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1、第1章 Excel高级处理功能的使用 Excel是现代企业办公中最常用的办公工具之一， 能够正确和熟练地使用Excel，对提高工作效率和 工作质量有着非常重要的意义。Excel具有强大的 数据库管理功能，这主要依赖于其内部的宏命令 、函数及其强有力的决策支持工具。因此，在介 绍Excel VBA之前，有必要对Excel内部的一些高 级处理功能进行一下简单的介绍，这样，会给读 者学习后面的Excel VBA知识打下良好的基础。1.1 数据检测与导入 在对Excel的各种操作中，经常涉及到的是数据录 入操作。在向Excel的工作表中录入数据的操作中 ，许多Excel的使用者只知道使用Excel的一
2、些基 本的功能，却不知道操作Excel还有很多的技巧。 本节中将讲解在Excel中如何验证录入数据是否合 法以及如何向Excel中导入数据的一些操作技巧， 使读者能够更好的利用Excel完成相应的工作任务 。1.1.1 检测录入数据的有效性添加数据是Excel最基本的操作。当需要录入大量数据信息的时候，通常会出现录错 数据的可能，比如本应该在单元格中录入数值型数据却录入了字符型数据。在Excel 中，提供了验证输入数据有效性的功能，使用这种功能能够有效地减少录错数据情况 的发生。 下面以向工作表中输入员工基本信息为例，来讲解如何验证输入员工的年龄信息是否 合法，其实现的具体步骤如下所示。1.1
3、.2 从外部数据源中导入数据 如果需要录入的数据在其他数据源中存在，那么 除了可以手动向Excel工作表中输入数据之外，还 可以从外部数据源中将数据导入到Excel当中。可 以向Excel中导入数据的数据源主要有SQL Server 、Access、文本文件和网站数据等。下面就介绍 一下如何从文本文件中将数据导入到Excel当中， 其具体实现的方法如下所示。1.2 使用数据筛选功能 在Excel中，存储数据与筛选数据同样的重要。本 节中将讲解有关数据筛选方面的一些技巧，通过 这些技巧，可以使读者方便快捷地从工作表中得 到所需要的数据信息，从而提高工作的效率。1.2.1 使用筛选功能检索数据 为
4、了方便筛选数据，Excel提供了自动筛选的功能 。通过自动筛选，可以将常用的数据信息非常轻 松地提取出来。如果工作表中的数据量非常的庞 大，那么使用自动筛选功能将能够大大地提高工 作的效率，缩短筛选数据的时间。 下面以员工信息工作表为例，来讲解使用筛选功 能筛选数据的一些技巧，其实现的具体操作步骤 如下所示。1.2.2 使用自定义筛选功能检索数据 使用筛选功能只能筛选出符合某一类条件的数据 信息，如果想要得到更加详细的信息，可以使用 自定义筛选功能来实现。 下面以筛选员工信息工作表中年龄在2030之间员 工信息为例，来讲解如何实现自定义筛选的功能 ，具体的操作步骤如下所示。1.3 Excel常
5、用函数的使用 Excel是现代企业中常用的办公软件之一。在 Excel中，除了具有向Word那样编辑文本的功能之 外，还可以通过使用其本身自带的各种函数来操 作工作表单元格中的各种数据信息，从而能够满 足现代企业办公中的各种需求。Excel有很多自带 的函数，本节中将介绍其中几种比较常用函数的 使用方法。1.3.1 自动求和函数的使用自动求和函数用于在Excel单元格中进行各种数学计算，用于自动求和中 的数据必须都是数值类型的数据信息。在Excel中，自动求和函数主要包 括以下几种。 SUM函数：对某一行区域或列区域中的单元格数据进行求和运算。 AVERAGE函数：对某一行区域或列区域中的单元
