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1、第4章 文档处理计算机应用技术基础 2010第4章 文档处理主要任务 认识文件与文档的 区别 掌握文档的基本处 理方法及综合应用重要案例 科技文档编写规则 Excel的地址与函数 幻灯片动画设置文档 vs. 文件 In the PC world, the term （document） was originally used for a file created with a word processor. In addition to text, documents can contain graphics, charts, and other objects.” 文档处理的重点在于，图像、
2、图表和其 他对象4.1文字处理 Word 2003的工作界面 文字处理单元 文字编辑与存储过程 文档编排 特殊项目编排 插图制作 表格制作 科技论文编排Word 2003的工作界面文字处理单元 文字与符号：汉字，可找同音字 词语和词汇: 同义词、翻译 段落：定义段内的格式 节：用来分栏 全文：联机翻译或简繁体汉字的转换文字编辑与存储打印 处理过程 文字和其他对象输入 内容定位，找到所需要的文本或元素 文本纠错，发现和纠正文档中的错误 文档组织，文档元素组织、移动、重用等 存储过程（保存、另存为、打印或预览） 保存成为不同格式（HTM、PDF） 打印输出文档编排文字编排 文字编排的基本 术语有字
3、体、字 号、字形、字间 距、基线与上、 下标等文档编排-段落编排 段落编排主要处 理段落中文字的 对齐、缩排、行 距与段间距、边 框与底纹、列表文档编排-版面编排 页面设置 纸张大小及打印方向 版心的设置 单、双页的处理 版面布局与修饰 分栏、图片定位、文 本框、层处理特殊项目编排 标题、目录、索引 题注、脚注、尾注 页眉、页脚 公式编排 图文混排图文混排 基本操作对象是 图片、艺术字、 文本框等 基本方法是对象 的环绕方式及上 下层叠加的关系 设置插图制作-基本绘图 Windows的画笔 软件 画布、画笔、 橡皮、调色板 、颜色罐（颜 色刷）等工具 使用鼠标画图插图制作-图元制图 Word图
4、元，基 本图元有：直 线、折线、弧 线、三角形、 四边形、多边 形、任意形、 圆、椭圆图元制图元素 封闭图形元素 多边形、任意形、椭圆及圆形 有内部颜色（灰度）填充属性、边界线颜色 （灰度）属性及边界线的线型（如粗细、实 线或虚线等） 非封闭图形元素 边线颜色属性及边界线的线型（如粗细、实 线或虚线、各种带箭头的线型等）图元制图过程1. 选择图元，构建图形 2. 选择连线，连接图元 3. 安排图元的上下层次，遮挡关系 4. 填充着色，标注文字 5. 组合图元，插入到文字中图形库资源应用 亿图、MS Visio等提供 大量的图库 资源，设计 完成后，可 以插入Word表格制作 设计表格，合并 单
5、元格； 将表格中的数据 转成普通的文字 （网页文档）； 将结构化数据转 成表格（自动填 入） 表格格式订制科技论文编排Word的论文修订模式4.2电子表格 Excel 2003基本概念 Excel基本操作 公式与函数 Excel图表 排序筛选与分类汇总电子表格的用途 创建专用图表 计算管理数据 直观分析数据 有效保护数据 数据库产品间数据 的转换 支持“自动功能”Excel 2003基本概念Excel 2003基本概念 工作簿（Book） 工作表（Sheet） 单元格和地址 表格行 表格列 工作区域 工作表集合 （当前）活动单元格Excel地址Excel基本操作 选定活动单元格：填入数据、设置
6、属性 选定单元格区域：进行复制、更新、删 除等操作 输入、修改数据：文本、数值、时间等 单元格数据的填充：用“填充柄”快速 、准确地自动输入数据Excel自动填充公式 =(SUM(B4:E4)-INCOME)*0.03 公式标志（等号） 运算数据 常量数值、函数结果值 单元格地址、标志名称公式 Excel中的公式必须以“=”或“+”开始 后跟用于计算的表达式，表达式是用运 算符将常数、单元格引用和函数连接起 来所构成的算式 可以使用括号来改变运算的顺序 示例演示单元格引用方式 Excel在进行公式复制时，会根据公式的 原来位置和目标位置计算出单元格地址 的变化 例如：F2 =C2+D2+E2
7、复制到， F3 = C3+D3+E3 （相对引用） 相对引用是指在公式复制、移动时公式中单 元格的行号、列标会根据目标单元格所在的 行号、列标的变化自动进行调整单元格引用方式（绝对引用） 绝对引用是指在公式复制、移动时，不 论目标单元格在什么地址，公式中单元 格的行号和列标均保持不变 绝对引用的表示方法是在列标和行号前 面都加上符号“$”，即表示为“$列标$ 行号”的方法 如单元格$B$6、区域$C$5:$F$8单元格引用方式（混合引用） 如果在公式复制、移动时，公式中单元格的行 号或列标只有一个要进行自动调整，而另一个 保持不变，这种引用方式称为混合引用 混合引用的表示方法是只在要进行调整的
8、行号 或列标其中之一的前加上符号“$”，即表示 为“列标$行号”或“$列标行号”的方法，如 B$6、C$5:F$8、$B6、$C5:$F8等 这样，一个单元格的地址在引用时就有3种方 式4种表示方法函数 函数是Excel系统中已定义好的具有特定 功能的内置公式，包括财务、日期与时 间、数学与三角、统计等函数 通过【插入函数】按钮选择用户需要的 函数进行计算数据函数（续） 通过使用插入函数 可以很方便地进行 函数运算 如果用户直接输入 函数名称，Excel中 提供了函数名称提 示的功能函数应用举例函数按功能分为以下几种类型： u 数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） u 统计函数（比如
