东新园行政事务部工作手册2-13

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1、东新园行政事务部工作手册序号 编 号 文件名称1 ZYJ/WI/DXY-209-2.1 行政事务管理规程2 ZYJ/WI/DXY-209-2.2 费用核算工作规程3 ZYJ/WI/DXY-209-2.3 收费工作规程 4 ZYJ/WI/DXY-209-2.4 票据管理工作规程 5 ZYJ/WI/DXY-209-2.5 费用收入流程图 6 ZYJ/WI/DXY-209-2.6 费用支出流程图 7 ZYJ/WI/DXY-209-2.7 档案管理工作规程 8 ZYJ/WI/DXY-209-2.8 质量监督工作规程 9 ZYJ/WI/DXY-209-2.9 仓库管理工作规程 文件编号 ZYJ/WI/D

2、XY-209-2.1浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册修订状态第 A 版 第 0 次修改主题：行政事务管理规程页 码共 2 页 第 1 页1 目的目的确保行政事务部管理人员自身素质的提高，自觉维护行政事务部各项工作的正常运行。2 适用范围适用范围行政事务部全体管理员。 3 职责职责 3.1 行政事务部管理员负责本岗位的具体工作。 3.2 行政事务部主管负责各岗位的工作安排、协调、检查及监督工作，并完成管理处主任 交办的其他工作任务。 4 工作程序工作程序 4.1 办公工作程序 4.1.1 按公司规定着装上岗，精神饱满，姿态端庄。 4.1.2 按公司规定规范使用文明服务用语，并

3、贯穿到日常办公和服务工作中。 4.1.3 保持办公区域的全天整洁，办公用品摆放要求统一、规范，下班最后离开办公区域 者应检查电源、水阀及门窗的关闭情况，确保安全。 4.1.4 各岗位管理员严格按照公司各项制度、条例、规定和工作程序展开工作，各司其职， 按质按量完成上级交办的任务。 4.1.5 管理员必须全天开通通讯工具，在休息（假）期间，如发生紧急情况一经召唤必须 迅速到达。 4.1.6 管理员必须按时参加行部门举行的例会和培训，无特殊情况，不得无故缺席。 4.2 考勤工作程序 4.2.1 严格执行公司员工考勤制度规定，确保管理处良好的工作秩序。 4.2.2 各部门由考勤员每天对本部门员工出勤

4、情况进行登记，考勤登记必须如实、细致、及 时，并于每月一日将上月考勤表交到行政事务部。 4.2.3 行政事务部对各部门考勤表进行审查核对，考勤审核必须严格、公正，并于每月五日 前将上月管理处全员考勤表连同附件(请假条、病假证明等)经主任审核签字后报公司 办公室。 4.3 培训工作程序 4.3.1各部门应根据公司、管理处的管理要求及本部门的工作需求，在每年年底提出培训 需求，填写培训需求申请表 、 年度员工培训计划表报行政事务部。 4.3.2 行政事务部配合管理处主任根据公司的管理要求及本管理处、下属部门的需求，制 订年度培训计划，报公司品质管理部。 4.3.3 各部门可根据实际需要，提出临时性

5、培训需求，编写月度培训计划后组织实施。4.3.4 送外培训和特殊工种人员培训按公司培训控制程度执行。 4.3.5 各部门做好培训有关情况记录，包括培训签到表、考核或考试成绩记录，每次培训 结束后，在员工培训记录表上进行记录。 4.3.6 行政事务部根据各部门年度员工培训计划及月度培训计划 ，对各部门的培训 工作进行跟踪检查，并根据每月培训情况填写月度培训计划完成汇总报公司品 质管理部。5 相关文件相关文件5.1 培训控制程序 ZYJ/QM-2002-4.1.1文件编号 ZYJ/WI/DXY-209-2.1浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册修订状态第 A 版 第 0 次修改主题

6、：行政事务管理规程页 码共 2 页 第 2 页5.2 不合格控制程序ZYJ/QM-2002-6.4 5.3 改进控制程序ZYJ/QM-2002-6.6 6 相关记录相关记录6.1 请假申请表 ZYJ/QR/GR-301 6.2 考勤表 ZYJ/QR/GR-302 6.3 员工培训记录表 ZYJ/QR/GR-418 6.4 年度员工培训计划表 ZYJ/QR/GR-446 6.5 培训需求申请表 ZYJ/QR/GR-447 6.6 员工内部培训记录表 ZYJ/QR/GR-460 6.7 月度培训计划 ZYJ/QR/GR-3040 6.8 月度培训计划完成汇总ZYJ/QR/GR-475 6.9东新园

7、管理人员考核评比表 ZYJ/QR/DXY-571文件编号 ZYJ/WI/DXY-209-2.2浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册修订状态第 A 版 第 0 次修改主题：费用核算工作规程页 码共 2 页 第 1 页1 目的目的加强经济核算，控制费用支出，降低各项经营成本，确保工作效率和提高东新园管理 处经济效益。 2 适用范围适用范围东新园管理处各项费用的收支、核算、结帐和编制、申报。 3 职责职责 3.1 费用核算员负责具体工作，严格按公司管理处财务具体操作细则开展工作。 3.2 行政事务部财务主管负责监督、检查和指导。 3.3 管理处主任负责审核、审批。 4 工作程序工作程

