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1、一、一般公文格式(平行文、下行文)(一)公文用纸和版心规格 国家行政机关公文格式国家标准规定,公文用纸一般采用国际标准 A4 型(210mm297mm) ;纸的规格一般为 60g/80g/的胶版印刷纸或者复印纸。公文版心 规格为 156225(不含页码) 。公文页边为:上白边(天头)空 371,下白边 351;左白边空(订口)281,右白边(翻口)261。(二)排版规格 公文排印,汉字从左而右横排,少数民族按其书写习惯排印。正文用 3 号仿宋(16P, 其字型高与宽为 5.6,下同) ,一般每页排 22 行,每行排 28 个字。行距(即字体高度加 行间距离)以 3 号仿宋体字距(16 磅)再加
2、上 3 号仿宋体字的 7/8 倍(10.5,14 磅)为 宜。一般公文格式(平行文或下行文)的发文机关标识上边缘至版心为 25(71 磅) ,上 行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80(227.2 磅) 。 眉首部分下方的红色“反线” (即间隔线)为红色实线,位于发文字号下方 4(11 磅) ,红线粗 1(2.8 磅) ,与版心同宽,一般长 156。版记部分的横线为黑色实线,与版 心同宽,一般长 156。 在字号、签发人的下一行,输入一个大小为 11 磅即约 4的回车符;选中该行,并把 该行的行距设置为“固定值”“11 磅”。然后画线,如下图示:(三)公文字号 发文机关标识推荐使用小标宋
3、体字,用红色标识;发文机关标识字号以醒目美观为原 则酌定,但一般应小于“国务院文件”标识字号,即应1522。公文标题用 2 号小 标宋体字(21P) 。秘密等级和保密期限、紧急程度、主题词标识用 3 号黑体字,其中主题 词词组用 3 号宋体字。正文、发文字号、主送机关、附件说明、成文日期、附注、附件、 抄送机关、印发机关、印发日期、份数等,均为 3 号仿宋体字。签发人用 3 号楷体字;份 数序号阿拉伯数字用 3 号半角黑体。 (四)公文中表格 公文如需附表,竖表和横表都应在版心之内。横排的表格,应将页码放在横表的左侧, 单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角;单页码表头在订口一边,双页码表
4、头在 切口(也称翻口)一边。 (五)页码 公文页码用 4 号半角白体阿拉伯数字标识,置于版心下边缘之下 1 行,数码左右各放 一条 4 号一字线,一字线距离版心下边缘 7。单页码居右空 1 字,双页码居左空 1 字。 空白页和空白页以后的页面不标识页码。 单页页码:单击“插入”“文本框”“横排”,在单页页面的下页边画一个 与版心同宽的文本框,双击文本框,打开双击文本框的边框,打开“设置文本框 格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,把文本框的线条颜色设置成“无线 条颜色”,单击“确定”;然后,依次在文本框中插入特殊符号“”输入单 页码如“1”插入特殊符号“”输入两个空格,选中该行,设置成白体
5、(Tahoma)4 号字,行距 40 磅,即约 14mm,右对齐,这样就满足了一字线距版心下边缘 7mm,单页码居右空一字的要求。 双页页码:单击“插入”“文本框”“横排”,在双页页面的下页边画一个 与版心同宽的文本框,双击文本框,打开双击文本框的边框,打开“设置文本框 格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,把文本框的线条颜色设置成“无线 条颜色”,单击“确定”;然后依次在文本框中输入两个空格插入特殊符号 “”输入双页码如“2”插入特殊符号“”,选中该行,设置成白体 (Tahoma)4 号字,行距 40 磅,即约 14mm,左对齐,这样就满足了一字线距版心 下边缘 7mm,双页码居左空一字的
6、要求。 (六)装订要求 公文一般应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各 1/4 处,平订 钉锯与书脊间的距离为 35。二、特定公文格式(一)上行文格式 上行文用于向上级机关报送的请示、报告或意见等。上行文格式除具有一般公文格式 要素外,与一般公文格式不同之处有以下几点: 上行文的眉首部分(文头)须留出供上级领导批示签署意见的空白区(称批示城) , 空白区高度为 55,即眉首区各要素标识比一般公文格式整体下移 55,发文机 关标识与版心上边缘距离为 80(2555) 。 上行文应在首页注明签发人姓名。签发人标识形式由“签发人”三字(右加全角 冒号)与签发人姓名组成,用 3 号楷体
7、字平行排列于发文字号右侧,签发人姓名 右空 1 字;其发文字号应左移,左边前空 1 字。联合行文时,主办机关签发人姓 名置于第 1 行,其他各有关机关签发人姓名从第 2 行起在主办机关签发人姓名之 下按发文机关排列顺序依次顺排,签发人姓名之间用分号分隔,红色反线相应下 移。 联合行文的上行文,加盖主办机关的印章。 上行文应在附注栏注明“联系人姓名及电话” ,外加括号。 (二)会议纪要格式 会议纪要格式标识由“XXXXX 会议纪要”组成,其标识位置同一般公文格式,用红色 小标宋体字,字号由发文机关酌定。发文字号一般由年份全称和顺序号组成,如 “XXXX第 XX 号” 。会议纪要标题可不标发文机关
8、。其最大的不同之处是,会议纪要不 盖机关印章,且通常在正文之后表明主持人、出席人姓名。其他格式与一般公文基本相同。(三)信函格式 信函式格式的发文机关名称标识与距纸顶端 30处,字体一般为小标宋体,字号由发 文机关酌定,发文机关名称后不加“文件”二字。在发文机关全称下 4印一条武文线 (上.+ 粗下细) ,在纸底部距纸边 20印一条文武线(上细下粗) ,现场均为 170,左右居 中。发文机关名称及双线均为红色。 信函的公文标题标识于武文线下空 2 行,与一般公文格式相同。但秘密等级和保密期 限、发文字号则与一般公文格式不同,并列标识于武文线下第 1 行。左空 1 字位置标识保 密等级或紧急程度,右空 1 字标识发文字号。其他格式要素均与一般公文相同,但信函格 式第 1 页不编页码。