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1、第14讲：利用 Word 快速高效编写论文 & 报告文档图书馆参考咨询部2011 年4月26日杨雪萍1引言nWord能够干些什么？qWord是目前使用最广泛的专业文字处理软件，适用与所有类型的字处理，比如写备忘录、商业信函、论文、书籍、电子板报和长篇报告等。还可以用Word还可以制作包含有图片、声音、电影的多媒体文件。2引言（续）Word在学习中的应用有哪些？q杂志论文q开题报告q学位论文 通知 调查问卷 通信录 个人简历 个人信签 学习计划 中期总结 期末总结 小报 教师布置的练习与作业 以毕业论文文档为例高效、规范31学位论文文档演示12 案例编写233 更多技巧 本讲提纲41 1学位论文
2、文档演示5问题列表（10个问题）你使用或阅读过“空白文档”以外的“模板”吗？例如日历、稿纸、论文模板？你自己编制、保存和使用过自己设计的“模板”吗？你知道“样式”和“格式”的区别与联系吗？你自己编制和使用过“样式”吗？你知道使用“ 样式”的优点吗？你准备编写的毕业论文文档中的各级“标题”序号将是手工输入，还是软件自动输入？你 会通过软件自动输入吗？（注：软件自动输入的各级“标题”序号具有自动排序和自动调 整的功能。） 你准备编写的毕业论文文档中的图、表、公式的“题注”（例如表1、表2）将是手工 输入，还是软件自动输入？你会通过软件自动输入吗？（注：软件自动输入的“题注”具 有自动排序和自动更新
3、的功能。） 你准备编写的毕业论文文档中在“引用题注”时，（例如参阅表1、表2）将是手工输 入，还是软件自动输入？你会通过软件自动输入吗？（注：软件自动输入的“引用题注” 具有自动排序和自动更新的功能。）会解决以下问题，也就能写好 学位论文文档6问题列表（10个问题）续你会在准备编写的毕业论文文档中用“脚注”或“尾注”自动添加参考列表吗？你准备如 何添加“脚注”中序号两侧的？你准备编写的毕业论文文档中目录将是手工输入，还是软件自动输入？你会通过软件 自动输入吗？你会在单一的毕业论文文档中对封面、目录、正文页分别设置不同序列的页码吗？你使用过“审阅”工具栏吗？你与你的导师是否准备通过“修订”和“批
4、注”在你的毕业论 文文档上进行交互？你会在毕业论文文档中添加“声音”批注吗？会解决以下问题，也就能写好 学位论文文档7问题归结n模板、样式和格式n标题自动排序n题注及引用n注释脚注设置 n目录自动生成n多序列页码 n页眉与页脚个性化设置n修订与批注返回本讲提纲 82.1模板、样式和格式2.2标题自动排序2.7页眉与页脚个性化设置2.4注释脚注设置2.3题注及引用2.8修订与批注2.6多序列页码2.5目录自动生成2 案例编写9准备工作n执行“工具选项视图”，把“格 式标记”中的“全部”勾选上n在“编辑”选项卡的“编辑选项”栏 取消“保持格式跟踪”的选中状态修改设置上述参数的意义 102.1模板、
5、样式和格式n1.模板n2.样式和格式n模板：其中除了含有同类文档共同具有的内容（如学校、院、系名称等） ，还有设置好的、同类用户需要的各种“样式”，“样式”中包含“格式”，可 重复使用。q(1)微软Word 2003提供的“模板”q(2)如何从“模板”中学习？q(3)模板的保存和使用？(1)你使用或阅读过“空白文档”以外的“模板”吗？例如日历、 稿纸、论文模板？ (2)你自己编制、保存和使用过自己设计的“模板”吗？ (3)你知道“样式”和“格式”的区别与联系吗？你自己编制和使 用过“样式”吗？你知道使用“样式”的优点吗？112.1模板、样式和格式n模板q(1)微软Word 2003提供的“模板
