第六章文书的整理与归档 (2)

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1、第六章文书的整理与归档v 知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。 v 熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理解文 书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和区分文书 “件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。 v 掌握文书整理与归档的方法和步骤。v 掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。v 掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进 行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。4 4 5 53 32 21 1文书整理与归档的本质是：文书整理与归档的本质是：便于保管和查找利用。便于保管和查找利用。第一节第一节 文书整理归档及文书整理归档及意义意义第二

2、节第二节 文书整理归档的文书整理归档的范围和原则要求范围和原则要求第三节第三节 文书整理归档的文书整理归档的方法和步骤方法和步骤第一节 文书整理归档及意义 一、文书整理归档的含义一、文书整理归档的含义二、文书整理归档的意义二、文书整理归档的意义三、文书整理归档工作的改革三、文书整理归档工作的改革一、文书整理归档的含义v 文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成 过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并 进行装盒、归档，使之有序化的过程。 文 书文 书文件盒文件盒档案馆档案馆 v 所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的事情已经

3、全办完，而是指文书处理程序上 已经办理完毕。确定各类不同文书的整理归档 时间时应把握以下四点： （一）归整的文书，必须是办理完毕v 文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。 （二）归整的文书，有查考利用价值有查考利用价值的文书材料 v 归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。 （三）归整文书材料的介质文件材料文件材料 文件盒文件盒 图图 书书v 归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。（四）归整文书的分类整理一份文件一份文件 文件分类归档文件分类归档 一组文件一组文件

4、 v 归整的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案部门进行移交，即归档。 （五）归整文书的保管各种档案盒各种档案盒 v 国家行政机关公文处理办法规定：公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档，以保证档案的齐全完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。这就说明了文书整理的法律依据和意义。二、文书整理归档的意义v 文书整理工作长期以来主要是指文书的立卷工 作。立卷的方式及文件整理分类的方式主要是采取 按“六个特征”进行立卷。 三、文书整理归档工作改革调整 定卷卷内 文件 排列拟写 案卷 题名卷内 文件 编号传统文书立卷

5、的程序填写 文件 目录填卷 内备 考表填写 案卷 封面装订 案卷编制 案卷 目录传统的立卷方法的局限性 1、立卷方法繁锁、复杂，主观随意性较大，立卷缺乏的客观标准，归档文件整理工作质量难以得到保证。2、传统立卷方法下，文件的查找利用已不适应办公自动化的要求，尤其是文档人员专职少、流动性强。新方法的优越性国家档案局2000年12月6日下发归档文件整理规则（中华人民共和国行业标准DA/T222000，简称“规则”），作为改革传统立卷方式的一个新标准，其核心在于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势,比传统的方法有如下优点：v 归档文件整理规则是我国文书档案工作 特别是文书整理工作改革的一项重大

6、举措，主要包括以下内容。 归档文件整理十步骤（适用于纸质文书档案） v第一步：确定归档和不归档范围v第二步：分年度v第三步：确定分类法v第四步：划分保管期限v第五步：归档文件的排列（按事由原则进行排列）v第六步：盖归档章及填写其项目v第七步：装订v第八步：编目（归档文件目录）v第九步：装盒v第十步：档案排列上架 v 新的规则以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。（一）以（一）以“件件”取代取代“卷卷”v 整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义。（二）以（二）以“案盒案盒”取代取代“案卷案卷”第二节 文书整理归档

7、的范围 和原则一一、文书整理归档的范围文书整理归档的范围 二、文书整理归档的基本二、文书整理归档的基本 原则和质量要求原则和质量要求 v 文书整理的范围是指机关在工作中v形成的可以归档的文书材料。 一、文书整理归档的范围一、文书整理归档的范围应该整理归档 的文件材料无需整理归档 的文件材料你认为校园网上这些 文书哪些需要整理归 档？为什么？你认为校园网上这些 文书哪些需要整理归 档？为什么？（一）应该整理归档的文件材料（二）无需整理归档的文件材料案例分析：v 刚参加工作的小王，在对文书进行归档整理时,认为文书整理归档的重点应该是以本机关单位直接产生的文书为主，而上级的批复和下级的请示都不是本机

8、关的文件，因此都不属于归档范围，所以就没有对这些档案进行整理，归档时也没向档案室移交。v 问题：你认为小王的做法正确吗？为什么？v 文书整理归档的基本原则是：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。 二、文书整理归档的基本 原则和质量要求v 1. 遵循文件形成的客观规律。v 文书是机关工作活动的客观、自然的反映。 v 2. 保持文件之间的有机联系。v 机关内部之间联系各个部门，每个机关都有自己的工作职能在整个国家机构的组织体系中处于一 定的地位。 一个机关不是孤立地进行活动的，就算是机 关内部之间也是有联系的。 机 关 内 部 之 间 联 系v

9、活动和工作过程中的联系，决定了文件之间自然的、历史的联系。v 3. 区分文书的不同价值。文书的区分文书的区分 文书的归档文书的归档 文书的销毁文书的销毁 v 4. 便于保管和查找利用。v 文书整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文书整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。（二）文书整理归档的质量要求 v1. 整理归档的文书应齐全完整。 v 2. 整理归档的文书要符合档案保护的要求，主要指整理归档的文书材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求，以利于能够妥善的保管。v 3. 整理归档的文书材料的保管期限应界定，根据文书档案保管期限的规定，文书的保管期

10、限分为永久、长期、短期三种。第三节 文书整理归档的方法 和步骤 二、初步整理二、初步整理 一、编制分类方案类目一、编制分类方案类目 四、归档四、归档 三、系统整理三、系统整理 公司文书归档工作程序v 分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。 一、编制分类方案类目（一）按保管期限分类 v 保管期限一般分为三种。 v 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一 般分为30年、10年。v 第七条 永久保管的文书档

11、案主要包括：v (一)本机关制定的法规政策性文件材料；v (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料 ；v (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；v (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要 的报告、总结、综合统计报表等；v (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；v (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等 凭证性文件材料；v (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；v (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机 关的复函、批复等文件材料。v 第八条 定期保管的文书档案主要包括：v （一）本机关职能活

12、动中形成的一般性业务文件材料；v （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；v （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；v （四）本机关一般性事务管理文件材料；v （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示 ，一般性工作报告、总结、统计报表等；v （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 ；v （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻 执行的文件材料；v （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示 与本机关的复函、批复等文件材料；v （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重 要专题报告等文件材料。v 第九条 机

13、关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的 归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。按保管期限分类注意事项v (1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。v (2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。v (3) 一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。（二）按年度分类 年度分类符合整理归档的时间规律，便于查找。年度以年为单位，归档文书按保管期限分开后，再考虑按年度分开，如：2005年、2006年等。纸质档案归档文件整理工作步骤 （某高校）v 3.文件有多个时间特征v 一份文

14、件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。v v 4.跨年度形成的文件v 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分 类时也都归入办结年度。如：v跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；v跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；v跨年度的请示与批复，

15、统一归在批复年，原已分开归 档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；v回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；v法规性文件，归入公布的年度；v跨年度的计划归开始年；v跨年度的总结归最后一年，等等。v 5.几份文件作为一件时，“件”的日期v 按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，v正本与定稿为一件，以正本为准；v正文与附件为一件，以正文为准；v转发文与被转发文为一件，以转发文为准；v来文与复文为一件，以复文为准；v多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。v 6.无落日期的文件要标注日期v 此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。v 7.专门年度的分类方法v 如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形 成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003 学年的计划归入起始年；2002-