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1、 1绍东能函字201133 号 复印机复印机、打印机打印机、传真机传真机管理管理制度制度 1 1 目的目的 为降低能耗、快捷高效的使用办公设备，提高工作效率，特制订本制度。 2 2 范围范围 本制度适用于公司行政办公区域、生产办公区域。 3 3 定义定义 3.1 复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。此处的复印机用于日常办公处理文件过程中需要复印、打印的资料。公司配备的复印机具有复印、打印功能。 3.2 打印机是指将系统输出数据印制在纸张或其他媒体上的设备。公司使用的打印机分为 A4 黑白激光打印机和 A3 的彩色喷墨打印机。用于日常办公中处理文件的需要。 3.3
2、 传真机是应用扫瞄技术，把各种文件、图表、照片等静止图象转换成电信号，通过有线或无线信号送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备。此处的传真机是用于公司办公事务过程中的信息工具。 4 4 权责权责 4.1 文控室：在总经办领导下，具体实施本制度的规定，包括督查、登记、打印、复印、传真的管制。 4.2 总经办：为公司文控室的主管部门，总体负责文控室设备的统一管理，并负责制度的解释、修订和监督实施。 4.3 各部门：未经允许，各部门员工不能擅自进入文控室操作或取资料。 5 5 内内容容 5.1 复印机管理 5.1.1 部门需复印的资料，申请人须自觉先登记，再交文控员复印，一次复印 50 份以上的文
3、件资料，需有部门经理或行政主管批准。 5.1.2 需要复印的文件资料，属于保密级资料的，按规定手续审批后，由档案管理员自行复印，任何人不得擅自复印。 5.2 打印机管理 5.2.1 根据个人工作需求，把打印的文件资料统一电子版发给文控员，由文控员操作打印。其间文控员做好登记手续，领取人做好签字确认手续。 5.3 传真机管理 5.3.1 传真接收管理 5.3.1.1 公司配备一根电话专线，作为外来传真的专用接受号码。接收采用电脑无纸接收，置放于文控室。 25.3.1.2 文控员须定期（每隔一小时）把电脑上所接收到的新传真进行整理归类（删除广告类的传真），然后通过内部通讯系统或邮箱及时转给收件人，
4、并确定收件人已查收。 5.3.1.3 文控员须对电脑接收机上的传真原件妥善保存，防止病毒侵入电脑损坏文件。所有传真件电子档须妥善保存，并做好防毒工作，于次年初存入档案室，保存期三年。 5.3.1.4 文控员须做好对传真件的保密工作，对该接收电脑进行密码设置。如有关部门需查询发给本部门的传真是否收到时，原则上须由文控员负责查询，有关部门人员不得自行查询。 5.3.2 传真发送管理 5.3.2.1 文控室配备一台传真机，专门用于纸质发送文件。 5.3.2.2 各部门如须发送传真的，在将待发传真件以及对方的接收号告知文控员后，由文控员负责操作发送。文控员发送后，把发送情况登记到传真件收发登记表上，原
5、件退回给发送本人，并签字确认。 5.3 文控员的管理和监督职责 5.3.1 节约用纸，打印、复印的所有资料，必须采用双面打印或复印。申请人向文控员提出打印、复印需求时，如有打印要求，需清楚告知文控员，避免交待不清造成纸张浪费。 5.3.2 每季度将复印、打印、传真登记表整理后，分析数据上报总经办，总经办一年归档一次。 5.3.3 文控室办公设备概不对外，不得操作与工作无关的私人资料，违者扣罚 100 元/次。 5.3.4 不得随意传递、复制、遗漏传真收发件，违者扣罚 100 元/次；私自对外传递公司保密文件的，一经发现，违者按情结轻重处罚 100-1000 元/次不等。 5.3.5 下班前关闭
6、文控室设备电源，中途不使用时，要将复印机调至节电模式，违者扣罚 20 元/次。 5.3.6 做好办公设备仪器的的清洁、保养和维护工作，出现故障或更换墨粉，及时联系 IT 信息员维修。不及时处理扣罚 50 元/次。 5.3.7 严禁利用传真机拨打私人电话和充值等，一经发现，除所需话费由当事人按双倍赔付外，违者扣罚 50 元/次。 5.3.8 文控员有权拒绝与工作无关的、泄漏公司保密资料的复印、打印、传真资料，做好文控资料的监督工作。如有疑义，可向上级部门报告。 6 6 附件附件 表 1：复印、打印登记表 表 2：传真件收发登记表 总 经 办 二一一年十月二十六日 3表 1： 绍兴东方能源工程技术有限公司 复印、打印登记表 _年_月 表号： DF/Q3.10-2011 序号 复印 打印 使用 日期 使用 部门 内容摘要 规格 张数 用 途 使用人 签名 备注 注：1.在“复印、打印”两列中以打“”形式选择； 2.“内容”和“用途”两栏写明大概资料标题内容和用途去向。 文控员： 4表 2： 绍兴东方能源工程技术有限公司 传真件收发登记表 _年_月 表号：DF/Q3.11-2011 收发时间 序 号 接收 发送 接收号码 发送号码 内容摘要 张 数 接收人 签字 发送人 签字 备注 文控员：
