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1、提高工程竣工资料的归档率 TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLV发布人：白淑花白淑花 山东省深基建设工程总公司 资料室QC小组山东省深基建设工程总公司目 录 一、小组概况二、选题理由三、现状调查四、设定目标五、原因分析六、确认要因七、制定对策八、实施对策九、效果检查十、巩固措施十一、总结及今后打算提高工程竣工资料的归档率TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLU山东省深基建设工程总公司一、小组概况表一小组名称资料室QC小组注册时间2009.04.06课题类 型管理型组长白淑花课题 名称提高工程竣工资料的归档率活动时间200
2、9年04月06日12月5日小组成员6人注册编 号深基QC0904平均年龄32活动频 率1次/周，均出勤率98.5%QC教育时 间120小时以上1、小组概况山东省深基建设工程总公司一、小组概况2、小组成员 表二序号姓 名性别文化程度职 称职 务小组分工1白淑花女大专助理工程师组长负责全面工作2孙小杰男大学研究员技术顾 问负责技术指导3袁晴华女大学经济师副组长负责制度制定4吕仁军男大专工程师副组长负责资 料统 计5马照贵男大学工程师组员负责软 件开发6杨晓飞男大专助理工程师组员负责专业 培 训7季 鑫男大学工程师组员负责设备 管理山东省深基建设工程总公司二、选课理由 随着现代建筑事业的快速发展，我
3、公司的规模也日益膨胀，年合同额由2005年的1700万提升到2008年7000万，年竣工项目由2005年的82项增到2008年的152项，与此相应的工程竣工资料也逐年增加。工程建设有两个产品：一是工程实体，二是竣工资料，但在工程建设中，往往会出现重工程轻竣工资料现象。滞后的工程竣工资料管理方式往往导致：工程竣工资料丢失、不及时、不完整归档现象，混乱的竣工资料管理已明显制约了经济发展，我们迫切需要对此进行一次彻底的清查整顿，最终实现工程竣工资料归档的规范管理。山东省深基建设工程总公司二、选课理由 工程竣工资料是在建筑工程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录，是一种
4、独 有、不可替代的信息资源，是工程实体的有力凭证, 它在公司运作中起着举足轻重作用。施工涉及的行业与工程竣工资料数量都在逐年增多，繁杂的工程竣工资料需要一个规范的管理体系。及时归档、妥善存档，良好的工程竣工资料管理能反映一个企业的管理水平，树立良好的企业形象，有利于企业资质评审，提高企业的竞争力。山东省深基建设工程总公司二、选课理由 程竣工资料是我公司的技术储备，企业可以以此为依托开展技术交流，提高企业管理水平及工程建设质量水平。工程竣工资料是我公司经济的资料储备，准确、有效、完整的工程竣工资料是鉴别工程质量，特别是结构工程中隐蔽工程质量的重要依据，是工程合同管理、质量保证的有力依据。新世纪的
5、规模建筑，七八十年代的简单管理，针对我们目前的工程竣工资料管理现状，本QC小组提出 “提高工程竣工资料的归档率”的选题理由。山东省深基建设工程总公司三、现状调查 小组成立后，立即展开活动，按合同顺序对2005年到2008年公司承建过的 全部工程进行清查统计，具体情况统计如下表（表三）：20052008年工程竣工资料清查情况表 表三施工项目部工程勘察院检 测四年内工程总合同（份）182213153合计：548清工不需编制工程竣工资料（份）8180合计：26应编 制归工程竣工资料（份）184202153合计：539不完整归档工程竣工资料（份）351问题资 料合计：9 占应编 制归档资料1.7%不及