6、格数据进行求平均值运算 。 MAX函数：对某一行区域或列区域中的单元格数据进行求最大值运算。 MIN函数：对某一行区域或列区域中的单元格数据进行求最小值运算。 下面将具体讲解这几种函数的相关用法。1.3.2 文本函数的使用在Excel中，有很多个文本函数。限于篇幅，本节中只介绍一 下在Excel中经常用到的几个文本函数。主要包括以下几种。 LOWER函数：将一个文本字符串的所有字母都转换为小写的形 式。 UPPER函数：将一个文本字符串的所有字母都转换为大写的形 式。 TRIM函数：删除字符串之间的多余空格，但在英文字符串中将 保留一个词与词之间的空格。 下面分别介绍这几个字符函数的用法，具体
7、实现的操作步骤如 下所示。1.3.3 日期函数的使用在Excel中，日期函数也是经常使用的函数之一。本节中将详细讲 解几个常用日期函数的使用方法。主要有以下几种： YEAR函数：返回一个年份值，数值范围在19009999之间。 MONTH函数：返回一个月份值，数值范围在112之间。 DAY函数：返回一个月中的第几天的数值。 NOW函数：返回当前系统的日期时间值。 TODAY函数：返回日期格式的当前日期。 下面具体说明一下这几种日期函数的使用方法，具体实现的操作 步骤如下所示。1.4 使用数据透视表 前面讲解了有关数据筛选和Excel内置函数的相关 知识。在本节中，将讲解如何使用数据透视表对 E
8、xcel工作表中的数据信息进行统计和计算，重而 得到所需要的数据信息。1.4.1 数据透视表的作用数据透视表的作用是能够完成筛选、排序和分类汇总等功能，最 后生成汇总表格。通过使用数据透视表中所集成的多种功能，能 够为用户处理数据提供方便。数据透视表为用户提供了数据的三 维视图，即将用户所需要的数据分别按照3条不同的坐标轴进行排 列，从而达到统计数据信息的要求。数据透视表实际上是通过二 维的视图来表示三维的内部结构，如图1.48所示，图中行标签、 列标签和报表筛选分别表示三维结构中的X轴、Y轴和Z轴，通过这 种表示方法可以显示统计的数据信息。1.4.2 数据透视表的应用 本节中，将通过一个具体
9、的示例来讲解数据透视 表的具体应用。 某超市的商品销售表包含以下几个字段：销售月 份、销售产品、单价、销售数量、销售总额和备 注，如图1.49所示。1.5 使用图表统计数据 图表是用来将信息表示成使人容易理解的一种表 示方式。使用图表能够使人更容易理解数据统计 和计算，使得用户更加方便和快捷地操作数据。 图表能够给人以生动的感性认识，使得人们更能 够接受这种表达习惯，也就是说，人们不用怎么 动脑，就很容易理解图表所表达的数据信息。 在Excel中，提供了功能强大的图表功能。本节中 ，将向读者讲解有关图表方面的相关知识。1.5.1 图表的三种类型 在介绍图表的应用之前，首先介绍一下图表的各 种显
10、示类型，即线形图表、饼形图表和柱形图表 。 1线形图表 2饼形图表 3柱形图表1.5.2 使用图表向导创建图表 前面介绍了3种不同类型的图表。在本节中，将分 别讲解如何使用图表创建向导创建图表。 下面以月盈利信息工作表为例来讲解如何创建线 形图表，其操作的具体步骤如下所示。1.6 举一反三 通过学习本章，可以使读者了解和使用有关Excel 操作的一些高级技巧。除了应该掌握本章的相关 内容之外，读者还应该掌握以下与本章相关的内 容。 实现从SQL Server和ACCESS数据库中向Excel中导 入数据。 使用排序功能排序工作表中的数据信息。 使用数学函数进行各种数学运算。 使用Excel中的形状功能绘制各种控制流程图。 创建各种复杂的数据透视表 使用除了线形图表、饼形图表和柱形图表以外的 图表类型创建图表，显示工作表中的数据信息。
