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1、 Microsoft Office Excel 2007 培训数据透视表入门贵公司的名称 演示：概述：了解数据的意义课程：处理数据概述：了解数据的意义l您的工作表含有大量数据，但是您知道这些数据的含 义吗？这些数据背后隐藏了哪些信息？l数据透视表提供了一种快速且强大的方式来分析数据 ，通过以不同的方式查看相同的数据为你提供分析。l在这一简明课程中，您将了解数据透视表如何工作以 及如何在 Excel 2007 中创建数据透视表。课程目标l使用数据透视表汇总、分析您的数据；l利用数据透视表挖掘数据中的有用信息数据库l有大量数据需要处理这些数据逐行逐列显示。您如何从工作表中 获取信 息并了解 所有数
2、据的意义？l您可以使用数据透视表。它们能够将数据转换为 短小简洁的报表，并准确地 告诉您需要了解的 内容。数据库l什么是数据库？上图就是标准的数据库形式的工作表。l第一行一定是字段名称，实际数据依序往下，每个字段只能占用一个单元格 ，不能合并或者分隔单元格操作；l每笔记录之间不能有空白行；l不能人工的在记录之间做分类汇总；l数据库是用来累计记录的，而不是直接打印报表。在Excel中，将基本数据创建成为数据库的最大价值，在于可以使用强大的分析 工具并可以长久利用这些数据，可以做任何一个时间点的数据分析和汇总。有了数据库的概念，有助于从各种角度去分析和制作报表。所以从现在开始， 请将手边的数据创建
3、成为数据库的形式吧！开始1. 准备好数据后，请单击数据中的任意位置。2. 在“插入”选项卡上的“表”组中，单击 “数据透视表” ，然后再次单击“数据透视表”。将打开 “创建数据 透视表”对话框。开始3. 已为您选中“选择一个表或区域” 选项。“表/区域”框显示 所 选数据的范围，该范围 可根据需要进行修改。大家可以试一试数据库中间有空白行的效果，Excel默认的 区域为空行以上的数据，数据将不完整，所以大家一定要有 数据库的概念。数据透视表基础知识这是在关闭“创建数据透视表”对话框后，在新工作表中看到的内容。l其中一侧是为数据透视表 准备的布局区域。l另一侧是“数据透视表字段列表”。该列表 显
4、示来自源数 据的列标题。 如前所述，每个标题都是一个字段。数据透视表基础知识通过将“数据透视表字段列表”中显示的任何字段移动到布局区域，可创建数 据透视表。为此，请选中字段名称旁边的 复选框，或者右键单击字段名称，然后选 择 要将该字段移动到的位置。构建数据透视表现在您已做好构建数据透视表的准备。您为报表选择的字段取决于您要了 解的内容。第一个问题：每人的销售量是多少？要得到此答案，您需要有关 销 售人员及其销售量的数据。因此，请在 “数据透视表字段 列表”中，选中 “销售人员”和“ 销售数量”字段旁边的复选框。然后，Excel 会将每个字段放 置到默认的布局区域。 构建数据透视表图表最左侧的
5、灰色表提 供了有关报表如何根据 所选字段自动显示的的 概念视图。“销售人员”字段中的数据（销售人员 的姓名，不包含数 字） 在报表的左侧显示为行。“销售量”字段中的数据 （包含数字）正确显示在右侧的 区域中。以下为详细信息。构建数据透视表在“销售量”字段之前还是 之后选中“销售人员”字段 都没有关系。Excel 每次 都会自动将其放到右侧位 置。不含数字的字段将位于左侧，含有 数字的字段将位于右侧，而不管 您选择字段的顺序如何。构建数据透视表就是这样简单。只需单击 两次鼠标，您就可以对每 位销售人员的销售金额一 目了然。此处提供关于该主题的最后几点提示：l报表未必非要很复杂才有用。数据透视表可
6、以提供一种快捷的 方式来获取简单的答案。l接下来，请不必担心在构建报表时出现错误。使用 Excel，您 可以轻松地进行尝试并查看数据。 现在，您了解了每位销售人员的销售量。但源数据展示了销售人员在不同地 区不同城市相关数据。l因此，您可能要问的另一个问题是： 每位销售人员在 不同城市的销售量是多少？l要得到答案，您可以将“地区”字段 作为“报表筛选”添加 到数据透视表中。也可以将“地区”字段在列或者行显示， 根据个人喜好来设计报表格式。按日期查看销售量l由于原始的源数据具 有“订购日期”列信息， 因此在“数据透视表字 段列表” 中有一个“订购 日期”字段。l这样显示的表非常庞 大，实际意义也不
7、大， 如果能改成分年月显示 就好了，如何做到呢？按日期查看销售量l为了实现按月显示销量，您 需要点击“订单日期”字段 列 中的任意单元格，在“分组”对 话框将 日期数据分组，从而 更加便于使用报表。 对报表进行透视虽然数据透视表可以回答了您想了解的信息，但是有时您的报表不便于 阅读和使用，比如您必须向下滚动页面才能查看所有数据。l因此，您可以对报表进行透视以获取其他更易于阅读的 视图。l对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或 水平视图、将行 移动到列区域 或将列移动到行区域。这些任务都很容易完成。使用拖放功能最为简便如果您更愿意使用拖放方法构建数据透视表，就像在以前版本的 Excel 中一样
8、，那么仍然有办法完成此操作。l在“数据透视表字段列表”底部存在四个框，这四个框分别是“报表筛 选”、“行标签”、“列标签”以及“数值”。l您可以将字段拖动到 这些框以创建报表。使用拖放功能l该图片说明所有字段都可以使用拖放功能构建自己想要实现的统计报表；l因此，我们的报表变“活”了，不在是一张固定不变的报表。l如何创建成下图显示的数据透视表 ？l首先确定有哪些字段在表中需要统计： 地区、订购日期、销售金额、类别名称l有哪些不一样？l多了“占比”，“行标签”变成“地区”了，“列标签”没有了，“求和项：销售金额”没有了1.将“销售金额”字段再次拖到数值框；2.单击“求和项：销售金额”，选择“值字段
9、设置”；3.“自定义名称”框中输入“占比”；4.选择“指显示方式”标签，选择“占同列总和百分比”选项，点确定；5.同理，在“自定义名称”框中可以修改表中各字段名称；怎么修改？l很简单，就像正常输入文字一样，双击单元格，在“行标签”单元格 输入“地区”，在“列标签”输入空格l好像还有个问题，“1996年”时间字段没有显示在中间，是否可以用 修改？l系统提示不可操作，怎么办？l选中“1996年”，右击后选择“数据透视表选项”；l在弹出的对话框中，勾选“合并且居中排列带标签的单元格”，点确 定；最后的问题：l基础数据错误我要修改怎么办？生成的报表能自 动修改吗？l我要继续添加数据，报表能自动更新吗？l答案都是肯定的，数据透视表都能快速、准确的 解决您的这些问题。l在数据库更改任何数据以后，点击“刷新全部” ，系统为您自动更新报表；l在数据库增加或者减少数据以后，点击“更改 数据源”，出现如下图显示，更新到最新的行号 即刻，点击确定，系统自动更新。谢谢！
