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1、 管 娌 论 享 。 ： 立洲集团控股有限公 司口蔡茂盛 立洲集 团控股有限公 司是 一家具有 l 0多年历 史的企业 在业内有较大的名气 。它所处的行业 曾 经是高利润行业 利润率高达 4 0 以上。处在这样 一个增长的行业 立洲公司所采的是一种粗 犷型管 理 业务流程 、部门职责都不是很清晰。资源配备 也不合理 管理方面存在 的这些 问题 使得立洲公 司 的运营成本很高 由于行业利润高 ，所 以公司对粗 犷型管理 的负面效应感觉不 明显 ，甚至没有感觉 。 但是好景不常，近年来 ，行业竞争 日趋激烈 ，客户 要求越来 越高 利润 由 4 0 骤然降到 了 5 以下 。 这时 粗犷经营下的高
2、成本问题就突出来 了。面对 市场竞争和成本的压力 ，公司必须变革 ，通过变革 管理来 提升企业 的管理水平 ，降低成本 提高效 益 。 一、内部管理的改进对策 1 组织 变革 1 )组 织变 革 的动力 组织工作的 目的就是要通过建立 一个适合 于组 织成员相互合作 、发挥 自己才能的良好环境 从而 消除由于工作或职责方面所引起的各 种冲突 ，使成 员都能在 自己的岗位上为组织 目标的实现而做 出应 有的贡献。随着组织内外部环境的变化 ，组织必须 变革才能适应环境 的变化 而组织变革就是组织根 据外部环境和内部条件的变化 ，有计划 、有 目的地 调整并完善组织 自身的结构和功能 以期待提高组
3、织效能的过程 。组织变革是组织 自身 的内在要求 ， 它存在于组织形成和发展的全过程中。近年来，随 着客户需求 的变化及公 司规模 的不断扩大 原有的 组织 机构已不太适应环境的变化 ，必须进行变革 。 原有 的组织机构见图 1 。 2 )组织变革 的思路 3 8 机械工业标准化与质量 2 0 0 8 1 0 图 1 变革前 的立洲公司组织机构 图 通过组织机构和职能调整 ，简化业务流程 减 少市场部与其他部 门的接 口。提高对客户需求 的反 应速度 提高效率。 组织机构设置的调整。新设技术工程课 ，负 责新产 品开发 、与客户的技术沟通 、技术标准的确 定 。外协并 到生产部 ，取消资材部
4、，仓库管理并人 生产部与外协一起设物流课。采购并人业务部 。业 务助理 、生产助理改为生管 ，属生产部 。取消了经 营副总和生产副总的设置 只设一个副总经理 协 助总经理重点处理业务事宜 职责与权限分工的调整 。将生产副总的部分 权利下放到生产部经理 市场部 门只负责与客户的 外部沟通 ，采购原材料、接单与货款 回收是主要责 任 。生产部则 负责完成订单 的所 有工作包括下单 、 提 出材料需求 、安排生产 、生产所需零配件、工模 具的采购、外协加工 、成品库 、发货 。将采购权按 采购物料 的重要性 和金额大小进行 分离 和部分 下 放 。如办公 与后勤物资 、生产物资价值在 1 0 0 0
5、元 以下的审批权放给部门经理 。总经理负责原材料 及其他贵重物资的审批 作业流程上的变化 。减少了市场部门与生产 部门的接 口次数 ，取消与资材部 门、品保部门的接 口让业务人员将精力放在市场开发和客户的服务 上 在产 品的实现过程中 生产部负责整个完整 的 生产加工流程 减少 了生产部与市场部 、品保部 的 接 口取消了生产部与资材部的接 口，有利于生产 的顺利完成 提高生产效率 。 调整后 的组织机构见 图 2 ： 图 2调 整 后 的组 织 机 构 图 3 )成立技术工程课 提高产品开发能力 成立技 术工程课 条 件成 熟时独立 为研发部 门致力于新产品开发 。技术工程课负责弹簧的设 计
