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1、销售与收款环节的内部控制设计 会计内部控制系列谈之二戴耀华销售与收款环节的基本业务销售与收款环节涉及的主要业务包括 接受顾客订单一批准赊销信用 一编制销货通知单一按销售通知单供货一按销售通知单装运货物一句 顾客开具销售发票一记录销售一办理和记录现金、银 行存款收人一办理和记录销货退回、销货折扣与拆让一提取坏账准备一注销坏账。上述业务主要涉及到以下部门销售部门、信用管理部门、仓储保管部门和会计部门一内部控制目耘与内部控制关键点内部控制目标是企业设计内部控制制度的要旨所在,内部控制目标能否得以实现是检验所设计的内部控制制度成功与否的标准,可见,内部控制目标在整个内部控制制度设计工作中具有关键的统领
2、作用。销售与收款环节的控制目标与内部控制关键点见下表销售与收款环节的内部控制目标和内部控制关键点现现有销货业务均已登记记发运凭证或提货单均经事先编号并已经登记人账账人人账账钠售发票均经事先编 号井已登记人账账登登记人账的乍剖行 数量确确销售价格、付款条件、运费和销售析扣的确定已经适当的授授系系已发货的数最,作 已已权的批准准正正确开具收款账一准并登登由独六 人员对销售发票的编制 乍 内部核查、记记人叹 长长长销销货业务的分类正确确采用适当的会计科目表表内内内部复核和核实实销销货业务的记录及时时梁用尽量能在销货发生时开具收款账单和臀记 人账的拎拎 制制制方法内内内部核查查销销 货业务巳终正确地记
3、记甸月走期给顾客寄送对账单单人人明细账、洲经正确汇总总由独立人员对昂叫全 账款明细账作内部核古, ,将将将应收账款明细账余额合计数气其总账余额进行比较。三基本内部控刮制度 适当的职责分离适当的职责分离是现代企业内部会计控制的重要 方式之一,职责分离的核心是“内部牵制”。内部牵制要求企业对不相容职务、飞而以记山进行分离。刘丁销售 与收款环节,适当的职责分离有助干防止各种有意的或无意的错误。销售与收款环节应适当分离的职务主要包括 接受客户订单的人员不能同时是负责最后 核准付款条件的人员。付款条件必须同时获得销售部门和专门追踪和分析客户信用情况的信用部门或会计部门下的信用小组的批准发货通知单的编制人
4、员不能同时负责货款的收取、产品的包装和托运工作 填制发票人员不能同时担任发票的复核工 作力理退货实物验收工作的人员必须同退货账务记录分离 应收账款的记账人员不能同时成为应收账款的核实人员。正确的授权审批 授权审批是每一项经济业务的执行必须经过一定形式的授权或批准。有效的授权审批应明确授权的责任和建立经济业务授权审批的程序。对于销售与收 款环节而言,主要存在以下三个关键的审批关键点在销货发生之前,赊销已经正当审批 未经正当审批,不得发出货物 销售价格、销售条件、运费、折扣等必须 经过审批 前两项控制 的目的在于防止企业因向虚构的或 者无力支付货款的顾客发 货而蒙受损先而价格审批 控制的口的则在于
5、保证销货业务按照企业政策规定的价格开票收款充 分的凭证和记录充分的凭证与记录是现代企业内部控制的重要因素,是记录和反映经济业务的载体,也是其他控制 形式的有效保证。凭证与记录需预先连续编号,检查遨鱼出版经济加眨邪全部有一编号凭证与记录是否按规定处理是检查完整性的重要控制措施,可以有效的防止经济业务的遗漏和 重复,并可根据完整性检查发现是否存在舞弊现象。定期寄送对账单 定期与企业外部的客户进行账务的核对工作,有助于检查企业的会计处理是否正确及时,同时有助于减少债务纠纷。企业应独立于现金出纳、销售人员 及应收账款记账的人员定期向客户寄送对账单。客户 对于应付账款余额不符情况及时作出的说明,企业可以
6、据此检查账簿记录并进行恰当的处理为保证该项控制的有效性,企业应考虑指定一位独立于现金出纳、销售人员及应收账款记账的人员进行处理。内邻核查程序由内部审计人员或其他独立 人员核查销货业务的处理和记录,是实现内部控制目标所不可缺少的一 项控制措施。下面举例说明根据内部控制目标设计内部核查程序内部控制目标与内部核查程序登记人账的销州厂务是真实一均销货业务均经适当审批听有悄货业各均已登记人账夸记人账的梢货业务均经正确估价登记人账的销 货业务的分类险当销货业务的记录及时销价业务已经正确地记人明细账并经准确汇总检查销售发票的冲续性并审查所附的佐证凭亚查一知顾客的信用青涅、确定按企业的政簧是西应批准赊销检查发
