《管理文秘与写作》复习题

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1、管理秘书实务管理秘书实务期末考试复习题期末考试复习题一、名词解释一、名词解释 （一）（一） “三服务三服务”宗旨宗旨 “三服务”是秘书工作的宗旨，即为领导服务（本级领导、上级领导机关） 、为各部门 和所辖地区或下级单位服务、为人民群众服务（根本宗旨） 。 （二）首因效应（二）首因效应 首因效应，是人与人第一次交往中给人留下的印象，在对方的头脑中形成并占据着主 导地位的效应。首因效应也叫首次效应、优先效应或第一印象效应。根据首因效应，导致 他人对自己看法与评价的第一眼印象，通常由个人的仪容、举止、表情、服装、佩饰等要 素所构成。个人形象，一般也是由这五个要素构成的。 （二）公文（二）公文 公文，

2、全称公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、 有一定格式的应用文。或者说是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作 的书面材料。 （三）秘书（三）秘书 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务、并以脑力劳动为主的工 作人员。秘书的属性主要体现在三个方面：一是服务对象的特殊性；二是工作内容的特殊 性；三是劳动性质的特殊性。 （四）五应原则（四）五应原则 五应，指的是应时、应景、应事、应己、应制。应时即为与具体的时间相吻合；应景 原则即是要考虑所要进入的特定环境，要与环境相匹配；应事原则即为根据所要办理的事 情的性质的不同而变化不同的礼仪，着装；应己

3、原则即为量体裁衣，因人而异，认真的实 事求是的根据自己的条件而确定；应制原则即合乎礼仪着装的自身规律，做到制度化，系 列化，标准化。 （五）会议（五）会议 会议是有领导、有组织、有目的地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的 集会，是现代社会生活、政治生活、经济生活中经常的广泛的活动形式。 （六）秘书学（六）秘书学 秘书学包括秘书的起源、定义、社会地位和职业特点等，还包括秘书工作的一般原理 以及从事秘书工作所应该具备的素质和海外秘书的状况等。二、简答题二、简答题 （一）秘书的社会地位（一）秘书的社会地位 1、领导的助手和参谋：“领导的助手”虽然不是秘书的特有属性，却是一切秘书的共 有属性

4、。 “领导的助手和参谋”实际上是对秘书社会地位的一种充分的肯定。 2、公司的高级管理人员：秘书在公司为经理、主管提供以脑力劳动为主的综合服务， 是典型的“白领” ，秘书也常是人们对公司高级管理人员的一种认可。 3、增长才干的理想职位：秘书贴近领导，直接为领导的决策和管理服务，参与决策全 过程，熟悉领导机关的运作程序，因此是积累经验、增长才干、获取领导工作基本能力的 理想职位。 4、腐败产生和蔓延的可能因素:有人说秘书是“人微言重、官小权大”的特殊公职人 员。一些缺少自律的秘书利用这种特殊的身份牟取私利，走向犯罪的深渊。秘书腐败往往 是领导腐败的伴生现象，与某些制度漏洞有关，也有人径直归结为制度

5、腐败。但也有些秘书在不违反纪律和政策的情况下，利用正常工作关系和便利条件牟取不当利益。 5、秘书的其它负面形象：除了腐败的秘书外，还有几种负面秘书形象：一是缺少主见 的秘书。二是溜须拍马的秘书。三是“花瓶”式秘书。 （二）个人形象礼仪的内容（二）个人形象礼仪的内容 礼仪的内容（四要素）： 礼仪的主体：礼仪活动的操作者和实施者。 礼仪的客体：即礼仪的对象，礼仪活动的具体指向者。 礼仪的媒体：礼仪活动所依托的一定的媒介。 礼仪的环境：礼仪活动得以进行的特定的时空条件。 （三）秘书工作的特点和作用（三）秘书工作的特点和作用 秘书工作的特点： 1、被动性与主动性的统一 2、事务性与思想性的统一 3、机

6、要性与群众性的统一 4、经常性与突击性的统一 5、综合性与专业性的统一 秘书工作的作用： 1、助手作用：秘书工作最基本的作用。 2、参谋作用：为领导的决策提供准确完整的高质量信息和决策事项的备选方案。 3、协调作用：决策实施过程和宏观管理中，领导者必然要对整个组织进行协调，而领 导又不可能事必躬亲，这就需要秘书部门在领导授权下进行协调。 4、督查作用：是保证领导机关决策目标得以顺利实现的必要措施。 5、信息作用：秘书部门在机关管理系统中是处于信息中心的位置。 6、窗口作用：指秘书部门在工作中的表现直接关系到组织和领导的形象。 7、保障作用：指的是秘书部门要为机关工作的正常运转提供后勤保障服务。

