文职人员文书及事务管理-

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1、文职人员文书及事务管理文职人员文书及事务管理主讲：曾昭铭2008.06.27游戏规则1、准时上课、下课 2、吸烟有害您和他人的健康 3、手机请转为按摩器 4、举手发言&掌声鼓励 5、随手清洁(爱护桌椅) 6、按要求完成全部练习和作业培训内容1文职人员的工作职责及要求2如何做好上司的助手3文件与档案的管理4会务管理5部门物资的管理九段秘书1、上司要求秘书安排次日上午九 点开一个会议。接到这个通知， 你会如何行动？九段秘书1一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板 上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加 会议。2二段秘书的做法：抓落实发通知后，再打一通 电话与参会的人确认，确保每个人被及时通

2、知到。3三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人， 第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有 变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报 给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给 总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。九段秘书4四段秘书的做法：勤准备发通知，落实到人，会 前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是 否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室 明天几点到几点有会议。 5五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会 前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质 是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去 与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都 是很健忘的，

3、否则就不会经常对过去一些决定了的 事，或者记不清的事争吵）。九段秘书6六段秘书的做法：做记录发通知，落实到人，会 前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还 在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情 况下，做一个录音备份）。7七段秘书的做法：发记录会后整理好会议记录（ 录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会 议的人员，或者其他人员。九段秘书8八段秘书的做法：定责任将会议上确定的各项任 务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确 认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人 一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇 报总经理。9九段秘书的做法：做流程把上述过程帮成标准化 的“会

4、议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流 程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任 何人的会议服务体系！ 调查表明：1、7的被调查者认为“做文职就是打杂，跑腿，没有 什么前途”； 2、10 文职就是一个过度性的职业，没有专业可 言，是女性结婚前的最好职业； 3、13的人觉得文职在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人； 4、22的公众赞成 经济越发展，好的文职越缺乏； 5、48的公众都认为，文职是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯；拍拍脑袋，发发言想一想，做秘书有什么好处？文职人员应具备的职业素养1职业心态2专业3职业形象文职人员的工作内容是什么？请写出你目前主要的工作内容:

5、1、时间:5分钟； 2、用最快的速度写下来，不用思考； 3、至少要写下10个；文职人员的工作职掌与权责项项目内容1、日常行事计划表管理预约 会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计 划的变更及联系、调整、向有关方面联络 、交涉、调整 ，向上司再次确定，预计计 划进行管理2、环境的整理准备上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及集会的动作开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选 定及预约 、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者 、与延迟未到者的联络 、茶点及饭菜的准备、端头、会 场结 束后的整理、议事记录 的制作及分发、集会的准备 ，运作及事后的处理。4、照顾身边琐 事

6、上司外出的准备、汽车的安排（与司机联络 及调整）、 上司的接送、上司其它事务的代理。5、沟通支持性工作沟通公司内外部领导 或合作部门的协作关系、主持公司 庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时 交办事项文职人员的工作职掌与权责项项目内容 6、会计方面的业务各种票据的制作、旅费、交际费 、机密费、各种会费的 处理、手续的代办与记帐 。 7、紧急情况的处理发生紧急情况时，对公司内、外的联络 。8、接待工作面谈、执行访客的安排、引导、招待、接送、上司办公 室及会客室的事后处理 9、交际应 酬的业务电话 的接听、传达、代替上司接、打电话 、上司不在时 的应付。10、文书的处理和保管公司内外文件的制作、

7、收发、处理、传递 、及相关文件 的传达、办公机器（电脑 、复印机、传真机）的操作和 管理；文件档案的管理； 11、资料的储存、检索上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资 料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资 料的制作、储存和检索第一单元第一单元 文职人员的工作职责及要求文职人员的工作职责及要求1.1.上司的助理还是上司的阻力上司的助理还是上司的阻力 2.2.全能型的秘书攻略全能型的秘书攻略1、上司的助理还是阻力思考：你现在是上司的助理还是阻力？ 协助 分担 管理 参谋 支持 辅助其塑造良好的形象 领导者替身决策支持事务 执行者服务人员协调人参 谋 领导2018/6/291

8、、主观态度上的问题服从和服务意识淡薄没有敬业精神，工作态度不佳保密意识差，导致泄密事件向上错位，擅作主张2、客观能力上的问题专业技能水平差各类知识较浅薄概念、判断、概括能力差1、上司的助理还是阻力常见的 角色错 位2、全能型秘书攻略Aw外交官的圆滑 w骡子般的耐力 w光线般的速度 w修女般的忠诚 w犀牛般的厚韧 w爱因斯坦般的头脑 w母亲般的温柔与耐久 力21世纪全方 位秘书应俱 备的条件2018/6/29文职人员必备的职业素质 正 直-坚持既定政策和原则 实事求是热 情对人、对事积极、乐观敬 业-以工作为荣，设定高的工作水准 守 信-不失约、不违约、不食言、不泄密忠 诚忠于上级 忠于事业有

