秘书实务的考试笔记

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1、第一章 秘书实务概述1、理解秘书实务的含义，秘书职能分为哪几个方面？、理解秘书实务的含义，秘书职能分为哪几个方面？ P1-2 秘书实务就是秘书工作的实际事务：从秘书学科体系的角度来看，它是秘书学科的一 门分支学科；从秘书工作的职能角度来看，它是指秘书工作中具体办理事务的职能。其职 能可以概括为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务。 2、秘书实务的内容和作用？、秘书实务的内容和作用？P1-2 内容：拟写文书；处理文书；组织会议；安排领导活动；接待工作；信访工作；督查 工作；协助领导处理危机；其它日常办公事务，如保密，值班。 作用：推动管理信息环流；实现秘书

2、工作职能；提高领导管理效率。 3、为什么说从属性和服务性是秘书实务的性质？、为什么说从属性和服务性是秘书实务的性质？P3 秘书实务中大量的事务都是因领导工作的需要而发生，并且围绕领导工作这一核心展领导工作的需要而发生，并且围绕领导工作这一核心展 开的，因此，秘书实务应当从属于领导工作开的，因此，秘书实务应当从属于领导工作，总体上呈现被动性，即它具有从属性。从根 本上说，秘书实务的目的就是辅助领导实施管理，因此，为领导机关和领导人服务，这是为领导机关和领导人服务，这是 它的根本出发点和落脚点，是秘书实务的首要任务。它的根本出发点和落脚点，是秘书实务的首要任务。因此，秘书实务具有服务性。 4、结合

3、实际理解秘书实务的特点？、结合实际理解秘书实务的特点？P3-5 特点： 综合性：范围广泛（根据领导职权范围所涉及的工作而定）形式多样（如打字印 刷，电话传真等多种方式）相互交织（涉及的各项工作内容彼此联系，相互交融） ； 繁复性（涉及范围广，工作头绪多，具有繁杂，琐碎和重复的特点） 。 程序性（包括自然性、理论性、指令性、法定性、技术性和经验性） 。 突击性（常遇到的一类是计划中需要集中办理的事务，如领导重要活动的安排；另一类 是事先无法预料，无法做出安排的事务，如突发性危机事件） ； 潜隐性（表现在活动名义的假借性，活动过程的幕后性和劳动成果的利他性三个方面） ； 机要性（秘书要接触大量的秘

4、密）第二章 文书写作1、文书、公文的相互关系？、文书、公文的相互关系？P13-15 文书是人们为了凭证和传递的需要，在一定介质上记录文字、图像信息而形成的书面 材料，包括公务文书和私人文书。 公文是指法定组织在其公务活动中所形成、具有法定效力和规范体式的、对外发出的 公务文书。它并不是公务文书的简称，只是在外延上是公务文书的构成部分，二者在外延 与内涵上并不相等。 2、结合实际理解文书的特点和作用？、结合实际理解文书的特点和作用？P15-16 作用：行为规范作用决策指挥作用宣传教育作用联系交流作用凭证依据作 用。 特点：工具性，文书是法定组织对内实施管理、对外进行联系的工具； 法定性，表现在三

5、个方面：具有法定的作者、具有法定的效力、形成和发 布的公务文书必须符合法定的职权范围和法定的程序； 标准性，是指文书应当在名称，种类，范围等方面实行统一的标准； 时效性。公务文书是反映和解决公务活动中的现实问题而制发的，因此时 效性显得尤为重要3、文书按行文关系如何划分，包括哪些文种？、文书按行文关系如何划分，包括哪些文种？P16 按行文关系分：上行文，即向具有隶属关系或在特定业务范围内受其职权管理的高 级别机关的行文，如“报告” ， “请示”等；平行文，即平行机关和单位之间的相互行文， 如“议案” ， “通知” ， “会议纪要”等；下行文，即向具有隶属机关或受本机关职权管理 的次级机关的行文