7、 8、桥梁作用：秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，起着上情下 达、上情下传、沟通左右、联系内外的桥梁作用。 （四）秘书行业的发展状况（四）秘书行业的发展状况 1、秘书工作职业化 所谓职业化，是指从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体。一项工作成为一种 稳定的社会职业的外部标志是，是否有许多人愿意终身以此为业。秘书工作职业化是社会 发展到市场经济阶段的必然产物。 2、秘书业务专门化 一味强调秘书是“杂家” ，强调一个好的秘书只需要具有较强的写作能力和一定的工作 经验就可以了，否定秘书业务的专门性，这种看法是错误的。 3、资格认定制度化 秘书作为一项专业化的社会职业，必然要求对

8、从业人员进行资格认定。秘书资格认定 制度化对秘书职业从业人员提出了更高的、更具体的要求，促使秘书人员不断的进修业务， 全面提高能力，努力构建更为合理的能力结构。 4、从业人数扩大化 在市场经济发达的国家，秘书在整个社会中是从业人数最多的职业之一。我国行政系 统在 20 世纪末自上而下进行了大规模的机构改革，对各级政府职能部门的数量总体上作了 比较大的压缩，但各级政府的办公厅、调研室、信访办等秘书机构的人员编制数量不仅没 有减少，反而略有增加。5、商务秘书女性化 无论是在经济发达的美国、欧洲、日本，还是我国的香港、台湾地区，女性化早已是 秘书职业的一个普遍现象。 6、劳动成果隐蔽化 秘书的从属地

9、位和秘书工作的辅助性决定了秘书的劳动成果总是以组织的名义或领导 的名义公布于世。秘书人员牢记：要甘居幕后，埋头苦干、谦虚谨慎、不求闻达。 （五）个人形象与职业发展的关系（五）个人形象与职业发展的关系 个人形象主要是指一个人的仪容、服饰、举止等。它体现着一个人的职业形象。职业 形象和个人的职业发展有着密切的关系。 1、注重职业形象表示秘书对工作、客人的尊重，同时也展示了秘书自身的知识修养、 文明文化，组织实力，领导者和企业素质等优良形象。 2、工作场所是一个讲想要效率的地方，因此，简单、端庄、洁净是的服装和仪容准则。 秘书良好的个人形象，既反映了秘书的良好职业素质，更体现了一个公司的企业文化和氛

10、 围。 （六）秘书工作的宗旨与原则（六）秘书工作的宗旨与原则 1、 “三服务”是秘书工作的宗旨 （1）为领导服务（本级领导、上级领导机关） （2）为各部门和所辖地区或下级单位服务 （3）为人民群众服务（根本宗旨） 2、秘书工作的原则 （1）遵纪守法原则；要求秘书要遵守国家的法律法规，遵守职业规范，反对任意妄为。（2）求真务实原则；求真，就是秘书工作必须贯彻党的实事求是的思想路线，坚决反 对弄虚作假行为。务实，就是秘书工作要讲求实效，反对形式主义的工作作风。 （3）超前服务原则；超前性不仅仅是指把常规工作做在前头，还体现在辅助决策诸项 工作中。 （4）服从大局原则；秘书人员应站在系统整体利益的角

11、度，来处理局部与全局的关系。（5）团结协作原则；首先，秘书部门与本机关各个职能部门要建立良好的协作关系。 其次，秘书部门需同其他单位（包括上级机关、下级机关、不相隶属的机关）的秘书部门 建立良好的协作关系。第三，办公室秘书之间要团结协作。 （6）联系群众原则；一是秘书部门是领导联系群众的桥梁。二是秘书部门的许多工作 必须依靠群众的支持和配合，才能取得良好的效果。 （七）公文写作者需要具备哪些素质？（七）公文写作者需要具备哪些素质？ 1、政治过硬，有较高的政治理论修养 2、博览厚积，有较高的文化修养 3、熟悉业务，有较强的调研综合能力 4、勤学苦练，有较深的文字功底 （八）公文的作用及语言特点？

