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1、万科档案管理培训2007-3目录第一部分第一部分: : 客户档案管客户档案管 理理第二部分第二部分: : 产证档案管理产证档案管理第一部分 客户档案管理目录一、岗位职责 二、客户档案内容 三、客户档案相关节点及建档要求 四、客户档案装册要求 五、电子档案要求 六、档案管理注意事项一、岗位职责一、岗位职责代理公司业务员综合管理组档案岗负责收集及补充客户资料，保证资料有效、完整。代理公司检查客户资料的有效性、及时性和完整性，建立客户档案。 负责客户纸质档案的暂时存档和电子档案的记录。 客户办理交付使用手续30日后移交客户档案至综合管理组档案管 理岗。核查客户纸质档案的及时性、有效性及完整性。 核查
2、客户电子档案的及时性、有效性及完整性。 客户办理交付使用手续30日内移交客户档案至公司总办档案室。二、客户档案内容二、客户档案内容l认购书、购房合同正本原件l办理产证委托书、前期物业管理协议、业主公约等l客户身份证件复印件：如身份证、护照、暂住证、居住证、结婚证等l公证书：如份额公证书、监护人公证书、英文名姓名公证书、共有声明等的原件及复印件l审批单：如有换房、更名、折扣、变更付款方式等特殊要求，即认购时与签约时数据或相关资料不符的情况，须提供相应的公司同意变更的审批单原件 l贷款客户的借款合同原件，及经办银行/律师领取该客户购房合同正本原件签收单原件l客户领取购房合同正本原件签收单原件l交付
3、使用通知书、面积差补充协议原件l客户领取商品房交付使用通知书等入住资料签收单原件（现房） l催办函、折盘函等复印件及EMS回执l其他客户资料：购房发票复印件、优惠活动协议、客户承诺函等认购 三、客户档案相关节点及建档要求三、客户档案相关节点及建档要求办理交付使用手续7日内收集面积差补充协议原件、律师的交接单 交付使用通知书原件、面积差补充协议原件签约入住 认购书签署当日收集认购书原件、客户身份证明复印件、同意核查个人资信声明备案合同备案7日内收集合同正本原件、客户签收单原件放款 全款到帐7日内收集银行返回的借款合同、 合同副本一本交接给项目现场地产客服 前期物业管理协议、业主公约交接给项目现场
4、物业服务中心签约至放款期间收集合同其他协议原件、审批单原件、共有声明原件、公 证书复印件、借款合同原件、律师签收单原件、房款发票复印件、催办函 复印件、折盘函复印件、EMS回执、其他资料档案册四、客户档案装册要求四、客户档案装册要求档案顺序10页的粉色插页文件夹认购书原件 合同正本原件 其他协议原件 身份证明复印件 共有声明原件 公证书复印件 审批单原件 借款合同原件 交付使用通知书原件 律师签收单原件 客户签收单原件 面积差补充协议原件 房款发票复印件 催办函复印件 折盘函复印件 EMS回执 其他资料 转档准备录入明源制作侧壁整理、转档在销售后台档案管理模块中录入： 1、客户档案收集阶段及补
5、充阶段的内容： 认购书原件 合同正本原件 其他协议原件 身份证明复印件 共有声明原件 公证书复印件 审批单原件 借款合同原件 交付使用通知书原件 律师签收单原件 客户签收单原件 面积差补充协议原件 房款发票复印件 催办函复印件 折盘函复印件 EMS回执 其他资料2、归档日期及归档人 3、转档日期及转档人五、电子档案要求五、电子档案要求NO.1六、档案管理注意事项六、档案管理注意事项客户档案的交接与借阅，必须有交接与借阅手续， 当事人双方须签字确认并记录交接日期。保证客户档案的保密性，不可随意乱放或随意借阅， 档案柜随时上锁，作废资料需及时销毁。保证纸质档案与电子档案要保持一致性、完整性及时性。
6、NO.2NO.3第二部分 产证档案管理目录一、目的、适用范围及职责 二、办证前档案管理 三、办证中档案管理 四、办证后档案管理 五、办证后档案移交 六、万科产权组的监管工作目的规范客户办证档案管理，确保客户在合同约定的期限内办理完毕产权证 ，并做好抵押登记工作 适用范围适用于已办理交付使用手续的全部客户 术语和定义纸质档案：存放在档案柜里的房屋所有权证、办证票据、客户办证档案 及各类签收单等电子档案：明源中记录的有关办理产权证的一切信息 职责1、律师事务所与销售代理对接客户签约后的签约资料，完成办证资料的 初审、暂存与管理2、律师事务所与物业管理处对接客户入住后的办证资料，完成此部分办 证资料
