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1、合同与钥匙管理薇学堂讲师介绍入职时间：2011-7-11在职大区：广安门大区所带店面：荣丰店和荣丰嘉园店毕业学校：河北大学合同与钥匙管理一、我们为什么要学习这门课程1、避免运营人员不登记造成一些不必要的损失2、提升业主和客户对于链家的信任度3、提高工作效率，避免在找合同与钥匙上耽误时间4、提升经纪人的带看与签约效率5、辅助运营规避风险合同与钥匙管理二、通过这门课程我能学到什么1、合同与钥匙管理在日常工作中的重要性2、合同与钥匙管理的流程是怎么样的3、合同与钥匙如何通过日常工作进行管理4、合同与钥匙的突发情况应如何处理合同管理合同管理课程内容合同管理流程合同相关罚责合同生命周期合同分类常见问题解
2、析一、合同分类1按业务类型分类： 租赁类合同和买卖类合同2按管理分类：A类和B类。A类合同要求要确认每一份合同的去向，丢失有处罚，而且A类合同作废均须全联回收。B类合同要管理到使用量和库存量，无需上交总部，作废保留三个月后得到商圈经理同意，可自行销毁，销毁必须保证无完整合同章和链家logo。业务分类合同种类管理分类份数运营常用名租 赁北京市房屋租赁合同A类一式三份普租合同委托支付租赁定金协议书A类一式两份租赁意向金租赁定金协议书A类一式三份租赁三方定金房屋出租委托登记表B类一式两份房屋出租委托通用钥匙托管协议书B类一式两份钥匙托管合同类型分类：业务 种类合同种类管理分类份数运营常用名签约文件合
3、订本封皮A类一式三份合订本封皮签约文件合订本4.1版A类一式三份4.1的合订本买 卖房屋交易保障服务合同A类一式三份保障服务合同委托支付买卖定金协议书A类一式两份买卖意向金买卖定金协议书A类一式三份买卖三方定金房屋出售委托登记表B类一式两份房屋出售委托备忘录B类一式三份无签约告知书B类一式三份无补充协议（8种）B类一式三份无留存证件承诺书B类一式两份无服务承诺书B类一式两份无一、合同分类（2）了解需求:房屋出租委托登记表 房屋出售委托登记表钥匙托管协议（5）意向:委托支付租赁定金协议书 委托支付买卖定金协议书（6）斡旋:租赁定金协议书 买卖定金协议书（7）签约:北京市房屋租赁合同签约文件合订本
4、4.1版签约文件合订本封皮房屋交易保障服务合同签约告知书补充协议备忘录一、合同分类合同使用分类：状态定义 判定依据说明成交上报 定义合同已成交且上报到业绩组或外库判定依据以助理报件登记及返还明细表为主，系统查询为辅丢失定义整份不明去向或者缺失任一白联的合同判定依据已上报的以看合同管理员签字确认的合同丢失确认单为准未上报 的以看到有责任人签字确认的合同丢失确认单为准 未用库存定义没有使用的空白合同，包括已领出未使用的空白合同判定依据以看到合同为准游离合同定义除以上三种外都属于游离合同判定依据已上交的以有检查助理及被检查助理签字确认的纸版游离合同交接 单为准； 未上交的以看到合同为准合同状态分类：
5、定义及判定依据一、合同分类合同生命周期二、合同生命周期预定、审核时间？ 新开店怎么定？配送时间？接收时 做什么？时限？领回时要 做什么？怎么入库存？代领合同怎么签字 ？什么时间追踪？哪种需要反馈？ 怎么反馈？哪些需要审核？谁 审核？怎么审核？哪些需要检查？谁 检查？怎么检查？哪些会归档？三、合同管理流程1）店面助理每月3-8日通过采购平台申请店面次月所需合同，如 有新开店面、关店等情况大区助理负责合理安排预定；2）大区助理每月9-10日通过采购平台审核本大区各店面所定合同 数量，可修改不合理数据；3）次月11-18日间（遇节假日向后顺延）采购部将上月预订的合 同下发到各大区指定的合同接收店面；
