商：如果從媒體上獲知某軟體公司有 開發所需用之軟體，則直接請其派人說明。或在選購硬 體時，請其提供可適用於該硬體的軟體產品目錄。n電腦連鎖店或零售店：國內目前著名的電腦公司，都有 其特定專賣店，通常亦提供軟體服務。n同行業的使用者：由同行所獲得的電腦使用經驗及所使 用之軟體，通常極具參考價值，且適用性亦極高。20THE END21
