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1、XX 有限公司生效日期2008-9-26管制印章 文件编号FF2-01程程 序序 文文 件件页 码1 of 7文件名称文件控制程序文件控制程序版本/修订A/0文件控制程序文件控制程序编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 文件类型： 质量手册 程序文件 持有人： 分发部门/人： 总经理 管理者代表 办公室 工程部 生产部 销售部 质检部 中国中国XXXXXXXX CHINACHINA发放号：发放号：XX 有限公司生效日期2008-9-26管制印章 文件编号FF2-01程程 序序 文文 件件页 码2 of 7文件名称文件控制程序文件控制程序版本/修订A/0变变 更更 履履 历历版本/修订
2、变更内容说明发行日期A/0首次发行2008-9-26XX 有限公司生效日期2008-9-26管制印章 文件编号FF2-01程程 序序 文文 件件页 码3 of 7文件名称文件控制程序文件控制程序版本/修订A/01.1. 目的目的 控制本公司的质量管理体系文件,确保各部门及岗位能及时得到有关文件的有效版本和收回作废文件。2.2. 适用范围适用范围 本程序适用于本公司各类质量管理体系文件的编制、审核 、批准、发放、使用、更改、回收、销毁等管理。 3.3. 职责职责 3.1 质量手册由管理者代表组织编写，并由总经理审批发布执行。 3.2 质量程序文件和质量管理体系其他文件由相关质量活动的主管部门负责
3、人组织编写，报管理者代表审核，总经理批准后发布执行。 3.3 质检部负责外来文件的收发管理。 3.4 质检部负责质量管理体系文件的发放、更改、回收及销毁等管理工作。 3.5 工程部负责技术图纸、样品和资料的控制。4.4. 工作程序工作程序 4.14.1 本公司质量管理体系文件包括：本公司质量管理体系文件包括：A.管理文件：质量手册 （含质量方针和质量目标） 、程序文件、质量计划、管理制度等； B.技术文件：产品技术规范、技术图纸、作业指导书、设施操作规程等；C.外来文件：包括:国家及地方产品质量及安全法规，产品、原材料的国家及行业标准, 生产及检测设备图纸及使用说明资料等。D. 记录。4.24
4、.2 本公司质量管理体系文件及资料按层次分类如下：本公司质量管理体系文件及资料按层次分类如下： 1 类(一级)：质量手册 （含质量方针和质量目标） ；2 类(二级)： 质量程序文件； 3 类(三级): 质量管理制度，质量计划，产品规范（含产品标准） 、作业指导书、操作规程等；4 类:记录。 4.34.3 受控文件：受控文件： 4.3.1 本公司受控质量管理体系文件包括： A. 本程序 4.2 条中 1 类、2 类、3 类文件及 4 类的式样（表格格式） ；B. 外来文件：产品技术标准、质量管理体系标准等；C. 管理者代表认为有必要严加控制的其他文件。4.3.2 本公司质量管理体系文件发布时分为
5、受控本和非受控本两个版本，非受控本不作为公司内部使用。XX 有限公司生效日期2008-9-26管制印章 文件编号FF2-01程程 序序 文文 件件页 码4 of 7文件名称文件控制程序文件控制程序版本/修订A/04.3.3 质检部编制本公司受控文件控制一览表 ，以便综合控制本公司质量管理体系文件及有关外来文件的名称、编号、发布日期、实施日期、使用部门、修改情况。产品技术资料由工程部负责控制，针对各特定产品编制产品技术资料一览表 ，并对资料的发放和回收实施登记。 4.44.4 文件的编号：文件的编号：4.4.1 外来文件的编号采用其自身的编号。 4.4.2 公司质量管理体系文件的编号按如下规定执
6、行：文件编号： FF - FF：表示“XX” ；：表示“文件类别编号”：表格“文件顺序号,用两位阿拉伯数字表示记录表格编号：FF RFF：表示“XX” ；R：表示“记录” ；：表格顺序号，以两位数表示；：表示分支号，留用于增加旁系表格的编号4.4.3 质量管理体系文件发放号由质检部负责编写，统一由两位阿位伯数字表示。4.54.5 文件的编制：文件的编制：4.5.1 质量管理体系文件由本程序第 3 条款规定的部门(或岗位人员)编制。4.5.2 文件编制负责人应订出该文件编制方案，包括题目、格式、文件条目，各条目内容提要等。4.5.3 文件编制应以正确、全面，清晰、简短为原则，保证文件的正确性和可
