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1、 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 云南奥宸房地产开发有限公司 会议管理制度（暂行） 1.目的 1.目的 1.1 为规范公司会议管理，提高公司会议效率，特制订本制度。 2.适用范围 2.适用范围 2.1 公司级会议：公司高管会、公司部门例会、公司年度工作会议等； 2.2 专题会议：全公司性的技术、业务综合会，如生产技术准备会、质量分析会、安全工作会、方案汇报会、现场办公会、图纸会审会等； 2.3 各部门内部例会：各部门内部召开的工作会； 2.4 上级公司或外部单位在我公司召开的会议。 3.职责 3.职责 3.1 综合办 3.1.1 负责各类会议的筹备和组织工作，承担会场安排； 3.1.2 负
2、责会务服务、会议协调工作； 3.1.3 负责会议室和会议室用品的管理。 3.2 公司各部门 3.2.1 召开需要部门组织的跨部门会议； 会议管理制度 第 1 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 3.2.2 召开内部会议； 3.2.3 参加相关会议。 3.3 分管领导 3.3.1 确认会议的安排。 3.4 总经理 3.4.1 批准会议召开。 4.工作程序 4.工作程序 4.1 会议分类和内容 4.1 会议分类和内容 4.1.1 公司会议形式包括公司级会议、专题会议、各部门例会及其它形式的会议等。 4.1.2 公司高管会 4.1.2 公司高管会 1）公司高管会议是公司行政最高层次
3、的会议形式； 2）由公司总经理主持。参加人员为集团公司总裁、副总裁（视会议内容列席） 、公司总经理、副总经理、总经理助理。 3）公司高管会议的主要任务： a)贯彻落实董事会及集团公司的指示、决议和决定； b)研究拟订公司项目开发计划及实施方案，报集团公司高管及董事长审批； c)研究拟订公司年度经营目标，利润指标及相关配套政策、措施，报集团公司高管及董事长审批； 会议管理制度 第 2 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 d)研究审核公司机构设置、变动、撤消及部门经理以上人员的任免、调整，并报集团公司高管及董事长审批；研究决定其他人事方面的问题； e)根据集团公司规章制度，研究制
4、订、修改公司重要规章制度，并报集团公司备案； f)研究审核公司财务年度预、决算，并报集团公司高管及董事长审批； g)研究拟订公司资源配置以及生产性和非生产性固定资产投资方案，并报集团公司高管及董事长审批。 h)研究审核公司员工工资调整、晋升、奖励、福利分配等方案，并报集团公司高管及董事长审批； i)依照公司有关规定或条例，研究决定对公司各部门负责人进行考核、奖惩； j)研究拟定需提交集团公司高管会及董事会讨论决定的事项。 4)公司高管会由总经理秘书或者由会议组织者指定的人员负责记录，必要时整理印发会议纪要。会议纪要应当由总经理签发后下发，并由综合办负责督办。 5）公司高管会会议必须提前两天拟订
5、会议议题，报集团公司董事长审批后，提前一天发送各参会人员，特殊情况例外。 4.1.3 公司部门例会 4.1.3 公司部门例会 会议管理制度 第 3 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 1）公司部门例会每周二晚上 19：00 在公司会议室召开（临时需要可变更会议地点及会议时间） 。 2）公司部门例会由公司总经理主持，总经理不能参加会议时，可委托一名副总经理召集并主持会议，但会议进行情况和会议结果事后应及时向总经理报告， 3）会议组成人员：公司总经理、副总经理、公司高级经理人、 公司各部门负责人。 4）部门例会的主要任务： a)听取各部门负责人关于近期工作情况的汇报。 b)听取各
6、部门负责人对公司各方面工作的意见、建议。 c)公司领导就各部门需配合及支持的工作进行协调、布置。 d)贯彻集团公司经营战略、方针、政策，贯彻落实集团公司董事会及公司高管会的有关指示、决议、决定。 e)通报公司高管会议所作出的有关决定；通报公司生产、经营形势及其他情况。 f)会议主持人认为有必要在会上讨论决定的问题。 5) 公司部门例会由总经理秘书或者由会议组织者指定的人员负责记录，必要时整理印发会议纪要。会议纪要应当由会议主持人签发后下发，并由会议记录人负责督办。 4.1.4 公司年度工作会议 4.1.4 公司年度工作会议 1）公司年度工作会议每年举行一次，原则上在当年底或次年初举会议管理制度
7、 第 4 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 行。 2）公司年度工作会议由公司总经理主持。参加年度工作会议的人员包括：集团公司高管；公司高管、高级经理人；各部门副经理以上人员。 3）公司年度工作会议的主要任务： a) 通报公司经营战略、方针、政策； b) 公司总经理作年度工作情况报告和布置下年度全局性工作。 4）公司年度工作会议由总经理秘书或者由会议组织者指定的人员负责记录，必要时整理印发会议纪要。会议纪要应当由会议主持人签发后下发。 4.1.5 专题会议 4.1.5 专题会议 1）公司各项专题会议是指公司按业务性质召开的涉及公司专项工作及专题方案讨论等事项，需相关领导及部门
