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1、科技项目档案建档规范一、科研课题档案建档规范.2二、基本建设项目档案建档规范.13三、著名人物档案建档规范.22四、文书档案建档规范.27五、声像档案建档规范.41六、科研仪器设备建档规范.44七、中国科学院会计档案建档规范.49八、中国科学院大科学项目档案建档规范.54一、科研课题档案建档规范一、科研课题档案建档规范1 总则总则1.1 为加强中国科学院科研课题档案的建档工作，提高科研课题档案的质量，充分发挥科研课题档案在科技事业和国家建设中的作用，制定本规范。1.2 本规范提出了科研课题建档工作的基本要求和管理职责，规定了科研课题文件的归档范围和质量要求，以及科研课题档案的形成积累、整理立卷
2、、归档验收、补充和借阅等。2 规范性引用文件规范性引用文件下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。GB/Tl l 822-2000(科学技术档案案卷构成的一般要求)3.术语术语3.1 科研课题(scientific and technical problems)指具有相对独立目标和内容的具体研究对象，是组织科学技术研究的基本单元。3.2 科研课题文件(scientific and technical records)指记述和反映科研课题研究活动中形成的各种载体的文字、图表、声像等记录形式的文件材料总称。3.3 科研课题档案(scientific and technical
3、 archives) 指具有保存价值的、归档的科研课题文件。4 基本要求基本要求4.1 单位应建立完整、准确、系统、能反映从开题到结题的科研活动全过程的科研课题档案。4.2 科研课题建档工作必须贯穿于科研管理工作的全过程。4.3 科研课题档案没有归档或归档不符合要求，单位冻结课题经费，不予申报成果。4.4 科技成果评奖、科技人员提职考核，应由综合档案室提供科研课题档案归档情况证明(式样参见附录图 Dla-Dlb)。4.5 严格执行国家保密和保护知识产权等法规，确保科研秘密和科研课题档案的安全，保护单位和科技人员的知识产权等合法权益。5 管理职责管理职责5.1 院业务主管部门5.1.1 制定科研
4、管理工作规范，应对科研课题建档工作提出要求。5.1.2 下达科研课题计划，同时下达科研课题建档任务。5.1.3 组织验收、鉴定科研课题前，同时组织对科研课题档案验收。5.2 单位科研管理部门5.2.1 制定单位的科研管理工作制度，应对科研课题建档工作提出要求。5.2.2 组织管理各类科研课题，应要求承担任务的课题组完成科研课题建档工作。5.2.3 按科研课题形成积累有关的管理性文件，课题结束后整理送交综合档案室。5.2.4 指导并参与科研课题档案的鉴定和密级的确定等工作。5.2.5 将每年新开课题和结题清单及时提供给综合档案室，并协助督促、检查科研课题建档工作。5.2.6 在科研课题任务结束、
5、进行验收或鉴定前，组织科研课题档案预验收。5.3 综合档案室5.3.1 根据中国档案分类法科学研究档案分类表 ，结合学科、专业等情况，组织编制本单位科研档案分类表。5.3.2 制发科研课题文件积累袋(积累袋封面式样见附录图 D2)，并随课题的进展，定期指导、检查科研课题文件的形成、积累和立卷归档工作。5.3.3 参与科研课题验收鉴定会，检查档案是否完整、准确、系统。5.4 课题组长5.4.1 布置科研课题建档工作，指定兼职档案员。5.4.2 课题结束组织立卷归档工作，做到归档质量符合规范要求。5.4.3 提出科研课题档案整体鉴定级别以及案卷保管期限和密级，填写科研课题档案归档说明书。5.5 科
6、技人员5.5.1 按照归档要求建立本人课题文件的预立卷，课题结束后交兼职档案员。5.5.2 离开课题岗位时，应将本人课题文件清理、移交后方可办理手续。6 科研课题文件的归档范围和质量要求6.1 归档范围6.1.1 科研课题文件的归档范围包括课题研究准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报奖励阶段、成果推广阶段所形成的有关文件(见附录A、B、C)。 6.1.2 根据学科特点确定的研究实验阶段形成的对科学研究有长远查考价值或作为研究结果依据的原始性课题文件均应归档。6.1.3 获得与科研课题预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的科研课题文件均应归档。6.1.4 直接针对科研课题的
7、管理性文件，应归人科研课题档案。6.1.5 凡承接科研课题，应在协议、合同或委托书中明确，课题结束后档案由课题承担单位保存，并向课题下达单位提供课题成果性文件(原件或与原件相同的副本)以及相关的档案目录。课题下达单位如需查阅有关该课题的文件时，课题承担单位应予提供方便。6.1.6 两个或两个以上单位协作的科研课题，由课题主持单位保存整套档案；协作单位除保存与自己所承担任务有关的原件外，应将复制件送交主持单位保存。如确系涉及协作单位的合法权益，不能提供有关复制件，应在协议、合同或委托书中明确，但协作单位应将承担任务的有关档案目录和档号提供主持单位。主持单位对协作单位提交的档案等负有保密责任。6.