6、时归 档工程竣工资料（份）33352问题资 料合计：65 占应编 制归档资料12.5%逾期未归的借出工程竣工资料（份）29284问题资 料合计：140 占应编 制归档资料 25.9%完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅 期内未归资 料）（）合计：398 占应编 制归档资料74.1%部门检查内容山东省深基建设工程总公司三、现状调查 以四年内所有应编制归档工程竣工资料为基数，得出结果：不完 整归档工程竣工资料率1.7、不及时归档工程竣工资料率12.5%、逾 期未归的借出工程竣工资料率11.7、完整归档在册工程竣工资料（ 包括尚在借阅期内未归资料）率74.1%，现将上述统计绘制成下列直 观的饼分图
7、（图一）。 图一 山东省深基建设工程总公司四、设定目标本次活动具体目标表 表四本次活动目标：完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期 内未归资料）归档率由原来的74.1%提升到95%，表示如下柱状图（图二）。施工项目部工程勘察院检 测原状目标状目标原状目标不完整归档工程竣工资料（份）325110逾期未归的借出工程竣工资料（份）32635620不及时归档工程竣工资料（份）29528442总 计6413661252目标实现 后完整归档在册工程竣工资料 （包括尚在借阅期内未归资料）（）合计： 占应编制归档资料 95.0%尚存问题资料数问题资料类别山东省深基建设工程总公司四、设定目标现状目标74.1%
8、95%0100目标率提升柱状图 （图二）山东省深基建设工程总公司五、原因分析小组成员针对 “工程竣工资料归档低的现象”，组织了座谈和讨论， 从人员、机器、材料、方法、环境五个方面进行了因果分析，绘制了因 果分析图（图三）。图三山东省深基建设工程总公司六、确认要因09年04月20 日本QC小组召开会议，结合因果分析图对工程竣工资料归 档管理进行要因分析，确定主因，见下表（表五）。表五序 号原 因原 因 分 析方 法标 准人员结 论1资料重要性 意识差管理松懈，绩效奖罚不到位，工程 竣工资料重要性意识差调查 分析教育，学习白淑花主 因2自主学习意 识差 缺乏对学习的宣传教育，培训机会 少，员工自主
9、学习意识差调查 分析进行培训，每位员工达 到考试合格杨晓 飞非主因3归档资料表 格不统一工程竣工资料归档不规范调查 分析按国家标准统一归档资 料表格吕仁 军主 因4竣工资料存 储空间小 工程竣工资料保存空间布置不合理更 显房源紧张现场 测量保证资料安全存放杨晓 飞主 因5资料存储处 较潮湿防潮、防霉、防虫、防鼠任务重大现场 认证保证资料安全存储杨晓 飞非主因6工程竣工资 料管理制度 不健全施工管理粗放，旧的工资竣工资料管 理制度已不适用调查 分析制定新工程竣工资料管 理制度袁晴 华主 因7资料归档顺 序不科学施工管理粗放，不能对资料归档中 的时间、环节进 行科学计算调查 分析制订科学的资料归档
10、顺 序袁晴 华主 因8缺乏相应的 电脑软 件需要开发适用本单位归档资料的管 理软件现场 认证开发适用的内部软件马照 贵主 因9资料归档硬 件老化资金不足、硬件在使用过程中缺乏 专业人员细心管理现场 认证配备足够使用的硬件设 备季 鑫非主因山东省深基建设工程总公司七、制定对策 小组人员针对以上主要要因制定了相应的对策，落实负责人和完成日 期，绘制主要要因对策表，见下表（表六）。表六山东省深基建设工程总公司八、实施对策为顺利实现完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归 资料）率由74.1%提升到95，对现有工程竣工资料归档过程中出现 的主要问题进行对应解决，做出如下主要实施对策：实施一：增加
11、对工程竣工资料重要性的意识1、按季定期总结工程竣工资料的归档情况，汇编成书面材料报 送领导，既提高领导对资料管理的重视度，又能就其中发生的问题寻 求 领导帮助。提出量化工程竣工资料归档管理中奖罚标准的建议。2、把新制订的内部工程竣工资料管理制度发放到员工手中，做 到人手一份。3、搞好宣传教育工作，从思想上提高对工程竣工资料重要性 的意识，要求每位归档员提交学习计划，制定工作日志，为增加归档 员职业素质教育，每周进行集中学习，聘请专家做讲座，组织归档员 与兄弟单位交流经验，实行季度考试，成绩需达80分方为合格。下图 （图四）是绘制的具体学习培训板块。山东省深基建设工程总公司八、实施对策图四员工学
