数码照片档案管理新探索

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1、 档 案 论坛 业务研究 本 随着计 算机 、数码相 机应 用 的普 一 栏 责 及 各单 位在各 类公务 活动 中产生 的 。 编 数 码照 片越来越 多 做好 这些 数码 照 曹 片档案 的收集 、 归 档和整理 工作 是 在 实际档 案工作 中需要 面对 解决 的一个 立 新课题 。在 目前 尚没有一 个完 整统 一 - 的工作 规范 的情况下 需要 我们依 据 等 国家 、地方 和行业现有 的一些 标 准和 _ 工作规 范 结合 工作实 际 。 进行探 索实 。 。 践 2 0 0 8 -2 0 0 9年天津市 进行 了全 国 污染 源普查 工作 其 中产生 了大 量 的 囊 数码 照

2、片 我们依据 国家标 准和 地方 l 工作 实际 结合这些 数码 照片档 案管 _ j _ 理 工作 探 索总结 出一些数 码 照片档 。j 案管理方 法 收到 了很好 的效果 。 。 _ j 凰 昭 I 出 窒 管； 千 里的 3 毒太 县 誊奠鬻 簿 的整理归档提供 了规范依 据 由于数码 照片档案 与传统照片档案相 比 在 它 的产生方式 和存储载 体上存在根本差 异 以及 它特有 的电子文件 属性 它 同传统照 片档 案在收集 、 整理 、 保 管等各环节 有 它特有 的管理要求 在此次天津市 全 国污染 源普 查工作 中 我们针对数码 照片档案 的特点 与 机关 档案工作 的有关业

3、务办法 、 规定统一 ， 从数码 照片 的收集 、 鉴定 、 归档 、 整理等 环节提 出 了专 门的管 理要求 基本达 到了预期 的管理效果 ， 为此次 我市 全 国污染 源普查工作做好 了基础 服务 工作 二 、 数 码 照 片 的 收 集 1 收 集 的 范 围 凡是 反映本单 位工作活 动 、具有查考利 用价 值 的数码 照片均属于收集范 围 。在这次普查 活动 中产生 的 反 映污染源普查工作 ， 具有查考利 用价 值 的数码 照片 均属于收集范 围。 2 收集 的要求 ( 1 ) 指定专人 负责数码 照片 的收集工作 数码照 片 由于复制方便 拍摄者经 常会 将数 码 照片导 出到

4、不 同的计算机 上 。 不及 时收集集 中 很容 易散失 。因此 ， 产生数码 照片的部门 ， 应建立 天津档案 2 0 1 1 2 数码 照片归档 制度 指 定专人 负责数 码照 片的收集 ( 2 ) 数 码照片的格式 、 质量要求 A 数码 照 片 电子 文件 的格式 要 符合 国家标准 电子 文件归档 与管 理 规范 ( G B T 1 8 8 9 4 2 0 0 2 )中对 图像 电 子文件格式 的要求 归档 的数码 照片 格式应 为 T I F F、 J P E G格式 。 B 为保证 数码 照片 的显 示效果 和 冲印质量 现 阶段 要求拍 摄数码 照片 的像 素数应在 3 0 0

5、万以上 C 为保证 照 片的原始性 、 真实性 ， 数码 影像 不 能进 行 过修 改 、添 加 、 合 成 、 挖 补等编辑处理 。 三 、 数码照片 的归档 拍摄 者 、数码 照片产 生部 门或档 案 部 门应 对 数 码 照 片 进 行 必 要 的整 理 。整理工作 主要包 括 ： 1 鉴 定 数码照 片由于拍摄方便 成本 低 反映 同一场 景 的往往有 多幅图像 因此 反 映同一场景 的数码 照 片 ， 应选择其 主要的归档 。针对此次普查 工作 按 照国家环保 总局 的要求 选择 7 8张 。归档的 每 一张数 码照 片都要有 一 张对应 的纸质 照片 同 时确定其保 管期限 ， 保

