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1、1第一章 竣工文件材料编制细则一、总则为了切实做好平阳高速公路工程档案管理工作，规范竣工文件材料立卷归档工作，保证档案质量，能够向档案管理（使用）部门移交一套完整的档案，更好地为以后的养护管理、改扩建工作提供信息服务，根据国家和山西省有关档案管理规定，特制订平阳公速公路竣工文件编制办法 ，以下简称编制办法 。本编制办法为专项工程规定，仅适用于山西平阳高速公路。平阳高速公路竣工文件，是指自本项目立项审批（核准）至竣工验收产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录（即指本工程从项目的提出、立项、审批、勘察设
2、计、工程准备、施工到竣工投产使用，全过程中所形成的文件、图表、声像等材料） 。竣工文件是公路工程项目建设全工程的真实写照，是公路工程项目交竣工验收、质量等级评定、养护管理的主要依据，也是公路工程项目新改建工程及科研工作的主要参考资料。各有关单位要根据本编制办法的要求认真做好竣工文件的收集、整理、编制、归档工作。二、编制依据本编制办法的编制依据如下：1、 科学技术档案案卷构成的一般要求 （GB/T11822-2008） ；2、 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002） ；3、 照片档案管理规范 （GB/T11821-2002） ；4、 电子文件归档与管理规范 （GB/
3、T18994-2002） ；25、交通部关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065 号） ；6、交通部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 （交办发2010382 号） ；7、 山西省档案管理条例 ；8、 山西省重点公路工程项目文件材料立卷归档实施办法 （晋公建综字200842 号） ；9、其他档案管理规定。三、工作组织与责任山西平阳高速公路建设管理处对竣工文件的收集归档工作总负责，负责做好建管处形成的文件材料的收集、整理和归档工作，同时承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作
4、内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。各参建单位应明确竣工文件编制工作的负责人（一般为技术负责人） ，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷和移交工作。四、收集范围竣工文件的收集范围按照交通运输部关于印发公路工程竣工验收办法实施细则的通知 （交公路发201065 号）中附件 2公路
5、3工程项目文件归档范围的规定执行。各阶段文件收集归档责任分工按照交通部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 （交办发2010382 号）附件 1公路建设项目文件材料收集归档单位执行。平阳高速公路竣工文件收集范围及责任划分详见本编制办法第三章。设计单位应对电子版设计文件予以归档；各参建单位对实施计算机辅助项目管理的文件（计量文件、试验资料等） ，电子文件需与纸质文件同步归档。各有关单位（部门）应按照设计归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。五、基本要求1、凡按本编制办法要求归档的竣工文件，因要长期
6、或永久保存，为防止褪色变质，必须用碳素或蓝黑墨水书写，禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。归档文件必须书写工整，字迹线条清晰，修改规范。2、收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰可辨。3、竣工文件应采用优良纸张，规格基本统一，小于A4 纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4 纸上；如果连续两页均小于二分之一 A4 纸时，可将两页纸同时贴在A4 纸上。4、竣工文件每图每表必须签章完备，
7、签字必须真实，不得代签、漏签，编制完毕后经各单位主要负责人审核，签审后，才可组卷上报。45、收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如 需清稿，须经原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填 写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完毕，且为相关责任人亲笔签名。6、文件格式6.1 竣工图表均采用仿宋字体：总目录、总说明、标题栏采用3号，图中附注说明文字采用4 号。6.2 文字资料统一采用微机“Microsoft Word 2003”文字编辑软件，采用4 号仿宋体，每页28 行、每行 30 字。6.3 所有文件的题目
8、采用小 2 号宋体字，小标题用3 号黑体字，其余采用 4 号仿宋体字。6.4 所有表格的表名采用小 2 号宋体字，表中的所有项目及填写内容可根据字数多少，选择小 4-5 号仿宋体字。6.5 页面左边距与上边距2.5-3.0cm，页面右与下边距2-2.5cm。6.6 竣工图表采用A3 纸（420cm297cm） ，文件资料采用A4 纸（210cm297cm） 。六、竣工图编制要求1、竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应有编制单位逐张加盖竣工图章并签署，将监理审核签字认可。2、竣工图应能全面、准确、清晰的反映项目竣工时的实际情况。特别是隐蔽工程的高程、各部尺寸和地质情况，必须如实反映。竣工
9、图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施5工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。3、竣工图在设计文件基础上编制，若施工图没有变化，可将原图装入 3#标准图框内复印成图。一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图。4、凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图，并加盖竣工图章。5、同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所
10、在位置并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制。6、竣工图的图例和图幅应与原设计图一致。7、编号办法：参照原设计图纸，在原施工图编号前加“J-” 。“页号”用铅笔在右下角用阿拉伯数字依次编写。8、由分包单位或联合体单位完成的工程，应以总施工单位为主进行编制。9、竣工图应逐张加盖红色印泥竣工图章在图纸的右下方（竣工图标之上）空白处；图章式样见附件：图表八。10、竣工图表一般使用A3 纸，其它规格的竣工图应折叠（折叠要求按 GB/T10609.3 执行） ；蓝图可不装订，逐张加盖档号章，装入卷盒内附有卷内目录，备考表即可。11、竣工图的更改方法11.1 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一
11、般是划改；局部图形更改可以圈出更改部门，在原图空白地重新绘制。11.2 利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。11.3 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字6说明。11.4 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。11.5 有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。11.6 新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。七、竣工文件整理1、竣工文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系
12、，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。1.1 立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。1.2 勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。1.3 招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。1.4 工程准备阶段文件材料按照审配事项及相关手续办理过程分别整理组卷。1.5 工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。1.6 变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件设计变更文件与竣工图档号对照一览表 ） 。71.7 计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分
13、别整理组卷。1.8 施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。1.9 施工文件材料：1.9.1 原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理文卷。除此以外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。1.9.2 施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。1.9.3 竣工图按照专业、图号分别整理组卷。1.10 监理文件：1.10.1 监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件
14、、费用控制文件等分别整理组卷。1.10.2 平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。1.10.3 旁站监理记录按施工合同段整理组卷。1.10.4 监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷。1.11 工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。2、卷内文件材料系统化排列：82.1 立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。2.2 设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。2.3 工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。2.4 建管处及监理就质
15、量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。施工单位不需要整理建管处及监理单位的普发性文件，监理单位不需要整理建管处的普发性文件。2.5 施工文件材料：2.5.1 原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。2.5.2 变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。2.5.3 各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。2.5.4 按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。2.5.5 合同
16、段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。2.5.6 竣工图按照专业结合图号依次进行排列。2.5.7 设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备9安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。2.6 监理文件2.6.1 监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。2.6.2 旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。2.6.3 监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。2.7 计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。2.8 试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。3、经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用铅笔阿拉伯数字逐页编写页号。已装订成册的文件
