中文电子表格处理软件Excel

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1、第4章 中文电子表格处理软件Excel XP l4.1 Excel XP概述 l4.2 工作表的编辑 l4.3 工作表的格式化 l4.4 数据管理与分析 l4.5 数据的图表化 l4.6 Excel XP与Word XP综合应用l4.7 页面设置与打印 4.1 Excel XP概述 l4.1.1 Excel XP简介 l4.1.2 Excel的基本概念 l4.1.3 创建简单的工作簿 4.1.1 Excel XP简介Excel XP最主要的功能有：l(1) 快速制作表格l(2) 强大的计算功能l(3) 数据图表l(4) 数据透视表4.1.2 Excel 的基本概念l1. Excel XP窗口组

2、成 2. 基本概念l(1) 单元格l(2) 单元格地址l(3) 活动单元格 l(4) 工作表由多个单元格构成的工作区域就是一张工作表。l(5) 工作簿计算和储存数据的文件，一个工作簿就是一个Excel文 件，其扩展名为.XLS。 l(6) 工作表标签初始值为Sheetl，Sheet2，Sheet3，代表工作表名称。 l3. 获得帮助与Word帮助功能的使用类似，在此不再赘述。4.1.3 创建简单的工作簿l1. 新建工作簿启动Excel时系统自动建立一个名为“book l”的工作簿。 如果想再建立一个工作簿，可以单击“任务窗格”中的“空 白工作簿”选项。l2. 打开工作簿l(1) 在“资源管理器

3、”或“我的电脑”中双击工作簿文件图标 ，直接打开该文件。 l(2) 启动Excel XP后执行“文件”菜单中的“打开”命令，或 单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，都可以打开工作簿 文件。 l3. 保存工作簿 单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或执行“文件”菜单中的 “保存”命令都可以保存。 4.2 工作表的编辑 l4.2.1 数据输入 l4.2.2 自动填充 l4.2.3 公式与函数 l4.2.4 编辑工作表数据 4.2.1 数据输入l1. 数据的输入l(1) 文本输入l(2) 数值输入l(3) 日期时间数据输入l2. 数据类型的设置 先选中要设置类型的单元格，执行“格式” 菜单中的 “单元

4、格”命令，选择“数字”选项 卡，即可进行类型设置。4.2.2 自动填充l1. 自动填充相同的数据(1) 先选定这个区域，然后在活动单元格填入数 据并按Ctrl+Enter键。 (2) 先在第一个单元格中填入数据(或选定一个有 数据的单元格)，将鼠标指向单元格右下角称为 填充柄的小方块，按下鼠标左键拖动，可在一 行或一列自动填充相同的数据。l 2. 自动填充序列数据(1) 用菜单的方法自动填充序列数据(2) 用鼠标拖动的方法自动填充序列数据 3. 创建自定义序列数据创建自定义填充序列数据的具体步骤为：l执行“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对 话框，选择“自定义序列”选项卡。l在“自定义

5、序列”列表框中列出了可供使用的全部 “自定义序列”数据，在“输入序列”列表框中输入 用户自己定义的序列数据。每输入一个序列数 ，可输入一个逗号或按回车键。l序列数全部输入后单击“添加”按钮，将新定义的 序列数添加到“自定义序列”列表框中，以后就可 以使用了。4.2.3 公式与函数l1. 公式组成公式的构成是以“=”开头，由常量、单元格引用 、函数和运算符组成。 l2. 公式应用l3. 函数执行“插入”菜单中的“函数”命令或单击常用工 具栏中的“fx”按钮即“函数”项，弹出“插入函数”对 话框。l(1) 数学与三角函数3. 函数l(2) 时间和日期函数l(3) 统计函数 l(4) 文本函数l(5

6、) 财务函数l(6) 逻辑函数l(7) 数据库函数 l(8) 查找与引用函数l(9) 信息函数 4. 单元格引用 l(1) 相对引用相对引用是当公式在复制时会根据移动的位置自动调节 公式中引用单元格的地址。 l(2) 绝对引用在行号和列号前均加上“$”符号，则代表绝对引用。公式 复制时，绝对引用单元格将不随着公式位置变化而改变 。l(3) 混合引用混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”符号。 当公式单元格因为复制或插入而引起行列变化时，公式 的相对地址部分会随位置变化，而绝对地址部分仍保持 不变。4.2.4 编辑工作表数据l1. 数据修改在编辑栏修改：先选中要修改的单元格，然后在编辑栏