6、管期限 的划分按 照 污染源 普查 档案管理办法 执行 。 归档 的数码 照片应具备 主题鲜 明 、 影 像清 晰 、 画 面完整 、 未加修 饰与剪 裁 等特 点 在收集 的过 程 中对存有 真伪疑义 的照片应 进 行必要 的鉴定 。 根据 我们 现有的鉴定能力 。 总结 起 来可 以从 以下几方 面鉴定 ： 一是看色调是否 连续 、 和谐 、 过渡 自然 。伪造 照片在拼合处 由于要修饰 接 口。往往会 出现色调 不连续 、 过渡生硬 的情况 ； 二是看 比例 是否协调 就是看接 口与相邻部 分之 间的大小 比例 是否合理 看有 疑问 的地方 在 整个 画面中所处 的大小 比例是否相符 ：

7、 三是看 画面清 晰度 是否相 同 如果 同一平 面 内的物体清 晰度 出现不一致 的情况 则经过加 工 的可 能 性 较 大 四是看 阴影 分布是否合理 。分析 照片的明暗 对 比度及 阴影 的存在是否合理 。 五是看整体 风格 是否统一 。这主要是分析 人 物 的朝 向 、 眼神 的方 向、 面 目表情等是 否统一 ， 物 体位置 、 摆设 是否符合逻辑 等。 对于没有保存价值 或重复的数码照片不得 归 档。 凡是不归档的数码照片可另存作为资料查 考。 2 归 档 对属于收集与归档范 围的照片 在本 次普查 工 作结束后及 时向有关档案工 作人员归档 集 中 管理 任何人不得据 为己有 。

8、 按照 国家环保总局 的要求 此次污染源普查 工 作 中产生的数 码照片 ， 保管期 限均划定为永久 。 因此 数码 照片向档案室归档 时要 求数码照片 电 子 文件 、 与其对应 冲印的纸质照片要一 同归档 。 归档 时要求数码 照片 、 纸 质照片 、 文字说明三 者 齐全并做到 内容相符 数码 照片 以 E x c e l 电子 表格形式 的 目录数据库 ， 通过 网络 、 U盘 等各 种载 体移交 。 目录数据库应著录照片题名 、 拍摄 者 、 拍 摄 时间 、 文件位置 ( 对应数码 照片存放 文件夹和文 件名 ) 四个项 目， 移交时要求全 部著录。档案 室要 对归档数码照片 的有

9、效性和完整性进行审核 四、 归档数码照片的整理 1 数码照片档案 的分类 应在全宗 内按保 管期 限一年度一问题进行 分 类。结合普查工作， 只涉及一个类 ， 统一为污染源 普查档案 2 数码 照片电子文件 的命 名 数码 照片电子文件 应 根据其排列顺序 重新 命名 。命名规则是 ： 在光盘根 目录下建立一 个名称为“ D A T A” 的 文件夹 D A T A文件夹下存放 专项工作 中同一保 管期 限的数码 照片。数码 照片按形成时间先后排 列 在一 起 文件 夹内 的每一张数码 照片按其排 列顺序编 号 。 即形成数码照片号 。数码照片号为年度+ 流水 号 年度和流水号各为 4位阿拉伯

10、数字 不足 四位 的在前补 “ 0 ” 。例 ： 排列为 2 0 0 8年归档 的第 1 6张 数码 照片 将其拷贝到 D A T A文件夹下 。 并 重命名 为 2 0 0 8 0 0 1 6 J P g ( 数码照 相机 照片 ) 或 2 0 0 8 0 0 1 6 t i f 业务研究 档 案 论坛 描照片 ) 。 太 3 编写数码照片文字说明 栏 责 数码照片档案 一般 由数码照片和对该照片 的 编 说 明两部分组成 存人光盘 的照片说 明应 以 曹 e l 电子表格形式 ， 以张为单位 ， 著 录照 片题 名 、 立 麦 者 、 拍摄 时间、 文件位置 四个项 目。 4 数码 照片光

11、盘 目录的编制 数码照片光盘 目录与纸质 照片档案卷 内 目录 、填 写内容 相同 。数码照片光盘 目录以 E x c e l 表格形式著 录 。 保存于光盘首页 。 光盘卡片的填写 ： 全宗号 ： 档案馆 给立档单位编制 的代号 。 由所 县环保局指定代号 全宗名称 ： 立档单位 的全 称或通用简称 。例 ： 区环保局 骊虚今 阜虚 稚 停l苷 。 爽 例 ： 区环保 局 2 0 0 8年污染源普查工 作照 片 。 光盘号 ：在同一保管期限 内 按形成 时间从 “ 0 0 1 ” 开始编制流水号 数码照片号 ： 在 同一保管期 限( 光盘根 目录文 件夹 “ D A T A” ) 内数码 照

