秘书学复习材料、提纲

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1、 绪论绪论、秘秘书书的概念及内涵的概念及内涵 韦氏秘书手册（美）：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促。既能主动 负责、积极进取、干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。 国际职业秘书组织 （一）秘（一）秘书书的概念：的概念： 在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队，院校内的 一种行政职位，主要通过掌管文书、辅助决策、处理日常事务来实施辅助管理、 综合服务的工作人员。 （二）秘（二）秘书书概念的内涵概念的内涵 1、从属性、从属性 “可以有没有秘书的领导，但不能有没有领导的秘书”。秘书的工作就是围绕 领导来工作。 2、 、辅辅助性助性 为领导服务，辅助领导工作。 3、参、

2、参谋谋性（高性（高级级秘秘书书） ） 调查研究、信息处理、出谋划策、提出方案（拟办） 4、 、综综合服合服务务 辅助领导工作形式是广泛的、是多方面的、是综合的，事无巨细。 二、秘二、秘书书的起源与沿革的起源与沿革 古代：古代：秘书一词出现在东汉时期，最早指宫禁藏书。后东汉出现秘书官职，负责记 载秘史、管理秘籍。 近代：近代：清末：机构改革，设置秘书。 （过渡标志） 辛亥革命时期：南京国民政府废除旧式公文，规定新式公文类型。民间团体、 企业开始聘请私人秘书。秘书队伍壮大。 北洋军阀时期：秘书事业发展倒退。 国民党统治时期：由于国民党政府腐败，机构混乱，秘书队伍虽有一定规模， 但效率不高。 现现代

3、：代：新民主主义革命时期：秘书工作是随党的创建而逐渐发展起来的，经历了 从无到有、从小到大、逐步改善的过程，特点是秘而精。 解放战争时期：秘书工作积累了丰富经验，秘书队伍初具规模，为建国后秘 书工作的迅猛发展奠定了基础。 新中国60 年代：发展势头好，积累了丰富的经验，形成了一套行之有效 的规章制度，也培养了一批素质较高、意志坚强的秘书队伍。 ：秘书事业毁于一旦。 十一届三中全会后：78 年 12 月，我国秘书队伍开始日益壮大，秘书队伍素质 提升。 80 年代初，产生具有中国特色的秘书学。秘书学的教育研究步入一个新时期。、秘秘书书学的研究学的研究对对象、性象、性质质和特点。和特点。 1、 研究

4、对象：秘书、秘书工作及其规律、秘书机构设置。2、 秘书学的性质：属社会科学类，是行政管理学的一个分支，并且与其他相关学 科相互影响渗透，共同发展。 3、 特点：我国秘书学具有很强政治性、实践性、科学性。 、我国秘我国秘书书学的研究学的研究发发展展历历程。程。 1、秘书学发展阶段及其特点。 （1）1978.21985.1：摸索探求时期。 （2）1985.11990.1：方针清楚、路子明确、势头迅猛。 （3）1990.1今：新的巨大推动力。 2、秘书学今后研究趋势展望。 秘书工作的参谋职能进一步强化，要求能参政议政。1办文、办事、办会、办信等常规工作的运转要走向高效率。2操作办公自动化、设备和外语

5、这两大技能将日益得到重视。3第一章第一章 秘书工作的任务、性质、特点和基本原则秘书工作的任务、性质、特点和基本原则 一、秘一、秘书书工作的主要任工作的主要任务务 1、 辅助决策 2、协调工作 3、文书处理和撰制 4、调查研究 5、信 息工作 6、会务工作 7、信访工作 8、文书立卷和档案管理 9、 查办工作 10、印信、证章的管理 11、值班和接待工作 12、机关内 部事务和管理 13、机要保密工作 14、领导人临时交办的工作 二、秘二、秘书书工作的性工作的性质质 1、从属性 2、辅助性 3、参谋性 4、综合性 三、秘三、秘书书工作的特点工作的特点 最重要特点最重要特点： 实践层次（受命而行）