6、，如“命令” ， “决定”等；辐射行文，即向社会各方面告知或要求遵 照执行的行文，如“通告”等。 4、理解并运用文书写作的要求？、理解并运用文书写作的要求？20-25 要求：一、主题方面的要求：正确，主题必须全面准确地反映客观实际，必须符合 党的路线以及法律法规，准确体现机关及领导者的制文意图。主题集中，要 做到集中、简明和单一。主题鲜明，指文书中所表达的立场、观点、态度、 原则，必须旗帜鲜明。 二、材料方面的要求：第一，收集和使用材料要坚持实事求是的科学态度； 第二，坚持调查研究，加强材料的核算和检验，提高材料的准确性和可靠性； 第三，严格把好文书的起草、修改、审核、校对四关，避免造成材料上

7、的差 错；第四，文书中重要的引文应标明出处。 三、结构方面的要求：结构完整结构规范，每一部分具有特定的功能和 特定的写作模式及有相对固定的位置，不可随意变动结构严密，要求前后 提法要照应和观点材料要统一层次分明，条理清楚。 四、语言方面的要求：语言朴实，通晓明白语言简练语言准确，要求 概念准确、用词贴切，句子通顺、合乎语法，简称规范、合乎习惯语言庄 重，用规范化的书面语代替口头语，以陈述句和祈使句为主，主要运用消极 修辞。 5、公文、公文 “五个要素五个要素三个部分三个部分”的结构模式的结构模式?（课件）（课件）6、文书的结构元素及其表述方法？文书的结构元素及其表述方法？P26-30 文书的结

8、构元素是指表现文书主题信息的各个组成部分，包括标题、稿本性质、题注、 作者姓名、称呼、主送机关、正文、签署、盖章、成文时间等 7、理解常用行政公文的文种和适用范围？重点掌握通知、决定的写法？重点掌握通告理解常用行政公文的文种和适用范围？重点掌握通知、决定的写法？重点掌握通告 和公告的区别，请示和报告的区别？和公告的区别，请示和报告的区别？ 行政公文的文种：1.命令，是最具有强制性的公文文种，适用于依照宪法和有关法律 规定颁布法律和公布行政法规及规章；2.议案，是法定组织向其所负责的法定性会议及其 常设机构提请审议事项时使用的公文；3.决定，使用于对重要事项或重大行动作出安排；4. 公告，适用于

9、向国内外宣布重大事项或法定事项；5.通告，适用于公布社会各有关方面应 当遵守或周知的事项，局限于国内；6.通知，适用于批转下级机关的公文传达事项等；7.通 报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，属于下行文；8.报告，适用于 向上级汇报工作等；9.请示，适用于向上级机关请示、批准；10.批复，适用于答复下级机 关请示事项，分决断性批复和指示性批复；11.意见，适用于对重要问题提出见解和处理方 法；12.函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，请求批准和答复审批事项；13.会议纪要，适用于记载和传达会议情况和议定事项。 通告和公告的区别：都属于公开发布的辐射性公文，区别在于：一是周知

10、对象范围不 同。公告面向国内外，通告适用于国内，而且局限于一定的范围。二是内容性质不同。公 告用于公布重要的或法定的事项，通告的内容具有较大的弹性，使用范围较广。 请示和报告的区别：这是两种不同的文种。一是行文的目的不同。请示的目的在于请 求上级机关的答复而使自己明确所请示的事项是否能办；报告的目的在于让上级机关了解 本单位的情况，并不要求上级答复。二是内容表达不同。请示必须做到一文一事，综合性 报告则要求全面系统。三是行文时间不同。请示一定要事先行文，报告则事前事中事后均 可。四是行文语气不同。请示是祈使语气，报告属于陈述性语气。第三章 文书处理1、文书处理的含义？、文书处理的含义？P65

11、文书处理是指围绕文书的运行所展开的一系列相互关联、衔接有序的工作。 2、行文关系的概念？、行文关系的概念？p66 了解多级行文、直达行文、越级行文的特点？了解多级行文、直达行文、越级行文的特点？P67 行文关系是法定组织之间以及法定组织与其管理对象之间根据隶属关系和职权范围而 确定的文书行移关系。 多级行文即同时向几个层次的下级机关行文。它可以提高行文的效率，表述方法有：1.在 文书的主送机关中使用递降级，直接标明几个层次的下级机关名称。2.主送机关为直接下 级机关，而在正文或附注中说明级别更低的传达阅读的范围。 直接行文即通过组织渠道， 把文件直接发至最基层的单位，或内部传达到全体群众。其方