7、中进行相应修改直接在单元格修改：双击单元格，然后进入单元格修改。l2. 数据删除l(1) 数据清除选取单元格或一个区域后，执行“编辑”菜单中的“清除” 命令。 l(2) 数据删除选取单元格或一个区域后，执行“编辑”菜单中的“删除” 命令。 3. 数据复制和移动 l (1) 数据复制、移动Excel数据复制方法多种多样，可以利用剪贴板 ，也可以用鼠标拖放操作。 l(2) 选择性粘贴选择性粘贴的具体步骤为：l将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域 中的第一个单元格。 l执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，弹出 “ 选择性粘贴”对话框。l选择相应选项后，单击“确定”按钮完成选择性粘 贴。 4.

8、 插入与修改批注插入批注的具体步骤为： l单击需要添加批注的单元格。 l执行“插入”菜单中的“批注”命令，在弹出的批注 框中键入批注文本。l完成文本键入后，单击批注框外部的工作表区 域。这时在单元格的右上角有三角形标志。修改批注的具体步骤为：l单击需要修改批注的单元格。 l执行“插入”菜单中的“修改批注”命令，在文本框 中对批注进行修改即可。4.3 工作表的格式化 l4.3.1 管理工作表 l4.3.2 单元格格式 l4.3.3 调整工作表 l4.3.4 自动套用格式 l4.3.5 条件格式化 4.3.1 管理工作表l1. 选取工作表l2. 删除工作表 l3. 插入工作表 l4. 重命名工作表

9、 l5. 工作表的复制或移动使用鼠标复制或移动工作表 使用菜单命令复制或移动工作表4.3.2 单元格格式l1. 设置数字格式l2. 设置对齐格式l3. 设置字体l4. 设置边框线l5. 设置图案以上设置均可以通过执行“格式”菜单中的“ 单元格”命令来完成。 【例4.3-1】 建立如图4.3.1所示工作表。 4.3.3 调整工作表l1. 调整行高列宽用鼠标来完成执行“格式”菜单中的“列”或“行”命令l 2. 插入行、列或单元格通过Excel的“插入”菜单来完成。l3. 删除行、列或单元格执行“编辑”菜单中的“删除”命令单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中执行“删除”命令l4. 移动行、列或单元格l选

10、中需要移动的单元格、行或列。l将鼠标定位于所选中区域的黑色边框上，按下鼠标左键 拖动至目标处。4.3.4 自动套用格式执行“格式”菜单中的“ 自动套用格式”命令。 【例4.3-2】 给图4.3.1中的学生基本情况表 套用“彩色1”格式。 4.3.5 条件格式化通过执行“格式”菜单中的“条件格式”命令完成。 【例4.3-3】将图4.3.7“成绩表”中各科成绩 中小于75分的标以红色粗体，超过者则标 以黑色粗体。 4.4 数据管理与分析 l4.4.1 数据排序 l4.4.2 数据筛选l4.4.3 分类汇总 l4.4.4 合并计算 l4.4.5 数据透视表 4.4.1 数据排序l1. 简单数据排序执

11、行“数据”菜单中的“排序”命令。【例4.4-1】 在图4.4.1的成绩表中，请按“ 数学”成绩由低到高排序。 l2. 复杂数据排序【例4.4-2】 在图4.4.1的成绩表中，请按“ 系别”的不同将“数学”成绩由低到高排序。4.4.2 数据筛选l1. 自动筛选 通过执行菜单命令“数据”“筛选”“自动 筛选”来完成。【例4.4-3】 在图4.4.1的成绩表中显示所 有语文成绩在60至90之间的记录。l2. 高级筛选通过执行菜单命令“数据”“筛选”“高级 筛选” 来完成。4.4.3 分类汇总l1. 分类汇总【例4.4-4】 在图4.4.1的成绩表中，求各系学生 各科成绩的平均分。l2. 分类汇总数据

