《《新编国际商务英语函电》课件-unit 1 信函写作》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《新编国际商务英语函电》课件-unit 1 信函写作（62页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、International Business Correspondence in English 新编编国际际商务务英语语函电电Unit 1 Business Letter WritingDate1Why should we learn this course? The inability to write an effective business letter will doom those who want to represent themselves positively to their customers, competitors and employers. 如果不具备撰写实用
2、的商务信函的能力， 那么他们就注定无法在客户、竞争对手或 老板面前树立起自己良好的形象。Date2What are the functions of all business letters? 1) To ask for and give a reply to an enquiry, offer, order or complaint. 2)To keep a record of all the important facts for ready reference.Date3The Structure and Layout of a Letter The Structure of a Let
3、terThe Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成，即信头、日 期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及 签名。除此之外。还有一些需根据实际需要 而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名 、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附 言等，这些部分可能出现在不同类型的信函 中。Date41）Heading or Letterhead (信头)信头对于任何信件来说都是重要的组成部 分，商业信函和官方公函尤其如此。一般社交信函的信头包括发信人的姓名 、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号 码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。大多数商业信函和官方公函的信头一般采 用社
4、交信函的信头，多数是专业设计的，且是 已事先印制好的信头（printed heading）,进 行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信 笺，Date5这样做出于三个目的：美观（appearance）、 高效(efficiency)、标准化(standardization)。信 笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将 上述内容打在信笺中上方或上方。2）Reference Number (参考编号) 参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另 一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档 。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一 至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中 常置于写信日期
5、之上，也可置于左下角低于署名两行 处。 Date6Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注1. 345 为存档编号， SCB为署名人首写字母 ，bxc为打字员姓名首写字母。 注2. 532 为存档编号，ZXY 为署名人首写字母 ，mzs 为打字员姓名首写字母。3）Date (日期) 每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行 处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用 全齐头式时则置于左上角。Date7May 4 (th) , 1998 -美国式4 (th) May, 1998 -英国式写日期时务必注意以下各点： （1）年份必须用阿拉伯数字写全，
6、不能用 02代替2002。（2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用 标准的简写。May, June, July 不能简写 。 （3）日期可用基数词(cardinal numbers) 也可用序数词(ordinal numbers)。Date8（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月 份和日期之间不能用逗号隔开。May 20, 2003 （5）写信日期（Date）不能全部用数字表 示，如 5/4/2003，这样写容易引起误解。4）Inside Address (封内地址) 封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封 地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠 左书写。封内地址内容及顺序如下：Date9（1）
7、收信人姓名（或商行名）； （2）收信人头衔、职务或职称； （3）公司（或所属单位、组织、学校）名 称； （4）邮政地址（mailing/postal address） 和街道地址（street address）, 即门牌和 路名； （5）城市、邮编、省名或州名、国名。Date10l封内地址可采用齐头式（block style），也可 采用缩进式（indented style）,齐头式较为普 遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必 须都采用缩进式。l缩进式 Mrs. Miriam Schwarts1280 Coleman AvenueOmaha, Nebraska, U.S.A. 68014l如
8、果信函时写给公司而不是个人的话，则应 先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如 ：Date11Messrs. Vernon Gregory & Co., Ltd.72 Flint StreetSYDNEYAustralia 注：Messrs. 是Mr.的复数，仅用于公司行 号，而该公司行号的名称是由人的姓名所 组成。如： Messrs. G.P. Glover & Co. Messrs. Brown, Clarke & FatherDate12但 Messrs.不用于下列情况： l公司行号中没有人的姓名，即非人称行号 ，如 Utility Furniture Co. l以定冠词The开头的公司行
9、号，如The United Import Co. Ltd. l公司行号中包含有礼节尊称，Sir William Dobson & Sons. l写给个人的信函。l如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与 讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般 被认为可以处理有关问题。如：Date13The ManagerBarminster Bank LtdLondon EC2 5BPEngland5) Attention Line (经办人)商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由某 个成员收阅并办理信中事务。若写上经办人姓名，可 以加快信函的处理。经办人姓名一般置于封内地址和 称呼之间，可左齐，缩行，也可
10、居中。可全部大写， 也可有大小写并下划线。Attention 后可用冒号或破 折号，也可不用标点。例如：Date14 ATTENTION: MR. LAWRENCE WAGNER, EXPORT MANAGER ATTENTION INTERNATIONAL DEPARTMENT Attention - Mr. Lawrence Wagner, Regional Vice President Attention of Marketing Manager For the attention of Marketing Manager Attention Mr. Lawrence WagnerDat
11、e156) Salutation (称呼) 称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间 的关系： 写信人与收信人非常熟悉，在非正式信函 中可直呼其名。 半公半私信函可称呼为Dear, 以示热情 、友好。“Dear” 后面还加上尊称，如：Dear Mr. Dear Mrs. My dear Dear Dr. Dear Professor Dear PresidentDate16(3) 官方公函常用 Dear Sir 或 Sir。商务信函 的称呼通常白用的形式是 Dear Sirs, Gentlemen, Dear Madam 或Dear Mesdames。不管采用何种形式，称呼总是单独出现在 一行。
12、 若无经办人姓名，称呼紧跟在封内 地址下2-4 行，左齐，后面常用逗号或冒号 。 7）Subject Line or Caption (事由标题) u在商业信函中常用“事由标题”，一则让收 信人尽快了解信函的主要内容，二则便于归 档。下列两种情况下尤其要使用“事由标题 ” 项。Date17 当对方来函已使用了事由标题项。 当信函内容比较复杂时。u“事由标题”项常介于称呼和正文之间，可 全部大写，也可有大小写并下划线，可左齐 ，可缩行，也可居中，常用subject 或用Re 引导。Dear Sirs, Subject: Alternation to WarehouseDate188) The B
13、ody of the Letter (信函正文) l 要求：安排恰当、层次清楚、观点明确 、态度诚恳。 l信函正文包括引言、中心部分和结尾。引 言为信函的第一句话或第一段。 l一般英文书信没有固定的引言，但人们常 用一些客套话作为引言，如果体积对方来 函的日期、编号及主题，以便使对方一看 便知道来函是回复先前哪一封信的；或对 对方来表示谢意；假如是首次致函对方， 也可用引言作相应的自我介绍，并标明写 信的主要目的。如：Date19 Your kind letter of November 12th arrived this afternoon. Thank you very much for
14、your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve. With great delight I learn from your letter of this Saturday that Im very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved.Date20 In reply to your letter of July 12 You were recommended to our company by the B
15、OC, and we wish to u信函的中心部分是正文的主要内容，或提 供信息，或说明情况，或请求解决问题。 结尾部分用来总结信函内容，表达谢意与 祝愿，请求合作与帮助，或期待回复等。 注意：避免使用分词引导的结尾语，如 Looking forward to your favorable reply. 常用的结尾语有：Date21 We are awaiting your good news. We look forward to your reply at your earliest convenience. Please remember me to your family. Sho
16、uld there be anything else we can do for you, please let us know. We look forward to your confirmation at your earliest convenience. 如果信函的正文很长，需要续页时，则需 要注意以下细节：Date22 不能只将结尾敬语及以下各行移于续页， 至少要将信的正文最后一段的最后两行移 于续页，最后一个词不要使用连词符号“ - ” , 须将整词留在上页或移于续页。 续页纸张的质量、颜色、大小应与前页纸 相同。 续页上部注明页码、收信人姓名及写信日 期。其格式如下：Mr. Johnson, July 5, 2003Page 2Date23 Dr. Johnson - 2 - June 2, 2003 P