9、序-利落，有条不斋高 效-追求效率和效益可 靠-按约定完成工作，保质、保量、及时细 心-尽可能的考虑事情周到、细心2、全能型秘书攻略B悟 性领悟上级或领导的真实想法自 信积极 向上 勤 奋不断学习 提高能力默契捕捉起真正的含意 分寸大智若愚谦虚为人处事时的谦和与内敛 承受压力第二单元第二单元 如何做好上司的助手如何做好上司的助手1.1.研究与了解上司研究与了解上司 2.2.与上司达成心理默契与上司达成心理默契 3.3.形成良性的工作模式形成良性的工作模式 4.4.如何为上司进行合理的屏闭如何为上司进行合理的屏闭1、研究与了解上司1.1.上司每天都在干什么？上司每天都在干什么？ 2.2.你的上司

10、都有哪些技能？你的上司都有哪些技能？ 3.3.你的上司对你的态度怎么样？你的上司对你的态度怎么样？ 4.4.什么事情会让你的上司行动起来？什么事情会让你的上司行动起来？2018/6/292 2、与上司达成心理默契、与上司达成心理默契1.1.上司的领导风格上司的领导风格 2.2.上司思考问题的风格上司思考问题的风格 3.3.如何同上司交流？如何同上司交流？3 3、形成良性的工作模式、形成良性的工作模式1.1.工作的模式工作的模式 2.2.主动的程度主动的程度 3.3.良好的印象良好的印象4 4、如果为上司进行合理的屏闭、如果为上司进行合理的屏闭1.1.来电者有什么要求？来电者有什么要求？ 2.2

11、.哪些来电应当直接转给其他同事或部门？哪些来电应当直接转给其他同事或部门？ 3.3.那些主可以直接由秘书说明？那些主可以直接由秘书说明？ 4.4.什么时间不希望被打扰？什么时间不希望被打扰？ 5.5.哪些人是不希望被接待的？哪些人是不希望被接待的？ 6.6.哪些人只能在特定的时间联络到？哪些人只能在特定的时间联络到？ 7.7.那些时间最适合回复电话？那些时间最适合回复电话？ 8.8.什么时间最适合给来电者回复电话？什么时间最适合给来电者回复电话？第三单元第三单元 文件与档案的管理文件与档案的管理1.建立正确的文件与档案管理的意识 2.建立归档的范围 3.分类与标识 4.各类文件与档案的收集、分

12、类、立卷、归档 、利用等管理程序及要素1.建立正确的文件与档案管理意识w档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以 及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文 化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保 存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。w文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档 进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的 分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管 理办法。 2.建立归档的范围所谓归档，是指文书部门或业务部门将 文件整理立卷后，按照规定的时间移交 给档案室集中保管。 归档范围 是指一贯单位形成 的全部文件中哪些该归档，哪些 不该归档。w按问题特征立卷 n按

13、作者特征立卷 n按时间特征立卷 n按名称特征立卷 w按通讯者特征立 卷 n按地区特征立卷 灵活地结合运用2-3个特征来 组立一个案卷 3.分类与标识1、分类：方便使用；操作简单；设置合理 方法： 按对象划分：根据资料来自何人，与哪些企业有关进行划分 按主题划分：比如把资料分成技术开发领域的资料和销售领域的资按形式划分：如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等 按项目划分：项目也叫专案 按时间划分：比如可将2002年的资料都收集在一个资料夹里 2、标识： 使用大写、清楚的字母标示档案。 使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色 标示

14、。 为大型的资料建立索引。4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归 档、利用等管理程序及要素A您有以下工作内容，请问您会如何分类归档：1.收发E-mail2.会议记录工作3.项目性质工作(发表会、尾牙、股东会等)4.报价工作(国内、国外客户)5.计算机文书工作(发布公告、人事令、联络单、签呈、各种报表的汇总等)6.主管的名片管理7.其它 检索利用的方法：直观法、联想法、 顺查法、倒查法等 4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归 档、利用等管理程序及要素B个人档案管理1.待办及追踪档2.待归档3.参考数据文件4.家庭生活档5.名片档1.集单件数据组成案件完整的档案2.一文一事一卷一案3.文件分

15、存单及影印本之存盘4.分类适当5.务必制作索引目录单6.定期清理档案管理应注意之细节点击第四单元第四单元 会务的管理会务的管理1.1.会议的计划与通知会议的计划与通知 2.2.快速进行会议记录快速进行会议记录 3.3.如何整理会议纪要如何整理会议纪要会议的重要性w大多数企业在会议中决定其基本走向 w90%以上的重大决策是通过会议制定的 w企业花在开会上的时间越来越多 w开会的频率越来越高注意重点 1.会议的计划与通知Aw会前工作计划w会中工作计划 w会后工作计划 议题及参会人员范围 的确定 会议场所的选定 会议通知的起草 申报会议预算 人员确认 设备准备 预定 车辆安排 会务通知起草 议程PP

16、T制作 食品的采买 指导服务员工作 会议场地布置与熟悉 会议室保障 汇报人员的保障 用餐的保障 娱乐的保障 住宿的保障 离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 设备归还 费用报销 会务总结1.会议的计划与通知BY开 始 确定会议目的、参会 人员、时间、议程安排会议室、落实 参会人员拟订会议通知 （注意文件格式）修改审 批下发接收反馈会前准备 （仪器调试）会中服务整理会议记录/ 纪要审 批修改下发N结束YN例：委员会会议议程7月6日上午11点 格林德雷戈饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：00）其他动议9、（13：