行政秘书学复习整理

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1、1、秘书的定义、秘书的定义:所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供 辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的 人员。人员。 2、秘书的职业特点：直接性、稳定性、知识化、年轻化、女性化秘书的职业特点：直接性、稳定性、知识化、年轻化、女性化 3、秘书的分类秘书的分类： 横向分类横向分类 （1）按单位性质不同机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 （2）按工作内容不同行政秘书、机要秘书

2、，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通 讯秘书、医学秘书，法律秘书等。 （3）按服务对象不同公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次）纵向分类（层次） 高级、中级、初级 4、秘书机构秘书机构：广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为 领导工作和机关工作服务的办事部门 。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的 秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。狭义的秘书机 构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书 局、秘书处、秘书科等。是直接为领导工作服务的办事部门。 5、秘书机构的地位：秘书机构的地位： （1）秘书机

3、构不是决策机构，而是辅助决策机构 （2）秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构 （3）秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构 （4）秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构 6、秘书机构的性质：秘书机构的性质：秘书部门是领导的左右手，必须保守机密；秘书部门是辅助机构，而 不是权力机关；秘书部门是综合办事部门；秘书部门是服务、协调部门。 7、秘书机构的作用：秘书机构的作用：组合作用、枢纽作用、过滤作用 8、秘书机构的职能秘书机构的职能：助手、参谋、枢纽、协调、保密、公关 9、秘书机构的布局方式秘书机构的布局方式：集中式、分散式 10、秘书机构的建设：秘书机构的建设： （一）队伍建设：（一）队

4、伍建设：保持相对稳定、提高综合素质、优化队伍结构、组建和管理秘书团队 （二）制度建设：（二）制度建设：秘书工作制度、管理制度：秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、 交流等制度；工作责任制；目标管理制度。 （三）优秀的秘书团队应具备的要素：（三）优秀的秘书团队应具备的要素：共同的目标、互相合作，彼此认同、责任心、学 习精神 11、秘书工作的内容秘书工作的内容： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e- mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；

5、 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、 外勤工作、其它主管临时交办的事项。 12、秘书工作的内容秘书工作的内容： 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 （1）办文：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会：会议会务组织（3）办事：调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程 安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项 13、秘书工作的性质与特点：秘书工作的性质与特点：机要性（机密性） 、综合性、辅助性 （服务性、从属性、被 动性） 14、秘书工作的作用秘书工作的作用：协调作用、信息枢纽作用、参谋助手作用、

6、公共关系作用（形象作 用） 15、现代秘书职业的变化特点现代秘书职业的变化特点：从技能性工作向智能性工作转化、从常规内向思维向外向 开放思维转化、从事务服务向信息化服务转化、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。 16、现代秘书工作的发展趋势：现代秘书工作的发展趋势：秘书工作职业化、秘书工作职能强化、秘书工作科学化、 秘书任职资格化 17、秘书的职业素养秘书的职业素养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸 方面的综合素质。 18、思想素质：思想素质：良好的政治修养；强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想 作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。 19、知识素养

7、：知识素养：基础知识：社会基础知识和自然科学知识。 专业知识：文书写作与处理、办公管理、会议组织等。 行业知识：秘书所在行业、系统的专业知识。 相关知识：经济学、心理学等。 20、能力素养：能力素养： 基础能力：敏锐的观察能力、创造性的思维能力、丰富的想象能力、持久的记忆能力 业务能力：表达能力、听知能力、办事能力、交际能力、协调能力、学习能力、应变 能力、操作能力、管理能力、组织计划能力、预测能力 21、优秀秘书的心理品质优秀秘书的心理品质：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作 22、职业道德职业道德：理想、态度、责任、义务、纪律、良心、荣誉 文明礼貌；爱岗敬业诚实守信；办事公道

8、、勤劳节俭；遵纪守法、团结互 助； 开拓创新 23、秘书的职业守则：秘书的职业守则：谦虚谨慎，文明礼貌；办事公道，热情服务；实事求是，讲究实效； 兢兢业业，甘当无名英雄；忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项 技能；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。 23、秘书最基本的职业道德修养秘书最基本的职业道德修养：忠诚可靠、甘居幕后、任劳任怨 24、秘书与领导的角色交往和非角色交往，工作交往和非工作交往。秘书与领导的角色交往和非角色交往，工作交往和非工作交往。 （1）角色交往是正式的公务交往，是带有规定性的强制性的交往，秘书秘须有强烈的 辅助意识，为领导提供优质的服务。 （2）非角色交

