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1、重庆工商大学重庆工商大学 米米 密密公文处理规范 GONGWEN GUIFAN CTBU公文写作与处理系列讲座之基本要求基本要求及时、准确、安全、及时、准确、安全、规范化、制度化、科学化。规范化、制度化、科学化。公文处理程序公文处理程序 公 文 处 理收文 处理 程序签收、外收文登记、内收文登记、启封、分发、摘编；审核、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办、查办；清退、暂存、销毁、立卷。发文 处理 程序拟稿、会商、审核、签发；编号、注发、复核、缮印、校对、用印或签署、登记、分装、发出；立卷、归档、暂存、销毁。清退、销毁、暂存、立卷归档。办毕 公文 处理 一、收文处理的主要环节1.签收：指收到
2、有关公文并以签字或盖 章的方式给发文方以凭据。签收公文应当将公文逐件清点、检查， 如发现问题，应当及时向发文机关查询，并 采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。格数收件单位号码密级收寄局名备注1 重庆工商大学成1553 机密 成都2345678910本号单合计 1 件机要文件投递单接收单位： 投出日期： 年月日 第 号 登记人： 收 件 人： 复核人： 收到日期：年月日 投递员： 检查人： （收文公章）【机要文件投递单格式】 2.外收文登记：指外收发人员完成签 收工作后对收文情况作出简要记载。（如下图）来件时间来件单位机要号等收件部门收件人签字收件时间备注市人民政府办公厅文件资料收转
3、登记表 3.内收文登记：外收文登记后，要将公 文送到机关的内部收发部门或人员手中，由其 对收文情况作出较详细的记载。（如下图）收文编号 来文日期 来文单位 来文字号 密级 紧急程度 份数 份号 文件标题 市人民政府办公厅收文登记簿 4.审核：收到下级机关上报的需要办理 的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否应当由本机关办理；是 否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规 及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事 项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否 规范。5.拟办：指文秘部门负责人或有关工作 人员对需要办理的公文提出初步办理意见， 并提供必要的背景资料，送领导人批示。6.批办：
4、指机关有关领导或部门负责人通 过对公文以及拟办意见阅读分析，提出批示性 处理意见。7.承办：是收文处理的核心环节，即承办 部门或人员根据领导人的批示性意见和文件内 容有针对性地处置文件中提出的问题或事项。8.注办：即由承办的有关人员签注承办的 有关情况，以备忘待查。9.组织传阅：公文份数少而又需要多部门或 多人员审阅办理时要组织传阅，以使公文能被有效 地阅读与传递。传阅文件的依据是：第一，文中的阅读范围；第二，领导人 批办意见中提出的阅读范围。传阅文件顺序有先有后，要坚持“文件不横传”的原则。（ 如下图）送文时间文 件 编 号阅文人签字归还时间机要秘书签字备 注市人民政府办公厅文件传阅登记表
5、10.催办：有广义和狭义之分。广义指对 公文处理的每个环节的催促检查；狭义指对承办 环节的督促检查。 （如下图）交办日期来文机关来文字号标题承办单位承办时限催办情况市人民政府办公厅文件催办登记表 来文机关发文字号公文处理号承办单位交办日期承办时限公文标题催办记录办理情况市人民政府办公厅文件催办单 【文件催办单格式】 11.查办：即公文处理管理机构或其他 专门组织对重要公文实际执行情况所进行的 核查和协办。来文单位发文日期 收文编号 文件号码密 级紧急程度文件标题拟办意见批 办 意 见 阅文 人签 名及 承办 意见 处理 情况 市人民政府办公厅收文处理笺 收文日期： 年 月 日注：阅办后请速送办
6、公厅文档处，以便存档、立卷、清退或销毁 【收文处理笺格式】 签收登记传阅办毕后清退、 暂存、销毁、 立卷归档等办公室拟办相关 部门 承办 或阅 知单位 领导 批办 或阅 知收 文处理 流 程 图催办、查办二、发文处理的主要环节1.拟稿：即撰拟公文文稿。2.会商：指当公文内容涉及其他有关同级或不 相隶属机关或部门的职权范围时，主办单位在文稿送 审前应主动与有关机关或部门进行协商。3.审核：又称核稿，即拟就的文稿在送交有关 领导签发或会议讨论之前，对其进行的全面检查和修 改。审核的重点：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否 符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合 条例、办法的规定等。4