6、”：提供了9类65种“模板”。122.1模板、样式和格式n模板q(2)如何从“模板”中学习？n方法：执行“文件新建”命令（注意右侧弹出的“新建文档”任务窗格。q本机上的模板（对你有用的模板？发现新东西？）q网站上的模板（对你有用的模板？发现新东西？ ）演示：本机上的模板132.1模板、样式和格式n模板q(3)模板的保存和使用？n保存模板q为方便使用，建议在Template和D盘中分别保存同一个模板文档（*.dot ）q使用模板(1)使用Template文件夹中保存的模板（文件新建，本机上的模板， 选择先前保存的模板）(2)使用D盘指定文件夹中保存的模板（双击D盘指定文件夹的相应模 板）(3)保
7、存文档（文件 （保存或另存为）2.2本机调用方便携带方便14学位论文模板n如何找到学位论文模板？q下载URL地址nhttp:/ 论文答辩学位论文模板n北师大图书馆主页学位论文学位论文提交研究生论文提交“提交演示 模板”152.1模板、样式和格式n模板q学位论文模板2.2模板综合了“北师大学 位论文规定”要求162.1模板、样式和格式n2.样式与格式n样式：是指文档中具有共同“格式”的正文、标题、编号列表、项目符号等“同一类”元素， 这些“格式”通常包括：字体、段落、编号、边框等格式。n格式：指某个具体位置具体元素的字体、段落、编号、边框等格式。2.2样式是格式的集合。 显然，使用“样式”可以大
8、大提高效率， 使用“格式”则可能有大量的重复操作。 例如： “正文”样式是“5号宋体”格式，如果希望将文档中的“正文”都改为“小4号楷体”？ 一般的方法：一段一段地修改“格式”或格式刷。 快捷的方法：修改“正文”样式的相应字体“格式，全文就会自动改为“小4号楷体”。演示：样式的好处又如： 学位论文正文是“小四号宋体”，访谈文字用“五号楷体”。17n目的q能找到北京师范大学学位论文模板q体会样式的好处练习1182.2 标题自动排序n标题自动排序的优点：q基于多极标题的文档结构图q基于多级标题的目录生成q删除中间的任何一部分内容，标题编号自动更改n1. 规范的中文多级标题序号n2.多级标题功能实现
9、的思路n3.多级标题功能实现的具体方法演示：标题自动排序的优点(4)你准备编写的毕业论文文档中的各级“标题”序号将 是手工输入，还是软件自动输入？你会通过软件 自动输入吗？（注：软件自动输入的各级“标题” 序号具有自动排序和自动调整的功能。）192.2 标题自动排序n1. 规范的中文多级标题序号qGB2312是中文字符的国家标准，作为北师大的研究生应该注意正确使用规范的国标字符和标点符号q目前，中文文章流行的多级序号有两种典型用法n(1)第1类典型的中文文章序号n(2)第2类典型的中文文章序号2.2202.2 标题自动排序n第1类典型的中文文章序号q各级标题序号（采用国标中文序号）如下：n第1
10、级：第一章n第2级：第一节n第3级：一、n第4级：n第5级：n第6级：n第7级：q注意：其中后4个序号都是独立字符。212.2 标题自动排序n第2类典型的中文文章序号q各级标题序号（前5级采用半角数字）如下：n第1级：1n第2级：1.1n第3级：1.1.1n第4级：1.1.1.1n第5级：1.n第6级：1)n第7级：(1)n第8级：q注意：2-4级标题中均含有上级标题序号。这是北京师范大学研究生学位 论文的规范格式；第5-8级标题序号有待统一。2.2222.2 标题自动排序n2.多级标题功能实现的思路q学位论文文档中可以自动排序的多级标题的规范设置可以通过相应“样式”的“格式”设置来实现，规范
11、设置的保存与复用则可以通过模板实现，规范下的个性也可以通过模板实现。2.2232.2 标题自动排序n3.多级标题功能实现的具体方法q(1)多级标题样式的选用q(2)多级标题样式的修改与设置q(3)多级标题样式和正文首行缩进的应用242.2 标题自动排序n(1)多级标题样式的选用q“样式与格式”任务窗格n在Word窗口执行“格式/样式和格式”命令，相应典型的任务窗格如右图。n样式的管理：单击“样式和格式”任务窗格下方的“显示”下拉列表框，相应列表包括如下：q有效样式：当前模板中被选用的样式q正在使用的样式：有效样式中已经被使用过的样式q所有样式：Word提供的全部系统样式q自定义：用户可以选择决
