行政机关公文规范简介

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1、第一部分公文规范简介一、关于公文的概念。行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所 形成的具有法定效力和规范体式的文书。是依法 行政和进行公务活动的重要工具。行政机关公文有13类 命令和令、决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二、公文处理规范性文件1.国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日发布）2.国家行政机关公文格式（国务院办公厅提出，国家质量技术监督局1999年12月27日发布）；3.国务院主题词表（国务院办公厅1997年12月修订）；4. 国务院办公厅关于实施办法涉及的几个具体问题的处理意见（国办函20001号）；.省政府关于贯彻国家

2、行政机关公文处理办法 的意见（浙政发20015号）；.省政府办公厅关于政府公文标用主题词的通知 （浙政办发1994242号）；1.国家行政机关公文处理办法。（1）由国务院发布，提高了效力的权威。2.2.国家行政国家行政机关公文格式机关公文格式。 国务院办公厅提出国务院办公厅提出 ，国家技术监督局，国家技术监督局 于于19991999年年1212月月2727日日 发布，发布，20002000年年1 1月月1 1 日起实施。日起实施。行政机关公文行政机关公文由眉首、主体、版由眉首、主体、版 记三部分和记三部分和1616个基个基 本要素组成。本要素组成。3.3.国务院公文主题国务院公文主题词表词表。

3、国务院办公厅。国务院办公厅 19971997年年1212月修订。各地月修订。各地 各部门上报国务院及国各部门上报国务院及国 务院各部委的公文，应务院各部委的公文，应 按按国务院国务院主题词表主题词表 的规定标注主题词的规定标注主题词 。相应地各地各部门相应地各地各部门上报省政府的公文，应上报省政府的公文，应 按省政府主题词表的要按省政府主题词表的要 求标注主题词。求标注主题词。党的机构公文处理另有规范，主要依据1.中国共产党机关公文处理条例。中 共中央办公厅1996年5月3日以中办发1996 14号文件印发。2.公文主题词表。中共中央办公厅秘 书局1993年5月印发，1998年8月重新修订。三

4、、关于公文的格式与要素标识三、关于公文的格式与要素标识公文格式是公文的门面和形象，分为眉首、主体、公文格式是公文的门面和形象，分为眉首、主体、版记三部分，由约项基本要素组成。行政机关的公版记三部分，由约项基本要素组成。行政机关的公文必须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这文必须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步信息化、规范化上的重要体现，也是公文处理手段逐步信息化、规范化的客观需要。公文格式是否统一、规范，直接反映了行的客观需要。公文格式是否统一、规范

5、，直接反映了行政机关公文处理水平和工作态度，文秘部门应当切实把政机关公文处理水平和工作态度，文秘部门应当切实把好格式关。好格式关。（一）眉首部分。1.公文份数序号；2.秘密等级和保密 期限；3.紧急程度；4.发文机关标识；5.发文字号；6.签发人。(二)主体部分。1. 公文标题；2.主送机关；3.公文正文；4.附件及说明；5.成文日期；6.印章；7.附注。(三)版记部分。1.主题词；2.抄送机关；3.印发机关和印发 日期。此外，党的机关还 有“共印 份”这 一要素。主体版记眉首( (四四) )在公文在公文 格式方面，格式方面， 要掌握各个要掌握各个 要素的位置要素的位置 和具体的标和具体的标

6、识要求。识要求。要要 素标识发生素标识发生 错误，就会错误，就会 违背行文规违背行文规 则、违反行则、违反行 文关系，影文关系，影 响行文效果响行文效果 。上行文格式示例 只盖一个印章的单一机关发文：只盖一个印章的单一机关发文：1.1.落款处（成文日期之上）不署落款处（成文日期之上）不署 发文机关名称，只标识成文日期。发文机关名称，只标识成文日期。2.2.成文日期横向距离右空成文日期横向距离右空4 4字，字， 纵向距离依印章的大小而定，其标准纵向距离依印章的大小而定，其标准 为印章加盖在成文日期上，上距正文为印章加盖在成文日期上，上距正文 1 1 行之内。行之内。3.“3.“下套下套”方式：适

7、用于带有国方式：适用于带有国 徽、印章下弧没有文字的印章。加盖徽、印章下弧没有文字的印章。加盖 时印章的图案和文字不压成文日期，时印章的图案和文字不压成文日期， 仅以下弧压在成文日期上。仅以下弧压在成文日期上。4.“4.“中套中套”方式：适用于印章下方式：适用于印章下 弧有文字的印章。印章的中心线压在弧有文字的印章。印章的中心线压在 成文日期上成文日期上。 ( (五五) )要注要注 意印章的位置意印章的位置 和用印要求。和用印要求。联合行文的联合行文的 用印：用印：两个单位联两个单位联 合合 行文应将成文行文应将成文 日期拉开，左右日期拉开，左右 各空各空7 7字，主办单字，主办单 位印章在前

8、，两位印章在前，两 个印章均压成文个印章均压成文 日期，相距不超日期，相距不超 过过3 MM3 MM。 两个印章的两个印章的 位置和用印要位置和用印要 求。求。联合行文的用印：联合行文的用印：三个以上单位联合行文三个以上单位联合行文 ，上行时，行文单位都要署，上行时，行文单位都要署 单位名称，将印章加盖在单单位名称，将印章加盖在单 位名称上；印章每排最多位名称上；印章每排最多3 3 个；最后个；最后1 1排的排的1 1个或个或2 2个印个印 章，应居中排布；成文日期章，应居中排布；成文日期 标识在最后标识在最后1 1排印章之下空排印章之下空1 1 行的位置，右空行的位置，右空2 2个字。个字。