6、 、新产 品开发 。新材料 的选择、新工艺 的制定 、 技术标准的制定及客户的技术沟通与服务。协助解 决废 品率居高不下 的问题 。商讨、攻克产品开发及 工艺开发的难题。为提升产品、服务及公司整体品 质的稳定性出谋献策 为降低客户抱怨和退货探讨 改善措施 。为公 司发现、选拔 、培养技术骨干广开 渠 道 。 4 )成立项 目小组 设立矩阵式结构 针对重要产 品的开发如 五金件产 品的开发设 立 矩阵式结构 作为直线职能制 的补充 通过设立项 目小组 召集相关部门人员共 同完成项 目产品的开 发、成本控制、计划等工作。 矩阵式结构的特点和优势在于它突破了控制统 一性 的框框 矩 阵式结 构组织
7、中的员工有两个 上 司职能部门经理和产品项 目经理 因此 它的 命令链是双重的。当组织的各项活动 比较复杂 又 相互依存时。它有助于各种活动的协调 立洲公 司 的五金件项 目涉及面较广 活动较复杂 ，需要不 同 部门的人员和不同领域的专家参与采用矩阵式结 构有利于这些活动 的协调 采用矩阵式结构还能使 各种专业人员和专用设备随用随调 有利于提高资 源的使用率 ，也提高了组织的灵活性 和应变能力 。 矩阵式结构使各种专业人员在一段时间 内为完成 同 一任务在一起工作 、有利于培养他们 的合作精神和 全局观 且工作中不同角度的思想互相激发 容易 取得创新性成果 2 建立管理信息系统 1 )立洲公司
8、管理信息系统建设 目的与 目标 通过企业管理信息系统建设 建立统一的业务 管理和信息平台可以提高业务管理的效率。为立 洲公司业务管理和决策管理提供更准确和更迅速的 信息支持。 建设立洲公司管理信息系统可包括 以下几个 目 标 ：采购和仓库管理 、销售订单管理、生产管理 、 财务和成本管理、初步实现商业智能应用。 企业经营和业务管理的基本信息化能够帮助立 洲公 司实现 销售 、生产 、采购 、成本 的一体化管 理 实现各部门业务信息的共享 和业务的协 同，提 高立洲公 司的工作效率和经营效益 。同时，在信息 系统的建立过程 中可 以理顺企业 内部各部 门的协 作和改进业务流程 实现企业管理 的规
9、范化和科学 化。 2 )立洲公 司信息化分阶段实施规划 根据立洲 弹簧 的现在使 用部分 软件 的实 际情 况 信息化建设分 阶段实施 的系统提 出如下规划 ： 第一 阶段 ：采购管理 系统 、应 付账款 管理系 统、销售管理系统 、应收账款管理系统、仓库管理 系统、生产管理系统。 第二阶段 ：生产成本管理系统 、财务 、物流及 生产管理一体化 引进商业智能分析系统进行决策 分析。 现阶段 ( 2 3年内)实施第一阶段信息化 。 3 )采购管理解决方案 建立统 一的采购 需求管理 。可多途径触发 采购需求 如按销售订单及生产计划请购 设定安 全库存缺料请购 ，MR P物料需求分析、请购等。可
10、建立工作流程 申购管控 建立采购、仓库、生产各环节统一的采购 基础信息管理和业务流程管理 基础信息包括原料 代码管理 ，仓库信息管理、供应商信息管理等。业 务信息和业务流程包括材料请购流程 、原料 出入库 流程 、退货 流程 、核算 流程等相关业务 流程和规 范 。 采购价格管理 。供应商供货价 格可 以通过 2 0 0 8 l O 机械 工业标准化与质量3 9 最高限价功能得到满足 采购订单保存时只要价格 超出最高限价 ( 参考价 )即预警提示 。 4 )销售管理解决方案 销售管理系统是通过销售报价 、销售订货、仓 库发货 、销售退货 、销售发票处理、客户管理 、价 格及折扣管理 、订单管理
11、 、信用管理等功能综合运 用 的管理 系统 对销售全 过程进行有 效控制和跟 踪 实现完善 的企业销售业务过程管理 销售管理重点解决 以下问题 ： 销售基础业务信息管理。包括客户信息 、 产品代码、价格信息、信用额等。销售业务流程的 标准化。 销售订单处理过程 管理 。销售合 同处理过 程包 括 以下几 个 阶段 ： 销售报价对新客户或新产品的销售 掌握 报价历史信息 控制销售报价过程 销售报价为销 售订单提供基本 的价格信息 系统提供生成销售报 价单 ，报价单的修改、审核 、查询等具体功能 ，同 时提供灵活的业务处理方式 销售合同处理包括价格确认和审批 信用 检查和控制 、库存检查等。可以对