12、（八）公文的作用及语言特点？ 公文的作用： 1、法规和准绳作用 2、领导和指导作用 3、沟通和合作作用 4、宣传和教育作用语言特点： 1、准确 2、平实 3、简明 4、庄重三、材料分析题三、材料分析题 1、秘书的政策性、秘书的政策性 秘书工作具有很强的政策性，秘书部门的大多数工作都关系到党和国家的方针政策。 例如，秘书经常为领导起草文件，这些文件的内容必须符合党和国家的方针政策；作为秘 书经常性的工作之一的调查研究，其目的主要是为制定政策作准备，或者为贯彻执行政策 收集反馈信息；许多文件本身就是发布政策或解释政策的，因此文书处理往往是为贯彻政 策精神服务；信息、督查、协调、会务等项工也都是为了

13、辅助领导制定政策和贯彻执行政 策。 秘书工作的政策性要求秘书具有较高的理论水平和政策水平，熟悉国家法律、法规， 正确理解执政党和政府的各项方针政策。 （1）秘书工作的政策性；秘书部门的大多数工作都关系到党和国家的方针政策。不仅 党政机关的秘书工作具有政策性，企事业单位包括三资企业、民营企业的秘书工作也都具 有政策性。秘书工作的内容大都关系到政策问题。如调查研究、既涉及政策的制定和贯彻 执行，也涉及执行中的信息反馈等到；如信访工作就是处理人民来信、来电、接待人民群 众来访的工作，是一项政策性很强的秘书业务。信访工作必须严格按政策办事，而信访工 作中收集到的许多重要信息又是领导制定政策和调整政策的

14、重要依据， （2）秘书写作的政策性；秘书写作是一项综合性很强的技能，除了具备一定的写作能 力外，还必须具备明确的政治信仰和方向，因此秘书写作必须具备政策性，要依照国家的 政策和法律来行事。秘书公文写作必须严谨。同是要求秘书本人政治过硬，有较高的政治 理论修养 （3）秘书的政策性要求秘书有较强的政治素质；要求秘书人员具有坚定的政治立场、 高度的党性修养和较高的理论修养。要求秘书人员具有强烈的事业心和高度的政治责任感。 要求秘书人员具有高度的组织纪律性，较强的法纪观念。 2、四、论述题四、论述题 1、谈谈你对秘书腐败的认识？、谈谈你对秘书腐败的认识？ 有人说秘书是“人微言重、官小权大”的特殊公职人

15、员。一些缺少自律的秘书利用这种 特殊的身份牟取私利，走向犯罪的深渊。秘书腐败往往是领导腐败的伴生现象，与某些制 度漏洞有关，也有人径直归结为制度腐败。但也有些秘书在不违反纪律和政策的情况下， 利用正常工作关系和便利条件牟取不当利益。 秘书腐败问题危害极大，直接影响决策能否正确实施，影响领导之间、领导与群众之 间的关系，已经引起人们倍受关注，主要有以下七个原因： （一）秘书本身职业特性所致。从权力的结构形式看，权力可以分解为决策权和执行 权。决策权在领导手中，而秘书充当着领导的参谋、助手和事务工作的角色，充当着执行 权的角色。这种职位特点，意味着秘书本身并不具备权力，秘书的权力只是领导权力的“派

16、 生物”。相对于秘书来说，前者是一种显性权力，后者是一种隐性权力，而在缺乏透明度的 权力体制中，秘书运作权力时的“隐蔽性”被各个方面所看好，很容易成为市场寻租者追逐的对象。 （二）秘书与领导的关系所至。秘书与领导有千丝万缕的联系，秘书腐败与领导腐败 是一个不可分割的有机整体。秘书腐败的根源在领导，必须追究领导的“连带责任”， （三）秘书选拔制度存在缺陷所至。我国目前对秘书选拔的法律依据并不完善。这些 规定并没有对秘书的工作性质、任职资格等作出具体的规定，使得秘书的任职资格和工作 性质不明确；又加上社会对秘书专业认识不足，导致了秘书的选拔极不规范。 （四）秘书监督机制存在盲区所至。从现行的反腐倡廉法律法规和政策规定来看，对 直接监督秘书的内容突破了无甚少。特别是由于秘书选拔任免的权力直接掌握在上级领导 手中，因此对秘书的监督是上下级的行政监控。对于进退一致、利益与共的官员和秘书来 说，这样的监督无疑是形同虚设。同时，这种监督失控会被官员所利用，因为与秘书相比， 他们处于相对复杂监督下，一些难办的事交给秘书去处理会“安全”得多。 （五）秘书权力集团形成所至。在目前的干部选