12、片的排列顺序号 由“ 形成 年度+ 流水号 ” 构成 形成年度和流水号各为 4位 阿拉伯 数字 ， 不足 四位 的在前补 “ 0 ” 。例如 ： 排 列 为 2 0 0 8年 归 档 的 第 8张 数 码 照 片 标 注 为 2 0 0 7 0 0 0 1 2 0 0 8 0 3 0 0。 形成时间 ： 是数码照片的形成时 间 。 用 6位 阿 拉伯数字表示 。例 ： 2 0 0 7 0 9 2 0 0 8 1 2 。 保管期 限 ： 按 照国家环保总局 的要求 ， 所有污 染源普查工作 中产生的数码照片 保管期 限均划 定为永久 。 用字母 Y标注 。 五、 数码 照片的双套 制管理 对具有

13、永久保存价值 的数码照片 归档时必 须冲印出纸质 照片按 双套制 要求保存 。纸质照 片 的档案管理参 照 国家标准 G B T 1 1 8 2 1 2 0 0 2 ( 照片 档案管理规 范 执行 。 1 纸 质 照 片 的排 列 同一 年度 同一保管期 限的照片按形 成时间先 后排列在一起 顺序应与数码 照片电子文件顺序 一致 天津档案 2 O l l 2 0 0 00 档 紊 论 坛 业务研究 本 2 纸质 照片档案册的填写 栏 责 f 1 ) 照片档案册首页 的填写 编 在第一横框中盖立档单位名称章。 例 ： 扁 曹 区污染 源普查 领导小组办公室 ， 第二横框不填。 第三横框内填写标题

14、。 侣 正 概括本册 照片的基本 内容 自 年月至年月 ：填写第一张照户 摄 时间至最后一张拍摄 时间 。例 ： 自2 0 0 8年 】 至 2 0 0 8年 1 2月 保管期限： 统一填盖“ 永久” 章。 本册照片 自 号至 号：填写本册照 起 始 、末 尾顺 序 号 。例 ：本 册照 片 自 O O O l 0 0 8 0号或本册照片 自0 0 8 1号至 0 1 5 9号 。 归档号 ：由所 在 区县环保局档 案室统一 定 。 厶宣里批安棺0 z , - 古 凿 继幽 I 的 j 三 L 开 明 拍 月 的 至 指 由 所在 区县环保 局指定代号 。 分类号 ：按照市普查办统一指定的分类

15、代 码 。例 ： Z WP 1 1 1 。 照片( 张) 号 ： 本册照片起止号。例 0 0 0 1 0 0 8 0 盒号： 按照大流水号排列编号。 f 2 ) 纸质照片档案卷 内 目录的填 写 序号 ： 按 照卷 内照片 的排列顺序标 注顺序号 。 题名 ： 简明概括地反 映数码照片 的具体 内容 ， 包括时 间 、 地 点 、 人 物 ( 要标 明主要人 物 的具体 位 置 ) 、 事 由、 背景等要素 。 拍 摄 时 间 ：用 8位 阿拉 伯 数 字 表 示 。如 ： 2 0 08 01 0 4。 备注 ： 注释需要补 充和说明的情 况 。 ( 3 ) 芯页卡片 的填写 照片 ( 张 ) 号 ： 指照片在卷 内排 列的顺序号 ， 用 4位 阿拉伯数字表示 ， 如 ： 0 0 0 1 、 0 0 1 6 。 摄 影 时 间 ：用 8位 阿 拉 伯 数 字 表 示 ，如 ： 2 0 08 01 0 4。 摄影地点 ： 照片拍摄地 。例 ： 南 开区普查办数 据组工作现场 摄影者 ： 照片 的拍摄单位或拍摄人 。 参见号 ： 是本张照片相 对应 在光盘 中的档 号 。 女 口： C D一 1 2 0 0 8 0 0 0 1 。 事 由： 简 明概括地反 映数 码照