12、客户的订货、客 户订货 的进展状态等情况进行有效地确认和查询 可由销售订单 自动生成生产订单 可随时掌握销售 订单的执行情况 并根据销售订单编制出科学的销 售计划、发货计划。销售订单和销售发票均提供客 户 的信用额度控制功能 销售退货 、更换等业务 流程处理一 提供销售退 回处理 ，通过整理 、分析客户 的销售退货 来评估 客户的质量要求 、客户的合作水平等销售人员所关 心 的问题 销售核算 。根据不同销售合同流程采用不 同的结算方式和应收账流程 实行应收账 ，客户账龄 ，收款业务过程管理 提高销售 回款率 缩短 回款周期 销售分析。提供产品销售结构、流向和增 长分析报表 ，产 品销售流向分析
13、可按产品进行分类 汇总。 科学统计和分析企业产品销售情况 为企业 决策提供帮助。提供强大的 自定义报表功 能可以 生成销售报表 ，帮助业务人员通过提供实时的、综 合的客户订单信息 ，改善客户服务质量 通过客户 档案、市场信息的收集 ，反映出市场的需求情况 4 O 机械 工业标准化与质量 2 0 0 8 1 0 5 )仓库管理解决方案 ： 仓库管理系统是通过入库业务 、出库业务、仓 库调拨、库存调整等功能 ，结合批次管理 、物料对 应、库存盘点、质检管理、即时库存管理等功能综 合运用的管理系统 对仓库业务的物流和成本管理 全过程进行有效控制和跟踪 实现完善的立洲仓储 信息管理 仓库管理 系统 的
14、 目标 ：建立规范库存管理 基础体系 包括仓库定义、物料基础定义等 。建立 规范的物料管理工作流程 ，诸如收货 、发货 、计划 内计划外调拨、库存转移等规范 ：强化物流配送体 系的协调与配合 为计划控制体 系打好基础 确保 生产制造的正常运转。建立完整 的供应商记录 ，供 应商评估策略 完善供应商管理 强化战略合作手 段 建立标准采购工作流程 为公司集中化采购打 好基础 。整合公司采购体系 ，缩短采购处理周期 提高采购定单完成率 。快速响应外部市场变化 。压 缩库存资金 占用 ，提高库存资金周转率。 仓库管理系统 的具体 内容 ：入库业 务分为 外购入库、产品入库、委外加工入库和其他入库等 四
15、大类 型 所有类 型单据可分 为“ 红字 ”和“ 蓝 字”两种状态 可处理企业所有 的入库业务。出库 业务分 为销售 出库、生产领料、委外加工发出和其 他 出库等 四大类 型 所有类型单据可分为 “ 红字 ” 和 “ 蓝字”两种状 态 可处理企 业所有 的出库业 务 。领料核算 即领料单据上录入领料部 门使得可 以对各部 门领料进行费用核算 仓库调拨即系统按 照企业业务和管理方式不 同分别处理物料 内部调 拨处理和存货异地移库处理 提供物料移动数量变 化的调入仓库 、调出仓库管理模式 保证仓库的实 际数量精确。库存盘点即系统提供功能强大 、实用 的库存盘点，既可对一个仓库 的所有物料盘点 又
16、可对某一个物料单独盘点 库存盘点时不必 中断仓 库业务 ，可通过剔除单据使账存 日和实存 日保持一 致 。 仓库管理系统的作用：系统提供 A B C分析 和超储和短缺预报警等功能 用以指导企业的采购 和生产 使企业能够利用有 限的人力对仓库物料抓 住重点 、高效管理。提供库存统计和库存分析报表 进行多仓库汇总、可按物料类别查询 ，清楚地反映 成 品库存 的结构及质量状态 对库存的实际情况进 行分析和调整 实现合理化管理。同存货核算 系统 结合 ，能及时查询到物品存货成本 ( 单价 ) ，同时 也 能及时反映出物料资金 占用的状况和结构 为加 快企业 资金运 转提供准确数据 。强大 的权限设置 ， 可以对不同业务单据处理、不 同报表处理根据个人