7、运凭证的连续匣,并将其与生营业务收人月细账核对将销售发票上的数量与发运凭汗士的记录进行比较核对将登记人账的销货业务的原始凭证与会计科目表比较核对检查开票员所保管的未开票发运凭证,确定是否包括所有应开票的发运凭证在内从发运凭证追查至士营业务收人明细账和总账。其是否具有良好的商业信用同时信用管理部门还应考虑本次订购的数量是否异常,如企业具有良好的商 业信用且此次订购基本接近历史订购数量,即可办理批准手续如果所需数量大大超过了历史记录,在办 理批准手续前,必须要求客户提供近期的财务报表,并通过对财务报表的审查来判断客户近期的财务状 况,然后决定是否接受赊销 对于新客户提出的购货订单,信用管理部门必
8、须要求其同时提供能够证明其资信情况的资料和财务 报表 通过分析其资信情况和审查财务报表来决定是否接受其购货订单,以及允许的信用限额。当客户难以提供其资信情祝的资料时,企业也可以采用另一种 控制手段来接受订单,即对本次订单规定最大供货数量,在客户被证实确有良好信誉后,供货数量才能允许被扩大。对现销的购货订单,上述审核客户信誉的控制 程序可以省略,但订单的接受仍需得到销售部门经理的签字同意对收到 的每一份销售订单都必须登记在购货订单登记簿上,在成交后,销售执行情涅和客户支付情 况也应记录在该登记簿上,从而保证从可信赖客户处 收到的订单尽快给予满足和为日后再处理客户的购货订单积累资料。销售与收款环节
9、的业务流程的设计一少艺了冲盏的证实和审核毓赓卫 企业的销售预收款环节始于客户提出的购货订单。企业的销售部门收到订单后,需要首先送到信用 管理部门办理批准手续。对于赊销业务的审批,信用管理部门应根据企业的赊销政策,以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行。企业应对每个新顾客讲行信用调查,包括获取信用评审机构对顾客信用等级的 评定报告。信用管理部门的有关人员应在销售通知单 上签署是否予以赊销的意见后送回销售部门,批准必 须由经信用管理部门主管或其他被授权人签字同意才有效、设计信用批准控制的目的是为了降低坏账损失 风险。企业应分别对原有客户和新客户进行审查 对于企业的原有客户,应考察过去的成交记录,确
10、认二俏售酒知单的编制和撰实流理 企业收到客户的订货单以后,应编制统一的销售通知单,销售通知单可以说是贯穿控制整个销售业务的执行的单据。在编制销售通知单前,销售部门首 先应向发货部门询问所订货物是否有库存,如无库 存,应及时通知客户如有库存,应及时编制销售通知单。销售通知单一式多联,以完整和规范化的格式记录不同的客户订单内容,如所订货物的货号、数 量、价格等,同时也记录销售过程所需的各种授权和批准,为发运业务的执行和有关账册的记录提供书面依据。发运通知单必须在事前进行连续编号,在执行 后应归档管理,并由专门的人员对其进行定期检查。三俏货 业务的执行旅涅 企业仓储部门根据已授权审批的销售通知单发
11、货。实际发货的品种和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上,并将其中一联交会计部门人账,如果包装业务也由仓储部门执行,则应同时填制包装情况表,记录其完成的工作量。运输部门人员在装运之前,必须进行独立验证,佣出版经济么以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销售通知单,并且,所收到商品 的内容与销售通知单一致。运 输部门的装运凭证或提货单由 电脑或人工根据销售部门的销售通知单编制,一式多联且连续编号,按序归 档的装运凭讹通常由装运部门保管 装运凭证提供了商品确实已装运的证据。不管是仓储部门还是运输部门,发货业务执行者的行为必须受到其他独立人员的监督,它包括对所发运货物实物的清点以及同销售通知单列明