9、， AVERAGE、COUNTIF） u 逻辑函数（比如， IF） u 财务函数（比如， PMT） u 日期和时间函数（比如， TODAY） u 数据库函数（比如， DCOUNT） u 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） u 文本函数（比如， CONCATENAT） u 信息函数（比如， ISBLANK）Excel的条件格式 Excel可以根据某种条件来决定数值的 显示格式； 条件格式可以帮助对敏感数据进行控 制Excel图表 用户可以利用图 表直观地显示数 据，从而便于用 户观察及分析数 据 Excel 2003自带 了14种图表图表应用提示 柱形图可展示工作表列或行中的数据，以比较
10、数值大小、变化与比例 折线图可展示工作表列或行中的数据，用来反 应数值与整体、数值自身的变化趋势 饼图可展示在工作表的一列或一行中的数据， 用来显示数值局部变化情况 气泡图可展示工作表列中的数据，用来显示数 值之间的变化趋势图表相关名词术语图图例数据标记标记数据序列类类型轴轴 (X)刻度线线值轴值轴 （Y）选择图表类型创建图表Excel的文档修饰 表格内容的修饰 调整行高和列宽 设置对齐方式 添加底纹和边框线 文字内容（字体、大小） 数字内容（小数、负数） 自动套用格式Excel的自定义数字表达 Excel的每 个单元格 可设置格 式 自定义是 较灵活的 一种数据有效性控制 设置数据有效性规
11、则可以对输入数据 进行控制，减少差 错； 也可以从适当的数 据源获取数据，减 少输入的工作量数据清单正确创建规则：正确创建规则： u列名唯一 u纯数据（杜绝空行、非法数据） u同列数据的数据类型和格式应完全相同 u避免在一张工作表上放置多份数据清单利用记录单可以进行下列操作：利用记录单可以进行下列操作：u输入数据u修改和删除数据u查找数据清单中的记录使用记录单编辑数据清单建立数据清单以后，可以用下面的方法输入数据：从其他应用程序导入数据； 直接往工作表中输入信息；使用Excel提供的记录单 功能。记录单 是Excel提供的一种较轻松的工具，用以完成数据清单的创建和维护 工作。使用记录单输 入数
12、据的方法：首先将鼠标指针放在数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据/记录单 ”命令，打开当前选中数据清单的记录单 。利用记录单对话 框不仅可以添加记录，还能够修改和删除记录，还可以使 用通配符查找相近的记录，如在“姓名”编辑框中输入“王*”，单击“下一条 ”按钮即可查找四个分公司中所有姓“王”的员工。2.排序条件： uu单一条件单一条件的排序（快速排序） uu多重条件多重条件的排序（轻重缓急）1.数据类型： u文本A,B,Z Z,X, A u数字1,2, 10,9, u日期Jan 1, Dec 31, 数据排序排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按 字母顺序、数
13、值大小以及时间顺 序进行排序。当排序的约束条件只有一个时，可采用排序按钮“升序” 按钮 和“降序”按钮 ， 实现快速排序。如果需要设置两个以上的排序约束条件，可使用“排序”对话框 进行排序条件的设定。多重条件的排序用以设置两个以上的排 序约束条件。利用排序功效的持续性特点解决多条件的复杂排序问题利用排序功效的持续性特点解决多条件的复杂排序问题自定义排序序列1.升序北京、东京、南京、西京 2.降序西京、南京、东京、北京 3.自定义总部（南京）、分部（北京、 东京和西京）可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受ExcelExcel对各对各 种类型数据的排
14、序规则的限制。种类型数据的排序规则的限制。筛选数据大表明晰的小表有条件的筛选u自动筛选 u高级筛选使用“高级筛选”功能“高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。或或与与分类汇总先分类（排序）， 后按类汇总分析。分级显示符号分级显示符号分级显示数据嵌套分类汇总嵌套分类汇总的前提嵌套分类汇总的前提 是数据已按两个以上是数据已按两个以上 关键字排序分类关键字排序分类。4.3 电子演示文稿 PowerPoint的视图模式 使用内容提示向导创建演示文稿 使用设计模板创建演示文稿 幻灯片中文字的输入 幻灯片中图片的插入 幻灯片中动画设置电子演示文稿概述
15、 PowerPoint与Word的差别如下： Word是面向文字流的，图片嵌入文字；PPT 面向图片或文本框，所有文字、对象嵌入在 文本框中 Word是输出对象主要是纸张；PPT是屏幕 PPT可以嵌入动画、自动演示、视屏和音乐电子演示文稿概述（续） 制作演示文稿的过程是： 确定方案准备素材初步制作装饰处理 预演播放 其中，前两步要求确定表现的主题和内容， 并以此来决定表现方式并收集必要的素材； 后三步属于制作、修饰和播放处理的技巧PowerPoint视图模式-主视窗开始工作和版式窗格普通视图的幻灯片模式幻灯片浏览视图放映和备注视图用内容提示向导创建演示文稿 对于各种机构的例行工作，PowerPoint 中设计了一批包含内容、提纲的幻灯片 样本 包括常规、企业、项目、销售/市场、成功 指南、出版物等类型 这对于初涉职场的人员会有帮助内容提示向导的应用内容提示向导的效果使用设计模板创建演示文稿 使用设计模板创建演示文稿方 便快捷 模板的内容很广，包括各种插 入对象的默认格式、幻灯片的 配色方案、与主题相关的文字 内容等 模板以*.pot为扩展名幻灯片中文字的输入 幻灯片主体文本 中的段落是有层 次的 每个段落可以有 五层，每层有不 同的项目符号， 字型大小也不相 同幻灯片中图片的插入 PPT可以