8、1.7 与国(境)外合作研究的科研课题，应在协议、合同中明确课题文件的归档范围，并规定原件的归属。6.1.8 出国(境)参加与科研课题有关的学术活动、合作研究的人员，回国(境)后应将有关的课题文件整理归档。6.2 归档文件的质量要求6.2.1 归档的科研课题文件应为原件，不得擅自修改，剪贴或事后补制。6.2.2 外文文件和相应的中文翻译件应归档。未翻译的外文文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。6.2.3 根据科研实际需要，单位可统一科研用纸(研究报告、实验记录等)的规范格式，并有明确的编写质量要求。6.2.4 科研课题文件的内容必须真实、准确，不得随意更改、变造。6.2.5 科研课题文件
9、应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期、时间完备。6.2.6 科研课题文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等)，不得使用热敏纸。6.2.7 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合长久保存的要求。6.2.8 录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。7 科研课题文件的形成、积累、整理和鉴定7.1 形成积累7.1.1 科研课题档案应包括管理性文件和科研性文件，分别由科研管理部门和课题组形成、积累。7.1.2 科研课题文件的形成、积累应从课题的预研、开题、
10、研究过程到结题，随时收集、整理。7.2 整理立卷7.2.1 立卷原则：应遵循科研课题文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。7.2.2 根据科研课题文件的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况，课题组将课题文件进行系统整理，组成一个或若干个案卷。7.2.2.1 科研课题的文件较多，可组成多卷(即一题多卷)。将最能反映课题概况的开题立项文件、论文、专著、验收或鉴定文件、成果申报与获奖文件、科研经费与决算文件等重要文件，整理组成综合卷，排放在课题全部案卷之首。其余文件按科研工作阶段或重要程度等依次系统组卷。7.2.2.2 科研课题的文件较少，可组成一卷(即一题
11、一卷)，直接按科研工作阶段或重要程度等顺序整理组卷。7.2.2.3 长期、连续性的常规观测实验等原始记录、整理记录及综合分析报告等按日期、时间顺序组卷。7.2.3 分类编号7.2.3.1 按中国档案分类法科学研究档案分类表对科研课题档案进行分类标引，给出分类号(国家分类号)。7.2.3.2 编制案卷的档号。档号由本单位分类号和案卷顺序号组成。本单位分类号依据本单位科研档案分类表编写，案卷顺序号为本分类中的课题序号加案卷卷号。7.2.4 卷内文件排列7.2.4.1 按重要程度或科研工作阶段排列。7.2.4.2 案卷内密不可分的科研课题文件按以下要求排列：同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿
12、、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。7.2.5 拆除案卷内的金属物，对破损的文件进行修补。7.2.6 案卷内的文件采用卷夹或卷盒两种方式保管，可以整卷文件用卷夹装订(即装订卷)，也可以每份文件用线装订用卷盒保管(即不装订卷)。7.2.7 案卷内文件幅面一般采用 A4 型(297mm X 210mm)纸。大于 A4 型纸的要折叠为统一幅面，图样折叠后标题露在右下角。小于 A4 型可不做处理。7.2.8 声像制品的保管按中国科学院声像档案建档规范办理。7.2.9 装订卷的全部文件顺序编页号。无论单面或双面书写、印刷的文
13、件，每页均作为一页。每卷页号均从 1 开始，页号位置在非装订线一侧的上角。不装订卷，应在每份文件的右上角盖上有档号、件号的档号章(式样见附录图 D3)，顺序填写。7.2.10 填写卷内目录(式样见附录图 D4)。7.2.10.1 序号(即件号)：以一份文件为单位，按在卷内的排列顺序依次填写。不同案卷应分别从 l 起编写序号。7.2.10.2 文件题名：填写文件标题的全称。如无标题可依据文件的内容自拟确切题名。外文文件应有翻译的相应中文题名。7.2.10.3 责任者(执笔人)：填写文件的形成单位或主要责任者。7.2.10.4 制成日期：填写形成文件的详细日期、时间。7.2.10.5 页号或页数：
14、装订卷，填写页号，指每份文件首尾页上标注的顺序页号。不装订卷，填写页数，指每份文件的总页数。7.2.11 填写卷内备考表(式样见附录图 D5)。7.2.11.1 立卷说明：记载案卷内文件的质量、立卷及其他需要说明的情况。7.2.11.2 立卷人：具体立卷人签名。.2.11.3 审查人：案卷审核人员签名。7.2.11.4 归档后补充说明：指归档后案卷保管期限和密级的调整以及卷内文件进行补充、移出、销毁等情况的注明。7.2.11.5 填写人：由课题组人员签名。7.2.11.6 审核人：综合档案室人员签名。7.2.12 已装订的成套图样或印刷成册的科研文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录；与其他科研文件组成一卷的，应排列在卷内文件最后，作为一份文件填写卷内目录，不重新编写页号，但应在卷内目录的备注中注明总页数。7.2.13 草拟案卷封面各栏目(草拟用纸式样见附录图 D6)，经综合档案室审核后，用毛笔或钢笔工整填写案卷封面(式样见附录图 D7)或使用机制封面。7.2.1