12、分级显示 可以通过单击分级显示区上方的“123”三个按钮 进行控制：单击“1”按钮，只显示列表中的列标 题和总计结果；单击“2”按钮显示列标题、各个 分类汇总结果和总计结果；单击“3”按钮显示所 有的详细数据。4.4.4 合并计算l1. 通过位置合并计算数据【例4.4-5】 将图4.4.8中所示的三个数据 表合并为一个新表。l2. 通过分类来合并计算数据【例4.4-6】 将图4.4.13所示的两个工作表 通过分类合并计算的方法合并为一个工作 表。4.4.5 数据透视表【例4.4-7】 在图4.4.1的成绩表中，统计 各系男女生的人数。 4.5 数据的图表化 l4.5.1 创建图表 l4.5.2

13、 图表的编辑 l4.5.3 设置图表对象格式 4.5.1 创建图表【例4.5-1】 根据图4.5.1所示的销售情况 统计表，制作柱形图。4.5.2 图表的编辑l1. 图表类型的改变l单击图表将其选中。l执行“图表”菜单中的“图表类型”命令，在其对话 框中选择所需的图表类型和子类型。也可以单击“图表”工具栏的“图表类型”按钮改变 图表类型，但不能选择子类型。l2. 图表中数据的编辑l(1) 删除数据系列 l(2) 向图表添加数据系列 3. 图表中文字的编辑l(1) 增加图表标题或坐标轴标题l选中要增加图表标题或坐标轴标题的图表。 l执行“图表”菜单中的“图表选项”，在弹出的对话框中选 择“标题”

14、选项卡。l根据需要确定增加何种标题。 l(2) 增加数据标志选中图表后执行“图表”菜单中的“图表选项”命令，在弹 出的对话框中选择“数据标志”选项卡，在其中选择所需 的数据标志即可。 l(3) 突出指定数据l(4) 修改和删除文字单击要修改的文字处，可直接修改其中的内容；选择中 文字后，按Del键可将文字删除。 4.5.3 设置图表对象格式图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设 置，包括文字和数值的格式、颜色、字号、图 案等。格式设置可以有三种方法：l(1) 执行“格式”菜单中的“图表格式”命令。l(2) 指向图表对象，单击鼠标右键，在弹出的快 捷菜单中执行该图表对象格式设置命令。l(3)

15、双击欲进行格式设置的图表对象。4.6 Excel XP与Word XP综合应用 l4.6.1 在Word文档中嵌入Excel工作表对象l4.6.2 在Word文档中链接插入Excel 工作表 4.6.1 在Word文档中嵌入Excel工作表对象l1. 嵌入已建好的Excel工作表或图表l (1) 普通嵌入法l同时打开Word文档和欲嵌入的Microsoft Excel工作表。l切换到Microsoft Excel，选定需嵌入的工作表区域或所 需图表。 l执行“编辑”菜单中的“复制”命令。l切换到Word文档，单击要插入嵌入对象的地方。l执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对

16、话框，选中“粘贴”选项，单击“形式”框中的“Microsoft Excel工作表对象”或“Microsoft Excel图表对象”命令。如 果要将嵌入的工作表或图表显示为图标，则选中“显示 为图标”复选框。l单击“确定”按钮，完成嵌入Excel工作表对象。1. 嵌入已建好的Excel工作表或图表l(2) 快速嵌入法l执行“插入”菜单中的“对象”命令，弹出“对 象”对话框，单击“由文件创建”标签，显示 “由文件创建”选项卡。l在“文件名”框中，键入要由其创建嵌入对 象的工作表的名称，或者单击“浏览”按钮 并从列表中选择文件，清除“链接到文件” 复选框。l单击“确定”按钮完成设置。 2. 新建嵌入的Excel工作表或图表l(1) 在Word文档中，单击要为工作表或图表插 入新嵌入对象的位置。 l(2) 执行“插入”菜单中的“对象”命令，弹出“对 象”对话框，单击“对象类型”框中的“Micros