12、定有效样式与设置样式的格式等 不适于学位论文的编 写，学位论文的编写 需要多级标题252.2 标题自动排序n(1)多级标题样式的选用q在“显示”下拉列表框中选择“所有样式”，然后从对应显示的内容中分别依次单击选择需要的样式（包括：标题、标题4标题8等）。q最后在“显示”下拉列表框中选择“有效样式”如右图所示。262.2 标题自动排序n(2)多级标题样式的修改与设置q优先设置“正文”样式的格式，然后设置“标题”样式的“格式”、“标题18”样式的“格式”。q同理，可添加“正文首行缩进”样式。点击“下拉箭头”北师大论文编写规则规定： 正文样式： 字体小4号宋体，段落是20磅为何是最小值而不 是固定值
13、？272.2 标题自动排序n(2)多级标题样式的修改与设置北师大论文编写规则规定： 1 (章的标题) 1（三号黑体字）居中标题1字体设置282.2 标题自动排序n(2)多级标题样式的修改与设置北师大论文编写规则规定： 1 (章的标题) 段落（段前、段后各2行） 编号 1标题1段落设置标题1编号设置292.2 标题自动排序n(2)多级标题样式的修改与设置标题1编号设置“编号格式”从“编号样式”中 选择，不是自己输入扩展：第一章同理：可实现2、3、4级标题的设置30“标题5-8”样式的“格式”设置n“标题58”样式的“格式”设置q设置字体、段落：方法同“标题”的设置方法。q设置编号：n需要指出的是
14、，由于Word没有提供“”“”和“”编号样式，因 此我们无法实现“国标2312”对应中文序号的设置，而只能代之以欠规范的格式 。删除原先的“编号格式” 从“编号样式”中选择1,2,3， 在1的后面输入点号标题5的设置312.2 标题自动排序n(3)多级标题样式和正文首行缩进的应用q方法1：采用“Word”窗口“格式”工具栏中的“格式”下拉列表框n单击“Word”窗口“格式”工具栏中的“格式”下拉列表框，就可以看到所设置好的“正文”、“正文首行缩进”、“标题”与各级标题的格式。n在输入与编辑正文的过程中，我们可以将光标置放于需要设置相应标题的行，然后 在“格式”下拉列表框中选择相应的“正文缩进”
15、或“标题”。q方法2：采用“样式和格式”任务窗格n调出“样式和格式”任务窗格，就可以看到所设置好的“正文”、“正文首行缩进”、“标题”与各级标题的格式。n在输入与编辑正文的过程中，我们可以将光标置放于需要设置相应标题的行，然后 在“样式和格式”任务窗格中单击相应的“正文缩进”或“标题”。q方法3：采用快捷键（弹钢琴法）2.2小技巧：对于格式较乱的文字，可先使用“清除格式”32演示与练习演示：多级标题的设置和应用练习2：多级标题样式应用332.3 题注及引用n题注及引用的优点：q基于图、表、式的图、表、式目录的生成q 引用编号的自动更新q图表规范性n图、表居中，表格中的文字应比正文文本中小一号。
16、可对表格文字定义样式。n图表均应用有题注，图题注在下方，表题注在上方。n1. “图”、“表”、“式”题注的生成n2.题注的引用n3.题注及其引用的更新演示：题注及引用的优点(5)你准备编写的毕业论文文档中的图、表、公式 的“题注”（例如表1、表2）将是手工输 入，还是软件自动输入？你会通过软件自动 输入吗？(6)你准备编写的毕业论文文档中在 “引用题注”时，（例如参阅表1、表2） 将是手工输入，还是软件自动输入？你会通 过软件自动输入吗？342.3 题注及引用1. “图”、“表”、“式”题注的生成q图、表、公式说明q图n图应有编号。由“图”和从1开始的阿拉伯数字组成。n例如“图1”等。图的编号应一直连续到附录之前，并与章、条