6、4）大区助理指定的接收负责人在接收供应商配送的合同时，应核 查实际下发合同与供应商提供的纸版合同号段是否一致，有误须 当时与供应商反馈。1、申领2、入库三、合同管理流程1）店面助理将合同领取到店后，须再次核对合同是否与号段一致 ，并在1个工作日内将合同入库并在合同入库登记表中进行入 库登记；提醒：即时领用的合同和库存合同必须分开存放，库存合同不得 存放于即时领用的合同柜内。避免领用过程中出现纰漏。三、合同管理流程3、领用与登记1）店面助理应在合同柜中将每类合同装在相应合同盒里，并在合同盒明显位置 标明合同类型；2）在合同柜中留存合同的数量，保证每类合同不少于5份，不多于15份合同；3）运营需要
7、合同时首先应到店面助理处领取，如店面助理不在店可以找商圈经 理领取备用合同，经纪人领用合同每类不得超过2份，商圈经理领取合同时，每 类数量不得超过3份（单量大的特殊时期可适量增加备份）； 提醒：助理给经纪人领取多份合同时，需追问经纪人有几单待签，如执意领取多份，需跟 商圈经理确认后再领取。4）店面助理监督领用人在合同领用登记本的相应位置先签字，再领取合同 ，做到每份合同出库都有责任人；5）经纪人在商圈经理处领取备用合同时，商圈经理需要做好领用记录，以备因 事务繁杂忘记领用人； 提醒：店面助理给商圈经理领用备用合同后，需教会商圈经理领出合同时，要求经纪人签 字确认，以免出现责任人不明确的现象。三
8、、合同管理流程4、追踪1）合同领出后，店面助理应至少在4天内（不含法定假日，含周六日）追踪合 同状态，如追踪未返还，需上报备案表。注：上报备案目的是为了规避运营领用长期不还，助理追踪难的问题，同时有利于合 同管理人对长期超期领用进行预警；检查过程中，每个追踪日期不得超过4天，计算方式从领用日期的次日开始计算， 即5.15日领用，最晚19日反馈状态；2）追踪合同以助理见合同原件为准，且必须在领用登记本中签字注明追踪结 果，如合同继续留用在运营人员手中，则必须有运营人员签字确认；如合同返 还至助理手中，则必须有助理接收人签字确认； （合同丢失后如发生纠纷，则 以此处签字来判定责任人）注：对追踪反馈
9、签字的理解是合同流转到谁手中即需要谁的签字，如经纪人返还合同给 助理时，同样助理需要签字确认收回；三、合同管理流程5、反馈根据合同的使用情况对合同反馈的状态分类如下：1）未用返还：店面未使用的空白合同，包括已领出未使用的空白合同。2）成交上报：SE系统审核通过，且纸板合同上报公司有助理报件及返 还明细 表。3）丢失：整份不明去向或者丢失任一白联的合同。 4）游离合同：除以上三种状态的合同，其他所有的合同均为游离合同。三、合同管理流程6、上报1）合同成交上报：店面助理根据助理报件登记及返还明细表将店面当 月成交上报到业绩组或外库的合同统计到成交上报表中，大区助理汇 总并上交给合同管理员； 2）游
10、离合同上报说明：游离联齐合同：由大区内互查，季度回收检查。游离缺联合同：助理上交时需提交详细的情况说明由商圈经理签字确认， 由大区内互查，季度回收检查。注：所有的游离合同均不允许在合同上划“”、写“作废”等。三、合同管理流程附：游离合同上报流程图三、合同管理流程游离合同回收职责及要求：日期时间负责人职责要求每3个月 19号17:30 前店面助理1.将游离合同汇总成电子版XX店游离合同交接表给大区助理 ； 2.整理游离合同交给大区助理；电子版顺序与游离合同的实际 摆放顺序一致；每3个月 20号17:30 前大区 助理1.汇总本区电子版XX区X月游离合同交接表； 2.收集好本大区游离合同，等待检查
11、店面助理来核查；电子版顺序与游离合同的实际 摆放顺序一致；每 3个月 21 至 25 号17:30 前核查 店面 助理1.核对电子版XX区X月游离合同交接表与实际合同是否一致 ，合同种类及编号是否有误； 2.将修改好的XX区X月游离合同交接表打印出来，检查店面 助理和被查店面助理签字确认，双方各留存一份，并注明日期，3.检查后将电子表格上交给大区，由大区统一汇总上交至合同专 员， 4.将核查完的游离合同联齐的和缺联的分开打包贴首次封条封存, 双方店面助理在封条上签字确，联齐的缺联的均在当月一起邮寄 至外库（快递时间以档案专员通知为准）。1.整个核查过程“核查店面助 理”和“店面助理”必须双方
