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1、操作规程文件编号文件版本02/01业主档案管理规程 生效日期2009-7-081 1 目的目的规范业主档案管理,保证档案的完整性并加以有效利用。2 2 适用范围适用范围水榭山花园业主档案管理工作。3 3 工作职责工作职责3.1 管家部负责业主档案的收集和管理工作，管家部负责人负责监督、检查、指导业主档案的管理工作。3.2 管家部指定专人负责业主档案的具体管理。3.3 责任管家必须按照本制度规定，完成自己管辖的业主档案的收集以及配合档案管理员完成档案的整理、归档工作。4 4 工作程序工作程序4.14.1 档案的分类档案的分类业主档案主要分为业主基础档案、装修档案、电子档案三大类进行管理。4.1.
2、1 业主基础档案：是指业主入伙时开始收集的与物业管理相关的资料，包括（但不限于）：业主资料登记表、前期物业管理协议、业主临时管理规约、业主身份证复印件、业主收楼物品资料签收单、单元移交验收表、钥匙托管声明、入伙通知书、其他物品接收记录、业主提出的申请，特殊事项的承诺书等内容。其中前六项为必备项目。4.1.2 装修档案：是指业主房屋装修的相关档案，包括（但不限于）：业主装修协议书、装修申请/验收表、防火安全承诺书、相关图纸、装修施工人员出入证申请表、装修整改通知书、修缮责任承诺书等，其中前四项为必备项。4.1.3 电子档案：是指物业管理过程中作为证据或说明留下的图片资料等，应配合业主基础档案、装
3、修档案保管和使用。4.24.2 档案建立档案建立4.2.1 业主档案的管理按 4.3 的分类，分别立档管理，每类档案都明确指定管理员，由该管理员负责立档和日常管理。4.2.2 各类挡案均应有一个总目录，清楚显示已经立档的档案编号、立档日期、保存情况等内容。4.2.3 各类均按档案按一户一档的原则立档，每户档案内应附有子目录，清楚显示该户档案的内容、编号、归档日期、归档人等内容。4.2.4 业主基础档案自业主入伙之日即建立，由责任管家在进行入伙工作时收集资料，然后将收集到的资料交档案管理员存档，并共同在子目录上签字确认。以后零星收集的档案也同样交接，双方签字确认。4.2.5 业主装修档案自业主申
4、请装修之日即建立，同样由责任管家在进行装修手续办理时收集资料，然后将收集到的资料交档案管理员存档，并共同在子目录上签字确认。以后装修管理过程中产生的档案也同样交接，双方签字确认。4.2.6 业主电子档案根据管理的具体情况，在出现了需要保存的电子档案起即建立该户的电子档案，子目录内应注明编号、日期、该电子档案说明的内容、所对应的档案编号、交接确认等内容。4.34.3 档案的日常管理档案的日常管理4.3.1 业主档案由管家部业主档案管理员负责建立、补充、整理等管理工作，管家部负责人对此项工作进行检查、监督与评估。4.3.2 管家部要有详细、准确的业主基础/装修/电子档案目录(一式两份,两份保持同步
5、更新)，由管家部负责人与管家部业主档案管理员各持一份（业主档案管理员每季度向管家部负责人递交新的业主档案清单）,以此作为检查档案完整性的依据。4.3.3 业主基础档案为秘密档案，管理级别最高。4.3.3.1 业主基础档案单独存放在一个文件柜中，钥匙由业主基础档案管理员管理，保安部封存备用钥匙。4.3.3.2 如业主档案管理员休息时，业主档案原则上暂停借阅。4.3.3.3 如遇紧急情况要启用业主档案柜备用钥匙,需经总经理批准后方可按管理处备用钥匙启用制度执行，并且在取档案时必须有两个以上见证人在场。4.3.3.4 业主基础档案管理员应每月定时对档案进行一次清点，并将清点情况写进月度工作总结中。4
6、.3.3.5 业主基础档案在日常管理或清点中发现异常，档案管理员应立即向部门负责人报告，由部门负责人负责处理，如部门负责人认为事态严重，应立即向管理处负责人报告。4.3.4 装修档案也是业主档案的一部分，最终应归入业主基础档案中，但在装修期间为方便管理，另档保存，待装修完成、业主入住后，对档案进行清理，有必要保存的档案统一归入业主基础档案中，同时取消该装修档案。4.3.4.1 装修档案单独存放在一个柜中，钥匙一般由装修档案管理员负责管理，如果该管理员休息，可以将钥匙委托值班管家或部门主管管理，期间的档案启用也由被委托人负责，并在档案管理员回来后与管理员交接。4.3.4.2 装修档案管理员应每周
