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1、 南 京 市 市 政 管 理 处南京市市政公用工程质量安全监督站文件控制程序（N J S Z J D / C X - 0 1 ）版 本: B/0编 制: 综合办公室 日期：2009.7.1 审 核: 日期：2009.7.1批 准: 日期：2009.7.1受控状态: 分发编号:2009 年 7 月 1 日发布 2009 年 7 月 1 日实施1南 京 市 市 政 管 理 处 南京市市政公用工程质量安全监督站NJSZJD/CX-01 版本/修改：B/0程 序 文 件文 件 控 制 程 序1 目的对处（站）质量管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门、场所得到适用文件的有关版本。2 范围适用于处（站
2、）市政基础设施工程建设市场监管服务质量管理体系所要求的文件及本站确定所需的外来文件的控制和管理。3 职责3.1 处（站）长负责质量手册的批准和发布。3.2 管理者代表负责质量手册的审核和程序文件的批准，负责组织质量管理体系文件的编制。3.3 处（站）分管领导负责本部门作业文件的批准。3.4 综合办公室负责质量管理体系文件的归口管理，包括质量管理体系文件的标识、发放、更改、回收、销毁、归档，以及外来文件的识别、确定收集、有效性确认和管理。3.5 各部门负责本部门作业文件（管理制度）的编号，以及在用质量管理体系文件的管理和控制。4 工作程序4.1 文件的分类处（站）质量管理体系文件包括：4.1.1
3、 质量手册（含质量方针和质量目标）：是处（站）质量管理体系的纲领性文件，是各项市政基础设施工程建设市场监管服务活动的行为准则。4.1.2 程序文件：是质量手册的支持性文件，处（站）共编制了标准要求在内的7 个程序文件。4.1.3 作业文件：是确保处（站）质量管理体系过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括涉及处（站）市政基础设施工程建设市场监管服务活动有关的服务规范、2南 京 市 市 政 管 理 处 南京市市政公用工程质量安全监督站NJSZJD/CX-01 版本/修改：B/0程 序 文 件服务提供规范、服务检查规范及相关的行政管理制度。4.1.4 记录：包括程序文件（4.1.2）所规定的记录，
4、以及各类（项）处（站）市政基础设施工程建设市场监管服务作业文件（4.1.3）所要求的记录，是用于证实质量管理体系活动状态和结果的表格、单证、报告等。4.1.5 外来文件：处（站）确定的市政基础设施工程管理服务质量体系所需的外来文件，包括相关的法律、法规、规章、条例、办法等。4.2 质量管理体系文件的形式，按其承载媒体可以分为书面（纸张）文件和电子（软盘、光盘）文件。4.3 文件的编制和审批4.3.1 质量手册由管理者代表组织基础管理科编写，管理者代表审核、处（站）长批准发布。4.3.2 程序文件由各程序主管部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准发布。4.3.3 作业性文件由各职能部门组织编写
5、，贯标工作小组组织审核，处（站）分管领导批准发布。4.3.4 记录的编制和批准，执行记录控制程序的规定。4.4 文件的标识质量管理体系文件的标识包括文件编号、受控标识、版本、修改状态、分发编号等，由综合办公室按本程序相关条款组织实施（文件编号详见本程序附件） 。4.5 文件的发放4.5.1 文件分为“受控”和“非受控”两种。受控文件由综合办公室负责加盖红色“受控”印章，分发给处（站）领导、各职能部门负责人及认证机构。 “非受控”文件加盖蓝色“非受控”印章，经管理者代表批准，报送上级行政（业务）主管部门或其他组织。4.5.2 文件发放时， “受控文件”的文件领用人应在“文件发放 / 回收登记表”
6、中签名，确保处（站）各使用场所获得适用的受控文件。非受控文件的发放由综合办公室另行记录。4.5.3 综合办公室统一编制受控文件的分发号，以保证各领用人收取的全部受控文件均为同一分发编号，以便查寻或追溯。4.5.4 综合办公室负责编制处（站） “受控文件清单” ，各部门负责编制本部门“受控文件清单” 。上述清单应定期（年度）更新。4.6 文件的管理3南 京 市 市 政 管 理 处 南京市市政公用工程质量安全监督站NJSZJD/CX-01 版本/修改：B/0程 序 文 件4.6.1 文件持有人负责部门受控文件的保管，防止损坏和丢失。当文件因使用破损严重时，文件使用人应到综合办公室办理文件更换。新文
