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1、毕毕 业业 论论 文（设计）文（设计）题题 目目 秘书技能的培养与运用以工程造价为例指导老师指导老师 * 专业班级专业班级 * 姓姓 名名 * 学学 号号 * 2012 年 5 月 31 日浙江经贸职业技术学院毕业论文摘摘 要：要：秘书职业距今已有四千多年的历史了，但秘书作为专业，还是一门很年轻的学科，秘书从业人员在实际工作中的总结和反思，是推动秘书专业发展的动力之一。笔者试图通过自己在工程造价工作中的实践来分析和总结秘书专业知识、技能如何在实际工作中发挥作用。本文认为，掌握相关专业知识的秘书人员在工程造价工作中有利于工程谈判、工程管理、沟通协调、应急处理、决策决断等方面的工作。同时，通过实践
2、，本文提出了秘书相关岗位能力的培养策略。关键词关键词：秘书技能；工程造价；运用 浙江经贸职业技术学院毕业论文目目 录录引 言 .1一、秘书、工程造价概述 .1（一）秘书的含义.1（二）工程造价的含义.1二、秘书专业技能在工程造价中的运用及其意义 .2（一）秘书口才、沟通、谈判技巧的运用.2（二）秘书统筹协调能力在工程造价管理中的运用.2（三）秘书文案知识与相关技能的运用.3三、秘书专业技能与实际应用 .3（一）秘书应具备的专业知识与技能.3（二）秘书相关岗位与所需的专业能力.4结论 .5参考文献 .6浙江经贸职业技术学院毕业论文第 页1引引 言言秘书专业是一门很年轻的学科，如何在实际工作中发挥
3、专业知识，是值得研究和总结的课题。本文试图通过阐述秘书专业能力在工程造价工作中的运用，来分析秘书专业如何在实际工作中发挥更大作用，并通过工程造价实践来阐释一些延展性意义。一、秘书、工程造价概述一、秘书、工程造价概述（一）秘书的含义（一）秘书的含义 “秘书”一词原指宫禁中密藏之书。西方历史中， “秘书”一词源于拉丁文，其意是“可靠的职员” 。后泛指政府、社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。辞海对秘书一词的定义为：职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。国际职业秘书组织对秘书的定义：具有熟练
4、的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、在授权范围内作正确决定的经理助手。在每个时期，每个不同的国家，根据其国情、社会发展现状具有微小的差别和不同的定义，但总的来说，秘书是一种职业，是指从事办公室程序性工作、协助领导处理行政事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。秘书是一个具有综合性和辅助性特点的职业，包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。秘书是上级的耳目、助手和参谋，促进着为其服务的集体的健康良性发展。（二）工程造价的含义（二）工程造价的含义 工程造价是一个广义概念，在不同的场合，工程造价含义不同。由于研究对象不同，工程造价有建设
5、工程造价，单项工程造价，单位工程造价以及建筑安装工程造价等。第一种含义：是指建设一项工程预期开支或实际开支的全部固定资产投资费用。也就是一项工程通过建设形成相应的固定资产、无形资产所需用一次性费用浙江经贸职业技术学院毕业论文第 页2的总和。这一含义是从投资者业主的角度来定义的。第二种含义：是从市场的角度来定义的，工程造价就是指工程价格。即为建成一项工程，预计或实际在土地市场、设备市场、技术劳务市场，以及承包市场等交易活动中所形成的建筑安装工程的价格和建设工程总价格。工程造价的两种含义是从不同角度把握同一事物的本质，是对客观存在的概括，同时它也是进行某项工程建设所花费的全部费用。以建设工程的投资
6、者来说工程造价就是项目投资，是“购买”项目付出的价格；同时也是投资者在作为市场供给主体时“出售”项目时定价的基础。对于承包商来说，工程造价是他们作为市场供给主体出售商品和劳务的价格的总和，或是特指范围的工程造价，如建筑安装工程造价。二、秘书专业技能在工程造价中的运用及其意义二、秘书专业技能在工程造价中的运用及其意义（一）秘书口才、沟通、谈判技巧的运用（一）秘书口才、沟通、谈判技巧的运用定岗实习期间，笔者参与了实习单位有关“军区农副业基地东西向水沟驳坎及清淤工程合同”的变更谈判。当时，由于实习单位未按照原来合同变更分包人，对方提出异议，要求作出赔偿。按照合同法相关规定，如果对方坚持，实习单位必须
7、作出赔偿，也即产生损失。为了挽回损失，实习单位经理率团与对方单位进行谈判，我作为经理助理参与了全程谈判。谈判中，我利用掌握的秘书口才知识与对方进行了协商，说清了前因后果，利用一系列沟通技巧，赢得了对方的信任，最终谈判以不赔偿结束。秘书专业的学生可以充分运用语言沟通能力、协调能力协助解决在工程进行过程中，由于合同价款调整、不可抗拒因素造成的工期延误、分包商调换等等一些问题的沟通工作，从而为企业挽回损失。通过实习，笔者发现工程造价的谈判并不仅仅是纯技术上的谈判，谈判技巧也很重要，结合秘书擅长的社交能力、条理清晰的表达力，更能够使企业在合法合规的基础上，以最低的成本获取最大的利益。（二）秘书统筹协调
