综合案例2 清华数字迎新项目管理及实例分析

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1、项目管理及实例分析 清华数字迎新清华大学计算机与信息管理中心佟秋利 http:/ 二五年七月提 纲项目管理基本概念 项目定义 项目特征 项目成果的制约因素 项目管理在高校信息化过程中的应用 项目生命周期项目计划与控制项目人力资源管理项目定义以一套独特而相互联系的任务为前提有效地利用资源为实现一个特定的目标所做的努力项目特征明确的目标相关的任务必要的资源独一无二&一次性客户不确定性项目成果的制约因素工作范围项目成本进度计划客户满意度项目管理在高校信息化过程中的应用信息软件的开发 现场迎新的软件业务的信息化改造 办公自动化实施 数字迎新全校的数字校园建设 按建设期设立项目数字迎新项目明确的目标：

2、实现新生入学的数字化和一站式服务 加强参加迎新的各个部处间的信息流通和工 作配合，使迎接新生的工作流程更为有序， 提高了学校各相关部门工作效率。 新生数据的纵向连通，实现新生入学数据与 新生在校学籍数据的无缝连接 规范新生报到程序，为新生提供了方便、高 效、一体的入学报到环境和服务数字迎新项目（续）相关的任务： 录取通知书打印、下发，分班分学号 迎新现场环境准备 相关软件开发及现场实施 迎新数据处理、下发给各部门和各院系 打印密码封 报到接站、接待 新生照相 新生检疫 现场收费 助学贷款 安排住宿 户口迁入 餐卡发放 发放澡票 组织关系转入 回收录取通知书 新生电子邮件帐号 数字迎新项目（续）

3、必要的资源： 现场迎新环境 各岗位工作人员 现场发卡系统 新生照相系统 收费设备 数字迎新项目（续）客户： 新生 校方（校办）* 各部处、各院系 计算中心、网络中心数字迎新项目（续）不确定性： 数据是否及时 多部门协调沟通是否顺畅 迎新环境的稳定性 新生报到的时间提 纲项目管理基本概念项目生命周期 识别需求 提出解决方案 执行项目 结束项目 项目计划与控制项目人力资源管理识别需求投入力量时间识别 需求提出 解决 方案执行项目结束项目识别需求从客户角度 识别需求 项目的选择 准备招标文件 征集投标文件识别需求（续）关键的成功因素 清楚地定义需求 选出最大收益的项目 考虑周详的评估和选择程序 好的

4、需求建议书能充分理解客户的期望 公平竞争优势识别需求（续）招标文件 工作陈述 客户要求 交付物 客户提供物品 客户审批内容 合同类型 付款方式 进度计划 投标文件的格式和内容 最后期限 评价标准 预算资金识别需求实例分析数字迎新对需求的识别 新生入校前后数据无缝连接，省市招办数据至学校学籍数据 的流动 各部门新生数据的集中管理，在最大范围内实现数据的共享 报到现场，能够方便、快捷的完成报到手续，缩短报到时间 各部门明确了各自的责任，提高工作效率各部门迎新过程分为三个阶段： 迎新前数据准备 现场迎新 迎新后部分数据处理 识别需求实例分析（续）迎新前数据准备阶段 迎新前数据准备阶段主要是招办对招生

5、数据处理，导入新生 库，由学籍管理部门处理相应的学籍信息，进行分班分学号 等。 现场迎新 现场迎新准备，开准备会议，确定参加部门，场地位置确认 ，会场布置等问题； 现场迎新的现场迎新预演，让各个部门了解相应操作； 现场迎新组织。迎新后数据处理 校医院 户口办公室 现场照相 提出解决方案投入力量时间识别 需求提出 解决 方案执行项目结束项目提出解决方案（续）从投标方或客户内部的项目团队角度 招标/投标前的营销策略 是否投标决策 提交能获胜的投标文件 准备投标文件 投标文件的内容* 定价理由 提交投标文件以及后续行动* 客户评估投标方案 合同类型及合同条款提出解决方案（续）投标文件内容 技术部分