7、件仍按原文件发放编号登记。综合办公室在“文件发放/回收登记表”备注栏中注明“以旧换新”和更换的日期。回收的旧文件按本程序 4.8 条款规定处置。4.6.2 文件因保管不慎发生遗失时，文件持有人应及时向综合办公室报告，经管理者代表同意后重新发放。重新发放的文件给予新的编号，领用人在“文件发放/回收登记表”上签字，综合办公室在原发放登记备注栏中注明：遗失作废。4.6.3 受控的体系文件未经管理者代表批准，一律不得私自复印或外借。4.6.4 原版文件统一由综合办公室以书面形式或电子媒体形式在适宜的环境中保存，以防损坏、变质或丢失。电子文件必须备份。4.7 文件的更改4.7.1 受控文件的更改，由更改
8、申请人填写“文件更改申请单” ，说明更改的原因、内容、方式，经原文件批准人批准后综合办公室实施更改。必要时，由原文件编写部门组织相关部门人员，对更改的内容进行评审，确保更改有效。4.7.2 文件更改的形式和方法a） 划改：在原文件上将更改的内容用黑笔“划杠” ，并在修改处书写更改后的内容，同时在更改处加盖“更改”红色印章，并填写“文件更改页” 。b） 换页：文件某一页更改内容超过三处时，可采用将原文件整页撤换。并填写“文件更改页” 。c） 换版：质量管理体系文件，一般情况下三年更换一次。新版文件由综合办公室重新发放登记，同时收回旧版文件。新版文件应准确标识版本状态。4.7.3 文件更改由综合办
9、公室统一实施。综合办公室负责按“文件发放 / 回收登记表”统一收回需更改的受控文件，集中更改后再重新返还文件使用人。非受控文件不予更改。4.8 文件的作废、回收和销毁4.8.1 因破损、换页、换版作废的文件，由综合办公室在发放更换新文件时统一回收，加盖红色“作废”印章。4.8.2 需作为资料或参考借鉴保留作废文件时，综合办公室在封面上加盖蓝色“作废保留”印章，以防误用。作废保留的文件应是原版文件，由综合办公室统一存档。4.8.3 作废文件的销毁。由综合办公室填写“作废文件销毁申请单” ，经管理者4南 京 市 市 政 管 理 处 南京市市政公用工程质量安全监督站NJSZJD/CX-01 版本/修
10、改：B/0程 序 文 件代表批准后实施销毁。4.9 外来文件的管理4.9.1 处（站）策划和运行市政基础设施工程建设市场监管服务质量管理体系所需的外来文件由综合办公室确定、收集、获取进行登记并实施有效性确认，编制“外来文件一览表” ，经发放登记后下发相应的职能部门执行。4.9.2 通常情况下综合办公室应于每年一季度对处（站）在用外来文件组织各部门进行有效性确认。当法律、法规、规章等发生变化时，由外来文件使用各部门应主动反馈至总工程师，并由总工程师梳理通知综合办公室。综合办公室负责新颁布外来文件的收集和获取，通知使用部门停止使用。综合办公室收回原文件，更换/发放新文件，防止失效文件的误用。4.1
11、0 综合办公室每年底对各部门的文件使用和保管情况进行一次检查。4.11 质量管理体系文件控制的相关记录，由综合办公室按记录控制程序规定执行。5 相关文件5.1 NJSZJD/QMS2006A质量手册5.2 NJSZJD/CX02记录控制程序6 记录6.1 NJSZJD/JL42301文件发放/回收登记表6.2 NJSZJD/JL42302受控文件清单6.3 NJSZJD/JL42303外来文件一览表6.4 NJSZJD/JL42304文件更改申请单6.5 NJSZJD/JL42305文件销毁申请单5南 京 市 市 政 管 理 处 南京市市政公用工程质量安全监督站NJSZJD/CX-01 版本/
12、修改：B/0程 序 文 件附件：文件编号规则1 质量手册 NJSZJD / QMS2009B编写年代和版本质量手册代号处（站）代号2 程序文件 NJSZJD / CXXX程序文件顺序号（01、02）程序文件代号处（站）代号3 作业文件 NJSZJD / ZYXX执行性文件顺序号（01、02）执行性文件代号处（站）代号4 程序文件记录 NJSZJD/ JLXXXXX记录顺序号（01、02）手册章节号（如：文件控制为423）记录代号处（站）代号5 各部门工作（业务）活动记录：NJSZJD/JLXXXXX记录 序号（01，02，）部门代号记录代号处（站）代号注：综合办： ZHB 市场监管科：JGK 基础管理科：JCK 服务受理科 FWK综合分站：ZH 主城分站：ZC 江宁分站： JN 江北分站： JB
