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1、黑河学院档案管理规章制度汇编黑河学院档案管理规章制度汇编 （十）黑河学院电子文件归档范围规定（十）黑河学院电子文件归档范围规定 等等 2010 年 03 月 01 日 黑河学院电子文件归档范围规定黑河学院电子文件归档范围规定 1、学院下发的文件； 2、学院各部门下发的重要文件； 3、学院大事记； 4、学院签发的重要协议、合同； 5、学院各种统计报表的数据库及相关软件、说明书； 6、学院各种活动中形成的声像档案的电子文件； 7、学院招生、毕业生名单形成的数据库文件； 8、上级下发的电子公文。 黑河学院电子档案管理制度黑河学院电子档案管理制度 1、做好归档电子档案的检查工作，包括载体有无划痕、是否
2、清洁，有无病毒等； 2、归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；载体应直立存放，做到防 尘、防变形； 3、电子档案拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用， 一套异地保存； 4、环境温度选定范围：1424；相对湿度选定范围：45%60%； 5、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离； 6、每 2 年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%，如发现问题应及时采取恢复措 施； 7、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案 的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于 3 年。 8、磁性载体上的电子档案每 4 年转存一次，原载体同时保留时间
3、不少于 4 年； 9、定期检验结果应填入电子档案管理登记表； 10、电子档案的封存载体不得外借； 11、利用时使用拷贝件； 12、利用时要遵守保密规定； 13、利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内； 14、具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥 的安全保密措施； 15、电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行； 16、电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。 17、非保密电子档案可进行逻辑删除；属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在 不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 黑河学院关于档案归档范围的有关规定黑河学院关于档案归档
4、范围的有关规定 第一条 归档范围确定的原则 (一)归档的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价 值。对学院建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 (二)归档的文件材料必须反映学院各部门职能活动的全过程和基本历史面貌，保证完 整、准确、系统。 (三)归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部 门的不同特点。 第二条 归档的主要内容和重点 (一)归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、 人物、声像、实物十二个类文件材料，具体范围见黑河学院档案归档范围及保管期限 表。 (二)归档的重点以学院形成的不同载体、不同形式
5、的文件材料为主，特别是全局性、 综合性的文件材料，其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对 学院的指令性、指导文件为主。 (三)各部门工作活动中形成的在维护国家、学院和公民权益等方面具有凭证价值的文 件材料。 (四)各部门需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料； (五)其他对各部门工作具有查考价值的文件材料。 第三条 黑河学院各部门不归档文件材料的范围 (一)干部任免、奖惩非学院人员的文件材料 (二)上级机关的文件材料中，普发性的供参阅不办的文件材料，供工作参考的抄件等 (三)上级机关征求意见未定稿的文件 (四)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄
6、送文件材料； (五)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 (六)征订通知 (七)启用印章通知 (八)重份文件 (九)无查考利用价值的事物性、临时性文件 (十)未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿、各 次核对稿 (十一)从正式文件，电报上摘录的工作参考非证明材料 (十二)无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意 见的不需办理的人民来信、电话记录 (十三)学院负责人兼任外单位职务形成的与学院无关的文件材料 (十四)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，有关工作参考的文件材料 (十五)未定稿的文件、未生效的
7、合同协议书及未定型的草图、蓝图 (十六)仪器设备广告、宣传材料 (十七)音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料 (十八)学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； (十九)未生效的合同、协议、单据。 (以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存)。 第四条 常多归档的文件材料： 学院党政部门的非法规性的一般文件材料，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的 文件、抄件，本部门一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些文件材料不应归档。 第五条 常漏掉的文件材料： (一)学院内部各部门的专门文件材料，如统计部门的普查材料、科研部门的成果材料、 纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，各 部门的救灾文件材料，编辑部门的书稿材料，职称评聘的文件材料等专门(业务)文件材料 等。 (二)白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、 重要文件的修改稿、党组(党委)或行政会议记录等。 (三)会议文件材料，如本部门召开的专门会议，到外单位参加的有关本部门主管业务 的会议文件材料。 来源：来源：黑河学院 2009 年 4 月 责任编辑：责任编辑：萨日娜