6、理解问题* 提出方法或解决方案* 客户的收益 管理部分 工作任务描述* 交付物 项目进度计划* 项目组织* 相关经验 设备和工具*成本部分劳动力*原材料*分包商和顾问设备和设施租金差旅费文档*一般管理费物价上涨意外开支准备金奖金或利润提出解决方案（续）关键成功因素 招标/投标前的努力很重要； 在客户准备提出招标文件之前就与潜在客户联系； 尽可能多的了解客户的需求、问题以及决策过程* ； 根据客户的需求、要求和期望准备重点突出的投标 文件； 实事求是的评价自己准备投标文件的能力； 简明扼要地书写投标文件； 投标文件必须实事求是； 建立精确的、完善的成本预算。提出解决方案实例分析数字迎新解决方案的

7、技术部分 理解问题：通过对数字迎新项目的分析，了解迎新 过程涉及到的各个部门，明确各部门的工作内容， 协调各部门有序的进行迎新活动，保证整个迎新的 过程顺利的进行。 解决方案：从项目管理的观点出发，将整个迎新过 程，进行部门的划分，工作流程的划分，有效的配 置各种资源，根据多年来的迎新相关经验，制定相 应的项目进度计划，使得数字迎新项目应用最少的 人力物力资源，再最短的时间内顺利完成迎新任务 的准备工作、现场迎新以及迎新后的数据处理等工 作。提出解决方案实例分析（续）数字迎新解决方案的管理部分 工作任务描述 迎新前数据准备 现场迎新 迎新后部分数据处理 项目进度计划 迎新前数据准备（7月上旬开

8、始现场迎新） 现场迎新（新生报到时间） 迎新后部分数据处理 （新生报到后到正式开学） 项目组织：根据不同部门划分工作任务，建立矩阵 型的项目组织结构 设备和工具：计算机，迎新系统，相关的人员提出解决方案实例分析（续）数字迎新解决方案的成本问题 劳动力 按照工作内容分配的各个部门的人员 设备 计算机准备 迎新系统开发和维护 文档 新生入学通知书 交费收据 学生证制作 等等执行项目投入力量时间识别 需求提出 解决 方案执行项目结束项目执行项目（续）项目计划 定义项目目标 工作分解结构 界定具体活动 绘制网络图 时间估计 成本估算 项目进度计划及预算执行项目控制项目 定期搜集有关项目绩效的资料，把实

9、际绩效与计划绩效相对 比，对绩效差的部分采取适当的纠正措施。执行项目（续）关键成功因素 制定周详的计划； 项目执行人参与项目计划的制定工作； 经常与客户交流； 经常询问客户对项目进度的满意度； 及时向客户和项目团队通告项目进展情况和潜在问 题； 及时对比实际进度并同计划； 项目结束时进行评估项目绩效，总结经验。结束项目投入力量时间识别 需求提出 解决 方案执行项目结束项目结束项目（续）结束项目 目的：从项目学得经验，改善未来项目的工作绩 效 组织和存档项目文件 处理应收应付帐款 项目团队成员的绩效评估 承约商及客户组织内部举行项目后评估会议 内部的项目后评估 客户反馈 提前结束项目结束项目（续

10、）内部的项目后评估会议 团队成员之间的个人会议 个人对项目工作绩效的认识 未来项目的改进工作 成员合作工作情况 项目团队的小组会议 技术绩效（工作范围，质量，管理变更） 成本绩效 进度绩效 项目计划与控制 客户关系 团队关系 交流 识别问题和解决问题 对未来项目的建议项目绩效和建议 方面的书面总结结束项目（续）客户反馈 目的 确定项目是否为客户带来了预期的收益 评估客户满意度 获得将来对客户开展业务联系有帮助的反馈信息 参与者 项目经理 关键的项目团队成员 与项目有关的客户组织的主要代表 反馈方法：项目后客户评估调查表结束项目（续）提前结束项目 出现特殊情况，未完成而被迫结束 由于客户不满意而