9、只采用一种加盖方式；只采用一种加盖方式； 每排印章的中心线对齐。每排印章的中心线对齐。 三个以上印章的位置三个以上印章的位置 和用印要求。和用印要求。（八）公文格式 不规范原因分析。1.发文字号、签发 人位置出错；2.会签人要素出错 ；3.标题中经贸委应 用全称；4.签发人均为副职 ，且未说明理由；5.文种为上行文， 与主送单位不符。请示报告不分请示报告不分: : 请示性公文请示性公文 用报告类公文；用报告类公文； 也违背报告不得也违背报告不得 请示性事项的规请示性事项的规 定。这是目前较定。这是目前较 为普遍的现象。为普遍的现象。 由于报告类公文由于报告类公文 上级机关通常作上级机关通常作

10、阅件处理，这样阅件处理，这样 就极可能误事，就极可能误事， 起码也影响办文起码也影响办文 效率。效率。眉首格式、排版格式眉首格式、排版格式 不规范：不规范：1.1.眉首未占首页眉首未占首页 的五分之三位置；的五分之三位置；2.2.发文机关标识发文机关标识 未加未加“文件文件”； 3.3.发文字号位置发文字号位置 不准确，未用六角括不准确，未用六角括 号号; ;4. 4.公文标题字号公文标题字号 不规范不规范; ;5. 5.排版版面过于排版版面过于 拥挤。拥挤。用印、时间、版记用印、时间、版记 不规范：不规范：1.印章加盖方式印章加盖方式 不规范，应用下套不规范，应用下套 方式；方式；2. 2.

11、 生效时间生效时间 行政机关公文应用行政机关公文应用 汉字；汉字；3.“3.“抄送抄送”要要 素错为素错为“抄报抄报”， 且未空一格。且未空一格。 不符合信函格式不符合信函格式 要求：要求： 1.1.未标发文未标发文 字号；字号；2.2.签发人位签发人位 置不正确；置不正确；3.3.文种应为文种应为 “报告报告”，而不，而不 是是“汇报汇报”；4.4.标题排列标题排列 不美观；不美观；5.5.文武线和文武线和 武文线不规范。武文线不规范。1.1.发文标识发文标识不规范。未用红不规范。未用红头文件。头文件。2.2.用印位置用印位置、方式和落款时、方式和落款时间不规范。间不规范。3.3.版记部分版

12、记部分位置出错。应置位置出错。应置于最后一面最下于最后一面最下方的规定位置。方的规定位置。1.1.附注说明附注说明“附件附件2 2字不全字不全”；序；序 号应用阿拉伯数字号应用阿拉伯数字和圆点标点符号；和圆点标点符号；2.2.附件说明中附件说明中会议纪要和执行通会议纪要和执行通 知书后应注明发文知书后应注明发文 字号；字号；3.3.政府文件应政府文件应加盖印章。加盖印章。这份文件眉首、版记部份格式都不规范：眉首部份未按上行文格式用大版头（占首页五分之三） 、未标注签发人；版记部份主题词不规范；用抄报、分送、 打字、校对、共印10份等要素均是错误的。将厅局作为公文 印发机关也不妥当，应当是厅局办

13、公室。这份文件用“建议”做文种是错误的，应当用“意见” 文种；主送机关将省政府办公厅与省发改委、省监察厅并列 也不妥当；印章加盖方式不对；版记部份缺主题词，用“报 ”、“抄”、“发”、“共印40份”、“校对”等要素也是 错误的。第二部分常见规范问题（一）数字与结构层次序号 1.层次的划分要通篇划一。 2.采用的序号要注意符合通行习惯。第一层为“一、二、三”，第二层为“(一)(二)(三)”，第三层为“1. 2. 3.”，第四层为“(1) (2) (3)”。3.错误举例一，二，三，、（一），（二），（三），（），（），（），（）、（）、（）、.与序号配合的标点要适当。 “第一、第二、第三”的后面要

14、用逗号，不带括号汉字 数码“一”后面用顿号，阿拉伯数字“ 1”和拉丁字母 “ A”“a”后面用齐线圆点。如：一、（一）1（1） （二）几个标点符号使用.破折号与连接号破折号一般占两个字节位置（）， 连接号（）占一个字节位置。.时间的表示方式关于数字“”与“零”十个阿拉伯数字与汉字数码的大小写的对应关系如下： 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 一 二 三 四 五 六 七 八 九 零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 零 二00七年一月五日 二零零七年一月五日 200715 2007.1.5 07.1.5 七年一月五日 07年1月5日年份概用全数，不得省略。 在文学作品中，为了体现生活化、

15、口语化， “ 八六年”之类是可以使用的。如：小张八六年 就入伍了。关于数字“零”、“”（日期）标注规范的日期标注方式： 1. 二七年一月五日（常用于公文） 2. 2007年1月5日（通俗用法） 3. 20070105（一般用于科技文献） 4. 公元一千九百零五年（文学作品）（三）关于汉语拼音正词法基本规则 的运用基本要求：句首第一个字母要大写，以词为单位分 写。如： N sh y ge qngl de zochen, zi huch shang xihu y wi lorn. （用 汉语拼音标注，结尾不用“ 。”，要用“ . ”“一”、“不”、“啊”标注原调，轻声不标调。 ）那是一个清丽的早晨，在火车上邂逅一位老人。