12、在场，一旦贴好封条即为双方 确认无误； 2.查出的问题报给本区大区助 理。 3.必须以大区为单位将电子版 发给合同管理员,统一命名为 ：XX区X月游离合同交接表随 时17:30 前合同管理 员1.根据各区上交的XX区X月游离合同交接表删除合同库存 2.每年的3月.6月.9月.12月对之前的检查结果进行检查检查目的： 核查是否有弄虚作假情况6、上报三、合同管理流程3）合同丢失上报：发现合同丢失5个工作日内将合同丢失确认及审批单 和,合同领用登记本签字的复印件上交给合同专员。注1：丢失日期定义 a.助理及时跟踪，有明确的合同丢失时间的，以实际丢失时间起算。 b.助理不及时跟踪，以合同领用日起算。
13、c.助理跟踪但运营不配合反馈，且助理有备案的，以最近的备案日期起算。注2：合同丢失找回：合同丢失找回需将合同原件交予合同管理专员，合同 管理专员对合同丢失数据进行修正。 a.当月丢失后找回，可剔除丢失数据，且丢失积分不影响绩效（合同丢失上 报外的其他扣分不可补回） b.隔月丢失后找回，可补回罚款，修正历史丢失数据，返还丢失扣分（已经 影响到合同丢失上报外的其他扣分不可补回）三、合同管理流程7、交接1）店面助理日常交接；合同柜钥匙的保管人为店面助理，不允许将钥匙柜钥匙交接给运营人员； 2）合同责任人更替；大区助理在店面助理升、调、离、期间进行合同盘点交接，并需在交接完毕 5个工作日内将合同管理人
14、变更单提交给合同专员。注：升、调、离数据以助理运营管理部提供数据为准店面助理离职或调、转后不交接的处理方式：店面助理离岗未配合做合同交接的，大区助理需在助理离岗的五个工作日内带本区一名店面助理及该 商圈经理一同将合同盘点一遍，并在纸版助理离职/转岗交接单中进行记录，三方签字确认留存 ；合同交接时合同状态判定依据：1）成交上报 2）未用库存3）已用未报4）游离合同5）丢失附：助理离岗交接流程图三、合同管理流程三、合同管理流程7、交接3）助理休假期间的合同管理 助理休假如超过4天，需要将领用盒内的合同转交委托给其她助理管理，此期 间如发生合同丢失或管理不合规扣分，责任应由被委托人承担。 注：助理休
15、假期间的合同管理需由大区助在批假进行安排，并监督双方对接管合同编号 进行交接，明确被委任人的责任管理范围。4)跨大区领用 跨大区领用合同需双方大区助确认，确认内容包括借用人是否在职员工、借 用合同类别及数量，经许可后可借用；确认借用后，需由原合同管理责任助 理第一时间联系借用人所在店面助理进行合同调转，并将合同掉转单交至合 同管理专员处。 注：责任变更从合同调转单双方助理签字确认时间起生效8、检查三、合同管理流程1）店面助理自查： 每月10日至25日助理根据最新库存表自查合同，并将检查结果反馈给合同 专员。反馈方式随每月自查通知下发2）大区助理抽查： 每月25日之前大区助至少抽查2家店面的合同
16、，并交付物（检查确认单）发 送到3）季度盘查： 覆盖率100%，助理跨区盘点合同管理情况，并在每月25日前将（检查确认 单及库存合同表）大区统一发送到 4）合同专员抽查： 每月至少抽查2家店面的合同管理，并公示每月专员和大区助检查结果三、合同管理流程合同管理流程图：项目 序号流程操作规范描述是否关键管控 举措不合规行为负积分、 罚款制度相关定义及判定依据过程 管理1领用1）商圈经理领取合同，数量在3份以内。 2）经纪人领取合同，数量在2份以内。 备注：周末及节假日根据实际签约情况领取。否 2登记店面助理监督领用人在合同领用登记本的相应位置先签字，再 领取合同，做到每份合同出库都有责任人。是店面助理：-1分登记以合同领用登记本签字为准3追踪合同领出后，店面助理应在4天内（不含法定假日，含周六日）追 踪合同状态，如追踪未返还