11、终止* 项目期间要持续不断地监控客户的满意度 及时采取纠正措施提 纲项目管理基本概念项目生命周期项目计划与控制 项目计划 进度安排 进度控制 资源配置 成本计划和绩效项目人力资源管理项目计划项目目标 明确、可行、具体和可以度量，通常用工作范围、进度计划 和成本来表示在一定期限和预算内完成这项工作。工作分解结构 将项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，有助于识别 完成项目工作范围所需的所有工作要素。责任矩阵 用表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任的 方法，表明个人在整个项目中的角色和地位。界定活动 由每个工作包的责任人或责任小组来界定。制定网络计划 应用于计划、进度安排和控制工作中

12、很有用的一项技术。项目计划实例分析项目计划实例分析（续）项目目标 顺利进行迎新活动，实现迎新过程的数字化 ，即留存数字化信息并为今后信息化管理提 供基础数据。项目计划实例分析（续）工作分解结构项目计划实例分析（续）迎新前数据准备责任矩阵（P主要责任；S次要责任 ）项目计划实例分析（续）现场迎新责任矩阵项目计划实例分析（续）迎新后数据处理责任矩阵项目计划实例分析（续）1.8网络管理界定活动 保证迎新现场（综体）跟其他业务部门的网络畅通 备份数据的处理 向迎新现场的业务系统分配IP地址 实时监控网络带宽以检查机器中毒情况并进行及时 处理 确定迎新现场所需网口数量 准备足够的系统安装盘项目计划实例分

13、析（续）1.11确定提前入校新生名单界定活动 获得新生基本数据 确定提前入校新生名单 将提前入校新生名单传递给社区服务中心协 作，饮食服务中心，户口管理中心等部门 项目计划实例分析（续）1.13场地安排界定活动 确定迎新各系、各部门具体位置，制定好场 地安排图，下发给各个部门 要求各部门统计所需设备进行上报，校办进 行统计，下发给相关部门进行准备工作 要求各部门按时到达指定地点 提前发放工作卡，保证每个工作人员都有项目计划实例分析（续）2.1新生检疫界定活动 读取新生通知书号 确定是否需要检疫 进行检疫 操作迎新系统记录检疫结果项目计划实例分析（续）1.9.3学生宿舍信息处理界定活动 获得新生

14、基本数据 按系分配学生宿舍总数 宿舍数据下发给各系 回收各系为每个新生分配的宿舍信息 将新生的宿舍地址和电话号码上报给注册中心 获得提前入校新生名单 预先分配宿舍并发放生活用品 接收新生行李信息 将已收到的行李单录入迎新系统项目计划实例分析（续）甘特图绘制项目计划 由于迎新是一个非常复杂的活动，我们选用其中的 迎新前的准备活动作为一个子项目进行分析。项目计划实例分析（续）1.9.3学生宿舍信息处理干特图项目计划实例分析（续）迎新准备活动网络图进度安排活动工期估计项目的开始和结束时间进度计算进度安排活动工期估计进度安排(续)项目开始时间 每年的7月上旬开始项目结束时间 9月初迎新结束为止进度安排(续)最早开始和结束时间进度安排(续)最迟开始和结束时间进度安排(续)项目进度进度安排(续)总时差（浮动量） 最迟结束时间最早结束时间 最迟开始时间最早结束时间总时差为负值，表明完成这个项目缺少时间余 量；总时差为正值，表明这条特定路径上的各项活 动所花费时间的总量可以延长，而不必担心会 出现在规定时间内无法完成任务的现象。进度安排(续)关键路径 总时差为0或负值的路径被称作关键路径； 具有正的总时差的路径被成为非关键路径。自由时差 指某项活动在不影响其紧随活动最早开