7、清理正在装修的单元清单，并将该清单提供给管家部、工程部、保安部负责人，以便各部门进行装修管理。4.3.4.3 装修档案管理员应每月定时对装修档案进行一次清点，并在平常不定时清点档案，保证档案完整。装修档案的管理情况应写入管理员的工作总结中。4.3.4.4 档案管理员在管理中发现任何异常情况，应及时向部门负责人汇报，保证事件得到及时处理。4.3.5 电子档案是业主档案的辅助资料，由电子档案管理员负责管理。该档案必须在客服 2 号电脑、管家部负责人电脑、管理处服务器上各存一份，客服 2号电脑上的文件应加密，密码由档案员管理，其他人只能查阅，不得更改。档案员每月对各个电脑文件都更新一次，保证文档的有
8、效性。4.44.4 业主档案的借阅、保密及资料更新业主档案的借阅、保密及资料更新4.4.1 对于业主私人资料要严格做好保密工作，不得外泄。任何外来单位和个人不得调阅业主资料。公、检、法部门因执法需要调用资料的，需出示有关证明并征得管理处最高领导同意后方可调阅资料。4.4.2 管家部管家或管理处领导因工作需要借阅业主档案的，须经管家部负责人批准，并在业主档案借阅记录上登记后，由管家部业主档案管理员取出相应档案。4.4.3 业主档案的借阅期限一般不超过 4 小时。如需延长借阅时间，应向管家部负责人说明理由并得到批准后方可延长。4.4.4 业主档案原则上不得复制或离开管家部，若因工作需要确需复制或借
9、出的，需经总经理批准。文档员不得将业主资料带离办公室。4.4.5业主档案的更新4.4.5.1 业主资料的变更信息由所属管家负责随时收集,并在收集后一日内将更改信息以书面形式告知业主档案管理员。4.4.5.2 所属管家与业主档案管理员一起每半年(6 月底、12 月底)对业主资料进行一次详细核对，并将核对情况于 3 日内及时更新。4.54.5 管家部业主档案管理员若离职，须将全部业主档案交接清楚后，由管家部负责人指定接管的管家检查、接收之后，方准许其办理离职手续4.64.6 业主档案编号业主档案编号4.6.1 业主基础资料(JCZL):业主资料登记表(JCZL001)、前期物业管理协议（JCZL0
10、02） 、业主临时管理规约（JCZL003） 、业主身份证复印件（JCZL004） 、业主收楼物品资料签收单(JCZL005)、单元移交验收表(JCZL006)、钥匙托管声明(JCZL007)、入伙通知书(JCZL008)、礼品签领单(JCZL009)、新风设备托管声明(JCZL010)等。其中前六项为必备项，未列举档案编号按归档时间先后顺序依次类推。4.6.2 业主装修资料(ZXZL)：业主装修协议书(ZXZL001)、装修申请/验收表(ZXZL002)、防火安全承诺书(ZXZL003)、相关图纸(ZXZL004)、装修施工人员出入证申请表(ZXZL005)、装修整改通知书(ZXZL006)
11、、修缮责任承诺书(ZXZL007)等。其中前四项为必备项，未列举档案编号按归档时间先后顺序依次类推。4.6.3 电子档案：DZDA。5相关表格 51业主档案清单主业档案清单主业档案清单资料明细资料明细序序 号号业主姓名业主姓名房号房号资料名称资料名称注意事项注意事项备注备注1入伙通知书 2业主资料登记表 3物品资料签收单 4钥匙托管声明 5单元移交验收表 6礼品签领单 7设备托管声明 8 9 1 10 1入伙通知书 2业主资料登记表 3物品资料签收单 4钥匙托管声明 5单元移交验收表 6礼品签领单 7设备托管声明 8 9 2 10 1入伙通知书 2业主资料登记表 3物品资料签收单 4钥匙托管声明 5单元移交验收表 6礼品签领单 7设备托管声明 8 9 3 10 1入伙通知书 2业主资料登记表 3物品资料签收单 4钥匙托管声明 5单元移交验收表 6礼品签领单 7设备托管声明 8 9 4 10 制表人： 日期： 年 月 日