8、能力在工程造价管理中的运用（二）秘书统筹协调能力在工程造价管理中的运用工程造价管理的目的不仅在于控制项目投资不超过批准的造价限额，更在于合理使用人力、物力、财力，取得最大投资效益。秘书专业学生，可充分发挥其统筹协调能力，为所服务的企业寻找最优方案。秘书的统筹协调能力可应用于企浙江经贸职业技术学院毕业论文第 页3业管理中的多个方面，例如工程造价管理培训等，秘书运用会务礼仪和办公软件的熟练操作，履行培训期间需要的内勤工作，为培训提供充足的后勤保障，充分做好“助教”的角色。 （三）秘书文案知识与相关技能的运用（三）秘书文案知识与相关技能的运用工程造价属于项目的决策内容之一，工程造价部需要为企业提供项
9、目建议书及可行性研究阶段的投资估算，对项目建设做出科学的论断。同时进行对项目的施工总承包、监理招标、重要设备等招标工作。秘书专业的毕业生具有基本的法律知识和相对出色的文案写作功底，可以协助经理参与对招标代理的招标文件及承包、分包工程合同的起草，并运用专业技能进行审核。1、负责收集、整理和发布有关造价资料。对已经结束的工程项目资料分类进行存档及移交工作。及时做好资料的鉴定、保管、检索、利用、安全保密，定期销毁等工作。2、协助拟定标准合同文本。3、协助确定部门各成员的工作职责并负责监督考核。4、根据领导的安排和部门实际进度完成各项工作计划的汇总及汇编；在月底时对各项工作成果进行审核确认，完成部门总
10、结。5、协调工程造价部与企业内部各部门及其他相关单位之间的合作关系。6、处理工程造价部文件的收、发、拟、转、打字、复印、扫描、装订；负责常规会议的组织、服务工作并草拟会议纪要。接待来访者，做好样本登记工作。三、秘书专业技能与实际应用三、秘书专业技能与实际应用（一）秘书应具备的专业知识与技能（一）秘书应具备的专业知识与技能1、运筹能力：为所服务集体企业文化的形成和拓展起到辅助作用。熟悉历史、地理、人口、环境、资源等社会基础知识，了解社会、熟悉社会、以确立观察的正确立场、观点、方法，提高文化素养。做到职能，服务、技术的创新来适应企业经营管理的变化，这就对从事秘书工作人员提出了新的挑战需要秘书更好地
11、发挥参谋作用，也就是说要提高对工作的运筹能力。 2、办事能力：认真仔细做好交办要书写的材料，尽量避免修改；对交办的事情处理后领导、平行部门、协助部门等的基本满意；对领导的工作、会议、接浙江经贸职业技术学院毕业论文第 页4待、应酬等合理安排，有序，不至于引起冲突；对需要通知、知会的事项，进行及时、准确传达等。3、调查研究能力：对收集的各类信息具有文字处理能力、数据处理能力、信息获取、整理、分析、加工的能力、网上交互能力。对各类经营数据具有基本的分析能力，空间想象能力、逻辑思维能力。4、组织协调能力：这就要求秘书要善于捕捉时机，灵活行事，其次，在协调时要做到冷静谦和、耐心细致，发挥人缘和情感作用。
12、5、交际能力：具有较强的口语交际能力，懂得各种商务礼仪和外交礼仪，有较强的公共关系处理能力，了解社会语言艺术，掌握一般社会交往，日常礼仪的基本要求和交际语言技巧。6、文字表达能力：具备较强的阅读理解力，写作水平，能够熟练撰写各类文书；具备基本的英语口语表达能力，可以自行编写简单的应用文，借助各种语言工具，可以基本理解工作岗位上需要了解的外文参考文献、产品说明及技术指导等。具有文字处理能力、数据处理能力、信息获取、整理、加工的能力、网上交互能力。7、操作现代化办公设备的能力：熟练的计算机应用能力，包括常用操作系统的使用、办公系统软件的使用、计算机网络基本操作和使用，以及对常用办公设备有基本维护的
13、能力。（二）（二）秘书相关岗位与所需的专业能力秘书相关岗位与所需的专业能力随着市场经济的快速发展，秘书工作从内容到方式都有了较大变化，文秘专业的就业方向也呈现了多样性的特点。秘书专业的学生如何将专业理论知识转换成实际工作能力是秘书专业人才培养在现阶段需要思考的问题，笔者认为，在秘书专业毕业生就业岗位多样化的前提下，差异化专业能力培养、与市场需求接轨等是秘书专业广阔发展需要考虑的。1、秘书岗位全力发挥本专业的各项专业技能，学会与领导沟通，做好上传下达；学会倾听，用心注意领导的意见和想法；虚心求教，提高自己的工作能力和效率，踏实工作，体现从小处着做手，重视细节，立足长远的工作态度。在岗位中扮演好“
14、参谋”的角色，达到事半功倍的效果。浙江经贸职业技术学院毕业论文第 页52、记者、咨询、文案策划等这些工作与文秘专业关联度较高，需要有较为突出的写作能力，而文秘专业的学生往往具有较强的写作能力和应变能力，能较快适应岗位。如：就记者这个职业而言，新闻专业的学生可能更擅长发现问题，也就是较其他专业的学生更具新闻敏感性，而发现问题之后的采访、写作等的其他环节，因为涉及到语言表达、沟通协调等综合能力，文秘专业的学生可能更胜一筹。所以，在文秘专业能力差异化培养时，根据实际工作能力的需要，这些文秘相关岗位可重点考虑培养学生从零散信息收集到整合文案的过程能力。3、营销类文秘专业从事营销类工作具有灵敏性的优势。灵敏性是指敏锐的观察能力，在人际交流中，如果你能很成功地预测出你的目标客户的所思所想，并能得出一个行之有效的诱导方法以使目标客户达到自己想达到的期望，并能很好地维持客户
