秘书参谋职能概论

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1、秘秘书书参参谋职谋职能概能概论论串串讲资讲资料秘料秘书书参参谋谋 职职能概能概论论串串讲资讲资料料1 秘书的基本类分 按照秘书人员实际承担的辅助职能这 一标准，可分为事务类秘书和政务类 秘书凡职能范围限定或主要限定在为 领导者提供事务性辅助服务的秘书人 员为事务类秘书。按照秘书辅助对象 的社会性质这一标准，可分为辅助对 象属于全民所有制的秘书人员为公务 秘书，个人所有制的为民务。 2 秘书工作基本内容 庶务办理，包括为保证系统正常运转 的机关日常综合事务处理等；中介沟 通，对内上传下达，对外的联络往来， 信访的接待处理；文书工作，协助领导 者形成、处理管理涉及系统全局的一 应公文材料；信息工作

2、，同系统目标管 理相关，为有效辅助领导活动所需要 的各种信息的搜索、处理贮存，及时适 应领导者为之提供信息；参谋政务，从 综合辅助角度为领导者进行科学决策 提供有效信息，选择方案，跟踪决策施 行反馈实施情况；协调督查协助领导 者对系统内跨部门的工作及相互关系 进行旨在使各方面和谐一致。 3 参谋的概念 首先是指一种行为过程，概言之，参谋， 是为决策者在抉择过程中提供谋划、 建议的一种智力辅助性的社会活动。 其次，也常常使且其名词词义，指称从 事智力辅助性参谋咨询活动的主体， 即一般所指的参谋者或参谋。 4 现代社会的参谋组织可分为几种 独立于参谋对象的参谋组织，这类参 谋组织，也可称为社会参谋

3、咨询组织， 一般集中组合了相当数量的多学科的 专业人才，对社会经济、政治、军事及 期货社会问题进行专门而广泛的信息 搜集和研究。隶属于参谋对象的参谋 机构，这种机构，较多集中在国家公共 管理系统，也广泛存在于企业、事业单 位，共性在于，都由所在上位管理系统 组建，接受系统决策领导者的领导。这 类参谋咨询机构，依据他们隶属参谋 对象的特点、职能内涵及运作特征，分 为专设参谋机构、秘书参谋部门。 5 我国秘书参谋一度淡化的原因及影 响 原因：政治运作机制对秘书参谋作用 认识的制约；研究的借鉴不足给研究 带来的制约；进行下面深入研究的时 机未臻成熟。 影响：明显不适应现代领导活动对秘 书工作的重点辅

4、助需要；不利于克服 秘书参谋政务的负面效应；不利秘书 学理论的拓展和深化。 6 应从哪几个方面来强化对秘书参谋 职能的研究 秘书参谋与泛义参谋的同中之异，秘 书参谋的电传室；秘书参谋同秘书两 大基本职能 的关系，秘书参谋对领 导活动的意义；我国秘书参谋的源流， 中外秘书参谋职能比较；秘书发挥参 谋辅助作用的职能条件，秘书参谋的 特性、功能；秘书参谋职能的内涵及运 作；秘书参谋中参谋说到做到与参谋 对象的观念、关系规范；秘书进行有效 参谋所应遵循的基本规律、原则；秘书 参谋的具体形态、方法，秘书有效参谋 的艺术。 7 中外现代秘书参谋比较，存在哪些 具体差异 一参谋辅助环境的差异，中国与本文 国

5、家的政治、经济管理体制不同，忔发 挥参谋辅助作用也就存在一定差异。 二参谋辅助功利目标的差异，社会主 义的功利观使秘书辅助活动具有良好 的基础；西方资产阶级的怎么自得的 功利观对秘书参谋辅助活动有着不可 低估的消极影响。三参谋辅助能量的 差异，中国的现代领导人大多强调秘 书人员要发挥参谋辅助作用，并主动地向秘书人员征求意见，西方秘书人 员提出参谋建议，大多要考虑上司的 态度等，积极主动性受到影响。四参谋 辅助层次区别的差异，中国与西方国 家由于正体不同在高、中低三个层次 秘书的参谋辅助上均存在某些差异。 五参谋辅助运作上的差异主要体现在 参谋辅助的主动性上、重大决策参谋 辅助程序上和对好吓人智

