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1、Power Point 簡報製作訓練By Alex Cheng Jul， 20091目錄前言 有關Powerpoint 用途 好處和壞處 （Pros and Cons)基本製作概念 事前準備 文字 設計和圖表 實用技巧與格式 Take Away Point (“帶走的”重點） 4 Blocker (4 格式） SWOT Analysis （SWOT 分析） Last X days / Next X days (過去和未來）2前言 85% 全球500大企業有提供Powerpoint 訓 練課程 65% 美國前50名商學院將“簡報技巧”納 入正規課程3有關PowerPoint 用途 視覺輔助（Vi
2、sual Aid） 快速溝通重點 簡單描述一件事 （draw a picture） 好處和壞處 可一人對多人 可集中觀衆注意力 資料整合 不適用在技術性高的報告，或其他細節較多的report 容易被製作者濫用 （投影片太多，圖樣太多等）4基本製作概念 事前準備先回答以下問題 這個報告的性質爲何？該用Powerpoint 嗎？ 你的觀衆（客人）是誰？ 你想表達的是什麽？有哪些重點？ 這些重點的順序爲何？ 如果需要配上口頭報告，你的時間有多少？ 紙上打草稿 每片的雛形先畫出 （設計-它長什麽樣子？） 每片的重點先寫出 （文字-它傳達什麽？） 製作内容目錄（Index/ Content） 每一片都有
3、重點嗎？邏輯流暢嗎？ 收集資料 圖表，照片，報表，可support，加強你的重點的資料5基本製作概念 文字1. 不要高估你的客人（觀衆）1.使用簡單易了的文字2.避開技術高的單字和不必要的縮寫3.以客人（觀衆）的思考方式來製作2. 這是Powerpoint不是Word！1.不該使用完整句（full sentence）2.不利用文字來描述細節3. 文字大小適中，整齊易讀6 使用公司的標準格式 別當藝術家 不過分使用不同的顔色 不必要時避免使用動畫效果和文字藝術 Less is More， 簡潔 圖片相關性高，清楚明瞭7基本製作概念 設計和圖表Hong Kong Office H.R. Silvi
4、ne-CMC Co.,Ltd.Shen Zhen Factory H.R. Silvine-CMC Co., Ltd.Headquarter- TaipeiH.R. Silvine Electronics Inc.Zhu Hai Factory H.R. Silvine-CMC Wire Cable (Zhu Hai) Co. Ltd.Kun Shan Factory HRS-CMC Electronics (Kun Shan) CO., LTDFactory and Offie Location8修改前LocationsHRS-CMC Co., Ltd. Hong Kong OfficeHR
5、S-CMC Shen Zhen PlantHRS-CMC Taipei OfficeHRS-CMC Kun Shan PlantHRS-CMC Tokyo Office修改后 圖表 最好的視覺輔助 圖表數字與你的重點相符，邏輯貫徹 圖表清晰易讀 使用合適正確的分析圖表 Draw a Picture in your customers mind10基本製作概念 設計和圖表11Defect analysis Comment:1)We can confirm that the major defects are appearance defects2)The processes caused the
6、 defects focused in the molding& packing.NGWal-Mart Fill Rates and Lead Times*Unit measure Finished May at 92%, estimating June to finish at 90% Accessories -5%, Wacky Pack -2%, Levers -2%, Handleset -1% Current Supply/Air plan gets us to 95% by July and 98% August going forward GOOD NG 範本 使用圖表錯誤 重點
7、與圖表所產生的 結論邏輯不通 分析重點不對 圖表閲讀困難 GOOD 範本 用色清楚，明顯 重點與圖表相呼應 文字比例，大小適中13基本製作概念 設計和圖表實用技巧與格式 Take Away Point Take Away Point - 你想讓你的觀衆（客 人）“帶走”什麽樣的重點，結論 1-2 句話 通常搭配報表使用 置於下方或右方14Mexicali Projected Inventory PositionWhat is our take away point?Response Plans 1. 29655-003 Demand increased due to HD end cap de
8、mand. Has already asked Lota to increase production in June. Healthy by 6/24 2. 29987-004 Use to Support Nogales SmartScan program, additional production had been made. Healthy by 6/17Example 1Monthly Budget Review & Control SystemYTD Total Expense compare (HKD)09 Budget til May 44,476,259 09 Act ti
9、l May 46,824,552 08 Act til May 59,714,761 What is our take away point?-Jan to May 09Actual is 5.3% over budget, still have improvement room -Jan to May 09 Actual is 21.6% less than same period 08, total saving $12.9 mil HKDExample 2 資訊分4類，整合在一片上 適用于數字分析性低的報告 適用于以事件發生爲主的報告 （如： Marketing， HR）17實用技巧與格
10、式 4 Blocker18實用技巧與格式 4 Blocker (Example)HR update -General -本月人員：XXX人-不足需求，需再招約 XXX 人-Projects -食堂改建 8/25 -新工衣製作 8/31 -Xxxxx -Xxxxx-Accomplishments / Events -雅安學生到厰xx人 -添增圖書xx本 -餐膳公司更改 -Xxxx -Xxxx-Next 30 Days -四川xx出差招聘 -KS 人才市場攤位 -Xxxx -xxxxExample 3 Strength - 強項，優點 Weakness- 弱點，劣勢 Opportunity 機會
11、Threat 風險，威脅 用於公司或部門策略及方向的報告 S&W 為内在因素 O&T 為外來影響19實用技巧與格式 SWOT AnalysisPage 20B&D Sourcing Dept. SWOT Analysis StrengthsOpportunitiesWeaknessesThreatsInflation management Asia Sourcing HHI a respected business partner New product execution Competent supply basee-Pocurement Tools Supplier Consolidati
12、on Supplier VE Leverage supplier innovation Indirect spend New team / upgrade skills Materials Inventory reduction (SMI) Multi-year agreements Leverage Black & Decker Corporation Continued commodity pressure Inadequate systems & data Non-Attractive employer (due to systems inadequacies) Buoyant labo
13、r market World class Sourcing processes Supplier relationships short term based Talent management / Career paths Cost modeling / Cost understanding Consistent Hedging Strategies Sourcing Training Real-time data, data management, and related non-value added activity (low automation)Example 4 適用于周期性報告（每月，每週） 用於報告給主管的工具 幫助主管管理下屬的Daily Activity21實用技巧與格式 Last x days / Next x days Last 7 Days - (列出過 去7天你所做的幾個 重要事情）以我（Alex）為例： SZ&KS Expense Review Jun June Financial Statement Review 中行 會面 Next 7 Days - (列出未 來7天你所需做的幾 個重要事情） 財會組織圖 深圳出差 農行會面22Example 5Q & AThank you23