8、序 4.1 收费 4.1.1 将管理处每月收入(包括现金、支票、现金交款单及收进的收据发票记帐联等)于结帐 日后一天 13：30 前送抵公司财务部。 （双休日延后） 4.1.2 物业费收入核算：根据不同类型收费标准分别按月设立收费明细表，一次性预收数月 的费用应平均分摊至每个月的实收款项，并于每个结帐日后五个工作日内报送上月收 费明细表。 4.1.3 水电费收入核算：规定抄表时间为每月 20 日，22 日抄表结束当天，应于当月总表发 生数核对，误差在合理范围以内，25 日完成计算本月应支付的组团所分摊的水电数据 及全额抄表分摊计算完毕后，于每月 30 日前张榜公布，争取于下一个月结帐日前将 费

9、用收齐，于结帐日后五个工作日内报送收费明细表。 4.1.4 其他费用收入核算：按不同类型的收费款项，分别按月设立费用明细表，一次性预收 数月的费用应平均分摊到每月的实收款项，对于车位使用费、电瓶车费要及时将变动 的车辆进行更改、注销。 4.1.5 空关物业费以 70%向产权所有人收取，公摊电费按实分摊，有特殊规定的按有关规定 办理，要做到计算合理、月结月清，及时向产权所有人(开发商)和业主收取。 4.2 支出 4.2.1 原则上对收进的水电、物业费不与退还，多收部分计入预收今后费用(尤其是物业费)，确实由于一些特殊情况(如退房等)必须退还的，规定如下： a) 单位退款：要求对方开据一张新的收据

10、，并填写付款通知单，以支票支付，而不是 将原来开给对方的发票或收据收回作为付款依据。 b) 业主个人退款：退还费用则填写统一的公司费用退还表，然后以报销的形式办理 相关程序，退还时必须由业主或其委托代理人签字(章)而不能由物管处代签。 c) 特殊情况：业主个人的物业、水电费当月收进当月即需退还的，可以不必按以上程 序，只需将原来发票收据收回作废，即可退还其费用，除此之外，一律按上法退 还。 4.2.2 每月 26 日根据抄表分摊数据，填写支付水电费明细表，上报公司审批，于月底前 2 个工作日内将水费电费交到水厂、电力局。4.3 编制管理处年、季、月费用收支计划，并对实施过程进行监督、检查和控制

11、，及时向 管理处主任提供费用收支分析报告和相关信息。 4.3 根据管理处签订的合同、协议中的有关经济条款，组织办理收支款项的结算及记帐。 4.4 抓好各种应收款项的统计、核算和收取工作，清算长期拖欠不清的款项，督促经办人 员文件编号 ZYJ/WI/DXY-209-2.2浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册修订状态第 A 版 第 0 次修改主题：费用核算工作规程页 码共 2 页 第 2 页4.5 限期清理。 4.6 组织实施管理处统计报表的编制工作，保管好所有收费资料和帐册，对变动数据及时 注记和存贮，并实现电算化。 4.7 负责与公司财务部的事务联络和沟通；及时编报各种报表，及

12、时将现金存入银行或上 交公司财务部。 5 相关记录相关记录5.1 管理处每日收缴费用明细表 ZYJ/QR/DXY-503 5.2 管理处当月收缴费用明细表 ZYJ/QR/DXY-504 5.3 管理处每月上交财务汇总表 ZYJ/QR/DXY-506 5.4管理处多项经营收支明细表ZYJ/QR/DXY-508 5.5管理处电瓶车库电费明细表ZYJ/QR/DXY-509 5.6 管理处费用收缴率汇总表 5.7 管理处物业费分摊明细表 5.8 管理处水电费按月收费情况表 5.9 管理处物业费按月汇总表 5.11 支付水电费明细表 5.12月份其他收入月明细表 5.13 年 月 管理处空关房明细表文件

13、编号 ZYJ/WI/DXY-209-2.3浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册修订状态第 A 版 第 0 次修改主题：收费工作规程页 码共 1 页 第 1 页1 目的目的通过对各类费用的收缴，实现利润最大化，确保企业能正常运行。 2 适用范围适用范围东新园管理处各项费用收缴。 3 职责职责 3.1 收费人员负责具体的各类费用的收缴、登记工作。 3.2 各组团设立现场收费人员。 3.3 行政事务部财务主管负责各岗位收费人员的工作安排、协调、检查及监督工作。 4 工作程序工作程序 4.1收费工作程序 4.1.1按公司规定着装上岗，精神饱满，姿态端庄，微笑服务。 4.1.2按公司规定规范礼貌用语和服务用语。 4.1.3保持办公区域的全天整洁，办公用品摆放要求统一、规范。 4.1.4给类收费台帐必须看清楚、整洁、有标识、不能过期、及时更换。 4.1.5要求收费采取唱票的方法，对收进的假币由当事人自己负责。 4.1.6对已收取的费用及时做好登记工作，定期进行各类明细表整理工作。 4.1.7现场收费人员进入业主家，要求穿鞋套。 4.1.8每天下午 4：10 之前将已收取的现金、支票交财务部，财务部于 5：00 之前存入公司 帐号。 4.1.9在收费过程中，征求业主对物业公司的意见，及时反馈给各部