6、能开发的程 度上。 8 从决策看领导对秘书参谋活动的需 要管理和领导活动的关键是决策，现 代决策不仅需要业务范围内的专业知 识，而且需要政治、经济、科学等方面 的知识和经验；不仅需要客观地把握 自身的实力，而且要准确来自各方面 的竞争和挑战，为了进行科学决策，领 导者都需要高智能的秘书人员作为自 己近身的参谋助手，需要通过秘书去 开发群众中蕴藏的丰富的智能财富， 需要通过秘书去与各类智囊团和参谋 咨询机构联系收集各种意见和方案， 需要秘书协助处理综合各方面的信息 或建议方案，以便有效地融合到科学 决策中去。领导者进行科学决策的辅 助需要构成了秘书发挥参谋作用的重 要职能基础。 9 秘书要立足于

7、中介位置发挥参谋作 用必须克服的错误倾向 仅满足被动办事的人，就无法领导者 的参谋需要，难以捕捉参谋时机；实践 中出现的新情况、新现象问题闭目不 听或熟视无睹的人，就无法找到参谋 内容和参谋依据；问题浅尝辄止，不愿 做出中肯有价值的意见和建议；那些 仅凭头脑发热和一时总支，不作科学 缜密思考的秘书人员虽处于系统的中 介位置，但要想充分发挥参谋作用，就 必须上述不良倾向。 10 秘书参谋内涵的综合性 对领导各项职责的综合参谋；对领导 各项活动的综合参谋；领导处理各种 关系的综合参谋。 11 秘书参谋受制性的体现 一受制于领导者，包括，受制于领导者 的权限管理意向，受制于领导者的素 质，受制于领导

8、者信任程度，受制于领 导者的认知状况，受制于领导者的心 理情绪。二受制于组织环境，在管理民 主程度较高的组织内，秘书较能发挥 参谋辅助作用，反之。三受制于秘书自 身，自身的思想素质、认识水平、经验 与态度等主观因素对其参谋活动的制 约，是起决定作用的内因。 12 秘书参谋作用的随机性 一承担参谋任务的随机性，一领导者 管理活动随时需要参谋，二领导个人 缺失随时需要监督参谋。二进行参谋 辅助的随机性，秘书参谋作用的随机 性，同其近身、综合辅助领导者，可以 选择、侯选参谋时点，灵活有效地进行 的职能条件结合起来，使得秘书参谋 的随机性更为突出。 13 秘书加工预测信息的立足点和可能 出现的误区 秘

9、书向领导者提供动态信息和预测信 息，提供智能支持，不像传说中的预言 家那样充满占卜吉凶的玄机，也不像 专家们对某方面未来发展的构想和推 测那样抽象和更改化，秘书向领导者 提供的预测信息，是根据具体的动态 信息和事物发展的客观规律，对影响 组织自下而上发展的具体要素及要素 间关系的未来变化的科学推断，必须 贴近组织发展的实际需要，对领导者 筹划未来发展具有针对性和参考价值； 就是说，必须是立足现实、特定环境、 立足本单位发展需要的比较明确的推 断，是对信息既有现实依据又有科学 理论依据地进行综合分析的成果，只 有这样，才能对领导者考虑到有效的 智能支持作用。那些不着边际的空洞 构想，那些惟书、惟

10、上仅凭主观想像虚 构未来景象，都不符合秘书提供预测 信息的要求，也不能对领导者起到切 实有效的智能支持作用。 14 在排除参谋中，选择标准如何确定一选择标准应该根据组织自下而上发 展的关键因素来确定，二选择标准要 根据组织的实际情况和需要而定。 15 秘书在论证参谋时可用哪些方法 可运用否定质疑认证法；二可运用假 说认证法；三可运用补充综合参谋方 法。 16 决策施行中领导对秘书参谋的需要 决策作出后就进入决策施行的阶段， 决策能否取得预期效果，还取决于决 策施行。领导者在决策后就会密切关 注、引导和调控决策的施行，随时把握 决策施行各阶段的效果，并通过秘书 踀决策施行全过程，收集反馈信息，了

11、 解施行进展情况，并骓决策方案的科 学性、可行性。秘书在决策施行中的参 谋活动，对辅助领导者发现问题及时 进行修改、补充和完美，确保执行效果， 都是十分必要的，秘书参谋也贯穿于 决策施行的始终。 17 对施行偏差控告参谋时，秘书应抓 住哪些方面发挥作用 一对例行事务疏漏的参谋，二对重大 施行失误的参谋三对施行推敲的参谋。18 秘书如何对决策目标失误进行参谋 一在决策施行中发现决策目标的失误， 往往已经造成了较大损失和影响，秘 书应协助领导者，客观务实地分析研 究正确的目标如何确立，错误的决策 目标出现了多大的偏差，如何纠正，补 救损失，克服影响等。二决策目标失误 往往会连带决策方案的失误，但方