9、往指相互间的私人交往，是非正式非规定性的交往，以沟通感情为目的， 对角色交往起补充作用。 （3）秘书与领导的交往重点是角色交往。 25、秘书与领导的关系：秘书与领导的关系：人格地位上的平等关系、实现目标工作中的同事关系、工作职能 上的上下级主辅关系、工作过程上的主从关系、工作沟通上的双向交流关系、工作绩效上 的一体关系 26、秘书与领导关系的实质：秘书与领导关系的实质：是一种立体的多层面的关系，是建立在共同的事业、目标的 基础之上的。 27、把握几种关系时要注意：把握几种关系时要注意：谋事不传事、干事不挑事、抹事不激事、揽事不躲事、成事 不败事 28、适合领导需要的秘书的特点概括适合领导需要的

10、秘书的特点概括: :忠于职守，安于本分、敏于观察，勤于思考、任劳任怨，分忧代劳、联系群众，善于协调 29、 （一）全面了解所在单位的领导背景和状况 （一）了解所在单位的领导体制 1、集体领导制 党委领导下的行政首长负责制 2、行政首长负责制 领导班子负责制 3、股份制 董事会 经理监事会 股东会 4、合伙制（有两个或两个以上更多的所有者共同享有） 领导班子成员在具体的领导体制中的地位不同，影响着其心理状态。 （二）熟悉本单位的领导环境 1、人、财、物、供、产、销 2、领导班子内部具体分工情况 3、单位的历史沿革 （三）掌握领导班子成员的情况 1、结构：年龄、性别、专业、历史背景、能力、知识 2

11、、品质：思想政治素质、道德水准、业务素质、领导作风和艺术 3、个性：兴趣、爱好、气质、性格、需要 （四）分析本单位的领导形态 1、锥型：极权专制、个人独断、权力集中、缺乏民主 2、蹄型：二元化、矛盾、分化状态、缺乏团结、涣散 3、台型：团结统一，民主和谐，权力分布合理，集体领导 全面地了解领导班子的状况是分析领导班子成员心理状态的依据，在此基础上，秘书与领 导班子关系的处理才能是主动的有效的。 30、文书文书：是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书是人 们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。 文书包括私人文书和公务文书两种。 私人文书：私人文书：是指个人或家庭

12、、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使 用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。 公务文书公务文书：国家行政机关公文处理办法中定义为传达贯彻党和国家的方针、政策， 发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、布署和商洽工作，报 告情况，交流经验的重要工具。 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字文书是国家机关，企、事业单位在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字 材料的统称。材料的统称。 31、文书的种类：文书的种类：通用文书、专用文书、常用事务文书 按行文关系划分：按行文关系划分：上行文、下行文

13、、平行文 按公文处理时间划分：按公文处理时间划分：平件、急件、特急件 按阅知范围：按阅知范围：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密 32、公文的行文规则（公文的行文规则（p182p182） （1）按机关隶属关系和职责范围行文 （2）授权行文 （3）大力精减文件，严格控制发文数量和范围 （4）在一般情况下，党政机关不得越级行文 （5）必须正确确定主送机关和抄送机关，主送机关与公文名称相互呼应 （6）关于联合行文问题 （7）关于“请示”的行文问题（8）在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行 （9）公文由文秘机构统一处理 33、公文格式构成：公文格式构成：公文一般由发文机关、发

14、文字号、签发人标识、标题、题注、受文者 （主送机关） 、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、 秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999 年 12 月发布的国家行政机关公文格式规定，组成 公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。 （1）眉首，包括的项目有：公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和保密期限、 紧急程度及上行文签发人。 （2）主体，包括的内容有：公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机 关印章或签署、成文日期。 （3）版记，包括的内容有：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。 34、公文规范的

15、基本要求：公文规范的基本要求： 公文格式排版规定：公文格式排版规定： （1）保密等级：“绝密” “机密” “秘密”标注后，加“” ，必要时加期限（如机密5 年） ，3 号或 4 号黑体。 （2）紧急程度：“急”或“特急” ，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。 (3)发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3 号或 4 号仿宋字。(4)签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。 (5)标题：标题由作事、事由、文种组成（可省） ，字数一般不超过 50 字；除出现法规、规 章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议 讨论通过或批准的

16、，应加题注，即用圆括号居中 (6)附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。 (7)注释：注释排在日期下方，用 4 号或小 4 号仿宋体。 35、公文写作的基本要求：公文写作的基本要求：合“法” 、求实、合体（体式规范）简明、严谨、准确、规范完 整、清晰、耐久（主题正确、鲜明；语言准确、精练） 36、函：函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 平行文种。 37、文书处理的含义及原则：文书处理的含义及原则：文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、 办理、管理所进行的系列工作。 根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚持准确、及时、安全、统一的原则。 38、文书处理的程序及注意事项文书处理的程序及注意事项： 1.收文处理 （1）公文的收受与分流 签收-外收文登记-启封-内收文登记-分办-传阅-摘编 注：分办的基本做法（p184） （2）办理收文 拟办-批办-承办-注办 （3）组织传阅与催办查办 组织传阅-催办-查办 （4）处置办毕公文