ERP环境下的哈尔滨九洲电气股份有限公司公司成本管理改进

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1、ERP 环境下的哈尔滨九洲电气股份有限公司公司成本管理改进环境下的哈尔滨九洲电气股份有限公司公司成本管理改进第 3 章哈尔滨九洲电气股份有限公司公司 ERP 环境下成本管理存在问题与需求 分析 3.1 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司企业概况 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司是以“高压、大功率”电力电子技术为核心技术的上市 公司。目前企 业拥有员工 982 人，其中大专以上 540 人，研究生以上 98 人。哈尔滨九洲电气股份有限公 司公司是一个 哑铃式人员结构公司，研发人员和销售人员占公司人数的 52%以上。它拥有 一个面向全国市场的强大销售网络，公司的销售模式采取营销中心、事业部、 分公司、办

2、事处、代理商的三级管理一级服务模式。事业部为代理商提供产品 的解决方案并参与重大投标；而分公司和办事处则在营销中心的指导下、在事 业部的配合下进行投标工作。哈尔滨九洲电气股份有限公司公司在全国设有四个生产基地， 三大品牌事业 部，五个区域销售分公司和 26 具有营销职能的办事处，销售人员达 258 人。 2007 年公司首次进入国外市场，并成功地在俄罗斯、印度、泰国和越南四个 国家实现 1.5 亿人民币的销售额。2011 年哈尔滨九洲电气股份有限公司公司(含三个子公司)实 现销售额 5.8 亿元，总资产达 16.3 亿，市值为 25.4 亿人民币，年上缴税金 3000 余万 元。 从创建开始十

3、余年来，哈尔滨九洲电气股份有限公司公司之所以在激烈的市场竞争中立于 不败之地， 保持持续的企业竞争力和活力，归根结底，就是企业的创新精神，而创新的源 泉是建设学习型企业。通过学习不断推出新思维、新观念、新做法使得哈尔滨九洲电气股 份有限公司公 司面临市场快速发生变化的环境能够做出及时、有效地响应。能够成为在国际 上具有一定竞争力和影响力的电力电子成套装备制造商，为我国的节能减排、 新能源建设作出更大的贡献。 3.2 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司信息化的工作基础 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司 2002 年开始上线使用采购模块、库存管理模块、成本管 理模块， 2004 年 ERP 系统重组整合

4、，2005 年公司在原模块基础上添加的主生产模块、 人力资源模块、财务管理模块开始有效运行。从 2010 年使用用友 U8 系统以 来，告别了家长式管理模式，以较为科学的管理方法使销售额从原来的 35000 万猛增到现在的 58000 余万元。 3.2.1 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司内部信息化工作基础 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司从 2002 年开始使用 ERP 的部分模块到 2010 年正式上线 运行 U8 系 统的八年多时间里，它信息化道路，很合适一个现今经常说的词痛并快乐 着。 痛可以用三难来概括。一是“选择难” ，ERP 系统在搭建的初期，需要对上 那种信息系统进行选型，哈尔滨九

5、洲电气股份有限公司公司原有信息化程度不高而且上 ERP 系统需要大量的资金支持，在这个背景下，上那种软件成为一项重大的决策难题。二是 “执行难” ，由于同时上线的员工多，使用人员计算机水平相对较差，员工自愿 性不强，有一些人就产生了排斥情绪。这就需要“一把手”带头推行使用，顾问 和辅导员耐心解答问题并坚决贯彻实施。三是“整合难” ，在项目运行初期，由 于企业的原有的业务帐和系统内的一套帐并行运行，员工已经习惯使用以往的 对账方式，在月末盘点时，根本不参照 ERP 系统，使得系统形同虚设，这就 是“整合难” 。难是不少，但一个乐就足够了。哈尔滨九洲电气股份有限公司公司信息化工 作从起步到成熟 带

6、来的效益是巨大的，通过运行 PDM、CAD 软件建立了产品档案、完善了产 品结构修改、提高了产品设计质量与速度；通过运行 CRM 系统提高了客户满 意度和忠实度、使得公司赢利性加强；通过 OA 办公化系统，规范了公司内部 业务流程，促进了企业制度与文化、人与组织的和谐发展。 随着对信息化技术认识的不断加深，哈尔滨九洲电气股份有限公司公司发现由于最初没有 对 CRM、 OA、U8 等进行全面分析，各类软件系统的集成应用和业务流程控制成为了目 前面对的焦点问题。特别是在成本管理信息化方面，由于目前使用的 U8 成本 模块只是加强了数据的收集、整理工作，在成本控制流程和权限设置方面没有 形成有效地管