12、案 的某些局部、环节、具体做法可能仍有 可取之处。一般说来，秘书应协助领导 者调整和纠正决策目标，以便组织按 照正确的目标有序运转；同时要尽可 能弥补损失和消除不良影响，尽可能 保留原来的成果，使之仍发挥积极作 用。三决策目标失误时，领导者受的压 力很大。秘书必须尽早地使领导认识 到失误及后果，立即调整目标，全力协 助领导者进行目标调整的谋划，这样 才能有效地发挥参谋作用。 19 秘书如何对决策局部失误进行参谋 这种失误在实践中出现的机率较大， 秘书应协助领导者尽早发现这种失误， 对失误的影响程度及失误部分在决策 方案中的地们、作用和联系等，进行深 入分析之后，再提出调整建议。这种调 整，既不

13、宜对原决策方案改动过大或 全部否定另搞一套，也不宜无视局部 失误对相关部门的不良影响而采取头 痛医头的办法。秘书在协助领导者处 理问题的过程中，必须针对实际情况， 把握，有效发挥参谋作用。 20 秘书如何对领导者的微服私访进行 参谋 一要协助领导者确定秘方的目的、对 象区域；二要确定和安排时间，三要保 证活动环境的安全；四要尽可能伴随 领导者，提供随时的参谋辅助。 21 秘书如何为领导者排除时间障碍进 行参谋 一要协助领导者科学安排工作日程， 提高时间利用率，满足某些必要的沟 通；要建议领导者合理授权，将一些可 以由下级的事务和有章可循的工作授 权下级或秘书去处理，使领导者可集 中时间进行必要

14、的沟通；要辅助领导 者有效控制和使用沟通时间，提高有 限时间的效率。 22 秘书促进庶务可行的参谋体现在哪 些方面 一运用物财条件的参谋；二改善环境 面貌的；三遵循法律规章的；四提高庶 务效率的；五协调具体关系的参谋。 23 秘书在建设领导形象方面主要从哪 些方面进行参谋 一辅助领导者以民为本；二为民造福； 三与民同心 24 什么是预防维护参谋，秘书预防维 护参谋有何意义。 预防维护参谋，主要指相关秘书辅助 领导者预测预防决策及决策施行各环 节可能出现的失误而维护领导形象的 参谋活动。相关秘书预测预防的参谋，对促进领导者科学决策、正确指挥控 制决策的施行、有效履行领导职能，从 而建设、维护领导

15、形象，具有难以替代 的作用。 25 获取参谋效应的客观条件 一是领导者及部门等方面对秘书的信 任度；二是领导者及部门与秘书之间 的谐振度，这两种互应互动的状态，是 秘书获取什么样的参谋效应的客观条 件。 26 磡参谋效应的内在因素 系统领导者及部门等方面对秘书参谋 辅助的需要，与相关秘书适应这种需 要履行参谋辅助服务的矛盾运动，规 定并构成了秘书参谋活动，这一矛盾 运动的发展，是左右秘书参谋活动效 应的内在的根本原因，在这一矛盾统 一体中，在一般情况下，相关秘书即参 谋主体的参谋状态，以及他们在取得 作为对象的领导者及部门等方面的信 任度与谐振度过程中的各种主观努力， 又构成这一矛盾运动的主要

16、方面，是 推进秘书参谋活动这一矛盾运动左右 秘书参谋效应的主要内在因素。 27 秘书的领导观 一领导者是组织系统内的全局指挥； 二是秘书职能活动的核心主导；三是 秘书监督辅助的职能对象。 28 秘书的部门观 一部门等方面是组织系统的职能实体； 二是参谋职能的基础支持；三是中介 服务的重要对象 29 什么是参谋行为，它包括的基本要 素及其含义 一参谋行为，是指参谋主体针对参谋 对象的决策目标及施行决策的需要为 之进行咨询、谋划的实际活动过程。二 基要素及含义：a 参谋方向，指参谋主 体在启动参谋行为时意欲对参谋对象 的决策施加作用影响的价值取向；b 参 谋内涵，指参谋主体应参谋对象的决 策辅助之需为之提供的供其决策参考 的系统信息及建议、方案，即通常所谓 有相应认证的谋划、主意、点子；c 参 谋方式，指参谋主体能对参谋对象产 生理想的参谋影响的局面反映或口头 陈述参谋内涵的具体形式及方法、艺 术；d 参谋效应，指参谋主体在既定参 谋方向导引下，运用恰当 参谋方式， 向参谋对象反馈、提供参谋内涵的实 际成效。就是参谋者进行的具体效果。 30 参谋对象信任度与谐振度的关系 参谋对象谐振度一般