7、操作性。4.64.6 文件审批：文件审批：4.6.1 质量管理体系文件由本程序第 3 条款规定的审批人审批。4.6.2 文件审批工作应以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据，文件审批人认为有必要时，可组织有关人员会审。4.6.3 所有文件审批人应在其审核的文件原稿上签名确认。 4.74.7 文件发放、使用：文件发放、使用：有限公司生效日期2008-9-26管制印章 文件编号FF2-01程程 序序 文文 件件页 码5 of 7文件名称文件控制程序文件控制程序版本/修订A/04.7.1 质检部应按受控文件控制一览表规定的使用部门范围发放文件。 4.7.2 质检部具体负责文件发放、领用工作，凡
8、文件的“受控本”发放时，应在该文件首页（或封面）盖上“受控”印章，同一种文件发放时应编好发放号，便于追溯（外来文件相同） 。用于张贴（无法回收）的文件，不填写发放号，由质检部文件管理员负责张贴。 4.7.3 文件领用人领用“受控本”文件时，应在文件发放、回收、销毁记录表上签名，领取注有发放号和加盖“受控”印章的文件。 4.7.4 各部门应填写部门受控文件清单 ，对部门的受控文件进行管控。本公司内不得使用未加盖“受控”印章（红色）的受控文件复印件，一经发现立即由质检部收回销毁。 4.7.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到质检部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍
9、然用原文件发放号，将破损文件销毁。 4.7.6 当文件使用人将文件丢失后，应写出书面领用文件申请，交质检部负责人批准后补发。必要时将作废文件的发放号通知各部门，防止误用。4.84.8 文件借阅文件借阅: : 4.8.1 文件借阅由保管部门具体办理,借阅人需办理借阅手续，在文件借阅记录表上登记相关信息。4.94.9 文件的定期评审文件的定期评审4.9.1 质检部负责组织文件的定期评审，并在管理评审前征集各部门对文件的符合性、适宜性、充分性的意见，提出文件更新、修改建议，提交管理评审。4.9.2 文件的定期评审结果一般在管理评审时作出。4.104.10 文件更改及新增：文件更改及新增：4.10.1
10、 文件更改提出部门（或人）向原文件编制部门说明更改的建议，包括更改原因、内容等，填写文件更改/新增申请表 。4.10.2 文件更改、审核、批准由原责任人负责，当原责任人不在职时可由接替其岗位（或负责该项工作）的人员负责， 但该人员应索取有关原始文件的编制、审核背景资料后,才进行有关工作。 4.10.3 文件更改并经批准后，质检部负责将更改后的文件发放到原文件所有使用部门及人员, 收回旧文件，并做好签收手续。4.10.4 新增受控文件时，按 4.5、4.6、4.7 执行，发放时需填写文件更改/新增申请表 。4.114.11 文件的换版与作废：文件的换版与作废： 4.11.1文件需进行10处以上大
11、幅度修改时应进行换版,原版次文件作废, 换发新版。文件的换版由该文件编制部门按本程序有关文件编写、审批、发放、使用规定进行。 4.11.2 对无使用及保存价值的文件,由质检部知会原文件审批部门同意，并报请管理者代表批准后收回销毁，并填写文件发放、回收、销毁记录表 。 有限公司生效日期2008-9-26管制印章 文件编号FF2-01程程 序序 文文 件件页 码6 of 7文件名称文件控制程序文件控制程序版本/修订A/04.11.3 对有保存参考价值的作废文件,由质检部在该文件封面上盖上“作废之保留文件”字样印章存档。 4.11.4 当外来文件已换版时,由质检部负责回收过时版本, 并盖上“作废之保
12、留”字样印章归档保存,同时发放新版本给所有原文件持有者。4.124.12 文件回收：文件回收： 4.12.1 凡作废文件、更改文件、换版文件由质检部及时收回, 填写文件发放、回收、销毁记录表。 5.5. 相关记录相关记录5.1 FF-R01受控文件控制一览表 5.2 FF-R02文件发放、回收、销毁记录表 5.3 FF-R03文件更改新增申请表 5.4 FF-R04部门受控文件清单 5.5 FF-R05文件借阅记录表有限公司生效日期2008-9-26管制印章 文件编号FF2-01程程 序序 文文 件件页 码7 of 7文件名称文件控制程序文件控制程序版本/修订A/0附附录录 A A： 文文件件控控制制程程序序流流程程图图文文 件件 编编 制制文文 件件 审审 批批文文 件件 发发 放放文文 件件 使使 用用文件评审文件评审文件作废文件作废文件回收文件回收文件保存文件保存 文件销毁文件销毁文件更改文件更改