7、理，影响了公司报价体系、设计体系、物流体系、财务体系的事 前、事中、事后的管理分析和结果控制。使公司工作效率降低，甚至造成部门 内部大量的重复劳动的现象。2011 年以来，哈尔滨九洲电气股份有限公司公司同用友公司 达成新的战略 合作协议，开发出新的成本控制系统加强企业成本的控制及核算环节，并实现 其与 U8、PDM 的功能集成。 3.2.2 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司外部的影响 20 世纪 90 年代以来信息技术的迅猛发展，在给全球带来第三次产业革命 的同时，也促进了地域经济以及全球经济一体化进程的加快。信息化给企业带 来了无限的商机，但也给企业的生产制造成本带来了越来越大的压力。激烈的

8、竞争导致了制造业的三短(产品生产周期缩短化、产品交货周期缩短化、产品 制造成本缩短化)趋势，使企业面临着从未有过的压力。 十六大以后，国家和政府更加重视企业信息化的建设工作，省市两级政府 多年来大力推动地方企业的信息化工程，并且采取了多种优惠和扶持政策。哈尔滨九洲电 气股份有限公司 公司作为黑龙江省十大高科技龙头企业。信息化建设得到了省市领导的大力支 持，列入制造业信息化工程重点示范工程。 3.3 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司 ERP 环境下成本管理存在问题 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司是一家“面向订单”型的制造企业，它的产品结构比较 复杂，其成本 控制管理问题具体体现在以下几个方面。 3

9、.3.1 成本管理观念落后 哈尔滨九洲电气股份有限公司公司成本管理观念落后主要表现在以下四个方面： 一是成本管理观念片面：哈尔滨九洲电气股份有限公司公司过去片面的认为成本管理就等 于降成本， 所以往往以降低出厂产品质量和压低原材料供应价格来换取短期成本收益，忽 略了客户和供应商的价值体现。在今天市场环境日趋公开的环境下，过分的成本转移将会失去良好的合作伙伴。 二是哈尔滨九洲电气股份有限公司公司在生产成本管理环节上控制的范围过小，主要以产 品的生产 过程为中心，将成本控制的重点放在采购环节和车间作业环节，没有挖掘出在 其它环节上可能造成高成本的根源。根据财务部数据，哈尔滨九洲电气股份有限公司公司

10、 产品成本的 72% 是在设计阶段决定的，所以要从新严把设计成本控制。 三是员工参与成本管理意识淡漠：尽管哈尔滨九洲电气股份有限公司公司从 2002 年开始就 使用 ERP 成本管理模块，但由于它与企业的实际业务联系不大，仅仅停留在核算和汇总 数据上，因此致使员工认为成本控制是财务人员的事情，抓成本的应该是财务 部门的事情，而不是各个环节上的控制。员工认为干好干坏一个样，控制成本 的积极性无法调动起来，导致浪费现象严重。 四是没有设定完善的考核管理机制：由于公司没有设定合理的考核方案而 不能有效地实施激励、处罚措施及各岗位的人员业务素质不同导致设计人员随 意提料，采购人员不按底价采购、虚报材料

11、价格和生产废料情况严重等管理问 题。 3.3.2 基础数据管理尚不成熟 基础数据管理的准确及时程度是一个企业基础管理工作的重要标志，一个基础数据管理不 完整的企业是无法实现精细化管理的。企业的发展会越来越依 赖于数据的完善程度，尤其对于哈尔滨九洲电气股份有限公司公司要实现其发展的战略目 标，这方面的 工作，必须得到加强。 基础数据的准确与否直接涉及到企业信息化建设的成功与否，我们认为企 业的基础数据的准备工作是成本控制的首要任务，也是企业实施信息化建设的 重要工作，否则就会变成进去的是垃圾，出来的也是垃圾。哈尔滨九洲电气股份有限公司 公司在物料编码 等标准化工作方面，通过前期的信息化工作做到了