8、参加的会议。 2）专题会议由各部门负责组织召开，组织部门应按照公司会议管理规定，提前向公司综合办申报，以便安排会场。 3）主办部门必须就会议内容和相关资料做好充分准备，对需提请会议讨论决定的事项，应提出明确具体的意见或方案。凡涉及多个部门的事项，主办部门应事先组织会商或沟通，取得一致意见后方能进入会议议题。经会商难以达成一致意见的，也应在会上说明各方意见。 会议管理制度 第 5 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 4）各类专题会议由组织部门指定会议记录人员负责会议记录。 5）为提高会议效率，会议有必要形成会议纪要或制发简报的，应形成会议纪要或制发简报。会议纪要或简报由会议记录
9、人员拟文，会议主持人签发。 4.1.6 各部门内部例会 4.1.6 各部门内部例会 1）由部门负责人召集和主持，应当每周召开一次，时间由本部门自行确定、本部门全体人员参加。必要时可以邀请分管领导参加。 2）各部门内部例会的主要任务： a) 通报公司经营战略、方针、政策，检查与本部门相关的政策、法规执行情况。 b) 贯彻落实公司领导的指示、决定等 c) 检查落实本部门工作完成情况；协调、解决工作中存在的问题，协调与其他部门的工作配合；检查和落实对口部门的请示批复或回复的情况；安排部署下周工作。 d) 检查本部门执行公司各项规章制度的情况。 f) 相互沟通，消除误解或工作中的分歧，增强团结。 g)
10、 创新思路，讨论向公司提出合理化建议、意见、要求或批评。 3）会议由各部门负责人指定专人记录、按照公司会议纪要的总体要求，形成部门例会会议纪要，会议纪要应报分管领导审阅。 会议管理制度 第 6 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 4.1.7 现场办公会议 4.1.7 现场办公会议 公司领导、有关项目负责人根据工程项目或者工作的实际需要，可以不定期举行现场办公会，以便有针对性地、及时地解决相关问题。会议应当指定专人负责记录。按照公司会议纪要的总体要求，形成现场办公会会议纪要，会议纪要应报总经理阅知。 4.2 会议要求 4.2 会议要求 4.2.1 各部门会期必须服从公司统一安排
11、，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外） ，应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。 4.2.2 为提高会议效率，参会人员发言时要求简言意赅、抓住重点进行发言。一般会议总时间控制在 120 分钟内。 4.2.2 会议应当由会议组织部门指派专人负责记录。需要制作会议纪要的，在会议结束后 2 天内提交会议纪要至综合办审查并编号，再由会议主持人审核报总经理审批后，由会议组织部门分发会议纪要。 4.2.3 会议做出决定的有关事项，相关部门或员工应当认真全面地遵照执行。综合办进行督查。 4.2.4 参加会议的人员应当衣着整洁、统一，准时到达会场，并做好开会的准备，不得迟到。本
12、人需按实际到会时间在会议签到表 （附表二）签到。如有急事不能参加会议的，应当在会前与会议主持人请假，并委托代表参加。 会议管理制度 第 7 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 4.2.5 开会期间， 与会人员应当注意力集中， 认真做好会议记录。不得有喧哗、争吵、私语、吸烟、吃零食、看闲书、戴耳机听音乐、交头接耳聊天、无故在会场内随意走动等与会议无关及扰乱会场秩序的行为。 4.2.6 参加会议的人员所带的移动通讯工具应当保持静音或者振动状态。由于工作原因必须接听的电话，应当与会议主持人请假并轻步走出会场后再接听。 4.2.7 会议期间，参加会议的人员应当遵守会议纪律，听从会议主
13、持人的指挥。未经会议主持人许可不得擅自离开会场，不得早退。如遇特殊情况，应请示会议主持人允许后，方可离会。 4.2.8 开会时，主持人和发言人应当紧紧围绕会议议题进行，不能脱离会议议题，不允许开小会。 4.3 会议室管理和服务 4.3 会议室管理和服务 4.3.1 会议室统一由综合办负责管理和调配使用。 4.3.2 各部门召开会议须由召开部门提前2天填写 会议审批单（附表一） ，综合办根据会议内容，上报总经理审批方可召开。 4.3.3 综合办根据审批后的会议审批单进行公司层面的会议安排及会务通知。 4.3.4 各部门在使用会议室时，应当自觉保持室内清洁，与会人员不得吸烟、吐痰、乱放、乱扔文件、
14、资料、垃圾等。会议结束离开时，应当对会议室进行必要的整理并关闭灯具及饮水机等电会议管理制度 第 8 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 源开关。同时应当注意保持会议室物品的原状，会议室内与会议无关的物品，不得随意挪动及不得将会议用品随意带走。 4.4 罚则 4.4 罚则 4.4.1 参加会议人员无故迟到、 缺席或早退者， 根据职务级别给予相应处罚： 1）总经理、副总经理将处以 300 元/次的罚款； 2）总助、总监、总（副）工程师将处以 200 元/次的罚款； 3）部门经理（或副经理）将处以 100 元/次的罚款； 4）一般员工将处以 50 元/次的罚款。 5.相关记录 5.相关记录 5.1会议审批单 5.2会议签到表 5.3会议纪要 5.4文件传阅审批单 （根据会议纪要的内容进行上报） 云南奥宸房地产开发有限公司 2009 年 5 月 19 日 会议管理制度 第 9 页 共 14 页 云南奥宸房地产开发有限公司管理制度 附表一：附表一：