12、法一般是在正文或附注中说 明文书传达或发至的范围。 越级行文是指越过直接上级或直接下级向更高的上级或更低的下级至最高的上级或最 低的下级行文。 3、发文和收文的处理程序包括哪些的环节？、发文和收文的处理程序包括哪些的环节？P71-904、理解文书立卷的方法？、理解文书立卷的方法？P97 方法：把需要立卷的文书，按照它们相互之间的某些共同特征组合成案卷。1.按作者 特征立卷，即将由同一作者制发的文书组成案卷。2.按问题特征立卷，即将反映同一问题 的文书组成案卷。3.按名称特征立卷，即将同一文种名称的文书组成案卷。4.按时间特征立 卷，即将内容针对同一时间或同一时间内形成的文书组成案卷。5.按地区

13、特征立卷，即将 来自同一地区或内容针对同一地区的文书组成案卷。6.按通讯者特征立卷，即将本单位与 外单位就某一个或某几个问题的相互往来文书组成案卷。7.按人物特征立卷，即将围绕同 一人物产生的文书组成案卷，通常适用于人事档案。8.按会议名称或类型立卷，即将围绕 同一会议上产生的文书组成案卷。第四章 会议准备工作1、会议的含义和特征？、会议的含义和特征？P110 会议是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方 式的群体性社会交往活动。 特征：1.它是一种围绕特定目的和议题而开展的活动；2.是一种具有组织形态的活动；3.是一种以口头交流为主要方式的活动；4.是一种群体性

14、的社会交往活动。 2、会议的要素有哪些？、会议的要素有哪些？PPT 或或 P111-113。主办者的含义和类型。主办者的含义和类型 P112；与会者的含义和类；与会者的含义和类 型型 P114；会议议题的含义和作用；会议议题的含义和作用 P115 会议的要素：1.会议组织者，一般由主办者、协办者、承办者组成，还包括与组织工 作相关的机构；2.与会者 3 会议议题 4.会议的结果，即会议结束时实现目标的程度 5 会议 的时间，指会议的起讫时间和时间跨度；6 会议的地点 7 会议方式，是指举行会议的方法 和形式。 主办者是指对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人，是会议活动 最重要、

15、最关键的组织者，在会议举办过程中起着决定性的作用。类型：1 具有领导和管 理职权的机关 2 会议活动的发起者 3 特定组织的成员 4 通过一定的申办程序获得主办权的 组织。 与会者即会议成员，是会议活动的主体，一般分为四种资格：1 正式成员，即具有正 式资格，具有表决权、选举权、发言权和提案权 2 列席成员，即不具有正式资格，有一定 发言权，但没有表决权、选举权和提案权 3 特邀成员 4 旁听成员，不具有正式资格，无表 决权和发言权。 会议议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是区别广义会议和 狭义会议的重要标志。议题的主要作用是：1 体现会议目标 2 引导和制约会议的信息交流

16、。3、组织委员会和筹备委员会的区别？筹备委员会与主席团的关系？、组织委员会和筹备委员会的区别？筹备委员会与主席团的关系？P120 区别：组织委员会组织工作较为复杂的大中型会议，具有最高决策管理权，对会议活 动实施全面和全过程的管理。筹备委员会筹备规模较小的会议活动，其职责与组织委员会 大体相同，但只负责筹备工作，一旦会议产生领导机构，其使命就宣告结束。 联系：主席团是在会议举行期间按照议事规则或既定的程序主持会议，决定会议中的 重要事项，对会议活动实施集体领导的机构。一旦产生就将取代筹备委员会的所有工作。 4、确定会议规模必须考虑的要素、确定会议规模必须考虑的要素 P127 要素：1.效果因素 2.效率因素 3.成本因素 4.场地因素 5、安排会议地点需要考虑的问题、安排会议地点需要考虑的问题 P129 1.会议的举行地是否具有足够的接待能力 2.会议的场馆及周边环境是否能够确保会议 的安全 3.环境是否适宜 4 会场大小是否适中 5 会场内的设备是否能够满足会议的实际需要 6 会议所在地是否具备必要的通信