Excel操作方法与技巧

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1、Excel的使用方法 与技巧第一节 Excel的基础知识一、 Excel2003功能概述1985年Microsoft Excel问世，被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电 子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、三 三维图表，以及分析管理数据。2二、 Excel2003的启动及界面介绍 1.按快捷按钮。 2.以滑鼠点选开始程序Microsoft Excel， Excel 即开启显示于屏幕上。33.界面介绍4三、 Excel2003的基本元素工作簿、工作表、单元格 工作簿和工作表的特性最大限制开启工作簿的数目受限于可用的记忆体和资源系统工作表的大小 最多65536行，256列单

2、元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含32000个字 符 单元格内可接受的数字型数 据的长度常规数字格式的数据长度为11位（ 包括特定字符） 单元格内数字精度保留15位；若长度超过15位，多余 数字位显示为“0” 工作簿中可使用工作表页数最多255个工作表5Excel2003工作簿是运算和存储数据的 文件，每个工作簿都包含多个工作表。工作 表是Excel2003完成一项工作的基本单位， 可以用于对数据进行组织和分析。在多个工 作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依 据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表 图形化工作表数据。工作表的基本组成单位是单元格。61.新建工作簿启动Excel2003

3、时，会自动新建一个空白的 工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的 工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：选择【文件】【新建】命令；单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮； 技巧: 按CtrlN组合键，可快速新建一个空白 工作簿。72.输入工作表数据向单元格中输入数据，主要有一下3种方法：a)单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。b)双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需 位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数 据。c)单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。3.插入符号和特殊字符选择【插入】【符号】命令。84.自动填充

4、选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或 者选择【编辑】【填充】【序列】命令，可在 Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。 在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可； 填充一系列数字、日期等，通过拖动， Excel可自 动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧2 按Ctrl+D组合键，可向下填充；按Ctrl+R组合键，可向右填充。9自动填充序列初始选择扩展序列 1，2，34，5，6 9：0010：00，11：00，12：00 MonTue，Wed，Thu星期一星期二，星期三，星期四 JanFeb，Mar，Apr一月，四月七月，十月，一月 1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日

5、1999，20002001，2002，2003 Text1，textAText2，textA ，Text3，textA 产品1产品2，产品310技巧 ：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日 期；如：输入1/2 1月2日输入0空格1/2 显示为1/2 技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理， 如“，”。提示： 在Excel2003中，日期和时间均按数字处理； 对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5； 对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本， 左侧对齐。如2006.6.5。114.保存工作簿a. 直接保存工作簿;b. 以新文件名保存工作簿。5.

6、关闭工作簿6.打开已有工作簿a. 在Windows资源管理器中直接找到工作簿文件 ;b. 在【文件】和【窗口】菜单下方,默认显示最近 使用Excel打开过的4个文件,单击即可。提示:选择【工具】-【选项】-【常规】命令,可 更改这里列出的文件数。12第二节 编辑和管理工作表一、编辑单元格1. 选定单元格 选定一整行或一整列单击需要选定的行或列的行号和列号; 选定多行和多列将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末 尾行号或列号; 选定整个工作表的所有单元格按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。13 选定连续的单元格区域a 使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键, 拖动

7、至该区域右下角,释放按键;b 可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键, 再单击区域右下角单元格,即被选中; 选定不连续的单元格区域先选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2 个单元格区域.142. 编辑和清除单元格内容3. 复制和移动单元格4. 插入和删除单元格a 选择【插入】-【单元格】或【行】或【列】命令;b 右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令;c 选定多行或多列,单击右键,选择【插入】,即可插入 相应数量的行或列。删除单元格同插入单元格步骤类似。155.查找与替换 选择【编辑】-【查找】命令,或按ctrl+F组合 键,打开【查找与替换】对话框的查找选项卡;在【查找内容

8、】下拉列表框中输入查找内容, 单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待 查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下 一个】按钮,直到找到所需的单元格位置。提示: 单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列 出所有符合条件的单元格信息.16 单击【替换】标签,打开【替换】选项卡,在【查找内容 】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查 找下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换 按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。也可直接单击【全部替换】按钮.176. 给单元格加批注批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的 注释。含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形 的批注标识符。鼠标指

9、向单元格,即会显示其批注。操作步骤如下: a 选定单元格,选择【插入】-【批注】命令;或单击 右键,选择【插入批注】; b 在弹出的批注框中输入内容; c 输入完毕后,单击外部工作表区域即可.18二、格式化工作表1. 设置单元格字体选择【格式】-【单元格】,单击【字体】标签技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的 【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。2. 设置单元格对齐方式选择【格式】-【单元格】,单击【对齐】标签3. 设置单元格边框选择【格式】-【单元格】,单击【边框】标签4. 设置单元格数字格式选择【格式】-【单元格】,单击【数字】标签195. 应用样式选择【格式】-【样式

10、】命令,在【样式名】下拉列 表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组中 具体做出选择。最后单击【确定】。6. 自动套用格式a 选定需要自动套用格式的单元格区域;b 选择【格式】-【自动套用格式】,单击想要套用 的数据表样式,并可根据需要,在【要应用的格式】选 项组中选择具体要套用的格式;c 单击【确定】按钮即可.207.条件格式一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别 标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】 【条件格式】命令，然后进行选择。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。8.设置背景u 选定整个工作表；u 选择【格式】【工作表】命令项【背景】；u 在“工作表

11、背景”对话框中选择一个图片；u 单击【插入】即可。219. 添加图形、图片、剪贴画和艺术字选择【插入】【图片】，再做选择。10. 给工作表标签加颜色为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表 标签加颜色。选择【格式】【工作表】命令项【工 作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色” 对话框中选择喜爱的颜色。22三、管理工作表1. 切换工作表2. 新建、重命名和删除工作表3.复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表l 选择 【窗口】-【隐藏】命令,即可隐藏工作簿;l 选择 【窗口】-【取消隐藏】命令,即可恢复。l 选择 【格式】-【工作表】-【隐藏】命令,即可 隐藏工作表;l 选择 【格式】-

12、【工作表】-【取消隐藏】命令, 即可恢复工作表;23技巧:1. Excel大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数 据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并 点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单 元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合 键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2. 快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中 输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格 格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项 ；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字

13、”选项。最后 单击“确定”按钮即可.243. Excel单元格文字随时换行 在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显 示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单 中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定” 即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步 地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的 时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。4. Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动 自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。 如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单 击要插入新行的行标按

14、钮，单击右键，选择插入即可。 255. Excel中消除0值 当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起 来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空 白，可如此操作。打开“工具选项视图”，取消 “0值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为0 的单元格将全部显示成空白。 6. 快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列 隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线 的方法比较麻烦,有一个简单方法：在英文状态下， 按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标 所在的行或列。 267. 快速选定“空白”和“数据”单元格 在Excel中，经常要选定空白单元格，逐

15、个选定比较 麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑 定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“ 定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被 全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法 的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有 数据的单元格全部选定。 278. 快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列， 然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头 时拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列 了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列 进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列， 同样将鼠标移至其中

16、一个列标题的右边框，当鼠标指针 变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽 设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显 示单元格数据。用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击 行标题的下边框 。289. 快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端 和最右端处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条 ，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当 前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字 形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据 区域中当前列的最后一行。双击单元格的上边框可以 到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅 速到达最左端和最右端。 2910.数据分列技巧用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长， 可以采取快速分列方法。具体操