12、合格，但还有一些物料存在 一物多码的现象，这样就造成了成本分析困难的现象。另外，在工时定额，材 料定额等基础数据的采集上比较困难，需要加强。 3.3.3 销售报价存在问题 3.3.3.1 销售报价工作流程 公司报价部负责产品报价工作，构造设计简单的产品由报价人员自己报 价；复杂产品由设计出方案，报价人员补充进行报价，业务流程如图 3-1。3.3.3.2 销售报价工作存在问题 报价部门是企业销售管理的重中之重，报价的速度和质量决定着产品能否 中标成功，为企业带来利润。报价部门按照产品分类分为 4 个小组，每组平均 有 3 个人，每天大量信息传回公司，需要尽快报价。面对着如此大的工作量， 报价的失

13、误频频出现，严重影响了中标率、毛利润和员工工作积极性。主要体 现在以下几个方面： (1)报价方法落后，产品价格无参考依据 由于产品设计复杂、个性化较强、元器件需要大量询价等原因，哈尔滨九洲电气股份有限 公司公司大 量产品的报价一直是由设计人员和报价人员共同完成。因为 PDM 中的物料没 有价格，设计人员进行产品设计后将 BOM 单导出，报价人员在用 Excel 进行 价格的匹配填制。在这个过程中，由于 Excel 公式运行速度慢、基础数据更新 不及时、缺乏往期的对比数据和员工工作量大等原因使得报价无参考依据， 经常发生漏报、多报的情况，导致销售价格成为标王或者最后发生亏损情 况。根据财务部及审

14、计部数据统计，2011 年哈尔滨九洲电气股份有限公司公司共生产合同 495 个，完工 合同额 4.96 亿人民币。其中成本不合理的合同数目为 326 个，占合同总数的 65.86%；不合理合同金额差额(指实际毛利与预计毛利差额)为 2502 万元，占 合同总额的 5.04%。经过分析后，主要导致不合理合同的占比原因见表 3-1(不 合理合同是指实际毛利率与预计毛利率差额大于 5%)。因为一个成本不合理的合同对应的问题原因是多方面的，可能影响最多的 因素未必是影响最大的，所以哈尔滨九洲电气股份有限公司公司在考虑合同数目的同时也 分析了不同原 因导致的金额差异占比。从表中可以看出由于报价原因导致不

15、合理合同数占比为 69.7%， 金额差异占比为 27.4%，是影响企业利润的重要原因。图 3-2 能 够直观的看出不同原因占不合理合同金额差额的分布情况。(2)报价工具落后，无法指导成本管理工作 由于产品的报价用 Excel、设计 BOM 用 PDM 系统，信息难以共享，造成 生产过程中的成本管理工作不能依靠数据流控制。单单以设计料单为依据的 采购备料，经常出现因设计工作疏忽错提、多提物料造成设计的价格高于报 价的合同价格的情况。而一旦出现这种问题，设计和报价都会互相推诿责 任，不方便管理。 (3)报价人员工作量大，任务多，导致报价不及时、不准确 公司报价部门一共有 13 人，其中高低压组 5

16、 个报价员，变频和直流组每 组 3 个报价员，软启动组 2 个报价员，每组平均 12 天就会有一个标。高低压 合同的特点是客户个性化方案多、专业技术原理复杂，所以高低压组的报价员 每天都需要加班到晚 8 点以后，甚至通宵。连续疲劳的工作导致注意力下降，经常出现多报、漏报的情况，导致成本升高不中标或负利润销售的现象。而且 连续的加班也使得人员不稳定，经常出现刚招聘的报价员不到一个月时间就离 职的现象，所以公司目前的报价员还是由多年的老员工在维持。 (4)报价员素质参差不齐，导致价格差异大 也许有人会问，既然缺少报价员多招聘几个报价员就会保证报价质量了， 这对于哈尔滨九洲电气股份有限公司公司来说并不适合。首先，人员过多会导致人力成本 的上升；其 次，由于报价员素质差异大，经常会出现很多高标准柜体比普通的还要便宜 的现象，所以急需用统一的报价平台来控制人为性的报价失误情况。 3.3.4 产品设计存在问题 3.3.4.1 产品设计工作流程 公司研发中心的设计部门负责协同报价部对原理复杂产品进行报价，并对 所有中标的合同进行设计。设计人员设计产品的主要依据是报价员最终的报价 方案，有时客户会