7、.签发：指发文机关领导或专门的负责 人对文稿最终审定后，批注发文意见并签注姓 名和日期。5.编号：即编定发文字号，通常由发文 机关文书人员专门负责。6.注发：即文秘人员根据负责人确定的 办文原则，对印发形式、发文范围、紧急程度 、秘密等级、发送方式、印刷要求等提出具体 意见并据此实施。另外，还要标注主题词。发文日期发文字号文 件 标 题签发人主办部门经办人市人民政府办公厅发文登记簿 【发文登记簿格式】 发文稿纸示意图7.复核：公文印制前，文秘部门应当进 行复核。复核的重点：审批、签发手续是否完备；附件 材料是否齐全；格式是否统一、规范等。8.缮印：即把已经领导签发的定稿，按 一定的格式制成供对
8、外发出的公文。9.校对：即以定稿为依据，对缮印的文 件进行的文字核对工作。10.用印或签署：即在印毕的公文上加 盖发文机关的印章或请签发公文的领导人亲笔 在正式发出的公文上签注姓名。这是公文具有 法定效力的标志。11.登记：文件在分装发出前要对其进行 登记，以备将来查用。12.分装：指按照一定的规定拣配和封装 公文。13.发出：即把封装完毕的公文以最适宜 的方式发送给受文单位。主办部门起草文稿主办部门负责人草签有 关 部 门 会 签办公室 审 核分管领导 审 签单位负责人 签 发办公室编号、注发、复核及印制并分送等将文稿及文件归档不适 宜发 文的 退主 办部 门不合 政策 要求 或有 重大 修
9、改 的退 主办 部 门发 文处理 流 程 图三、办毕公文处理的主要环节1.清退：即按规定把滞留在工作人员手中的办 毕公文收回，包括发文机关收回应退文件和收文机 关文书人员收回传阅、送阅文件两层含义。公文清退的范围：绝密公文、有重大错误的公文、被 明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本 人审阅的领导人的讲话材料、其他发文机关指明要清退 的公文等。分类：不定期零星清退和成批定期清退。方法要求：需清退的公文单独保管，不得私自摘录 和复制；严格按照保密的有关要求进行传递和保管。退文日期发文字号密级文件标题（或内容摘要）份数备注中共市委办公厅零星文件清退登记两联单（发单回执） 第 号 清退单位
10、公章 经手人： 收件单位公章 经手人： 【零星文件清退单格式】 文件编号批号原发退存欠文件编号批号原发退存欠中共市委办公厅文件清退表（2006-01-06至2006-12-31） 注：请将以上文件于2007年3月31日前退回市委办公厅机要室原发数： 退回数： 留存数： 拖欠数：清退单位： 编号：机要秘书（签字）： 经手人（签字）：退件单位公章： 收件单位公章：【集中清退文件单格式】 2.销毁：对不具备归档存查价值或不及时销 毁将造成泄密和严重损失的办毕公文所做的毁灭性 处理。公文销毁的范围：所有无保存价值的公文、不需 暂存的重份公文、上级授权或指定要销毁的公文、在特 殊情况下不即行销毁将造成泄
11、密和严重损失的公文、一 般性公文的草稿等。公文销毁的方式：焚毁、粉碎、清洗消磁、做成纸 浆等。公文销毁的步骤：文秘部分统一收集需要销毁的公 文；对收集的文件进行鉴定清点，登记销毁文件清单 ，拟定销毁文件的报告；文书人员将文件销毁单 和销毁文件的报告呈送领导审批签字；由两名及以上公 文管理人员护送指定造纸厂，监督销毁；在文件销毁 清单上履行相关签字手续，存档备查。序号发文单位发文字号文件标题份数备注中共市委办公厅公文销毁清单销毁时间： 年 月 日 单位盖章 审批人： 监销人： 保密纸厂盖章 经手人：【文件销毁清单格式】 3.暂存：对具有很高查考价值的公文和一时 难以确定是否应予销毁的公文要暂时留
12、存保管。对暂存公文要专人保管；注意保密；不经批准， 不得私自留存公文；经常整理，及时销毁或重新立卷 归档。4.立卷：即将有查考价值的办毕公文进行科 学分类，编立为案卷。可运用以下特征进行立卷：内容特征、作者 特征、时间特征、文种特征、地区特征、收发文 机关特征。（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）自 年 月至 年 月保管期限本卷共 件 页页归归 档 号案卷封面示意图全宗号目录录号案卷号顺顺序号文 号题题名责责任者日期页页号备备注卷 内 文 件 目 录本卷情况说明立卷人检查人立卷时间卷 内 备 考 表案卷号 或档号所属机构案卷题题名保管期限起止年代 或 时时 间间页页数备备注案 卷 目 录 条 目 表谢谢谢谢各位学员各位学员