6、双双层层次性次性思维层次（与领导同步、思维方式要与领导处于同一层次） 从全局、从发展、从长远、立足点高、视野宽、视角新。被动性与主动性的对立统一事务性与政治性的对立统一：些微小事，事关大局 形成一系列特点形成一系列特点 机要性与群众性的对立统一：把握好适度点，既不脱离群众， 也得保守秘密经常性与突击性的对立统一 四、秘四、秘书书工作的基本原工作的基本原则则：不失：不失职职、不越、不越权权。 。 两种两种倾倾向要反向要反对对： ： （ （1）反）反对对越越权倾权倾向：向： 无意越权：由于经验不足、主动过分等原因造成的。1有意越权：“二首长作风”、会造成违法乱纪、谋取私利。2（ （2）反）反对对失

7、失职倾职倾向：向： 、宁可越权而不失职1、当事情危急，直接关系到人民群众生命财产安全是，即使领导不在，秘书也1要挺身而出，先斩后奏，处理问题。 、当明知领导有严重错误偏差时，事关大是大非，原则上提倡秘书犯言直谏，2敢于说真话。 、宁可失职而不越权。2当情况复杂，一时难以判断，事情又不特别火急，领导又不在场时，秘书人 员不要轻易表态，处理问题。 第二章第二章 秘书工作的三大职能秘书工作的三大职能 第一节第一节 秘书工作的基本作用秘书工作的基本作用 一、枢一、枢纽纽作用作用 纵向上，秘书工作起着承上启下、上传下达的作用。 横向上，秘书工作沟通左右，联系内外。 二、助手作用：秘二、助手作用：秘书书是

8、是领导领导手脚的延伸手脚的延伸 为领导承担事务性工作，如办公、办文、办信、接待等工作。 三、参三、参谋谋作用：作用： 秘书是领导头脑的延伸。为领导提供决策咨询服务。 四、信息四、信息传递传递作用：作用： 秘书是领导的耳目，信息的传递是双向的。把听到的、看到的反馈信息给领 导，同时把领导的意图传达出去。 五、五、协调协调作用作用 六、六、门门面窗口的作用：面窗口的作用：秘书是领导班子的窗口，是单位的门面。秘书人员应提高各 方面的素养，端正自身的工作态度、注意礼仪。 第二节第二节 秘书工作的办事职能秘书工作的办事职能 一、一、办办事是秘事是秘书书部部门门的基的基础职础职能能 办办事事职职能：能：秘

9、书直接协助领导管理，并处理具体事务，即办事职能。 秘书通过从事事务性的工作，为领导、其他部门和群众服务，其根本目的及 作用在于组织的运转和提高效率。 二、秘秘书书工作工作办办事事职职能的特点能的特点 1、 、办办事高效运事高效运转转 办事职能体现在各种各样的具体的事务性工作中。这些工作应当形成一套 运转机制，因此秘书工作最根本的就是高效率。 、 2、 、职责职责范范围边围边界的不确定性。界的不确定性。 三、怎三、怎样样提高秘提高秘书书的的办办事效率事效率 办事效率指的是投入与产出的比值，投入越少，产出越大，效率就越高；反之 亦然，而高效率就是用最少的人力、物力和时间的投入，去做越多的工作，去创

10、 造最多的社会财富。 主要途径和方法：主要途径和方法： 1、理顺体制，合理设置吧办公室结构。不合理的表现：机构重叠、层次过多、关系 不顺、职能相连。 2、提高秘书人员的素质：德才兼备（德：政治素养、思想修养、工作作风、职业道 德等；才：业务素质） 3、采用科学的管理方法：规范管理法、目标管理法、计划管理法、统筹管理法、网 络管理法） 4、分清职责，是各环节有机配合。5、精简会议、精简文件：杜绝文山会海。 6、依法办事、加强督察。 7、办公设备现代化。 第三节第三节 秘书工作的参谋职能秘书工作的参谋职能 一、参一、参谋谋是秘是秘书书部部门门更更为为深深层层的的职职能任能任务务。 。 秘书为领导机