12、的品种和数量的核对任何发运的清点复核人员应在有关凭 据上签字。负担的销售费或其他税金等。发票联数在各个企业有各种不同的确认方法,它根据各个客户、税务部门和本企业管理的要求的变化而变化。了四夕俏货发票的控制游挥在会计上,销售发票足销售业务的证实记录。如果在发票和开具的账单方面缺乏有效的控制,会导致企业财务状况的反映不实和舞弊行为的发生。例如,货物已发运或劳务已提供,但末开具发票会导致销售 收人和应收账款的少计、货物的多计收款时门延长,使发生坏账的可能性增加对填制发票 的控制,是通过对开票的授权来进 行的。而这一授权是应以适当的附件为依据的。这此附件包括客户的购货订单、发 货通知单等。当这些附件获
13、得之后,开票人员就可以据此开具发票对发票开列 的数据和其他内容的控制可以从以 下几个方面进行控制 对开票依据发货通知单等上的连续编号,以 保证所有发出货物均要开票 发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照 发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发货数量记录或完成的劳务数量记录为依据,并应受到非记录发运数量人员的检查 发票上的价格必须以信用管理部门和销售部门批准的金额或价格目录为依据,并应受到独立于销售职能的其他人员的检查 的 发票的内容应受到其他独立十发票编制人员的复核发票总额应加以控制,即所有发票应定期 加出合计金额,以便同应收账款或销货合计数相核对 开票人应使用和保留连续编
14、 号的发票包括作 废的发票,独立干发运货物和开票的人员应定期检查事先连续编号的销售发票和发货通知单来实现。发票格式可根据企业的规模和所采用设备的复 杂程度来确定。它通常包括的内容有价格、信用条 款、特殊的折扣、应向客户收取的运费以及应有客户五夕折扣与折让政策的制定和审核流程 折扣与折让是营业收人和应收账款的抵减项日,企业应建立严格的审核制度。对多数企业来讲,给予 客户一定的折扣是相当普遍的销售行为,因此企业应当制定较为详细的折扣政策或规定例如,商业折扣 规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件,不同数 量和品种的购货订单可享受的折扣比例等 现金折扣规定应详细说明适用的范围和不同支付时间可享受的
15、折扣比例等。折扣政策必须得到有关授权人员的批 准,一般为销售部门的经理。办理现金收人或记录应 收账款明细账业务的人员不能同时负责给予客户的折扣的业务 销售折让属偶然经济行为,一般不具有共性特征,往往需要具体问题具体分析,因此,当客户提出折计要求时,企业应对其提出的理由加以记录,并派 专人核实理由,最后由授权人员复核客户提出的理由 和企业调查结果,并决定在特定情况厂给予客户的特定打 子让金额。任何折扣和折让的批准义件应记录在事先连续编号的折扣折让事项备忘录上,并山专门人员定期检查此备忘录厂六夕应收贴款的控制流程在大量采用赊销的情祝下,应收账款往往在企业的资产中占相当大的比重。由十 应收账款是一种
16、记录在账的债权而非存在于公司中的实物资产,它容易被非法挪用,同时应收账款是否可收回直接影响到公司 的资金流,同时,应收账款记录也是信用管理部门确定信用政策和是否增加限额的依据,所以应收账款控制是销售环节的控制重点。一般应实施的控制方法有 应收账款的记录必须以经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据。根据应收账款的明细 账户余额定期编制应 收账款余额核对表,并将该表寄送客户核实,编制该 表的人员不能同时从事记录和调整应收账款的工作应收账款的总账和明细账户的登记应有不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账 凭证分别登记,并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账和明细账的余额 由信用管理部门定期编制应收账款分析表,鱼出版经济从中分析出是否存在虚列的应收账款或不能收回的应收账款。幼规定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收和索取货款,以保证公司债权得以收回应收账款的各种贷项调整包括坏账冲销、折扣与折让的给 予等必须经财务经理批准才能进行七少退货理赔的审孩流程在正常情况下,理赔业务在销售环节中不应当 是很多,但由于其对企业的信誉有较大的影响,理赔审核的控制仍非常