7、的审核、暂存与管理3、律师事务所完成房屋产权证及相关票据的存档与管理4、律师事务所完成与按揭银行产证收押后，收押单的存档与管理5、律师事务所完成发放房产证后，签收单的存档与管理6、万科销售中心产权组负责以上全部事务的监管工作一、目的、适用范围及职责二、办证前档案管理责任部门：按揭律所对接部门：销售代理/物业管理处时间要求：要求客户全款到帐7日内按揭律所与销售代理 完成签约资料的交接工作要求客户办理交付使用手续次日按揭律所与物业管理处完成入住资料的交接工作二、办证前档案管理时间要求资料明细资料要求存档要求签约后 7 日内合同正副本完整并做好预售备案手续纸质档案要求 在收到客户办证档案当日 按项目
8、/楼栋/房号存放于办 证档案柜中，一位客户一 套办证档案客户身份证明复印件有效期内，清晰完整办证委托书客户签名清晰、日期完整发票复印件定金、首付款、按揭款份额声明或公证书份额声明要注明声明日期监护、译文或委托公证 书原件并且符合建委要求交付后次 日面积差补充协议清晰完整电子档案要求 在收到客户办证档案当日 记录电子档案，操作见下 页产权转移登记书钢笔正楷填写办证费用交费凭据契税等办证费用及代办费 用收据复印件在销售后台产权管理模块中，选择产证办理资料标签页，勾选如下信息：合同副本 面积差补充协议 备案表 身份证 共有声明 公证书 合同备案章 暂住证 居住证 护照 暂不办理声明 涉外审批单 发票
9、复印件 发催办函日期 军官证 军队证明 监护人公证 (18)办证委托书 (19)产权登记书二、办证前档案管理三、办证中档案管理责任部门：按揭律所对接部门：市(区)级建委时间要求：办证资料齐全7日内三、办证中档案管理时间要求资料明细资料要求存档要求客户办证 档案齐全 7日 内客户办证档案完整在收集齐全套办证资料7日内将办证 资料提交建委办证，办证档案转出， 留存办证档案转出清单及正式转出日 期 以上信息当日记录电子档案维修基金收据准确借用的合同正本合同正本上须标明从哪里 借出，便于日后归还 未审批通 过的办证 档案催办函留存催办函复印件及发函 信封复印件及函件回执催办函发出当日将催办函复印件、
10、发函信封复印件、函件回执按项目/楼 栋/房号存放于催办函档案柜中 以上催办及发函情况当日记录电子 档案在销售后台产权管理模块中，选择产证办理档案标签页，录入催办产 证及发函过程，及后期与客户产证沟通情况。三、办证中档案管理四、办证后档案管理责任部门：按揭律所对接部门：按揭银行物业管理处时间要求：产证办毕15日内在销售后台产权管理模块中，选择产权管理标签页，录入重要办证节 点日期：1、实际入住日期2、维修基金日期3、提交办证日期4、契税完税日期5、产证办理日期6、房产证编号7、提交抵押日期8、抵押登记日期9、产证发放日期四、办证后档案管理五、办证后档案移交责任部门：按揭律所对接部门：万科产权组时
11、间要求：客户领证或抵押办理完毕15日内五、办证后档案移交1、对一次性付款且委托按揭律所办理产证的客户，要求在客户领 取房产证后15日内办理档案交接手续 2、对按揭客户，要求办理完毕抵押登记后15日内办理档案交接手 续 3、对一次性付款且不委托按揭律所办理产证的客户，要求在客户 签署完毕自行办理房产证声明30日内办理档案交接手续 4、在办理产权证过程中向客户发出的催办函等文书，连同以 上办证档案，自项目集中入住后每月做档案交接清单完成交接 手续，交接时间为每月20日。六、万科产权组的监管工作1、要求按揭律所在客户全款到帐7日内与销售代理完成签约资料的交接，律所在收到客 户办证档案当日将办证资料按
12、项目/楼栋/房号存放于办证档案柜中，一位客户一套办 证档案 2、要求按揭律所在客户办理交付使用手续7日内与物业管理处完成入住资料的交接。律 所在收到客户办证档案当日将办证资料按项目/楼栋/房号存放于办证档案柜中，补充 在客户办证档案中 3、要求按揭律所在收集齐全套办证资料7日内将办证资料提交建委办证，办证档案转出 4、要求按揭律所在催办函发出当日将催办函复印件、发函信封复印件、函件回执按项目 /楼栋/房号存放于催办函档案柜中 5、要求按揭律所在房屋所有权证办毕当日将房屋所有权证按项目/楼栋/房号存放于产权 证档案柜中 6、要求按揭律所在契税完税当日与物业管理处做好交接手续，由管理处发放业主，交接 单存放在交接单档案柜中 7、要求按揭律所在产证办毕15日内与银行完成收押手续，将银行收押单按时间发生顺序 存放在产证签收档案柜中 8、要求按揭律所在产证办毕15日内通知业主领证，并将房产证签收单按项目/楼栋/房号 存放于产证签收档案柜中 9、以上业务于发生当日录入电子档案 10、客户领取产证完毕后，按揭律所与万科产权组进行房产证签收单及全套办证档案的 移交(签收单催办函自办声明等) 万科产权组对以上业务进行监管，每月检查每周抽查。谢谢！