11、关决策活动提供有关的信息、咨询和建议，增强决策的科学性， 即参谋职能。办事是基础，参谋是更高的要求，两者统一在为领导提供综合服务 的职能中互相渗透又互相交叉。 二、参二、参谋职谋职能的能的实质实质和特点和特点 1、实质：为领导决策提供直接的服务。 2、特点：（1）参谋内容具有综合性 （2）参谋活动具有限制性 （3）参谋工作具 有随机性 三、参三、参谋职谋职能的基本内容能的基本内容 1、起草文件与领导讲话稿：直接为领导政务工作进行参谋服务的高层次工作。善 于拓展和阐发领导的基本观点，有时还要和领导讨论，提出自己的建议和构想。 2、公文拟办：既是事务性，也是参谋性。 拟办指的是秘书部门对部分收文准

12、备如何办理所提出的请示性、建议性初 步意见及如何处理该文的参谋建议供领导人参考。 3、核稿：是指在送交领导审批、签发之前，对文件草稿的全面审查。把政策关和 文字关，在文字内容上把关是核稿的主要任务。 4、调查研究和信息处理。 这是秘书部门参谋职能的最集中体现，是秘书辅助工作的前提和基础。体现 在为领导的决策工作提供参考依据和反馈意见。通过该任务实现参谋职能的关 键在于： （1）所提供的信息服务是超前还是滞后。 （2）所提供的信息是否经过综合处理 5、督察工作。重点：（1）各级党政部门在贯彻党的方针路线做出的工作部署以及 落实情况。 （2）各级部门领导的批示、交办事项的贯彻落实情况。 6、议事制

13、度 7、预案提案工作 第四节第四节 秘书工作的协调职能秘书工作的协调职能 一、一、协调协调是秘是秘书书工作的一工作的一项项主要主要职职能能 协调是管理的一项重要职能，就是指通过协调工作是一个组织中所有单位、 所有人员之间的活动同步化、和谐化。目的在于是组织内外各部门、各运转环节 不发生矛盾冲突、不失控、不重复。保证相互之间建立起良好的配合关系，最大 限度地调动每个成员的积极性，去实现组织的共同目标。 二、二、协调职协调职能的内容和意能的内容和意义义 1、协调职能的内容：工作协调、人事（人际）协调 都有对上、对下、同级、内外、上下左右内外的综合协调五个方向。要求： （1）把握整体动态 （5）日常

14、事务的协调 （2）协调工作计划 （6）本单位同别的单位及社区公共关系的协调（3）调整工作节奏 （7）单位内部人际关系的协调 （4）协调各个单位的关系 2、协调职能的意义： 为管理工作的正常运转创造良好的内外环境，表现在两个方面： 其一、协调工作能推动秘书工作向深度、广度发展。 其二、协调工作是秘书辅助领导进行管理和决策的重要方式，是保证领导做出重 要决策和管理的非常必要的工作。 三、三、协调职协调职能的能的实实施步施步骤骤 协调工作要根据协调计划和目标的需要按照一定的程序进行。 1、 调查阶段：收集并分析情况，掌握实施协调工作所需要的全部背景材料。 2、 制定计划：计划包括确定协调目标、拟定协

15、调步骤、选择协调的方式方法。 3、 确定协调人员：把握两原则： （1）协调人员和协调对象的身份要相称； （2）协调人员的能力和协调任务的难度要大体适应。 4、 （确定）选择协调方式方法：根据协调内容和对象的特点： 协调的方式、方法：会议协调、书信协调、电话协调、交谈协调。 5、确定协调时机和地点 正确选择协调时机是提高协调工作成效的必要条件（密切关注政策的动向） 6、实施的执行阶段：要求协调人员做到随机应变，将原则性和灵活性结合起来， 做到即遵循原则又灵活处理。 7、评估阶段 评估的主要内容： 评估目标的达成情况、评估协调人员在实施协调过程中的工作表现，能够为 开展后续的工作提供条件。 第三章第三章 秘书辅助决策与现代领导决策秘书辅助决策与现代领导决策 一、决策的含一、决策的含义义： ： 两个层面的意思： 1、 决策就是做出决定，即决策者经过多种考虑和比较后，对应当做什么和应当 怎么做所做出的决定。 2、 决策是管理工作的基本要素，是领导的基本职能，是领导者对两个以上的备 选行动方案进行选择的过程，其目的是为了有效地达到目标。 决策四要素： 1、 要有目标