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1、By Ding Desheng归档文件整理规则解读国 家 档 案 局 馆 室 司 机 关 处 丁 德 胜 6 6 1 7 6 3 0 4 / d e s u n s i n a . c o m档案工作简述之By Ding DeshengBy Ding Desheng目录 主要修订内容 整理的一般要求 纸质归档文件的其他整理要求 电子文件的其他整理要求By Ding Desheng主要修订内容主要修订内容01By Ding Desheng修订过程通过向各地、 各部门征求 意见，形成 标准修订草 稿，报标委 会立项。2014年5月， 档标会21次年 会列入标准制 修订计划。2014年9-10 月，
2、先后形 成标准征求 意见稿、送 审稿。2014年11月， 全国档案工作 标准化技术委 员会第二十二 次年会暨第六 届换届会议审 议通过送审稿。520132014.52014.92014.102014.112014.12.25By Ding Desheng修订思路 指导思想指导思想 不颠覆 不折腾 不遗漏 遵循原则遵循原则 遵循文件形成规律，尊重既有整理方法 坚持“简化整理、深化检索”的理念 符合现行文件、档案管理体制机制6By Ding Desheng主要修订内容 扩大适用范围。扩大适用范围。纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料（纸质文件材料、电子文件），纳入电子文件整理。 优化整理流程。优化
3、整理流程。增加“件的组成(件的构成、排序)；修整、装订、编页、装盒、排架；格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储”。 统一件号编制。统一件号编制。同时对归档章、档案盒项目进行调整。7By Ding Desheng 增加档号内容。增加档号内容。确定档号结构，明确编制方法。 与国家档案局已发布数字档案室建设指南保 持一致。编目项目作相应调整。 明确装订方式。明确装订方式。根据保管期限不同，确定装订 方式，装订方式、材料应满足保管期限要求。 增加编页要求增加编页要求 。编制为原则，以不编为例外。 与页数呼应对照。同级国家综合档案馆同意，可 以在不宜编制页码情况下保持原有页码不变。 8By Din
4、g Desheng整理的一般要求整理的一般要求02By Ding Desheng整理规则 归档文件整理规则（DA/T 22-2015） 数码照片归档与管理规范（DA/T 50-2014） 公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32-2005） 机关档案工作业务建设规范（国档发1987年27号） 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规 范（DA/T 28-2002）By Ding Desheng整理流程 整理的一般流程包括组件、分类、排列、编号和编目组件、分类、排列、编号和编目。 纸质文件整理流程包括组件、修整、装订、分类、排
5、列、编号、编页、编目、装盒、排架。By Ding Desheng组件 组件即件的组织，包括件的构成件的构成和件内文件排件内文件排 序序，即一是件由哪几部分构成的，二是这些构成 部分的排序原则，也就是件内文件如何排序。1234By DiBy DiBy DiBy Ding Desheng(件的构成) 单份文件为一件：以“自然件”为一件，即以单份文件为一件。 （情况较少，如会议纪要等）（情况较少，如会议纪要等） 多份文件为一件：正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括 法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一 件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为 一件；报表
6、、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次 会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示 与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有 文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指 实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。By Ding Desheng 1.文件正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件（一般情况一般情况），如果附件量太多或者太厚不易装订，
7、也可各为一件（特殊情况特殊情况）。14By Ding Desheng 2.文件正本与不同稿本 一般来说，文件正本与定稿为一件（一般情况一般情况），但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件（特特殊情况殊情况）；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。15By Ding Desheng 3.转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件应作为一件。 注意同来文与复文、请示与批复、报告与批示、来文与复文、请示与批复、报告与批示、函与复函函与复函相区别。16By
8、 Ding Desheng 4.原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件、计算机重新打印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原复制件应与原件作为一件。件作为一件。17By Ding Desheng1959 “你们档案工作人员要学习司马迁，当司马迁。”。18By Ding Desheng 5.正本与翻译本 归档文件除正本外，还有其他不同语言的翻译本（含少数民族文字文本）需要留存的，一般来说，文件的正本与翻译本为一件（一般情况一般情况），但翻译本过厚不易装订的，也可单独作
9、为一件；多种不同语言的翻译本也可各为一件（特殊情况特殊情况）。19By Ding Desheng 6.中文本与外文本 同一文件除中文本外，还有内容与中文文本相对应的外文文本需要归档的，一般来说，文件的中文本与外文本为一件（一般情况一般情况），但外文本过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的外文本也可各为一件（特殊情况特殊情况）。20By Ding Desheng 7.关于报表、图册、名册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。但报表、名册、图册等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。21By Ding De
10、sheng 8.会议纪要、会议记录 会议纪要一次为一件；使用专用记事本记录的， 一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不 同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议 记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也 可根据材料厚度自定件数，如一年或半年的作为 一件。22By Ding Desheng 9.关于来文与复文，去文与复文 “来文与复文”或称为“往复文件”，是对联系 密切的来往性质的文件材料的概括性表述。从文 种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、 通知与报告等，根据检索需要，此类文件“一般一般 独立成件，也可为一件独立成件，也可为一件”，具体处理方式由机 关自选掌握。23By Din
11、g Desheng 案例 ABC请 示批 复函复函1件？2件？4件？24By Ding Desheng 10.文件与文件处理单或发文稿纸文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。25By Ding DeshengBy Ding Desheng 11.介绍信及存根、新闻报道材料介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数自定件数，如一年或半年的作为一件。组织人事部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍信或存根，可按原装订方式，一册作为一件，但跨年度的材料应分别组件。新闻报道材料的组件也依此办理。2
12、7By Ding Desheng 12.行政审批、处罚等材料 机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等 文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔 偿等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材 料之间联系紧密，如各自组件会影响档案的检索 利用。一般情况下，一次审批、审查、核准、一次审批、审查、核准、 处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料 应作为一件。应作为一件。28By Ding Desheng（件内文件排序） 件内文件排序时原则：结论性文件结论性文件在前。 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文
13、与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件处理单在前，正文在后；发文稿纸在前，定稿在后。By Ding Desheng 除规则明确内容，以下多份文件作为一件时 应注意： 会议记录应按照时间先后排序； 介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； 新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； 行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他 材料依工作流程顺序排列在后。By Ding Desheng分类 分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档 文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同， 分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归 类等具体内容。 年度分类法年
14、度分类法 机构（问题）分类法机构（问题）分类法 保管期限分类法保管期限分类法By Ding Desheng（复式分类法） 年度年度机构机构（问题）保管期限（一般选择）保管期限（一般选择） 年度保管期限机构（问题） 年度保管期限 （较小或文书流转相对集中的机关）（较小或文书流转相对集中的机关）By Ding Desheng 1 一份文件有多个时间特征 包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过 日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度 时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）签发日期（即落款日期） 为准，据以判定文件所属年度。例如2009年形成 的2010年工作计划，应归入2009年度；20
15、13 年形成的2012年机关工作总结，应归入2013 年；2011年制定，2012年生效的法律法规，应归 入2011年。33（年度问题）By Ding Desheng 2 跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办办结年度结年度。34By Ding Desheng 3 几份文件作为一件时，“件”的年度 按照规则规定，不只是单份文件，正本与定稿、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一
16、件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。35By Ding Desheng 4 文件没有标注日期 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。36By Ding Desheng排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目 内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过 程。 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时时 间结合事由间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件 形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套 性文件可集中排列。 不过分强调事由原则，放弃重要性程度标准。By Ding Desheng可以如此理解排列规则可以如此理解排列规则：在分类方案的最低一