12、习培训板块实践目标专业理论规范、制度学习定期考核过竣工资料、书籍、刊物学 习外部交流、培训学习现代信息技术学习现场实践设定新目标不过山东省深基建设工程总公司八、实施对策实施二：资料归档顺序不科学工程竣工资料管理工作思路不清晰，导致它在收集、整理、移交、归档过程中责任人不明，极易出现资料出问题，为结束这一状况，为理顺工作环节，明确责任范围，本小组为繁杂竣工资料的归档创造条件，把工程竣工资料归档过程化为两阶段进行详细说明。山东省深基建设工程总公司八、实施对策 （工程竣工资料收集、归档阶段）本阶段特点：竣工资料内容繁杂、整理工作贯穿工程建设始终，设专职 竣工资料归档员，对工程竣工资料进行分类管理，日
13、清月结，保证需要资料 归档与工程建设同步，职责 明确就能提升工程竣工资料重要性的意识。山东省深基建设工程总公司八、实施对策 （工程竣工资料归档保存阶段）本阶段特点：防止工程竣工资料的意外损失，需加强借出资料的回 收问题。山东省深基建设工程总公司八、实施对策实施三：缺乏相应的电脑软件1、在本小组申请下公司增加了两台微机，充实到工程资料归档工作中，请专业人员对原有的微机及其它配套设备进行了全面维护：淘汰二台低性能微机，在不占用资金的情况下提高了三台微机配置，使其完全满足资料归档工作，对三台打印机、一台绘图仪进行维护，极大提高它们的工作寿命，为电脑软件的运行创造条件。山东省深基建设工程总公司八、实施
14、对策图七2、为便利工程竣工资料归档，组建立了自己的工程竣工资料access数据库，购置专业的Windows 2000 Server、杀毒软件，聘请专业网管优化了局域网，在管理层授权下设置用户权限，优化后的局域网简易模式如下图（图七）。山东省深基建设工程总公司八、实施对策3、 依托自有智慧，为方便资料的检索、查询、管理，本QC小组请教专业人员，积极开发适合本公司现状的工程竣工资料归档管理软件，该软件尚有待验证，截面如下图（图八）。图八山东省深基建设工程总公司八、实施对策实实施三：健全工程竣工资资料管理制度1、为给 工程竣工资料管理提供依据，规范人员的工作范围和职责 ， 由办公室出面，参照国家颁发
15、 的最新施工技术规 范、施工文件归档规范和 国家下发的工程竣工资料管理制度、施工部门档案竣工资料保管借阅制度 等，结合本公司的规模和具体情况，制定出一整套切实可行的工程竣工资 料归档管理制度。其内容包括：资料管理网络机构设置、竣工报告归档记 录表、资料借阅审 批表、工程竣工资料借阅单 ，该制度已装订成册，如下 图（图九）。 图九山东省深基建设工程总公司八、实施对策初拟制度初拟制度提交待批提交待批实践检验实践检验四个月后提交待批提交待批新制度形成新制度形成 提交待批提交待批工程竣工资料归档管理制度出台流程图图十1、新工程竣工资料归档管理制度经过反复修改、检验，出 台程序如下图（图十）。山东省深基
16、建设工程总公司八、实施对策实实施五：资资料保存空间间少1、为增加竣工资料存储空间，小组对远 离公司驻地的郭店基地一间长 年不用办公室进行修缮作为旧竣工资料存储室，经多天辛苦搬运把05年前所有归档的竣工资料打包整理过去，大大节约 了公司驻地资料室存储空间不足问题 。2、申请公司购置一批资料柜、资料袋，本小组又修整了旧有的资料柜、文件夹等，重新规划资料存储柜摆放布置、重新编号整理资料、清理出大量空间，腾出公司驻地资料存储室大约三分之一的空间。山东省深基建设工程总公司九、效果检查 序号要因对策目标完成情况1资料重要 性意识差学习、教育每位资料归档员须经 过培训考试，成绩达 80分方可上岗集体培训10次，组织一次书面考试，归档 员成绩均92.4分2资料归档 顺序不科 学制定科学的资 料归档流程工程竣工
